Chương 3. Kết quả và bàn luận
3.2 Phân tích tồn tại, đề xuất cải tiến và đánh giá hiệu quả của việc áp dụng công cụ phân tích
Chi tiết các khó khăn khi không áp dụng công nghệ
Bảng 3.8 Các vấn đề bất cập của phân tích thủ công
STT Phân tích thủ công
Bất cập
Thao tác Thời
gian
1 Phân tích ABC
Mỗi lần thực hiện phân tích đều phải chuẩn bị lại các dữ liệu trong bảng Excel như nhóm từng nhóm A, B, C, nhóm thuốc nội và thuốc ngoại, phân loại thuốc biệt dược và thuốc generic, số liệu thuốc trong danh mục…
Khi phân tích phải tính thủ công các chủng loại, giá trị và tỷ lệ, sau đó đếm, phân loại và so sánh thuốc nội thuốc ngoại theo nhóm ABC
khoảng 2 giờ phân tích 2 Phân tích VEN
Mỗi lần thực hiện phân tích đều phải chuẩn bị lại các dữ liệu trong bảng Excel như nhóm thuốc VEN, số liệu thuốc trong danh mục…
Khi phân tích phải đếm và tính thủ công chủng loại, giá trị, phân loại tìm nhóm thuốc chiếm tỷ lệ cao nhất và thấp nhất nhằm xác định thuốc ưu tiên mua và dự trữ tại BV
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận
57 STT Phân tích thủ
công
Bất cập
Thao tác Thời
gian
3 Phân tích ma trận ABC/VEN
Mỗi lần thực hiện phân tích đều phải chuẩn bị lại các dữ liệu trong bảng Excel như từng nhóm thuốc ABC, VEN, số liệu thuốc trong danh mục…
Khi phân tích phải tính thủ công các giá trị và kết hợp ma trận từng nhóm ABC với
nhóm VEN, đếm và phân loại từng nhóm thuốc I, II, III khoảng 2 giờ phân tích 4 Phương pháp
DDD
Mỗi lần phân tích điều phải chuẩn bị lại các dữ liệu số liệu thuốc trong danh mục, DDD cho từng loại, số liệu trình cho từng loại thuốc, loại bỏ đi các thuốc thuộc mục loại trừ của DDD.
Khi phân tích phải tính thủ công làm dẫn tới mất nhiều nhân lực, thời gian dẫn tới dễ sai sót nhầm lẫn. Và những điều này đưa đến là chưa đáp ứng được các công tác quản lý sử dụng thuốc.
3.2.2 Đề xuất cải tiến
Từ khảo sát thực trạng phân tích sử dụng thuốc tại phần 4.1 đã rõ nét hơn về việc thực hiện phân tích sử dụng thuốc theo từng nhóm như: tim mạch, kháng sinh, tiểu đường,..tùy theo MHBT của BV.
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận
58
Hàng năm, BV chỉ phân tích sử dụng thuốc bằng phương pháp ABC, VEN, không sử dụng phương pháp DDD. Phương pháp DDD chỉ để thực hiện phân tích MHBT và phân tích kháng sinh. Nên tác giả đề xuất phân tích sử dụng trên tất cả các thuốc bằng cách kết hợp tất cả các phương pháp ABC, VEN và DDD để nâng tầm hiệu quả, bên cạnh đó nâng cao thêm kiến thức lâm sàng.
Bảng 3.9.Tính ưu việt của công cụ phân tích
Công
cụ Số
bảng Tên bảng Tính ưu việt
Thao tác Thời
gian
Phân tích ABC
2
Phân tích tỷ lệ sử dụng thuốc nội và thuốc ngoại theo chủng loại
Dữ liệu định dạng Excel theo biểu mẫu và đổ dữ liệu vào công cụ Công cụ tự xuất ra: bảng phân tích số lượng và tỷ lệ thuốc nội và ngoại;
có biểu đồ phân tích kèm theo và so sánh tỷ lệ sử dụng cao hơn hay thấp hơn của thuốc nội so với thuốc ngoại để HĐT & ĐT đề ra lộ trình tăng dần sử dụng thuốc nội và giảm dần thuốc ngoại đắt tiền hơn để giảm chi phí trong ngân sách BV
Từ 1 tới 2 phút Phân tích tỷ lệ sử dụng
thuốc nội và thuốc ngoại theo giá trị Phân
tích VEN
1 Phân tích VEN
Dữ liệu định dạng Excel theo biểu mẫu và đổ dữ liệu vào công cụ
Công cụ tự xuất ra: bảng phân tích số lượng, giá trị và tỷ lệ chủng loại, giá trị của từng nhóm V, E, N; có biểu đồ phân tích kèm theo và so sánh nhóm nào chiếm tỷ lệ cao nhất và thấp nhất để giúp HĐT&ĐT có biện
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận
59 Công
cụ
Số
bảng Tên bảng
Tính ưu việt
Thao tác Thời
gian pháp giảm sử dụng nhóm thuốc không cần thiết và xác định thuốc ưu tiên
mua và dự trữ tại BV.
