CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS HÀNG TẤM QUANG ĐIỆN MẶT TRỜI XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM
3.2 Quy trình xuất khẩu cho lô hàng tấm quang điện mặt trời tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại Hải Phòng
3.2.2 Quy trình xuất khẩu cho lô hàng tấm quang điện mặt trời tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại Hải Phòng
3.2.2.1 Thông tin lô hàng
- Người xuất khẩu: công ty TNHH chế tạo CANADIAN SOLAR VN - Người nhập khẩu: CANADIAN SOLAR INTERNATIONAL LIMITED - Tên hàng hóa: Tấm quang điện mặt trời CS6U-P, hàng mới 100%
- Số lượng: 120pp
- Tổng trọng lượng: 76.200KGM
- Mô tả: Hàng hóa được xếp toàn bộ trong 5 container 40ft - Địa điểm xếp hàng: Green port
- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: Rotterdam
- Phương tiện vận chuyển dự kiến: UNI-AHEAD 0004-501S - Ngày hàng đi dự kiến: 09/04/2017
- Điều kiện giao hàng quốc tế: FOB (Xem phụ lục số 13)
3.2.2.2 Dự tính chi phí cho lô hàng xuất khẩu tấm quang điện mặt trời
Bảng 3.2: Dự tính chi phí cho lô hàng xuất khẩu tấm quang điện mặt trời
( Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Khoản mục Số tiền (VNĐ)
Tổng doanh thu 6.200.000,00
Tổng chi phí 2.500.000,00
Lợi nhuận 4.170.000,00
68
Thuế TNDN 99.500,00
Lợi nhuận sau thuế 6.769.500,00
3.2.2.3 Quy trình thực hiện lô hàng xuất khẩu tấm quang điện mặt trời tại công ty TNHH Schenker Việt Nam
Nhận và xử lý thông tin từ nhà nhập khẩu
↓
Thông báo cho bên sản xuất chuẩn bị hàng xuất
↓
Thuê tàu ( Booking)
↓
Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ
↓
Thông quan hàng xuất
↓
Gởi shipping Alert cho nhà nhập khẩu
↓
Lập chứng từ kế toán
↓
Kết thúc/ Lưu hồ sơ
69
Sơ đồ 3.3: Quy trình thực hiện lô hàng xuất khẩu tấm quang điện mặt trời tại công ty TNHH Schenker Việt Nam
( Nguồn: Bộ phận hàng xuất công ty TNHH Schenker)
Bước 1: Nhận và xử lý thông tin từ người nhập khẩu
Nhận đơn hàng từ bên nhập khẩu
Công ty CANADIAN SOLAR INTERNATIONAL LIMITED là bạn hàng lâu năm, quen thuộc của công ty TNHH Schenker Việt Nam. Do vậy, nên thủ tục nhận đơn hàng cũng hết sức đơn giản. CANADIAN SOLAR INTERNATIONAL LIMITED chỉ cần liên hệ với nhân viên kinh doanh của Schenker qua mail hoặc fax yêu cầu báo giá cho lô hàng tấm quang điện mặt trời. Sau đó, khách hàng sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để nhân viên kinh doanh làm cơ sở thiết lập giá, báo giá cho khách hàng. Các thông tin cần thiết bao gồm:
Loại hàng, số lượng hàng, loại container:
+ Loại hàng: Tấm quang điện CS6U-P + Số lượng hàng: 120 palet
+ Loại container 40HC
- Thông tin người nhập khẩu:
+ Tên: CANADIAN SOLAR INTERNATIONAL LIMITED + Địa chỉ UNIT 1520, 15/F, TOWER 2
+ Mã nước: HK
+ Cảng đi: Green Port Hai Phong
+ Cảng nhận hàng: Rotterdam, Netherlands
Báo giá
Proforma invoice sẽ được lập bởi nhân viên phòng kế toán trên cơ sở thông tin mà khách hàng yêu cầu. Trên hóa đơn tạm tính cần có:
+ Người xuất khẩu( tên, mã bưu chính, địa chỉ, số điện thoại):
Công ty TNHH chế tạo CANADIAN SOLAR Việt Nam
+ Người nhập khẩu: CANADIAN SOLAR INTERNATIONAL LIMITED
70
+ Số hóa đơn: CSVN201704-007 + Phương thức thanh toán: TTR
Nhận phản hồi của khác hàng và ký kết hợp đồng
Do đây là bạn hàng quen thuộc nên việc tiến hàng ký kết hợp đồng khá đơn giản.
Hợp đồng thương mại bao gồm:
+ Số hợp đồng, ngày tháng ký.
