Đối với một khách sạn hay một doanh nghiệp thì bộ máy tổ chức có vai trò vô cùng quan trọng, bộ máy tổ chức hợp lý giúp hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả hơn.
TỔ LỄ TỔ TỔ TỔ KỸ
PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC
TỔ TỔ
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của khách sạn Sơn Nam 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
- Ban giám đốc : Quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của khách sạn,đề ra và thực hiện các cháinh sách và chiến lược của khách sạn. Chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của khách sạn phối hợp công việc của các bộ phận.
- Phó giám đốc: Có trách nhiệm xử lý hằng ngày các hoạt động của khách sạn, xử lý các tình huống khẩn cấp, những lời phàn nàn của khách, các sự kiện đặc biệt và chịu trách nhiệm đối với các vấn đề phúc lợi và an toàn nhân viên của khách sạn và khách, chịu trách nhiệm với giám đốc về nhiệm vụ của mình.
- Phòng tổ chức - hành chính: Có trách nhiệm trong việc tuyển dụng nhân viên ( Bao gồm cả việc tuyển dụng và chọn lựa nhân sự trong và ngoài) cũng như: các chương trình đào tạo, định hướng đào tạo, mối quan hệ giữa nhân viên, tiền lương, quan hệ lao động và phát triển nguồn nhân lực.
- Phòng thị trường – lữ hành: Có trách nhiệm khai thác và tìm nguồn khách mới. Bộ phận này đóng góp một vai trò thiết yếu trong khách sạn.
Mục đích của bô phận này là thu hút các nguồn khách bên ngoài đến với khách sạn, như khách cơ quan, các đoàn du lịch, hội nghị và hội thảo, cũngnhư xúc tiến bán sản phẩm của nhà hàng, đồ uống và các tiện nghi phục vụ khách ở trong và ngoài khách sạn. Đồng thời nghiên cứu và đưa ra các giải pháp tăng năng suất lao động cũng như doanh thu, đồng thời cũng đưa ra được nguyên nhân
lượng khách hạn chế hoặc thiếu thị trường. Phụ trách kinh doanh và tiếp thị là người chịu trách nhiệm về các hoạt động của bộ phận với Giám đốc.
- Phòng tài chính - kế toán: Bộ phận này tham mưu cho ban giám đốc về tình hình tài chính của khách sạn, là nơi cung cấp số liệu chính xác cho việc phân tích kết quả kinh doanh của khách sạn, xây dựng kế hoạch kinh doanh, chỉ đạo việc hoạch toán, kiểm soát các chi phí hoạt động kinh doanh trong khách sạn. Cung cấp mọi thông tin, số liệu kiểm tra, giám sát tình hình hoạch toán kinh doanh. Theo dõi chính xác toàn bộ tài sản, tiền vốn doanh nghiệp, quản lý và sử dụng đúng các nguyên lý tài chính, phản ánh kịp thời biến động tài sản, bảo quản hồ sơ và các tài liệu liên quan tới kế toán.
- Bộ phận bàn phục vụ ăn uống: Cung cấp nhiều tiện nghi, dịch vụ cho khách,nhưng tập trung chủ yếu vào việc phục vụ đồ ăn, thức uống trong nhà hàng,khách sạn, phòng họp, đại sảnh theo các kiểu goi theo món hoặc tự chọn,thực hiện việc phục vụ tại buồng hoặc phục vụ hội nghị, phụ trách bộ phận phục vụ ăn uống, là người chịu trác nhiệm về các hoạt động của bộ phận với ban Giám đốc.
- Bộ phận Bếp: Thực hiện các chức năng quản lý, ra thực đơn, sản xuất, chế biến các món ăn theo yêu cầu của khách, chịu trách nhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm. Thực hiện chức năng giao, nhận và kiểm tra hàng hoá.
- Bộ phận lễ tân: Có thể nói bộ phận lễ tân được ví như bộ mặt của khách sạn có chức năng chào đón khách khi khách bước chân vào khách sạn, đến khi khách rời khỏi khách sạn. Trong thời gian khách lưu trú cung cấp những thông tin, dịch vụ theo yêu cầu, đặt phòng và giải quyết các phàn nàn của khách..
- Bộ phận kỹ thuật và bảo dưỡng: Có trách nhiệm sửa chữa và bảo
dưỡng toà nhà khách sạn và các phương tiện bên trong, cũng như thực hiện các chương trình bảo dưỡng định kỳ. Chương trình này được thiết lập để đánh giá các ảnh hưởng có thể phát sinh đối với trang thiết bị để bảo đảm rằng chúng không bị hư hỏng, bằng cách duy trì chúng ở trạng thái hoạt động tốt.
- Bộ phận buồng phòng: Có trách nhiệm quản lý các phòng khách và sự
sạch sẽ của tất cả cá phòng khách cũng như các khu vực công cộng trong khách sạn, chịu trách nhiệm về giặt là. Tổ trưởng buồng phòng là người chịu trách nhiệm về các hoạt động của bộ phận với ban Giám đốc.
- Bộ phận bảo vệ: Có trách nhiệm chính trong việc bảo vệ an toàn cho
khách ở khách sạn, khách đến thăm khách sạn, nhân viên và toàn bộ tài sản. Bộ phận này bao gồm cả việc tuần tra xung quanh khách sạn, điều khiển các thiết bị giám sát và chất xếp hành lý. Tổ trưởng bảo vệ là người chịu trách nhiệm về các hoạt động của bộ phận với ban Giám đốc.