Phần 4. Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.2 Thực trạng quản lý tài sản cố định tại công ty
4.2.1 Quản lý công tác mua sắm TSCĐ
4.2.1.1 Lập kế hoạch mua sắm
Mua sắm là công việc đầu tiên trong quy trình quản lý tài sản cố định. Việc lập kế hoạch và mua sắm TSCĐ phải xuất phát từ nhu cầu thực tế và tính toán hiệu quả các phương án. Qua tìm hiểu thực tế, được biết công ty luôn lập kế hoạch mua sắm trước khi ra quyết định mua bất cứ một TSCĐ nào. Trong ba năm từ 2013 đến 2015 do mở rộng thêm lĩnh vực sửa chữa ô tô và cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng nên công ty đã lập kế hoạch và thực hiện mua sắm khá nhiều tài sản cố định để phục sản xuất. Tuy nhiên, từ thực tế cho thấy dịch vụ san lấp mặt bằng mang lại khá nhiều lợi nhuận cho công ty nhưng sự đầu tư tài sản cho lĩnh vực này chưa nhiều và chưa đáp ứng hết được công việc nên trong những năm tới công ty nên mua sắm thêm tài sản để đáp ứng đủ yêu cầu công việc. Do đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh, các TSCĐ được sử dụng tại công ty hầu hết là các loại máy móc thiết bị phục vụ sửa chữa, nhà kho, nhà xưởng và các phương tiện vận tải, máy móc san ủi...
Nội dung của kế hoạch mua sắm TSCĐ tại công ty bao gồm:
Căn cứ lập kế hoạch:
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế trong các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Căn cứ các quy định của Nhà nước về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Căn cứ vào điều lệ của công ty TNHH phụ tùng ô tô Thái Hưng.
Xác định hình thức đầu tư, mua sắm: Trong kế hoạch mua sắm công ty đã xác định đầu tư vào TSCĐ mới thông qua xây dựng hay mua sắm.
Kế hoạch đầu tư, mua sắm phải xuất phát từ nhu cầu có tính thực tế. Kế hoạch lập ra phải xác định rõ được số lượng, chủng loại từng loại TSCĐ và tổng nhu cầu vốn đầu tư.
Coi trọng tính hiệu quả của các loại máy móc, thiết bị:
Trước khi thực hiện mua sắm cần phải so sánh chi phí giữa các phương án đầu tư mua sắm và phương án đi thuê TSCĐ.
Do trước khi thực hiện mua sắm TSCĐ công ty luôn lập kế hoạch và tính toán các phương án có lợi thế nhất mới ra quyết định mua, chính vì thế nên việc mua sắm TSCĐ tại công ty luôn mang lại cho công ty những lợi ích như mong muốn. Đặc biệt vào năm 2015, xuất phát từ việc các loại kim phun điện tử của
công ty cần sữa chữa ngày càng nhiều, trong khi đó mỗi lần hỏng đều phải gửi kim đi công ty khác sửa chữa không những mất nhiều thời gian mà chi phi sửa chữa còn lớn nên công ty đã lập kế hoạch so sánh, đánh giá các phương án để quyết định mua sắm dàn máy cân chỉnh kim phun điện tử như sau:
Bảng 4.3 Đánh giá các phương án để quyết định mua sắm dàn máy cân chỉnh kim phun điện tử
Chi phí Sửa 1 bộ kim cb
Chi phi đi lại Bảo hành 6 tháng Tổng tiền
Ra Quyết định Nguồn: Phòng Kinh doanh Qua bảng 4.3 ta thấy công ty quyết định mua dàn máy mới vào năm 2015 là lựa chọn đúng. Với việc mua dàn máy chỉnh sửa kim phun điện tử, công ty đã tiết kiêm được 5.460 ngđ/bộ kim, chất lượng sửa kim do công ty làm nên được quan tâm hơn, tiết kiệm được thời gian và chủ động trong công việc hơn.
Dưới đây là bảng tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm của công ty từ năm 2013 đến 2015.