+ Tên, địa chỉ, số điện thoạn các bên liên quan.
+ Nội dung hợp đồng bao gồm những điều khoản về số lượng, chất lượng, phương thức vận chuyển, thanh toán.
+ Đóng dấu xác nhận của hai bên.
Sau đó gửi qua mail hoặc fax đề nghị bên canadian solar Hồng Kông ký và gửi lại.
Bước 2: Liên hệ Công ty TNHH MANUFACTURING CANADIAN SOLAR Việt Nam để thu xếp việc xuất hàng
Sau khi nhận được thông tin từ CANADIAN SOLAR INTERNATIONAL LIMTTED, bộ phận sales/ customer service phụ trách lô hàng có trách nhiệm liên hệ với Công ty TNHH MANUFACTURING CANADIAN SOLAR Việt Nam để xác nhận lại thông tin và thu xếp việc xuất hàng.
Công ty chế tạo sẽ có trách nhiệm lên kế hoạch gom hàng là tấm quang điện mặt trời để cung cấp đầy đủ số lượng đã thỏa thuận từ trước đồng thời cũng phải đảm bảo được chất lượng hàng hóa, bao bì đóng gói, nhãn mác...
Bước 3: Thuê tàu( booking)
Hợp đồng với khách hàng CANADIAN SOLAR ở Hongkong thuê tàu UNI- AHEAD 0004-501S vận chuyển.
Nhân viên kinh doanh sẽ gửi một mail cho bên hãng tàu để thực hiện việc đặt chỗ:
“ Dear, bạn cho mình book 5 container 40’ với chi tiết sau:
Công ty : TNHH Schenker Việt Nam
71
Địa chỉ: Khu A, tầng 9, toàn nhà Harbour View, số 12 Trần Phú, phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền, Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng.
Số lượng: 05 HC’40 Cảng xếp hàng: Greenport
Cảng dỡ hàng: Rotterdam, Netherlands Đóng hàng: 24 pallet/cont
Ngày dự kiến tàu chạy: 09/04/2017 Bạn gửi giúp mình booking sớm nhé.
Thanks and best regards”
Booking confirmation (Xem phụ lục 13) sẽ được hãng tàu gửi lại với nội dung như sau:
“Tên tàu/chuyến: UNI-AHEAD 0004-501S Cảng nhận hàng: Hai Phong Port
Cảng chuyển tải: Singapore
Cảng đến: Rotterdam, Netherlands”
Bước 4: Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ
Nhân viên chạy lệnh sẽ lên hãng tàu để đổi lệnh cấp contaner rỗng. Nhân viên bộ phận chạy lệnh cầm giấy giới thiệu của công ty Schenker Việt Nam và bản photo chứng minh thư nhân dân với booking confimation để lấy lệnh cấp vỏ container rỗng tại quầy hàng xuất, nộp phí niêm phong chì (60.000 VNĐ/container). Sau đó nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên chạy lệnh số chì để xuống cảng nhận container rỗng
Bảng 3.3: Danh sách số container và số chì
(Nguồn: Bộ phận chứng từ công ty TNHH Schenker)
Số container Số chì
EGHU9018636 EMCCUH4156
CARU9454384 EMCCUH4166
EGSU9020874 EMCCUH4176
TCLU8536615 EMCCUH4186
72
HMCU9151013 EMCCUH4196
(Xem phụ lục 14)
Nhân viên chạy lệnh sẽ có trách nhiệm đóng phí nâng hạ vỏ 5 container 40’
và nhận phiếu giao nhận container. Khi nhận container rỗng cần kiểm tra xem container có bị bẹp, méo hỏng hóc chỗ nào không rồi xác nhận lên phiếu EIR.
Trước khi đến đóng hàng tại nhà máy Canadian Solar thì phải báo trước cho bên kho hàng để chuẩn bị sẵn sàng. Đóng hàng xong lái xe sẽ kẹp chì vào container và vận chuyển đến bãi hàng. Hàng hóa sẽ được lưu lại bãi và đợi ngày tàu chạy chuyển lên tàu.
Sau khi book chỗ với hãng tàu Evergreen, bộ phận sales có trách nhiệm chuyển hồ sơ của lô hàng cho bộ phận chứng từ hàng xuất để lập chứng từ với đầy đủ các thông tin sau (song song đó, bộ phận sales vẫn phải luôn luôn lưu ý để giúp đỡ khách hàng khi cần thiết):
- Tên hãng tàu: Evergreen line.
- Địa chỉ của shipper: D11 số 5 đường Đông Tây, khu công nghiệp Vship Hải Phòng, huyện Thủy Nguyên, Hải Phòng, Việt Nam.
