VII. Định dạng cho dữ liệuvà in ấn
3. Cách đặt tên cho vùng dữ liệuvà truy cập tới vùng đã đặt tên
Trong Microsoft Excel, có thể đặt tên cho một ô hoặc cho vùng ô để dễ dàng nhớ và đọc khi tạo công thức hoặc khi cần truy nhập tới ô, vùng ô nào đó. Nếu ta có các nhãn hàng và cột trong một bảng tính, ta có thể sử dụng trực tiếp chúng trong công thức. Ví dụ = A4 + B4. Ta cũng có thể tự đặt tên cho một ô hoặc một vùng ô.
Cách đặt tên cho ô hoặc vùng được tuân theo các quy tắc sau:
- Kí tự đầu tiên của tên phải là một chữ cái hoặc dấu trừ chìm (_). Các kí tự còn lại có thể là chữ cái, chữ số, dấu chấm và các dấu trừ chìm. Ví dụ, các tên Dslop, Bangdiem.10A, Tuyen_sinh là hợp lệ.
- Các tên không được trùng với địa chỉ ô, ví dụ như Z$100 hoặc R1C1. - Không cho phép dùng dấu cách (spaces).
phânbiệt chữ hoa và chữ thường trong tên. Ví dụ, nếu ta đã tạo tên DSCBLOP và sau đó tạo tên dscblop trong cùng một bảng tính thì tên thứ hai sẽ thay thế tên thứ nhất.
Cách đặt tên cho một ô hoặc một vùng ô
1. Chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục hoặc rời rạc. Ví dụ, chọn toàn bộ các ô chứa danh sách cán bộ lớp như ví dụ đã nêu trên.
2. Kích vào hộp Name tại bên trái của thanh công thức.
3. Gõ tên cho ô hoặc vùng ô. Ví dụ, gõ DSCBLOP.
4. Nhấn ENTER.
Đặt tên cho các ô bằng cách sử dụng các nhãn hàng và cột có sẵn
1. Chọn vùng muốn đặt tên, chọn cả nhãn cột (hàng đầu của danh sách) và nhãn hàng (cột trái ngoài cùng của danh sách).
2. Thực hiện Insert / Name / Create. Xuất hiện hộp hội thoại.
3. Trong hộp Create names in, đánh dấu vị trí chứa các nhãn. Thông thường ta hay chọn Top row, Left column.
Các tên được tạo theo cách này chỉ ảnh hưởng tới các ô chứa giá trị chứ không ảnh hưởng tới các nhãn hàng và nhãn cột.
Truy cập tới vùng đã đặt tên
Để truy cập tới vùng đã đặt tên, làm một trong hai cách sau:
- Kích vào mũi tên cạnh hộp tên (name box) ở bên trái thanh công thức và kích chọn tên cần truy cập.
- Nhấn phím F5, xuất hiên hộp hội thoại Goto, kích vào tên vùng cần truy cập và kích OK. Ví dụ: Để truy cập tới vùng Dscblop, gõ F5, chọn tên vùng và kích OK. Toàn bộ danh sách sẽ được bao trong hộp đen.
Câu hỏi và bài tập
1. Thế nào là vùng cơ sở dữ liệu trong Excel.
2. Mở file mới, tạo bảng danh sách cán bộ lớp theo mẫu trong phần lí thuyết. Ghi vào đĩa với tên QLHS.XLS.
3. Đổi tên sheet hiện thời thành DSCB. Thực hành theo ví dụ đã trình bày trong phần lí thuyết.
4. Kích hoạt một sheet mới, tạo một bảng mới có dạng như sau Tuyển sinh
Sbd Họ và tên Xếp loại
TN Toán Văn Ngoại ngữ Tổng điểm Trúng tuyển
...
Làm tiếp các việc sau:
a. Nhập vào danh sách tối thiểu 10 thí sinh. Yêu cầu nhập các cột sau: Sbd (số báo danh), Họ và tên, Xếp loại TN (xếp loại tốt nghiệp), Toán, Văn, Ngoại ngữ.
b. Cột Tổng điểm được tính theo công thức:
Tổng điểm = Toán + Văn + Ngoại ngữ + Ưu tiên
Biết rằng điểm ưu tiên = 1 nếu xếp loại tốt nghiệp là giỏi. Các loại khác không được cộng điểm.
c. Cột Trúng tuyển được điền là Có nếu Tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 21. Ngược lại, điền là
5. Đặt tên cho danh sách vừa tạo là DSTS. 6. Truy cập tới vùng DSCBLOP.
7. Truy cập tới vùng DSTS.
Bài 10