VII. Định dạng cho dữ liệuvà in ấn
2. Cách tạo một danh sách trên bảng tính
Để dễ dàng quản lí và phân tích dữ liệu trong một danh sách của Microsoft Excel, khi nhập dữ liệuvào danh sách chú ý tuân theo các hướng dẫn sau đây.
- Tránh tạo nhiều danh sách trên một bảng tính (worksheet). Một số công việc, ví dụ như lọc dữ liệu chẳng hạn, tại một thời điểm chỉ có thể được sử dụng trên một danh sách.
- Để ít nhất một cột trống (blank column) và một dòng trống (blank row) giữa danh sách và các dữ liệu khác trên bảng tính. Khi đó, Microsoft Excel có thể dễ dàng kiểm tra và chọn danh sách khi chúng ta sắp xếp, lọc hoặc chèn subtotal tự động.
- Tránh đặt dòng trống và cột trống trong danh sách.
- Tránh đặt dữ liệu tới hạn (critical data) ở bên trái hoặc bên phải danh sách, những dữ liệu này có thể bị ẩn đi khi chúng ta lọc danh sách.
Các nhãn của cột (column labels)
- Tạo các nhãn cột ở dòng đầu tiên của danh sách. Microsoft Excel sử dụng các nhãn này để tạo báo cáo, để tìm và tổ chức dữ liệu.
- Sử dụng phông chữ, cách dóng hàng, màu nền, đường viền ... khác với các định dạng áp dụng cho dữ liệu trong danh sách.
- Khi muốn phân biệt nhãn và dữ liệu, hãy sử dụng các kiểu đường viền ô - không dùng các hàng trống (blank rows) hoặc các đường đứt đoạn (dashed lines) - để chèn các đường thẳng dưới nhãn.
Nội dung của hàng và cột
- Tạo một danh sách sao cho tất các các hàng chứa các phần tử có các thuộc tính giống nhau. Ví dụ như danh sách học sinh, bảng điểm, bảng giá, ...
- Không chèn những khoảng trống thừa ở đầu từng ô (nói cách khác, không nhấn phím spacebar ở đầu ô). Các khoảng trống thừa này sẽ ảnh hưởng tới việc sắp xếp dữ liệu và tìm kiếm dữ liệu.
- Không dùng hàng trống (blank row) để phân tách các nhãn cột với dòng đầu tiên của dữ liệu.