Phân tích ma trận ABC/
VEN
3
Phân tích ma trận ABC/VEN
Dữ liệu định dạng Excel theo biểu mẫu và đổ dữ liệu vào công cụ Công cụ tự xuất ra: các dữ liệu như tỷ lệ chủng loại và giá trị nhóm N, A, I, II, III; bảng và biểu đồ phân tích kèm theo; Thuốc nhóm chiếm chi phí cao là nhóm A sử dụng bao nhiêu thuốc biệt dược vì có thể đây là nguyên nhân tăng gánh nặng chi phí, cần kiểm soát và thay thế thuốc có giá thành thấp hơn để giảm chi phí. Ngoài ra, công cụ truy xuất các dữ liệu như số thuốc nhóm BN, CN để hỗ trợ HĐT&ĐT đánh giá phân tích và danh mục thuốc đã sử dụng phân theo nhóm thuốc N theo ABC.
Hơn hết là so sánh được giữa các nhóm và quan trọng nhất để đánh giá việc sử dụng thuốc hợp lý tại BV đó là tổng tỷ lệ sử dụng thuốc của nhóm I và nhóm II
Từ 1 đến 2
phút Phân tích nhóm A theo
ABC/VEN
Phân tích nhóm N theo ABC/VEN
4 Phân tích DDD theo DU 90%
Dữ liệu định dạng Excel theo biểu mẫu và đổ dữ liệu vào công cụ
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận
60 Công
cụ
Số
bảng Tên bảng
Tính ưu việt
Thao tác Thời
gian
Phân tích DDD
So sánh lượng tiêu thụ và chi phí theo nhóm thuốc
Công cụ tự xuất ra: từng bảng phân tích tương ứng và truy xuất dữ liệu thuốc nào chiếm tỷ lệ cao nhất và chiếm bao nhiêu phần trăm; thuốc nào có chi phí cho 1 liệu trình điều trị cao nhất và thấp nhất; thuốc nào có số liệu trình điều trị cao nhất và thấp nhất; thuốc nào có liều xác định trong ngày DDD/100 giường/ngày cao nhất và thấp nhất
Phân tích DDD/100 giường/ngày
Phân tích tổng liều xác định DDD/100
giường/ngày giữa các nhóm thuốc
3.2.3 Đánh giá hiệu quả của việc áp dụng các giải pháp đề xuất cải tiến
Sau khi thực hiện phân tích và ứng dụng công cụ phân tích, kết quả đạt được đã đánh giá tính hiệu quả đã đề xuất như thời gian thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nhân lực và thao tác đơn giản. Tuy nhiên, để so sánh kết quả thực tế bằng phương pháp tính thủ công trước khi sử dụng công cụ trên Excel và phương pháp sử dụng công cụ sau khi thực hiện, đề tài đã tiến hành thực hiện đánh giá theo các tiêu chí như tính hiệu quả, tính chính xác, thời gian, con người và các yếu tố khác theo hai bảng gồm bảng đánh giá chung và bảng đánh giá của từng phân tích.
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận
61
Bảng 3.10 Đánh giá về hiêu quả của việc ứng dụng công cụ phân tích.
Các tiêu chí đánh giá
Trước khi sử dụng công cụ phân tích
Sau khi sử dụng công cụ phân tích Hiệu quả Chưa đáp ứng được công
tác phân tích sử dụng thuốc
Đáp ứng được nhu cầu phân tích sử dụng thuốc nhanh và chính xác Tính chính xác Tương đối chính xác Chính xác
Thời gian
Mỗi bảng phân tích cần khoảng 2 giờ chuẩn bị và khoảng 2 giờ phân tích. 10 bảng phân tích cần khoảng 40 giờ để thực hiện
Từ 10 đến 20 giây để bấm thao tác trên công cụ phân tích.
Từ 1 đến 2 phút bảng phân tích sẽ hiện ra (sự nhanh chậm tùy thuộc vào máy chủ).
10 bảng phân tích cần khoảng 10 đến 20 phút thực hiện
Con người
Cần sự hỗ trợ của các dược sĩ cùng bộ phận nghiệp vụ dược về các nội dung liên quan đến các phân tích sử dụng thuốc.
Chỉ cần 1 dược sĩ thực hiện
Bảng đánh giá chung đã cho thấy việc ứng dụng công cụ phân tích như tính hiệu quả, tính chính xác, thời gian và con người. Trước khi sử dụng công cụ phân tích, bộ phận nghiệp vụ dược gồm vài người thực hiện phân tích bằng phương pháp thủ công cho kết quả tương đối chính xác nhưng chưa đáp ứng được hết công tác phân tích sử dụng thuốc, thời gian chuẩn bị và tiến hành mất ít nhất bốn giờ một bảng, tổng cộng 10 bảng sẽ cần khoảng bốn mươi giờ chưa kể có một số bảng nội dung phức tạp tính bằng thủ công rất khó thực hiện. Sau khi sử dụng công cụ phân tích, chỉ cần một nhân sự với thao tác đơn giản trong vài phút là hiện ra các bảng phân tích có kết quả chính xác theo dữ liệu truy xuất từ công cụ phân tích.