- Đối tác giao hàng ở nước ngoài: CANADIAN SOLAR EMEA GMBH.
Bước 5: Thông quan hàng xuất
73
Sơ đồ 3.4: Quy trình thông quan hàng xuất khẩu
( Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bước 5.1: Đăng kí tờ khai Hải quan điện tử, chuẩn bị hồ sơ Hải quan Bộ hồ sơ cho lô hàng xuất khẩu bao gồm:
+ Tờ khai Hải quan điện tử ( Xem phụ lục 15 ) + Phụ lục tờ khai Hải quan (Nếu có)
+ Hợp đồng thương mại ( Hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng) + Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice)
+ Giấy phép xuất khẩu
+ Hợp đồng ủy thác xuất khẩu + Phiếu đóng gói (Packing list)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin) (nếu có) + Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có)
Doanh nghiệp tiến hành đăng kí tờ khai Hải quan điện tử trên Hệ thống phần mềm ECUS5/VNACCS. Để tiến hành thủ tục Hải quan xuất khẩu hàng hóa thuận
74
tiện và nhanh chóng, doanh nghiệp chở hàng ra cảng sao cho trùng khớp với thời gian khai báo trên tờ khai Hải quan đã đăng kí.
Quy trình thực hiện khai báo Hải quan điện tử như sau:
Bước 5.1.1: Sau khi đăng nhập hệ thống. Từ giao diện chính của chương trình, vào menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/ Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”
như hình ảnh sau:
Hình 3.3: Menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/ Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”
(Nguồn: Internet)
Màn hình nhập dữ liệu cho tờ khai xuất khẩu hiện ra như sau:
75
Hình 3.4: Tờ khai xuất khẩu
( Nguồn: Internet)
• Nhập thông tin cơ bản của tờ khai:
Hình 3.5: Thông tin cơ bản của tờ khai xuất khẩu
( Nguồn: Internet)
Tiến hành nhập lần lượt thông tin vào các ô tiêu chí của tờ khai. Những ô tiêu chí màu xám, người khai Hải quan không cần nhập mà những ô dữ liệu này do Hải quan trả về hoặc chương trình thiết lập sẵn. Đối với các ô có dấu sao, người khai Hải quan bắt buộc nhập chính xác điền đầy đủ theo các thông tin đã được nhận trên bộ chứng từ.
- Mã loại hình: Là hình thức của hàng hóa được xuất khẩu đi : Xuất sản phẩm của Doanh nghiệp chế xuất với mã là E42.
- Cơ quan Hải quan: Khi lựa chọn tên chi cục Hải quan thì mã cơ quan Hải quan cũng được tự động cập nhật: Chi cục Hải quan Khu chế xuất- Khu công nghiệp Hải Phòng (KCX-KCNHP).
• Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu:
Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác.
76
Hình 3.6: Đơn vị xuất nhập khẩu
( Nguồn: Internet)
- Người xuất khẩu:
+ Mã (mã số thuế): 0201639519;
+ Tên công ty: Công ty TNHH chế tạo CANADIAN SOLAR Việt Nam;
+ Địa chỉ: Nhà xưởng D11, số 5, đường Đông Tây, VSIP Hải Phòng, Huyện Thủy Nguyên, thuộc KKT Đình Vũ- Cát Hải, thành phố Hải Phòng;
+ Điện thoại: 0312299288.
- Người ủy thác xuất khẩu: Để trống - Người nhập khẩu:
+ Tên công ty: CANADIAN SOLAR INTERNATIONAL LIMITED
+ Địa chỉ: UNIT 1520, 15/F, TOWER 2 193 PRINCE EDWARD ROAD WEST, GRAND CENTURY PLACE, MONGKOK KOWLOON, HONGKONG
+ Mã nước: HK (Hồng Kông).
- Người ủy thác nhập khẩu: Để trống.
Thông tin vận đơn:
77
Hình 3.7: Thông tin vận đơn
(Nguồn: Internet)
+ Số lượng kiện: 120 PP;
+Tổng trọng lượng hàng (Gross): 76.200, đơn vị: KGM (Kilogam);
+Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: 03NKOZZ, DIEM LUU HH XK 03NK
+Phương tiện vận chuyển: Nhập mã 9999, tên phương tiện là UNI-AHEAD 0004-501S
+ Ngày hàng đi dự kiến: 09/04/2017;
+ Địa điểm nhận hàng cuối cùng: ROTTERDAM (mã NLRTM);
+ Địa điểm xếp hàng: CANG XANH VIP (mã VNCXP);
+ Kí hiệu và số hiệu: GIAO HANG CHO CANADIAN SOLAR EMEA GMBH THEO CHI DINH CUA CANADIAN SOLAR INTERNATIONAL LIMITED.