Bảng 4.2 Tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm TSCĐ qua 3 năm
Loại TSCĐ
Kế hoạch Năm
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Qua bảng 4.2 nhìn chung việc thực hiện mua sắm TSCĐ tương đối tốt so với kế hoạch. Trong 3 năm gần đây việc thực hiện về số lượng TSCĐ đều đạt kế hoạch đề ra. Chỉ có sự thay đổi về số tiền thực hiện kế hoạch mua sắm đó. Cụ thể:
Năm 2013, chi phí mua sắm TSCĐ có giảm so kế hoạch 29.172 ngđ.
Nguyên nhân do các nhà cung cấp giảm giá bán để cạnh tranh trong khi nền kinh tế suy thoái.
Năm 2014, chi phí mua sắm tăng so kế hoạch 19.977 ngđ. Nguyên nhân là do tỷ giá thay đổi nên giá giữa lúc lập kế hoạch và lúc mua có sự sai khác.
Năm 2015, chi phí mua sắm TSCĐ tăng so kế hoạch 26.132 ngđ. Để tránh những khó khăn gây ra do việc thay đổi giá, công ty nên có phương án tham khảo giá, lên kế hoạch và thực hiện đúng thời gian so với kế hoạch
Có thể nói công tác lập kế hoặc mua sắm TSCĐ qua ba năm của công ty tương đối tốt và chặt chẽ. Tuy nhiên việc đầu tư tài sản trong lĩnh vực san lấp mặt bằng chưa đáp ứng được hết yêu cầu công việc nên trong những năm tới công ty nên lập kế hoạch và mua sắm thêm để đáp ứng được yêu cầu công việc.
4.2.1.2 Quản lý quy trình mua sắm TSCĐ.
a. Quản lý nhu cầu mua sắm
Tại công ty Công ty TNHH phụ tùng ôtô Thái Hưng, việc quản lý nhu cầu mua sắm được được xác định như sau: hàng năm, các đơn vị, bộ phận gửi nhu cầu mua sắm các loại tài sản cần thiết gửi lên các bộ phận chức năng hay Ban giám đốc. Trong đó phải làm rõ nhu cầu căn cứ vào khối lượng công việc và tình hình thực tế TSCĐ tại nơi làm việc. Trưởng bộ phận sản xuất là người trực tiếp đề xuất nhu cầu lên Ban Giám đốc. Bản nhu cầu phải ghi rõ từng loại máy móc, thiết bị, đặc tính kỹ thuật và các yêu cầu chi tiết khác.
Ban giám đốc cử bộ phận chức năng tiến hành xác minh nhu cầu của các bộ phận, đơn vị, đối chiếu với thực tế để đưa ra các quyết định đầu tư, mua sắm từng loại tài sản cụ thể.
Sau khi có quyết định đồng ý cho mua sắm tài sản của Giám đốc, giám đốc giao các bộ phận chức năng tổ chức tìm nhà cung cấp, ký kết hợp đồng và làm các thủ tục liên quan đến quá trình mua sắm tài sản theo quy định. Bộ phận kế toán có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng thương thảo hợp đồng đối với nhà cung cấp được lựa chọn, làm thủ tục giao nhận tài sản, thực hiện thanh toán theo các quy định của hợp động. Tài sản hoàn thành mua sắm sẽ
được bàn giao cho các bộ phận trực tiếp sử dụng. căn cứ vào hồ sơ mua sắm, giao nhận tài sản, kế toán có trách nhiệm tổ chức ghi nhận, theo dõi tài sản trên hệ thống sổ sách theo quy định để thực hiện tốt việc quản lý các loại tài sản này.
b. Quản lý thực hiện mua sắm TSCĐ
Sau khi ban giám đốc tiến hành xác minh nhu cầu mua sắm TSCĐ tại công ty là hợp lý, giám đốc sẽ chỉ định cho phòng kế toán phôpis hợp với các bọ phận chức năng tiến hành làm các thủ tục cần thiết liên quan đến mua sắm tài sản.Các bước tiến hành được thể hiện qua 3 bước:
Bước 1: Gửi thư hoặc gọi điện yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp.
