CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ
2.3.2 Quy trình công tác ế toán
Qua thực tế tại các đơn vị, tác giả nhận thấy các đơn vị sử dụng chứng từ kế toán cơ bản đảm bảo theo đúng Quyết định 19/2006/QĐ - BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 và Thông tƣ 185/2010/TT-BTC về biểu mẫu, mục đích, nội dung kinh tế phát sinh. Tuỳ theo nội dung kinh tế phát sinh, kế toán lập chứng từ và theo nguồn kinh đơn vị đang sử dụng và thực hiện đúng các bước quy trình luân chuyển, công tác kiểm tra kiểm soát chặt chẽ trước khi trình ký Thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Chứng từ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng tuân thủ theo các quy định từ việc lập chứng từ, phân loại ghi sổ và lữu trữ bảo quản theo thứ tự các bước như sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp TP Đà Nẵng
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Kiểm tra và
lập chứng từ Phân loại và ghi sổ kế toán
Lưu trữ và bảo quản và chứng từ
Bước 1: Kiểm tra và lập chứng từ: Kế toán thực hiện kiểm tra khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nội dung, số lƣợng, giá trị đúng định mức Nhà nước quy định, giấy tờ kèm theo và đầy đủ chữ ký phù hợp trước khi trình Thủ trưởng đơn vị đồng ý phê duyệt. Đối với các chi phí thường xuyên phục vụ cho hoạt động, đơn vị cần tuân thủ theo quy trình thanh toán theo quy trình (sơ đồ 2.7) và phải có đầy đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến nội dung đề nghị thanh toán nhƣ:
+ Thanh toán làm ngoài giờ: Bảng chấm công làm thêm giờ; bảng tính tiền làm ngoài giờ
+ Thanh toán chi phí đi công tác: Quyết định cử đi; giấy đi đường có xác nhận nơi đi và nơi đến; vé, lịch đi, hoá đơn máy bay, tàu xe, taxi, hoá đơn phòng nghỉ …và bảng kê thanh toán.
+ Các khoản chi phí khác phục vụ hoạt động của đơn vị: Giấy đề xuất, báo giá, hợp đồng và thanh lý hợp đồng, hoá đơn đỏ, hoá đơn bán lẻ…
Tập hợp chứng từ đã chi tạm ứng thanh toán với kho bạc Sơ đồ 2.3. Quy trình thanh toán trong đơn vị
Bộ phận/cá nhân đề nghị thanh toán
Bộ phận kế toán (kiểm tra chứng từ thanh toán)
Trình Thủ trưởng đơn vị duyệt đối với chứng từ
hợp lệ
Trả lại yêu cầu bổ sung đối với chứng từ không
hợp lệ
Kho bạc đối với chứng từ thanh toán
trực tiếp
Thủ quỹ đối với chứng từ
chi tiền mặt
Trường hợp đối với các đơn vị sự nghiệp có các nguồn thu phí, lệ phí nhƣ Phòng Công chứng số 2, Trung tâm dịch vụ bán đấu giá tài sản thì kế toán đơn vị thực hiện kiểm soát công tác thu theo quy trình thu phí lệ phí (sơ đồ 2.8).
Sơ đồ 2.4 Quy trình thu phí lệ phí tại các đơn vị
Các khoản thu chi thì kế toán lập Phiếu thu, Phiếu chi; thanh toán bằng chuyển khoản thì có Giấy rút dự toán, Uỷ nhiệm chi. Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất nguồn kinh phí đơn vị đang sử dụng, nội dung phát sinh, kế toán lập chứng từ khác nhau:
- Đối với các đơn vị sử dụng NSNN nhƣ Trung tâm trợ giúp pháp lý:
Khi rút tiền mặt tại Kho bạc về nhập quỹ đơn vị kế toán lập Giấy rút dự toán
Khách hàng có yêu cầu dịch vụ nộp tiền phí, lệ phí
Giữ 1 liên, lập bảng kê tổng hợp chuyển kế toán trong ngày
Trả 1 liên cho KH
Bộ phận kế toán lập Phiếu thu, lập Giấy nộp tiền vào ngân sách theo
quy định
Thủ trưởng đơn vị duyệt
Kho bạc (giấy nộp tiền vào NSNN, UNC)
Kế toán Biên lai thu tiền
Trả 1 liên phiếu thu cho Thủ quỹ ghi sổ
Thủ quỹ
NSNN và thanh toán bằng chuyển khoản trả cho đơn vị thụ hưởng thông qua tài khoản của đơn vị tại Kho bạc NN, kế toán lập Giấy rút dự toán NSNN đồng thời chọn các chỉ tiêu tương ứng trên chứng từ cho phù hợp.
