CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THIẾT BỊ ĐIỆN HẢI PHÒNG
2.3. Thực trạng công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng
2.3.2. Thủ tục nhập, xuất kho tại công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng 35
Thủ tục nhập kho:
Căn cứ theo hợp đồng kinh tế của phòng kinh doanh, phòng kế hoạch vật tư lên kế hoạch nhập. Sau đó làm việc với nhà cung cấp bằng đơn đặt hàng lập có phê duyêt của kế toán hàng hóa.
Khi hàng về, Phòng kế hoạch vật tư cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm và làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.
Liên 3: Kèm hóa đơn chuyển sang phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng hóa
Tiếp ví dụ 1: Theo hóa đơn GTGT số 0000371(biểu 2.2) ngày 5/12/2016, công ty mua 1.500m cáp Cu/XLPE/PVC 3x10+1x6 của Công ty Điện lực Hải An, đơn giá 128.00đ/m, thuế GTGT 10%, công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản. Hàng được bên Hải An chuyển thẳng tới công ty. Hóa đơn bên bán giao cho công ty như sau (biểu số 2.2)
Biểu số 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng mua Cáp Cu/XLPE/PVC 3x10+1x6 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 5 tháng 12 năm 2016
Mẫu số:01GTKT3/001 Ký hiệu:AA/16P
Số: 0000371 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẢI AN
Mã số thuế: 0200340211-030
Địa chỉ: Số 7 Nguyễn Văn Hới, phường Thành Tô, quận Hải An, Hải Phòng Số tài khoản:
Họ tên người mua: Nguyễn Thị Liên
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng
Địa chỉ: Số 14 đường Thanh Niên, phường Thượng Lý, quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng, Việt Nam
Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:0751010966669 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cáp Cu/XLPE/PVC 3x10+1x6 M 1500 128.000 192.000.000
Cộng tiền hàng: 192.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 19.200.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 211.200.000 Số tiền bằng chữ: Hai trăm mười một triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Nguồn số liệu: Phòng Kế toán công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng)
Biểu số 2.3: Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa
Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng
Số 14 đường Thanh Niên, phường Thượng Lý, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Mẫu số: 03- VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA Ngày 5 tháng 12 năm 2016
Số: 108 Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0000371 ngày 5 tháng 12 năm 2016 của công ty Điện lực Hải An.
Ban kiểm nghiệm bao gồm:
Ông: Lê Phạm Bình – Chức vụ: nhân viên phòng kế hoạch vật tư.
Ông: Phạm Xuân Dương - Chức vụ: thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên nhãn hiệu quy
cách hàng hóa Mã số
Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lượng
đúng quy cách phẩm
chất
Số lượng không đúng
quy cách phẩm chất
A B C D 1 2 3 E
1 Cáp Cu/XLPE/PVC 3x10+1x6
CÁP CXV 3x10+1x6
m 1.500 1.500 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: tất cả lô hàng nhập kho theo hóa đơn số 0000371 ngày 5 tháng 12 năm 2016 đều đạt được tiêu chuẩn về chất lượng.
Đại diện phòng kinh doanh Thủ kho Trưởng ban ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn số liệu: Phòng Kế toán công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng)
Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho hàng hóa
Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng
Số 14 đường Thanh Niên, phường Thượng Lý, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 05 tháng 12 năm 2016 Nợ 156 Số: NK00280 Có: 112 Họ và tên người giao: CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẢI AN
Theo hóa đơn số 0000371 ngày 05 tháng 12 năm 2016 của Công ty Điện lực Hải An Nhập tại kho: Hàng hóa Địa điểm: ………….
STT
Tên, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Cáp
Cu/XLPE/PVC 3x10+1x6
CÁP CXV 3x10+1x6
m 1.500 1.500 128.000 192.000.000
Cộng 192.000.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Một trăm chín mươi hai triệu đồng chẵn.
Ngày 05 tháng 12 năm 2016 Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Người giao hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên)
(Nguồn số liệu: Phòng Kế toán công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng)
Thủ tục xuất kho:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phòng kinh doanh sẽ viết giấy đề nghị xuất hàng hóa và qua giám đốc duyệt. Nếu giấy đề nghị được giám đốc ký duyệt thì sẽ trở thành căn cứ để lập phiếu xuất kho.
Liên 1: Lưu
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và hạch toán nội bộ.
Liên 3: Giao cho người mua hàng.
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, thực hiện xuất kho và ghi số lượng thực xuất vào phiếu.
Tiếp ví dụ 2: Ngày 23/12/2016, xuất kho 150m Cáp Cu/XLPE/PVC 3x10+1x6 phục vụ xuất bán dây cáp điện cho Công ty TNHH Phượng Thư. Khi đó phòng vật tư sẽ viết giấy đề nghị cung ứng hàng hóa ( biểu 2.5) như sau:
Biểu số 2.5: Giấy đề nghị cung ứng Cáp Cu/XLPE/PVC 3x10+1x6
Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng
Số 14 đường Thanh Niên, phường Thượng Lý, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ Cung ứng hàng hóa Kính gửi: - Giám đốc Công ty
- Phòng kế hoạch vật tư.
Phòng kinh doanh doanh để nghị Giám đốc công ty duyêt cấp loại hàng hóa sau:
STT Tên hàng hóa MS ĐVT SL Lý do sử dụng
1 Cáp
Cu/XLPE/PVC 3x10+1x6
CÁP CXV 3x10+1x6
m 150 Xuất bán dây cáp điện
Ngày 23 tháng 12 năm 2016 Người lập
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng ĐV (Ký, ghi rõ họ tên)
Phòng KH-VT (Ký, ghi rõ họ tên)
Giám đốc Công ty (Ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn số liệu: Phòng Kế toán công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng)
Biểu số 2.6 Phiếu xuất kho hàng hóa
Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị điện Hải Phòng
Số 14 đường Thanh Niên, phường Thượng Lý, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 23 tháng 12 năm 2016 Nợ 632 Số: XK00384 Có: 156 Họ và tên người nhận hàng: Công ty TNHH Phượng Thư
Địa chỉ ( bộ phận): Số 94 Tam Bạc, Phạm Hồng Thái, Hoàng Văn Thụ, Hồng Bàng, Hải Phòng
Lý do xuất kho: Xuất bán vật tư thết bị điện
Xuất tại kho: Hàng hóa Địa điểm: ………….
STT
Tên, nhãn hiệu , quy cách, phẩm chất vật tư,
dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Cáp
Cu/XLPE/PVC 3x10+1x6
CÁP CXV 3x10+1x6
M 150 150
Cộng 150 150
Tổng số tiền (Viết bằng chữ):
Ngày 23 tháng 12 năm 2016 Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Người nhận hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)