Bước 2: Đối chiếu và lựa chọn 1 nhà cung cấp trong số các nhà cung cấp thông qua thư báo giá bằng cách đánh giá cho điểm, nếu công ty nào được điểm cao nhất sẽ được lựa chọn. Công ty thường tham khảo giá của một số nhà cung cấp quen thuộc như Công ty TNHH Reman Đại Kim, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Khang Thịnh, Công ty TNHH Bình An...
Bước 3: Cử cán bộ kỹ thuật đến nơi cung cấp để xem xét tài sản về các thông số kỹ thuật, giá cả….so với bảng báo giá và thống nhất phương thức vận chuyển, thanh toán nếu có.
Nhu cầu từ các bộ phận,
dự án
Không duyệt
Không
Lựa chọn 1 nhà cung cấp
Duyệt
BGĐ ra quyết
định mua
duyệt sắm TS
Cử cán bộ kỹ thuật đi mua
Lắp đặt, chạy thử và đưa vào sử dụng
Sơ đồ 4.1 Quá trình ra quyết định mua sắm TSCĐ tại công ty
Qua sơ đồ 4.1 ta thấy quy trình ra quyết định mua sắm TSCĐ tại công ty được thực hiện một cách trình tự, logic. Việc tham khảo nhiều nhà cung cấp sẽ giúp công ty quản lý một cách chặt chẽ giá mua và các đặc tính kỹ thuật của tài sản. Đặc biệt đối với các tài sản đã qua sử dụng thì việc tham khảo nhiều nhà cung cấp và thẩm định sẽ giúp công ty chọn lựa được nhà cung cấp tốt nhất. Công ty lựa chọn nhà cung cấp thông qua phiếu đánh giá cho điểm, nhà cung cấp nào có điểm cao nhất sẽ được lựa chọn.
Vào năm 2015, nhận thấy số lượng kim phun điện tử của công ty hỏng khá nhiều nên tổ trưởng xưởng sửa chữa ô tô đã đưa ý kiến nên ban giám đốc đầu tư mua thêm dàn máy chỉnh sửa kim phun điện tử phục vụ cho việc sữa chữa được tốt, nhanh hơn và được giám đốc chấp thuận. Giám đốc chỉ định cho phòng Kế toán tiến hành tham khảo giá của các nhà cung cấp. Do được cho điểm cao nhất nên công ty đã quyết định mua sản phẩm của công ty Công ty TNHH REMan Đại Kim sau khi nhân viên đi tham khảo giá, chất lượng, tính năng sản phẩm của ba nhà cung cấp là: Công ty TNHH REMan Đại Kim, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Khang Thịnh, Công ty TNHH Bình An. Để đảm bảo cơ sở chắc chắn cho sự lựa chọn nhà cung cấp cần phải có khâu đánh giá nhà cung cấp, đánh giá tài sản lựa chọn. Việc đánh giá được dựa trên mẫu phiếu đánh giá chung. Mẫu phiếu đánh giá nhà cung cấp của công ty được sử dụng như sau:
PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
Số phiếu: 15/2015 Tên nhà cung cấp: Công ty TNHH REMan Đại Kim
Địa chỉ: Số 22/47, Đường Nguyễn Văn Linh, Quận Long Biên, Hà Nội.
Điện thoại: 04. 8385619 Fax: 04. 83885674
Sản phẩm/ dịch vụ cung cấp: Máy cân chỉnh kim phun điện tử TEC100, hiệu HITACHI, Model ZX200-8, do Nhật Bản SX, đã qua sử dụng.
STT Tiêu chí đánh giá
1 Chất lượng sản phẩm,
thông số kỹ thuật
2 Giá cả
3 Bảo hành
4 Phương thức thanh toán
5 Thời gian giao hàng
6 Uy tín trên thị trường
Kết luận chung : X Chấp thuận
Bên cạnh việc quản lý khá tốt quá trình lập kế hoạch thì quá trình quản lý mua sắm TSCĐ cũng diễn ra rất chặt chẽ, logic mang lại nhiều thuận lợi cho công ty.