- Đối với đơn vị sử dụng nguồn thu từ phí, lệ phí theo quy định của nhà nước thì khi có phát sinh các khoản thu về phí, lệ phí trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán lập Biên lai thu phí, lệ phí. Khi thực hiện nộp số tiền thu phí vào NSNN đơn vị lập Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước để nộp toàn bộ số tiền thu đƣợc vào tài khoản tạm giữ tại Kho bạc đồng thời lập Uỷ nhiệm chi để chuyển 50% số tiền đã nộp vào tài khoản tiền gửi cũng đƣợc quản lý tại Kho bạc. Đơn vị đƣợc sử dụng số kinh phí đƣợc để lại này chi phục vụ cho công tác thu phí lệ phí, khi có phát sinh rút tiền hoặc chuyển khoản kế toán lập Uỷ nhiệm chi và chọn chỉ tiêu tương ứng với nội dung.
- Đối với đơn vị sử dụng nguồn thu từ phí, lệ phí theo quy định của nhà nước và NSNN cấp thì tuỳ vào nội dung kinh tế phát sinh, tuỳ theo tính chất nguồn kinh phí đơn vị đang sử dụng, kế toán lập chứng từ như hai trường hợp trên cho phù hợp
* Bước 2: Phân loại và ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
Sau khi chứng từ kế toán được Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, kế toán chuyển cho các bộ phận có liên quan thực hiện và ghi sổ theo nhƣ Phiếu thu, Phiếu chi chuyển Thủ quỹ vào Sổ quỹ. Chứng từ kế toán đƣợc các đơn vị phân loại, sắp xếp tổng hợp theo nội dung của chứng từ, số thứ tự, thời gian phát sinh và được đóng thành tập cụ thể. Công việc này thường được kế toán thực hiện vào hàng tháng và tiến hành nhập vào phần mềm kế toán trên máy vi tính để lưu dữ số liệu.
* Bước 3: Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Công việc cuối cùng là kế toán có trách nhiệm bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán cẩn thận. Chứng từ kế toán năm hiện hành đƣợc sắp xếp gọn gàng
theo từng quý trên các giá, kệ tại phòng kế toán không quá 12 tháng, qua năm tài chính sau khi đã đƣợc quyết toán, kiểm toán thì kế toán bàn giao cho nhân viên lưu trữ bảo quản và lập biên bản giao nhận giữa hai bên.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán đang vận dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị thực hiện theo Quyết định 19/2006/QĐ - BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 và Thông tƣ 185/2010/TT-BTC. Cụ thể:
* Đối với đơn vị sử dụng NSNN như Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước.
Do đơn vị không có nguồn thu sự nghiệp nên các loại tài khoản đƣợc sử dụng để phản ánh các phát sinh tương ứng với từng tài khoản cụ thể như TK loại 1, TK loại 2, TK loại 3, TK loại 4, TK loại 6 và các tài khoản ngoài bảng nhƣ TK 004, TK005, TK 0081. Tuy nhiên đơn vị vẫn chƣa mở đầy đủ các tài khoản chi tiết cấp 2, 3 để theo dõi cụ thể chi tiết hơn nhƣ TK về TSCĐ.
* Đối với đơn vị có nguồn thu sự nghiệp như Trung tâm dịch vụ bán đấu giá tài sản, Phòng công chứng số 2.
