2.1 Cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tư
2.1.2 Tổng quan về quản lý dự án đầu tư
2.1.2.1. Khái niệm và mục tiêu của quản lý dự án đầu tư a. Khái niệm
Quản lý dự án là nhiệm vụ cơ bản của chủ đầu tư, là trung tâm của các mối quan hệ tác động. Thực chất quản lý dự án của chủ đầu tư là những hoạt động quản lý của chủ đầu tư hoặc một tổ chức được chủ đầu tư uỷ quyền (ban quản lý dự án hay đơn vị tư vấn quản lý dự án) nhằm đạt mục tiêu của dự án.
Hiện nay, có khá nhiều quan điểm khác nhau về quản lý dự án, có thể kể đến những quan điểm sau:
Theo quan điểm của Viện quản lý dự án quốc tế PMI: “Quản lý dự án là sự áp dụng các hiểu biết, khả năng, công cụ, và kỹ thuật vào một tập hợp rộng lớn các hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của một dự án cụ thể”.
Theo quan điểm của Mai Văn Bưu (2008) thì quản lý dự án được hiểu một cách chung nhất là: “Quản lý dự án là tổng thể những tác động có hướng đích của chủ thể quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện và hoạt động của dự án nhằm đạt tới mục tiêu dự án trong những điều kiện và môi trường biến động. Một cách
cụ thể hơn, quản lý dự án là quá trình chủ thể quản lý thực hiện các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra dự án nhằm đảm bảo các phương diện thời hạn, nguồn lực (chi phí) và độ hoàn thiện (chất lượng) của dự án”.
Theo quan điểm của Từ Quang Phương (2012): “Quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”.
Qua tìm hiểu một số khái niệm về quản lý dự án của một số tác giả, luận văn xin đưa ra khái niệm chung về quản lý dự án như sau: Quản lý dự án là toàn bộ những hoạt động có mục đích của chủ đầu tư (chủ thể quản lý) thông qua hệ thống luật pháp, cơ chế chính sách và các công cụ quản lý nhằm tác động lên đối tượng quản lý dự án là toàn bộ các công việc của dự án và các bên có liên quan nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra.
b. Mục tiêu
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt (chi phí) và theo tiến độ thời gian cho phép.
Ba mục tiêu thời gian, chi phí và mức độ hoàn thành công việc có liên quan chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải hi sinh một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hi sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau, nên việc đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân
thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác.
Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, trên thực tế không đơn giản. Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hi vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án.
Tóm lại, khi phân tích đánh đổi mục tiêu trong quản lý dự án, thường đi theo 6 bước sau đây:
- Bước 1: Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc;
- Bước 2: Nghiên cứu các mục tiêu của dự án;
- Bước 3: Phân tích môi trường dự án và hiện trạng;
- Bước 4: Xác định các lựa chọn;
- Bước 5: Phân tích và lựa chọn khả năng tốt nhất;
- Bước 6: Điều chỉnh kế hoạch dự án.
2.1.2.2. Đặc điểm của quản lý dự án đầu tư
Quản lý dự án đầu tư có một số đặc điểm chủ yếu sau:
Thứ nhất, tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời. Tổ chức quản lý dự án được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Trong thời gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng.
Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị.
Thứ hai, công tác quản lý dự án đầu tư tác động lên nhiều chủ thể như: đơn vị thiết kế, đơn vị thẩm tra, đơn vị thi công, đơn vị giám sát, đơn vị cung ứng vật tư… Các chủ thể này lại có lợi ích khác nhau, quan hệ giữa họ thường mang tính đối tác. Môi trường làm việc của dự án mang tính đa phương, dễ xảy ra xung đột quyền lợi giữa các chủ thể.
Thứ ba, quản lý dự án đầu tư đòi hỏi mối quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức. Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng. Người đứng đầu dự án và những người tham gia quản lý dự án là những người có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu của dự án.
2.1.2.3. Tác dụng của quản lý dự án đầu tư
Mặc dù quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác nhưng tác dụng của nó rất lớn. Việc quản lý dự án có tác dụng sau:
- Liên kết tất cả cả các hoạt động, các công việc của dự án;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án;
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án;
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn, vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng;
- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.
Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị; quyền lực và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ; vấn đề hậu dự án là những nhược điểm cần được khắc phục đối với phương pháp quản lý dự án.