CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA KHÁCH SẠN FORTUNA HANOI
3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn
3.3.1. Tăng cường hơn nữa việc thực hiện các nguyên tắc mua hàng.
Để quá trình mua hàng diễn ra thuận lợi thì đảm bảo thực hiện các nguyên tắc trong mua hàng có vai trò vô cùng quan trọng, việc thực hiện và áp dụng các nguyên tắc mua hàng giúp cho khách sạn giảm bớt được những rủi ro xảy ra và tạo dựng được mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, cụ thể như sau:
Thứ nhất: Mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Mặt hàng kinh doanh của khách sạn rất đa dạng và phong phú, tùy theo từng bộ phận vì vậy việc tìm kiếm và lựa chọn nhiều nhà cung cấp cung ứng hàng hóa là điều tất yếu. Giúp cho khách sạn đủ nguồn hàng đảm bảo nhu cầu bán ra, cũng như giảm thiểu tối đa những rủi ro khi mua hàng.
Để có thể tìm kiếm được nhiều nhà cung cấp mới, khách sạn cần phân bổ và kiện toàn lại bộ máy nhân sự của bộ phận thu – mua, có thêm nhân sự để đảm nhận nhiệm vụ chức năng của phòng Thu- Mua đó nghiên cứu thông tin thị trường bao gồm cả tìm kiếm nhà cung cấp. Từ đó có những trường hợp có những sản phẩm mới nên các nhà cung cấp mới sẽ có những chính sách khuyến mại về giá cả…để tạo dựng uy tín với khách sạn. Đó chính là một cơ hội kinh doanh khi khách sạn có thêm danh mục nhà cung cấp với giá cả, chất lượng đảm bảo tính cạnh tranh.
Thứ hai: Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp: Để có thể chiến thắng trên thị trường thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể để đối tác của mình thấy được nhu cầu cần thiết của mình. Điều đó tạo ra sự bị động cho doanh nghiệp và vô tình tạo ra sự chủ động cho đối tác khi nắm bắt được những nhu cầu của mình. Do đó khách sạn cần làm sao đó để nhà cung cấp tự tìm đến với khách sạn. Để làm được điều đó khách sạn cần quan tâm hơn nữa tới việc đưa thông tin mặt hàng kinh doanh của
quảng bá khác. Từ đó sẽ nhận được thư chào hàng từ những đối tác mới. Tạo cơ hội kinh doanh mới cho khách sạn. Bên cạnh sự chủ động đó, sự chủ động còn trong đàm phán và linh hoạt trong ứng xử với đối tác để làm sao giữ gìn mối quan hệ bền vững và tin tưởng lẫn nhau.
Thứ ba: Đảm bảo tương quan quyền lợi giữa các bên: Suy cho cùng mọi doanh nghiệp hoạt động mục đích sau cùng là thu được lợi nhuận để phát triển. Đối tác của mình cũng vậy. Chình vì thế, trong hợp đồng ký kết khi làm ăn cần dựa trên nguyên tắc bình đẳng và hai bên đều có lợi. Khi hai bên đã tìm thấy điểm chung trong công việc kinh doanh thì việc làm ăn rất dễ dàng. Việc quan hệ làm ăn với nhà cung cấp cũng vậy, chỉ khi và khi tương quan quyền lợi được đảm bảo lúc đó thì nhà cung cấp mới thực sự là người bạn đối tác với khách sạn ở mọi thời điểm mọi lúc khó khăn.
Chính vì thế, trong công tác thương lượng cần phải biết hài hòa lợi ích giữa các bên, tạo sự thoải mái trong đàm phán và tin tưởng lẫn nhau. Cần chú ý tới các khâu có thể ảnh hưởng tới quyền lợi của cả hai bên như thương lượng và đàm phán và thanh toán tiền hàng mua. Đảm bảo quyền lợi hài hòa sẽ là điều kiện cho mối quan hệ với nhà cung cấp trở nên thân thiết tạo dựng được lòng tin cũng như uy tín với nhà cung cấp.