Hóa đơn thương mại
Hình 3.8: Hóa đơn thương mại
( Nguồn: Internet)
78
Phân loại hình thức hóa đơn: chọn “Hóa đơn thương mại” mã A;
Mã phân loại giá hóa đơn: A
Số hóa đơn: CSVN201704-007;
Ngày phát hành: 07/04/2017;
Phương thức thanh toán: TTR;
Điều kiện giá hóa đơn: FOB;
Mã đồng tiền của hóa đơn: USD;
Tổng trị giá hóa đơn: 416.482,56.
Thông tin vận chuyển
Hình 3.9: Thông tin vận chuyển
( Nguồn: Internet)
Thông tin container:
Nhập vào thông tin về địa điểm xếp hàng và danh sách container, một tờ khai xuất có thể nhập tối đa được 50 số Container khác nhau.
Danh sách hàng: Nhập chi tiết từng dòng hàng theo các tiêu chí đầy đủ của VNACCS.
79
Hình 3.10: Danh sách hàng hóa xuất khẩu
( Nguồn: Internet)
Để nhập một dòng hàng , nhấn vào nút “Thêm mới” trên mục “Danh sách hàng”, màn hình nhập chi tiết hiện ra như sau:
Hình 3.11: Thông tin hàng hóa
( Nguồn: Internet)
80
Tên hàng (mô tả chi tiết): Tấm quang điện mặt trời CS6U-P. Hàng mới 100%;
Mã nước xuất xứ: VN;
Mã số hàng hóa (mã HS): 85414022
Bảng 3.4: Thông tin nhập dữ liệu đơn giá của các mặt hàng xuất khẩu
(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán)
Mã hàng Số lượng (PCE)
Trị giá hóa đơn
Đơn giá hóa đơn (USD/PCE)
Trị giá tính thuế (VNĐ) 10000913-PV54 624 83.553,6 133,9 1.898.337.792 10000913-PV55 624 82.268,16 131,84 1.869.132.595,2
Bước 5.1.2: Khai trước thông tin tờ khai (EDA) Nhập vào mã PIN của Chữ ký số :
Hình 3.12: Nhập mã Pin của chữ kí số
( Nguồn: Internet)
Thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế được hệ thống tự động tính, các thông tin còn thuế khác như
“Tên, địa chỉ doanh nghiệp khai báo”
Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổng hợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình
81
Hình 3.13: Thông tin tờ khai xuất khẩu đã đăng kí
( Nguồn: Internet)
Nếu các thông tin do hệ thống trả về đã chính xác, doanh nghiệp chọn mã nghiệp vụ “3.Khai chính thức tờ khai EDC” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan, khi thành công tờ khai này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa.
Bước 5.1.3: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (EDC)
Hình 3.14: Kết quả đăng kí tờ khai chính thức
( Nguồn: Internet)
82
Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa.
Bước 5.1.4: Lấy kết quả phân luồng, thông qua
Chức năng để nhận được kết quả phần luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai.
Hình 3.15: Kết quả phân luồng, thông quan
( Nguồn: Internet)
Bước 5.1.5: In tờ khai và các chứng từ khác
Phần in này chỉ để doanh nghiệp tham khảo, các bản in chính thức sẽ do cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai In, đóng dấu xác nhận, ký, đóng dấu công chức và giao cho người khai. Sau khi nhận được các kết quả xác nhận tờ khai được chấp nhận thông quan, người khai có thể xem lại và in các bản in, các thông điệp này bằng cách vào tab “Kết quả xử lý tờ khai”. Nút “In TK” trên tờ khai sẽ in ra thông điệp mới nhất từ Hải quan trả về, trừ các thông điệp về phí và lệ phí, thông báo thuế.
Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ Hải quan tại bộ phận “ Đăng kí tờ khai xuất”, cơ quan Hải quan sẽ tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ Hải quan. Cơ quan Hải quan
83
kiểm tra các điều kiện đáp ứng việc mở tờ khai của doanh nghiệp đồng thời kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
+ TH1: Hồ sơ không đủ điều kiện đăng kí tờ khai Hải quan thì cơ quan Hải quan sẽ trả lại cho doanh nghiệp hồ sơ Hải quan cùng với Phiếu yêu cầu nghiệp vụ thông báo rõ lý do.
