Trên cơ sở công tác nghiệm thu thanh toán, giải ngân vốn đầu tư tại BQL dự án còn hạn chế, rườm rà, chậm tiến độ một số dựán như đã trình bày tại Chương 1 ở trên làm ảnh hưởng tiến độ thực hiện dựán, năng lực tài chính của nhà thầu (bên B). Để khắc phục trình trạng này, tác giảđề xuất Quy trình thanh toán vốn đầu tư XDCT cho Bên B dựa trên Tiêu chuẩn hệ thống QLCL ISO 9001 : 2008 được mô tả bằng Hình 3.7
100
Hình 3.7: Sơ đồ hoàn thiện quy trình nghiệm thu, thanh toán cho nhà thầu Trình tự triển khai thực hiện quy trình như sau:
a) Căn cứ thanh toán: Kế hoạch vốn đầu tư xây dựng và chi phí hoạt động hàng năm được phê duyệt; Quyết định phê duyệt đề cương dự toán, TKKT , thiết kế BVTC;
Hồsơ nghiệm thu, thanh toán (nhà thầu – B trình)
HS đạt về kỹ thuật, khối lượng, Nhận và Kiểm tra HS (Phòng QLKT) Lãnh đạo P. QLKT ký
trình
Phó GĐ ký duyệt (phụ trách kỹ thuật) Nhận và Kiểm tra HS giá trị NT
(Phòng KH-ĐT)
Trình ký HS nghiệm
thu Lãnh đạo Phòng KH-ĐT ký
trình
Phê duyệt HS nghiệm thu khối lượng, giá trị
Nhận, kiểm tra và lập Bảng kê thanh toán (Phòng TC- KT)
Phê duyệt Bảng kê thanh
toán vốn đầu tư Giám đốc Ban QLDA ký
duyệt
Phê duyệt Ủy nhiệm chi Giám đốc Ban QLDA ký duyệt
Tư vấn GS XDCT đã ký hồsơ NT
Trình ký Bảng kê thanh
toán Lãnh đạo Phòng TC-KT ký
trình
Kếtoán trưởng lập
Cơ quan cấp phát vốn chuyển tiền cho B
Phòng TC-KT lưu HS thanh toán
Thẩm tra HS thanh toán
Ban QLDA vốn Cơ quan cấp phát vốn
thẩm tra
Bên B nhận tiền
Ghi chú: HS đạt, tiếp tục thực hiện các Bước Không đạt, trả HS vềnơi nhận
101
Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; Hợp đồng được ký kết giữa Công ty và Nhà thầu; Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành; các quy định hiện hành khác liên quan.
b) Trách nhiệm thực hiện công việc của cán bộ, các phòng trong Ban:
- Phòng Quản lý kỹ thuật (Phòng QLKT): Trực tiếp nghiệm thu chất lượng và khối lượng các công việc do phòng theo dõi. Gửi báo cáo tuần đến P.KH-ĐT về tên gói thầu, ngày tiếp nhận hồsơ đề nghị nghiệm thu của nhà thầu, ngày nghiệm thu từng giai đoạn.
- Phòng Kế hoạch - Đầu tư (Phòng KH-ĐT): Lập phiếu tạm ứng, phiếu thanh toán cho nhà thầu khi có đầy đủ hồsơ. Theo dõi thực hiện hợp đồng từ ngày ký hợp đồng, ngày nghiệm thu đến ngày chuyển tiền thanh toán cho Nhà thầu.
- Phòng Tài chính - Kế toán (Phòng TC-KT): Kiểm tra hồ sơ thanh toán về mặt tài chính, chịu trách nhiệm lập các thủ tục để thanh toán cho nhà thầu đúng quy định và gửi báo cáo tuần đến Phòng KH-ĐT về tên gói thầu, ngày chuyển tiền, số tiền được chuyển.
c) Trình tự tạm ứng, thanh toán:
Việc tạm ứng, thanh toán theo trình tự và thời gian được mô tả theo lưu đồ Hình 3. và Hình 3. nêu trên với nội dung các bước thực hiện như sau:
* Đối với vốn sở hữu:
- Đối với công tác thanh toán tạm ứng: Phòng KH-ĐT nhận công văn đề nghị tạm ứng, Bảo lãnh tạm ứng và Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có) từ Bên B.
