Nhóm 1 Yếu tố môi trường vĩ mô
D- CHỨC NĂNG KIỂM TRA
Giá trị được nhận thức
của phần thưởng
Khả năng nhận được phần thưởng Khả năng của
nỗ lực thực hiện
Phần thưởng nào là
có giá trị với tôi ?
Khả năng đạt đến phần thưởng thế nào nếu tôi hoàn thành nhiệm vụ Cơ hội hoàn thành
nhieọm vuù cuỷa toõi thế nào nếu tôi đưa
ra các nỗ lực cần thieát ?
I. KHÁI NIỆM KIỂM TRA
Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp được hoàn thành một cách có hiệu quả
Như vậy một hệ thống kiểm tra sẽ phải bao gồm những con người, phương pháp, công cụ để thực hiện các nhiệm vụ cơ bản giám sát sự hoạt động và điều chỉnh những sai lệch có thể xảy ra.
Các nhà quản trị luôn phải đối mặt với những câu hỏi : Cần kiểm tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần tiến hành thường xuyên đến mức nào ? Trong hoạt động của DN sai lệch xảy ra ở những đâu có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến kết quả cuối cùng của hệ thống ?
II. TIEÁN TRÌNH KIEÅM TRA :
1. Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường việc thực hiện (Establish Standards and Methods for Measuring Performance) :
Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện.
Trong hoạt động của một tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn. Do đó tốt nhất cho việc kiểm tra, các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ đầu. Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối. Một tổ chức tự đặt ra mục tiêu “phải là hàng đầu” nhưng không hề chọn một phương pháp đo lường việc thực hiện nào cả, thì chỉ là xây dựng tiêu chuẩn suông (nói suông) mà thôi.
Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuật nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì, đang đứng ở chỗ nào thì sự việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự phát triển công nghệ không ngừng, sự đa dạng hóa các mẫu loại sản phẩm là những vấn đề thách thức kiểm tra.
2. Đo lường việc thực hiện (Measure Performance) :
Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương tiện để xác định một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải bao giờ cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác, và có nhiều hoạt động khó cho sự đo lường. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra công việc của Phòng Giao tế công cộng trong Xí nghiệp. Gặp trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ của báo chí và công chúng đối với Xí nghiệp, hay uy tín của Xí nghiệp trong xã hội.
3. Điều chỉnh các sai lệnh (Take Corrective Action) :
Nếu những tiêu chuẩn đặt ra phản ánh được cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp thì hiệu quả công việc cũng được kiểm định trên cơ sở những tiêu chuẩn đó. Khi khám phá ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung phân tích sự kiện tìm nguyên nhân sai lệch. Nếu đã biết rõ nguyên nhân thì ông ta không khó khăn gì thực hiện các biện pháp thích hợp để điều chỉnh.
Sự khắc phục những sai lầm trong công việc là các nhà quản trị có thể điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ máy trong Xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêm lao động mới, thay đổi tác phong lãnh đạo của chính họ, hoặc thậm chí có thể phải ủieàu chổnh muùc tieõu.
Bước 1 Bước 2 Bước 3
ẹieàu chổnh
bước 1 (nếu cần) Phản hồi Sơ đồ 10.1 : Sơ đồ tiến trình kiểm Xây dựng các
tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường
ẹieàu chổnh sai leọch (nếu có) Đo lường việc
thực hiện và đối chiếu với tieõu chuaồn
III. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA :
Kiểm tra có vai trò quan trọng, bao trùm toàn bộ quá trình quản trị và được tiến hành khi và sau khi thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch.
1. Kiểm tra lường trước : 2. Kiểm tra đồng thời : 3. Kiểm tra phản hồi :
Hình 10.2 : Vòng phản hồi kiểm tra
IV. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA :
1. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra :
2. Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị :
3. Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu : 4. Kiểm tra phải khách quan :
5. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp :
6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế 7. Việc kiểm tra phải đưa đến hành động :
Nhận diện những sai
leọch
So sánh thực tế với tiêu chuẩn đề ra
Công tác thực tế Đo lường
công tác thực tế
Phaân tích nguyeân nhaân sai leọch
Chửụng trình coâng tác sửa đổi
Công tác mong muoán Thực hiện
sửa đổi
Tóm lại : Kiểm tra là chức năng quản trị rất quan trọng, có liên quan mật thiết với các chức năng hoạch định, tổ chức nhân sự. Về cơ bản, kiểm tra là một hệ thống phản hồi, là bước sau cùng của tiến trình quản trị. Với quan niệm quản trị học hiện đại, vai trò của kiểm tra bao trùm toàn bộ tiến trình này.
CHUYÊN ĐỀ 3:
NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI QUẢN TRỊ A- THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