Hai đơn vị này sử dụng tương đối đầy đủ tất cả các loại tài khoản từ 1 đến 6 theo hệ thống tài khoản kế toán nhƣ đối với đơn vị sử dụng NSNN.
Ngoài ra, là đơn vị có nguồn thu phí, lệ phí, dịch vụ nên đơn vị sử dụng thêm một số tài khoản để phản ánh nhƣ:
- TK loạ 3: TK 333 và các tài khoản chi tiết cấp 2 để phản ánh các khoản phải nộp ngân sách nhà nước
- TK Loạ 4: TK 431 phản ánh việc trích lập các quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi, Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. Ngoài ra, Phòng công chứng số 2 còn mở thêm TK 421, tài khoản chi tiết cấp 2 là TK 4212 để theo dõi chênh lệch thu chi chƣa xử lý về hoạt động sản xuất, dịch vụ.
- TK Loạ 5: sử dụng TK 5111 - Thu phí, lệ phí, TK 5118 - Thu khác và Phòng công chứng số 2 mở thêm TK 531 phản ánh thu từ hoạt động dịch vụ.
- TK Loạ 6: Phòng công chứng số 2 là đơn vị đƣợc giao tự chủ tài chính có nguồn thu hoạt động kinh doanh, dịch vụ nên mọi chi phí cho hoạt động này phản ảnh trên TK 631; đồng thời đơn vị vẫn chƣa có trụ sở riêng nên phải đi thuê và chi phí trả trước này được thể hiện trên TK 643
- Cá tà oản Loạ 0 ngoài bảng ân đố tà oản
Hầu nhƣ các đơn vị đều sử dụng TK 005 để theo dõi giá trị công cụ dụng cụ lâu bền đang sử dụng, TK 008 chi tiết TK 0081 phản ánh dự toán chi thường xuyên được NSNN cấp. Tuy nhiên hầu hết các đơn vị đều chưa sử dụng TK 004 để thể hiện chênh lệch thu chi thường xuyên.
Nhìn chung các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng về cơ bản hệ thống tài khoản đƣợc thiết kế dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp và phù hợp với những đặc điểm hoạt động đặc thù cũng nhƣ nhu cầu thông tin cho quản lý của từng đơn vị. Các đơn vị đã vận dụng đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán hiện hành, tổ chức ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng đối tƣợng hạch toán, đúng kết cấu nội dung tài khoản. Tuy nhiên vẫn còn thiếu sót và mở chƣa đầy đủ các tài khoản về tài sản cố định gây khó khăn cho công tác quản lý, kiểm soát, đối chiếu và kiểm kê tài sản hàng năm;
và tài khoản theo dõi chênh lệch thu chi tăng thu nhập cho cán bộ nhân viên tại đơn vị.
c. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, tổng hợp hệ thống, lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian tùy vào đặc điểm, thông tin cho quản lý tài chính của từng đơn vị.
Các loại sổ thường được đa số các đơn vị sử dụng là: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết hoạt động, Sổ Cái tài khoản.
Ngoài ra, các đơn vị sử dụng NSNN thì mở thêm Sổ theo dõi dự toán và các
đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thì mở Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí.
Các loại sổ đƣợc thiết kế trên phần mềm kế toán, nếu cần thiết cho công việc, đơn vị có thển mở thêm các sổ theo ý tưởng thiết kế của mình cho phù hợp (phụ lục 2.1).