- Đối với công tác thanh toán khối lượng hoàn thành: Phòng KH-ĐT nhận hồ sơ tài liệu từ Phòng QLKT, Bên B có phiếu giao nhận hồ sơ, hẹn giải quyết công việc với Bên B theo mẫu quy định.
- Cán bộ Phòng KH-ĐT: Kiểm tra thành phần biên chế, bố cục hồsơ theo quy định.
- Cán bộ Phòng KH-ĐT kiểm tra chi tiết hồsơ, trình Trưởng Phòng KH-ĐT xem xét.
- Trưởng Phòng KH-ĐT xem xét, thống nhất. Nếu hồ sơ tài liệu từ Phòng QLKT, Bên B chưa đáp ứng yêu cầu thì trả lại sau khi báo cáo Giám đốc.
102
- Cán bộ Phòng KH-ĐT với Bên B thống nhất để trình Giám đốc phê duyệt (khoảng thời gian này Cán bộ Phòng KH-ĐT phải đôn đốc để Bên B thực hiện đúng tiến độ).
- Phó Giám đốc phân công phụ trách phê duyệt (Cán bộ Phòng KH-ĐT trình Giám đốc và chuyển hồsơ đến Phòng KH-TC).
- Phòng KH-TC: Nhận hồsơ từ Phòng KH-ĐT (kèm theo phiếu giao nhận hồsơ) hoặc Cán bộ Phòng KH-TC nhận thay (nếu Trưởng P.KH-TC vắng).
- Trưởng Phòng KH-TC kiểm tra hồ sơ nếu chưa đáp ứng yêu cầu thì trả lại Phòng KH-ĐT sau khi báo cáo Giám đốc.
- Cán bộ Phòng KH-TC kiểm tra nội dung và lập bảng kê thanh toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành và lập uỷ nhiệm chi trình Trưởng Phòng KH-TC xem xét.
- Trưởng Phòng KH-TC xem xét và thống nhất để trình Giám đốc phê duyệt.
- Giám đốc phê duyệt (Cán bộ Phòng KH-TC trình Giám đốc và chuyển hồsơ đến Cơ quan cấp phát vốn chuyển tiền cho Bên B).
* Đối với vốn vay: Trình tự thực hiện các bước như vốn sở hữu.
- Cán bộ Phòng KH-TC kiểm tra nội dung và lập bảng kê thanh toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành trình Trưởng Phòng KH-TC xem xét.
- Trưởng P.KH-TC xem xét và thống nhất để trình Giám đốc phê duyệt.
- Giám đốc phê duyệt (cán bộ Phòng KH-TC trình Giám đốc ký).
- Cán bộ Phòng KH-TC chuyển hồsơ đến và làm việc với Cơ quan cấp phát vốn để có kết quả chấp thuận (Khoảng thời gian này Cán bộ Phòng KH-TC có trách nhiệm theo dõi đôn đốc đểCơ quan cấp phát vốn thực hiện đúng tiến độ).
- Cán bộ Phòng KH-TC lập uỷ nhiệm chi trả tiền cho Bên B và trình Trưởng Phòng KH-TC xem xét thống nhất.
- Giám đốc phê duyệt (Cán bộ Phòng KH-TC trình Giám đốc và chuyển hồsơ đến Cơ quan cấp phát vốn chuyển tiền cho Bên B).
- Cán bộ Phòng KH-TC theo dõi Cơ quan cấp phát vốn chuyển tiền cho Bên B.
- Cán bộ Phòng KH-TC lưu hồsơ thanh toán và gửi báo cáo tuần đến P.KH-ĐT.