3.3.2. Tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
Với việc mở rộng thêm danh mục nhà cung cấp, khách sạn cần chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp mới chứ không chỉ dừng lại ở những nhà cung cấp hiện tại. Thực tế nguồn hàng chủ yếu của khách sạn Fortuna Hanoi là do các nhà cung cấp truyền thống. Tuy mối quan hệ với những nhà cung cấp đó vẫn rất tốt đẹp và thuận lợi. Đơn cử như khách sạn có thể yên tâm về hàng hóa sản phẩm cũng như chất lượng, thời gian giao hàng, tiết kiệm những chi phí tìm kiếm mới, đặc biệt là sự tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau khi gặp khó khăn. Nhưng trong môi trường kinh doanh luôn biến động, khách sạn cần có sự phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra kể cả những rủi ro có mức độ thấp. Dù nhà cung cấp truyền thống có thể mang lại cho khách sạn sự yên tâm hơn nhà cung cấp mới, nhưng khách sạn không nên áp dụng quan điểm về các nhà cung cấp một cách cứng nhắc và thiếu linh hoạt.
Khách sạn cần có phương hướng tìm kiếm nhà cung cấp mới cho các mặt hàng hiện đang kinh doanh. Để có cơ hội tốt cần phải biết đi tìm cái mới và chấp nhận
rủi ro. Rủi ro khi nào cũng đi kèm theo đó là cơ hội. Khách sạn nên tìm kiếm những nhà cung cấp mới và mua thí điểm các mặt hàng mới rồi nhận định đánh giá kết quả thế nào. Từ đó có thể có thêm những nhà cung cấp mới có uy tín cũng như tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp tạo ra sự thuận lợi cho khách sạn về giá cả, chất lượng, cũng như điều kiện giao nhận hàng hóa. Thông qua mua hàng thí điểm từ đó có thể có kế hoạch mua hàng tiếp theo nếu nhà cung cấp mới đáp ứng được nhu cầu mua của khách sạn.
Bên cạnh đó, khách sạn cần có một hệ thống các tiêu chuẩn để đánh giá các nhà cung cấp làm sao thật rõ ràng, khoa học và khách quan. Khách sạn có thể áp dụng thang điểm dựa trên các tiêu chí như: chất lượng hàng hóa, khả năng cung cấp hàng hóa, điều kiện bảo hành bảo quản, thời gian giao hàng, thời gian hợp tác với khách sạn… Từ đó đánh giá và đưa ra kết quả với nhà cung cấp nào phù hợp với nhu cầu mua hàng của khách sạn.
3.3.3. Nâng cao chất lượng thương lượng và đặt hàng.
Công tác thương lượng và đặt hàng là công việc vô cùng quan trọng nhằm tạo ra những điều khoản giao nhận và thanh toán hàng mua một cách có lợi với sự tương quan quyền lợi giữa hai bên. Tiến hành công việc này đòi hỏi nhân viên mua hàng cần am hiểu về chuyên môn, đặc tính kỷ thuật của hàng hóa, có sự quyết đoán và nghệ thuật trong giao tiếp cao…
Vì vậy khi thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp cần “ Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp” và “ đảm bảo tương quan quyền lợi giữa hai bên” đó chính là hai nguyên tắc bất di bất dịch trong thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp. Để có thể tiến hành thương lượng, đàm phán và đặt hàng với nhà cung cấp thì nhân viên mua hàng cần có sự hiểu biết về chất lượng hàng hóa, các đặc tính kỷ thuật, mẫu mã hàng hóa sản phẩm…Tiếp đến là phải tìm hiểu kỹ về các yếu tố văn hóa, phong tục tập quán, tình hình chính trị xã hội, các quy định, luật pháp, hiến pháp, các chính sách của nhà nước về sản phẩm hàng hóa. Bên cạnh đó, nhân viên mua hàng còn phải am hiểu về hệ thống vận tải làm sao đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa để đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách sạn. Cuối cùng còn phải hiểu về nhà cung cấp về lịch sử hình thành phát triển của nhà cung cấp, thương hiệu, kinh nghiệm, uy tín của
khi đó thương lượng, đàm phán và đặt hàng mới đảm bảo sự thành công cho khách sạn.
Đồng thời, việc đào tạo và bố trí nhân sự mua hàng khi thương lượng và đàm phán cũng vô cùng quan trọng. Cần tổ chức các buổi nói chuyện trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho nhân viên mua hàng. Nâng cao những kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, vốn kiến thức chuyên môn luôn luôn cập nhật.