+ TH2: Hồ sơ hợp lệ các điều kiện đăng kí tờ khai Hải quan thì cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra sơ bộ bộ hồ sơ Hải quan.
+ TH3: Hồ sơ Hải quan cùng các điều kiện đăng kí tờ khai Hải quan hợp lệ thì cơ quan Hải quan tiến hành nhập số tiếp nhận cùng các thông tin tờ khai vào hệ thống máy tính.
Bước 5.2: Phân luồng tờ khai, quyết định hình thức và mức độ kiểm tra và phân công kiểm hóa (nếu có)
Cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ, cùng với tính giá thuế, mã số hàng,.. theo quy định của Tổng cục Hải quan ban hành. Nếu kiểm tra thấy phù hợp thì khai báo vào máy tính rồi in chứng từ ghi số thuế phải thu theo quy định của Bộ tài chính.
Các thông tin của hồ sơ sau khi được tiếp nhận vào hệ thống sẽ được xử lý, đối chiếu dữ liệu dựa trên cơ sở chương trình quản lý rủi ro sau đó cơ quan Hải quan cấp số tờ khai, duyệt phân luồng hồ sơ, xét mức độ kiểm tra và phân công kiểm hóa (nếu có). Các mức độ lần lượt (gồm 3 hình thức theo các cấp độ khác nhau 1,2,3 tương ứng là luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ).
Doanh nghiệp tiến hành dán tem lệ phí cho bộ hồ sơ cùng đóng phí mua seal ( nếu hàng có kiểm hóa). Cơ quan Hải quan dựa trên cơ sở mức độ phân luồng hàng hóa của tờ khai Hải quan điện tử, tiến hành các bước sau:
+Trường hợp 1: Kết quả phân luồng xanh: Doanh nghiệp mang tờ khai hải quan điện tử in làm 02 bản, kí và đóng dấu xác nhận rồi xuất trình cho cơ quan Hải quan tiến hành đóng dấu thông quan hàng hóa.
+Trường hợp 2: Kết quả phân luồng vàng: Doanh nghiệp mang tờ khai hải quan điện tử in 02 bản, kí và đóng dấu xác nhận rồi mang kèm cùng bộ chứng từ
84
mang đến xuất trình cho Cơ quan Hải quan kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ Hải quan, nếu thấy phù hợp và đạt các điều kiện cơ bản thì tiến hành kí và đóng dấu xác nhận “ đã làm thủ tục Hải quan” và chuyển qua bộ phận thu lệ phí Hải quan rồi trả tờ khai cho doanh nghiệp.
+Trường hợp 3: Kết quả phân luồng đỏ: Doanh nghiệp mang tờ khai hải quan điện tử in 02 bản, kí và đóng dấu xác nhận rồi mang kèm cùng bộ chứng từ xuất khẩu mang đến xuất trình cho Cơ quan Hải quan. Có 03 mức độ của công việc kiểm tra thực tế như sau:
Mức 3a: Kiểm tra thực tế 5% lô hàng cho đến khi không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra rồi kết luận mức độ vi phạm.
Mức 3b: Kiểm tra thực tế 10% lô hàng cho đến khi không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra rồi kết luận mức độ vi phạm.
Mức 3c: Kiểm tra thực tế toàn bộ lô hàng
Tờ khai tiếp tục được xử lý lần lượt qua các khâu đăng kí rồi kết luận việc phân công kiểm hóa nhằm kiểm tra thực tế hàng hóa.
Bước 5.3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Doanh nghiệp cùng cán bộ Hải quan tiến hành xuống bãi container để kiểm hóa. Hàng hóa bên trong container sẽ được cán bộ Hải quan yêu cầu cho mở để kiểm tra, bao gồm: Kiểm tra tình trạng bao bì, niêm phong hàng hóa và kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Việc kiểm hóa được thực hiện tùy theo các mức độ như trên.
Có thể điều động đội bốc dỡ của cảng để quá trình kiểm hóa được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra thực tế, cơ quan Hải quan ghi kết quả kiểm hóa vào tờ khai Hải quan. Yêu cầu cần phải ghi rõ cách thức kiểm tra, mặt hàng thuộc diện kiểm tra nào và các thông tin để làm cơ sở phân loại mã số phân loại hàng hóa, giá thuế cùng các vấn đề khác. Sau đó cơ quan Hải quan ký tên đóng dấu vào ô “Phần ghi kết quả kiểm tra của Hải quan” .
Cán bộ Hải quan tiến hành nhập dữ liệu kết quả kiểm tra vào hệ thống xử lý máy tính. So sánh đối chiếu với kết quả trên tờ khai nếu trùng khớp thì tiến hành