Hiện nay các đơn vị sử dụng phần mềm kế toán chƣa thống nhất, mỗi đơn vị dùng một loại, có đơn vị còn đang sử dụng bảng demo nhƣng nhìn chung vẫn theo trình tự đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định. (sơ đồ 2.6)
Nhập số liệu hằng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.5 Trình tự nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán của các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp TP Đà Nẵng
Sau khi cài đặt phầm mềm đƣợc thiết kế riêng cho công tác kế toán vào máy tính, đơn vị cập nhật tất cả các thông tin bắt buộc liên quan đến đơn vị nhƣ đơn vị quản lý, đơn vị sử dụng, địa chỉ và thông tin liên lạc, tên Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, người lập biểu, thủ quỹ, Kho bạc nhà nước giao dịch, tài khoản giao dịch, mã ĐVSDNS, .... theo hướng dẫn vào hệ thống phần mềm đang sử dụng tạo sự thống nhất thông tin trên chứng từ, sổ sách,
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
báo cáo và tạo năm làm việc mới, kết xuất số dư các tài khoản của năm trước qua năm làm việc hiện hành để có số liệu ban đầu. Vì chỉ có một người đảm nhiệm công tác kế toán nên phần mềm không có sự phân quyền, giao cho kế toán quản lý sử dụng trong tất cả các bước nhập chứng từ đồng thời tạo mật khẩu đăng nhập riêng nhằm bảo mật thông tin tài chính của đơn vị. Nhân viên kế toán tiến hành nhập chứng từ đã đƣợc phân loại, sắp xếp theo nội dung và trình tự thời gian phát sinh. Phần mềm này sẽ tự động tính toán, hệ thống hóa dữ liệu theo chương trình đã thiết lập tự động nhằm cung cấp thông tin chi tiết, tổng hợp trên các tài khoản nhằm đảm bảo số liệu chính xác, trung thực và thống nhất trên các sổ sách và báo cáo tài chính.
d. Tổ chức hệ thống báo cáo, quyết toán kế toán
Chế độ báo cáo tài chính đƣợc các đơn vị thực hiện nghiêm túc theo đúng yêu cầu, quy định của cấp có thẩm quyền về thời gian, đầy đủ biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập, cung cấp thông tin tài chính nhanh chóng, rõ ràng, chính xác. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị cũng nhƣ việc theo dõi, kiểm tra giám sát của đơn vị cấp trên.
Cuối niên độ ngân sách tất cả các đơn vị đều lập báo cáo tài chính gồm:
Bảng cân đối tài khoản, Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng phần I, II; Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ; Thuyết minh báo cáo tài chính; Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động; Báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của đơn vị, riêng đối với Phòng công chứng số 2 và Trung tâm dịch vụ đấu giá thì lập thêm Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh (phụ lục 2.2)
Cuối quý các đơn vị sử dụng NSNN nhƣ Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước lập Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN, Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN
để đối chiếu số liệu dự toán NSNN giữa đơn vị và Kho bạc về số dƣ tạm ứng, kinh phí đã sử dụng trong quý, số kinh phí còn lại để có kế hoạch chi tiêu quý sau cho phù hợp, trường hợp cuối năm còn số dư dự toán đơn vị lập thêm báo cáo tình hình thực hiện dự toán của các nhiệm vụ đƣợc chuyển sang năm sau.
Các đơn vị có nguồn thu sự nghiệp giao dịch tài khoản tiền gửi tại Kho bạc nhà nước như Phòng công chứng số 2 chỉ lập Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN còn Trung tâm dịch vụ bán đấu giá tài sản thì lập tất cả các báo cáo của hai đơn vị trên để theo dõi dự toán NSNN cấp và số thu sự nghiệp đƣợc để lại sử dụng
Nhìn chung, các đơn vị đều thực hiện lập báo cáo theo đúng mẫu biểu, đảm bảo nội dung, phương pháp lập, thời hạn nộp đúng quy định đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thẩm định quyết toán hàng năm của các cơ quan cấp trên. Trong thời kỳ đổi mới cơ chế tài chính, Nhà nước đã và đang tạo điều kiện khuyến khích các đơn vị sự nghiệp có thu chuyển sang cơ chế tự chủ kinh phí chi thường xuyên vì vậy báo cáo nội bộ đóng vai trò quan trọng giúp lãnh đạo đơn vị làm cơ sở để ra các quyết định quan trọng về tài chính.Tuy nhiên, hầu nhƣ các đơn vị chỉ mới lập các báo cáo về tài chính chƣa lập báo cáo nội bộ, phân tích đánh giá tình hình hoạt động thu chi của đơn vị điều này chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu khi áp dụng cơ chế tự chủ về tài chính.