Người chịu trách nhiệm đàm phán cần phải có bản lĩnh, hiểu biết và có kinh nghiệm, có khả năng quyết đoán và nhạy bén trong thương lượng và đàm phán. Khi tiến hành thỏa thuận xong, khách sạn có thể đi đến ký kết hợp đồng. Ký kết hợp đồng chính là việc chính thức hóa những cam kết đã được đàm phán, đồng thời nó cũng sẽ là bằng chứng cho mối quan hệ làm ăn cũng như giải quyết những vấn đề sau này.
Chính vì vậy việc ký kết hợp đồng đòi hỏi sự cận thận và tỉ mỉ trong mọi điều khoản hợp đồng. Để có thể có hợp đồng đảm bảo sự an toàn, đảm bảo lợi ích của cả hai bên.
Khách sạn cần quan tâm tới những điều khoản về giá và những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, mọi điều khoản phải rõ ràng minh bạch. Và vai trò nhiệm vụ của từng bên khi xảy ra rủi ro. Tránh những tình trạng không kịp phản ứng và bị động trong xử lý rủi ro khi giao nhận hàng hóa.
Do tính chất quan trọng của việc ký kết hợp đồng cho nên việc ký kết hợp đồng với những đơn hàng lớn cần có sự tham khảo ý kiến của các nhân viên mua hàng cũng như trưởng phòng Thu – Mua, thông qua đó nhân viên mua có thể học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, cũng như hạn chế được những bất lợi khi thực hiện hợp đồng mua hàng của nhà cung cấp.
3.3.4. Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hảng
Hoàn thiện công tác giao nhận hàng.
Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác tổ chức mua hàng. Hoạt động nhận hàng được thực hiện một cách trình tự sẽ tránh những sai sót có thể xảy ra. Khi khách sạn nhận được hàng hóa vận chuyển về tới kho dự trữ thì cán bộ nhân viên mua hàng trước tiên cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ có liên quan để xuất trình khi nhận hàng hóa, giám bớt thời gian cũng như chi phí cho cả hai bên. Cần kiểm tra chính xác thông tin về số lượng hàng hóa, chất lượng, tên hàng, mã hàng, nhà cung cấp…So với hợp đồng mua hàng. Trong quá trình nhận hàng cần kiểm tra thương
xuyên liên tục những mẫu hàng đòi hỏi chất lượng mẫu mã và giá trị cao. Từ xem xét theo dõi đó có những biện pháp kịp thời. Công việc này đòi hỏi nhân viên phải là người có kinh nghiệm trong giao nhận hàng hóa, chính vì vậy cần bố trí những nhân viên có kinh nghiệm và những nhân viên mới để vừa giúp công việc tiến hành an toàn vừa giúp nhân viên mới có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu.
Bên cạnh đó, trong công tác giao nhận hàng hóa cần chú ý tới công tác bốc dỡ hàng xuống kho, đây là khâu thường xuyên xảy ra lỗi và ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa. Từ việc bốc bằng phương pháp nào, kê hàng ở tại điểm nào hợp lý về không gian và nhanh chóng khi lấy hàng cũng như không ảnh hưởng tới chất lượng, tất cả đều phải chú ý. Khách sạn nên tổ chức bộ phận bốc dỡ chuyên nghiệp và am hiểu về hàng hóa cần bảo quản và cách bốc dỡ nào hợp lý. Cũng như có sự quản lý tốt tránh tình trạng mất mát ảnh hưởng tới quan hệ làm ăn với nhà cung cấp.
Hoàn thiện công tác thanh toán tiền hàng mua.
Do quan hệ với rất nhiều nhà cung cấp nên việc đảm bảo thanh toán tiền hàng mua nhanh chóng kịp thời theo hợp đồng đã ký kết là một trong những công việc hết sức quan trọng và đòi hỏi sự thận trọng. Đây là khâu quyết định mối quan hệ làm ăn của hai bên nên cần tuân thủ những nguyên tắc thanh toán và đảm bảo kịp thời cho nhà cung cấp.
Hiện tại khách sạn sử dụng phương pháp thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng tùy thuộc vào hợp đồng đã ký với nhà cung cấp. Thông thường với hình thức thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền mặt chỉ với những nhà phân phối tại Hà Nội. Và theo yêu cầu thanh toán tiền mặt của họ, hàng tháng bên nhà cung cấp sẽ qua khách sạn tiến hành thanh toán công nợ. Vì vậy, khi thanh toán bằng hình thức tiền mặt cần đảm bảo sự chính xác và thận trọng trong giao tiếp ứng xử với nhà cung cấp. Thông thường thì bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm tính toán công nợ của nhà cung cấp dựa theo số liệu của nhân viên mua hàng. Chình vì vậy, nhân viên mua hàng cần có sự tổng hợp số liệu kịp thời chính xác đảm bảo nhanh chóng cho các bộ phận khác. Nhân viên mua hàng cần rèn luyện hơn nữa kỹ năng sử dụng các phần mềm văn phòng và kỹ năng sự dụng máy tính để đảm bảo cho công việc thực hiện tốt nhất.
