CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS HÀNG TẤM QUANG ĐIỆN MẶT TRỜI XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM
3.2 Quy trình xuất khẩu cho lô hàng tấm quang điện mặt trời tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại Hải Phòng
3.2.4 Đề xuất một số giải pháp
3.2.4.1 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Schenker là công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết và đầy năng động.
Đây là một điểm cộng cho Schenker nên cần được phát huy và tận dụng tuyệt đối.
Bên cạnh đó thì Schenker cũng nên tăng cường đào tạo để nâng cao hiểu biết về chuyên môn cho nhân viên để có thể thực hiện nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất. Việc làm này có thể được thực hiện thông qua cách cách sau:
+ Đối với nhân viên giữ các chức vụ trưởng phòng, phó phòng là những nhân viên có năng lực thật sự, có kinh nghiệm trong nghề được giữ những chức vụ quan
90
trọng nên được cử đi tham dự các lớp học quản lý để công tác quản lý nhân sự được tốt hơn.
+ Đối với nhân viên mới tuyển vào công ty, cần được học các lớp đào tạo, bổ sung kiến thức, không ngừng học hỏi kiến thức từ những anh chị trong công ty. Đồng thời biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến đóng góp từ các cấp lãnh đạo.
+ Bên cạnh đó, với yêu cầu của ngành nghề thường xuyên sử dụng tiếng anh, việc nâng cao khả năng tiếng anh là vô cùng cần thiết. Công ty khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ để thuận tiện trong việc đàm phán hợp đồng, sử dụng chứng từ, giao tiếp với đối tác nước ngoài.
- Trong khi đó thì được làm việc trong một môi trường thoải mái, chuyên nghiệp và năng động cũng là một yếu tố quan trọng để thúc đẩy năng xuất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó công ty cũng nên có những chế độ đãi ngộ đặc biệt với nhân viên để khích lệ tinh thần làm việc: như là tổ chức cho nhân viê đi du lịch hay đơn giản là tổ chức các buổi liên hoan khi có những ngày lễ đặc biệt.
3.2.4.2 Hoàn thiện công việc lập chứng từ
Lập chứng từ hàng xuất là một công việc quan trọng. Các chứng từ trong bộ hồ sơ đòi hỏi sự chính xác. Do vậy cần phải kiểm tra một cách thận trọng. Một khi chứng từ hàng xuất gặp phải sai sót rất có thể sẽ kéo theo chi phí tăng cũng như cần có thời gian để sửa chữa lại. Do vậy dưới đây là một số giải pháp để quy trình lập chứng từ diễn ra thuận lợi hơn:
- Nhân viên chứng từ là nhân viên có năng lực, có trình độ tiếng anh tốt.
Không những vậy, nhân viên chứng từ còn phải là người tỷ mỷ, cần thận, nhiệt huyết với công việc. Họ cũng phải là người nắm rõ thủ tục xuất khẩu hàng hóa.
- Khối lượng công việc bên bộ phận chứng từ khá nhiều, công ty nên phân rõ ràng trách nhiệm cuẩ từng nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ chịu trách nhiệm làm về hàng nhập hoặc hàng xuất.
- Tuy nhiên, số lượng nhân viên bên phòng chứng từ của công ty còn ít cho nên khối công việc khá là nhiều. Nhân viên phải thường xuyên làm thêm gờ cho nên thiết nghĩ công ty nên tuyển thêm nhân viên cho bộ phận này.
91
3.2.4.3 Giao dịch khách hàng
Việc tạo dựng mối quan hệ thân thiện gần gũi với khách hàng là một điều vô cùng quan trọng. Công ty nên chủ động trong việc tìm kiếm bạn hàng mới trong khi đó vẫn quan tâm đến những bạn hàng lâu năm. Có mối quan hệ tốt với khách hàng đồng thời cũng là cơ hội để Schenker có thêm nhiều bạn hàng do khách hàng cũng chính là người giới thiệu dịch vụ của mình đến những người khác.
Schenker cũng có thể tăng thêm tình hữu nghị với đối tác của mình thông qua việc mở những hội nghị khách hàng thường niên hay đưa ra những chính sách ưu đãi với khách hàng đã làm việc trong thời gian dài với công ty.
Schenker cũng nên thường xuyên lấy khai thác thông tin từ khách hàng để tìm hiểu xem khách hàng có hài lòng với dịch vụ mà bên công ty mình đáp ứng hay không, có gì cần bổ sung không và đâu là thế mạnh để công ty có thể phát triển.
3.2.4.4 Quy trình giao nhận
Quy trình giao nhận hàng hóa của công ty phải đảm bảo chính xác đồng thời đảm bảo được chất lượng hàng hóa cũng như tối thiểu những chi phí liên quan.
Đối với quy trình làm hàng xuất khẩu, từ khâu kiểm tra hàng hóa phải được thực hiện một cách nghiêm túc. Kiểm tra một cách cẩn thận, kỹ lưỡng. Nếu phát hiện sai sót về chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói… phải báo ngay lại với khách hàng.
Để tránh tình trạng mất quá nhiều thời gian trong việc thông quan hàng hóa, công ty nên giữ mối quan hệ tốt với cán bộ hải quan để việc thông quan diễn ra nhanh nhất.Trong suốt quá trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa phải luôn kiểm tra gắt gao, đảm bảo đúng quy trình đúng tiến độ.
3.2.4.5 Đầu tư cơ sở hạ tầng
Do công ty cũng đã hoạt động được khá lâu nên nhiều trang thiếu bị trong văn phòng hiện nay gặp phải một số trục trặc. Tuy đã tiến hành sửa chữa tuy nhiên công suất hoạt động cũng không được như trước. công ty có thể thay mới một số
92
tranh thiết bị đã quá cũ hay bổ sung một số thiết bị trong một số văn phòng làm việc như máy in để hiệu suất công việc cao hơn.