Việc thanh toán tiền hàng mua bằng hình thức tiền gửi ngân hàng cũng được tiến hành cũng giống như trên, tuy nhiên ở đây việc nhà cung cấp và khách sạn không gặp nhau có thể bởi khoảng cách địa lý hoặc bên nhà cung cấp mong muốn thanh toán bằng hình thức này. Thông qua tài khoản tiền gửi của mình ở Ngân hàng trung gian để thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình. Chính vì vậy, việc thực hiện thanh toán cần có sự chuận bị chu đáo mọi giấy tờ liên quan, số tài khoản bên nhà cung cấp, gửi tiền theo VNĐ hay USD….Nhân viên mua hàng cần có sự chuẩn bị và liên lạc trước khi và sau khi thanh toán, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
3.3.5. Cải tiến việc đánh giá kết quả mua hàng.
Khách sạn cần cải tiến hơn nữa công tác đánh giá kết quả mua hàng của từng nhân viên và của cả phòng Thu- Mua. Không ngừng cải tiến hơn nữa các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa. Với hệ thống đánh giá kết quả mua hàng như hiện nay khách sạn chỉ mới dừng lại ở việc đánh giá một cách tổng thể chưa thể đánh giá một cách khoa học khách quan và với từng khách thể trong tổng thể đó. Chính vì vây, cần đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá cơ bản, những tiêu chuẩn đánh giá chưa được cụ thể hóa chi tiết. Việc đánh giá cần phải được tiến hành một cách thường xuyên sau mỗi lần mua hàng, sau mỗi kỳ kinh doanh…
Bên cạnh đó, việc đánh giá nhà cung cấp cũng cần được quan tâm cho dù đó là nhà cung cấp mới hay nhà cung cấp truyền thống. Qua mỗi lần mua cần có sự đánh giá tốt hay xấu để có thể rút ra những kinh nghiệm cho những lần mua hàng sau.
Việc đánh giá kết quả mua hàng không phải là việc thực hiện xong việc mua hàng mới đánh giá. Mà cần có sự đánh giá trong mọi khâu từ tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp tới đánh giá trong công tác thương lượng và đặt hàng và đánh giá trong việc giao nhận và thanh toán. Chỉ khi đó công tác mua hàng mới thực sự thực hiện có hiệu quả và đảm bảo sự thành công theo nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp nhằm đáp ứng mọi nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.
.3.3.6. Các giải pháp khác
Có kế hoạch về dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng trong khách sạn.
Đảm bảo sự kịp thời về vốn cho hoạt động mua hàng, bằng cách huy động nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng cũng như nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và tận dụng kịp thời các cơ hội kinh doanh.
Đảm bảo công tác tiến hành mọi hoạt động mua hàng thuận lợi không chồng chéo. Từ việc nghiên cứu thị trường khách sạn sẽ có cái nhìn nhiều phía hơn và chuẩn xác hơn về nhu cầu về sự cạnh tranh về những xu hướng tiêu dùng mới để có thể đáp ứng cho sự hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Đầu tư hơn nữa nguồn vốn, tài chính cho công tác tổ chức mua hàng, thông qua hình thức nâng cao chất lượng hệ thống cơ sở vất chất kỷ thuật của phòng Thu – Mua cũng như nhà kho dự trữ…Cải thiện tình hình sử dụng nguồn vốn để đảm bảo vốn thường xuyên cho hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Cần có các chính sách đãi ngộ nhân sự trong hoạt động mua hàng, tình hình thực tế cho thấy, bộ phận Thu – mua hiện tại có sự thay đổi khá lớn về nhân sự, cần có các biện pháp kích thích sự hăng say làm việc như các đãi ngỗ về lương, trợ cấp và các đãi ngộ phi tài chính. Tạo nên sự kích thích cũng như hạn chế số lượng nhân viên mua hàng nghỉ việc.