Chương này sẽ khám phá quy trình hoạch định và cách thức mà các nhà quản trị xây dựng các kế hoạch có hiệu quả. Quan tâm đến việc thiết lập mục tiêu, thảo luận về các loại kế hoạch giúp cho tổ chức đạt được các mục tiêu. Ngoài ra cũng xem xét các cách tiếp cận về công tác hoạch định.
Trả lời các câu hỏi WHAT: Mục 1-5
( Các mục này bổ sung lẫn nhau, mục nhỏ bổ sung cho mục lớn ) 1. PHONG CÁCH QUẢN TRỊ CỦA BẠN CÓ PHÙ HỢP VỚI VIỆC
THIẾT LẬP MỤC TIÊU HAY KHÔNG?
Ý nghĩa của mục: qua bảng câu hỏi giúp bạn thấy được khả năng thiết lập và hoạch định của mình qua các câu trả lời hầu như đúng, hầu như sai.
2. TỔNG QUAN VỀ VIỆC THIẾT LẬP MỤC TIÊU, HOẠCH ĐỊNH ( mục này bổ sung cho mục trên )
Các cấp độ của kế hoạch và mục tiêu quy hoạch. Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng một tuyên bố sứ mệnh chính thức khẳng định mục đích của tổ chức…
Các nhà quản trị cấp cao thường chịu trách nhiệm thiết lập các kế hoạch và mục tiêu chiến lược dẫn đến một cam kết về hiệu suất và hiệu quả.
Các nhà quản trị cấp trung sẽ xây dựng các kế hoạch chiến thuật, đặc biệt chú ý đến các hoạt động chính mà đơn vị đó phải hoàn thành để hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch chiến lược.
Các nhà quản trị ở cấp cơ sở phát triển các kế hoạch hoạt động tập trung vào các nhiệm vụ và quy trình cụ thể để góp phần đạt được các mục tiêu chiến thuật.
Quy trình hoạch định của tổ chức
Bắt đầu với việc nhà quản trị phát triển một kế hoạch tổng thể cho tổ chức, trong đó xác định rõ sứ mệnh và các chiến lược của tổ chức.
Thứ hai, các nhà quản trị chuyển hóa, thay đổi kế hoạch thành hành động bằng việc xác định rõ mục tiêu và kế hoạch chiến thuật.
Các công cụ triển khai kế hoạch bao gồm: quản trị theo mục tiêu, bảng đo lường thực hiện, các kế hoạch đơn dụng, và thực hiện giao quyền cho cấp dưới.
Cuối cùng, các nhà quản trị cần định kỳ phân tích kết quả thực hiện các kế hoạch và thực hiện, điều chỉnh khi cần thiết, và khởi đầu trở lại quy trình hoạch định.
3. THIẾT LẬP MỤC TIÊU TRONG CÁC TỔ CHỨC
Ý nghĩa của mục: trình bày cách thiết lập mục tiêu, kế hoạch trong các tổ chứ.
Sứ mệnh của tổ chức được mô tả là các giá trị, nguyện vọng và mục đích của tổ chức. Một sứ mệnh được mô tả rõ ràng sẽ là cơ sở để xây dựng mục tiêu và kế hoạch cho các bước tiếp theo.
Các mục tiêu và kế hoạch
Các mục tiêu chiến lược là lời tuyên bố dứt khoát về hướng đi mà tổ chức muốn thực hiện trong tương lai. Những mục tiêu này liên quan đến toàn bộ tổ chức chứ không liên quan đến các đơn vị hoặc phòng ban cụ thể. Các kế hoạch chiến lược xác định các quá trình hành động mà công ty tìm cách đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.
Các mục tiêu chiến thuật áp dụng cho các bộ phận quản trị cấp trung và mô tả những gì các đơn vị cấp dưới nên làm để giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chung. Các kế hoạch chiến thuật sẽ được xác định để hỗ trợ việc thực hiện các kế hoạch chiến lược quan trọng và bổ sung một phần chiến lược của công ty
Các kế hoạch hoạt động điều hành xác định các hành động nhằm đạt được mục tiêu hoạt động và hỗ trợ các kế hoạch chiến thuật. Các mục tiêu cần được lượng hóa và kế hoạch của mỗi bộ phận phải mô tả cách thức đạt được các mục tiêu.
Sử dụng sơ đồ chiến lược để liên kết các mục tiêu. Sơ đồ chiến lược là một kỹ thuật đang được sử dụng phổ biến để liên kết các cấp bậc mục tiêu trong tổ chức và nó thể hiện trực quan các yếu tố thúc đẩy sự thành công của tổ chức.
4. HOẠCH ĐỊNH HOẠT ĐỘNG ĐIỀU HÀNH
Ý nghĩa của mục: mục này trình bày về các mục tiêu có hiệu quả và việc quản trị theo mục tiêu (MBO)
Tiêu chuẩn của các mục tiêu có hiệu quả
Các mục tiêu cần cụ thể và có thể đo lường được
Các mục tiêu cần phải xác định mốc thời gian hoàn thành
Các mục tiêu cần bao trùm các lĩnh vực thể hiện kết quả
Các mục tiêu có tính thách thức nhưng cần hiện thực
Các mục tiêu cũng cần liên kết với các phần thưởng Quản trị theo mục tiêu ( MBO )
1) Thiết lập các mục tiêu
2) Phát triển các kế hoạch hành động 3) Xem xét lại tiến trình
4) Đánh giá tổng thể việc thực hiện Các lợi ích của MBO
( Bổ sung cho mục ở trên)
Các mục tiêu của công ty sẽ dễ dàng hoàn thành hơn khi chúng được quan tâm nhiều bởi các nhà quản trị và người lao động
Việc thực hiện công việc sẽ được cải thiện khi người lao động cam kết hoàn thành các mục tiêu và được động viên bởi vì họ được hỗ trợ trong việc quyết định những gì được kỳ vọng.
Các mục tiêu ở cấp thấp hơn được liên kết với mục tiêu ở cấp cao hơn và như thế sẽ đảm bảo cho việc hoàn thành các mục tiêu ở cấp cao nhất.
Các kế hoạch đơn dụng và thường trực:
Các kế hoạch sử dụng một lần được phát triển nhằm đạt được một loạt mục tiêu khó có thể tái diễn trong tương lai. Các kế hoạch đơn mục đích thường là các quy trình và dự án.
Các kế hoạch thường trực là những kế hoạch ứng phó với các tình huống phát sinh lặp đi lặp lại trong tổ chức. Các kế hoạch thường trực cơ bản bao gồm các chính sách, quy định và thủ tục của tổ chức.
5. LỢI ÍCH VÀ NHỮNG GIỚI HẠN CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH Ý nghĩa của mục: mục này cho bạn thấy được những lợi ích, thuận lợi cũng như giới hạn, hạn chế của hoạch định.
Các hoạt động hoạch định thường có tác động tích cực đến kết quả hoạt động của công ty:
Các kế hoạch và mục tiêu là nguồn lực tạo nên sự cam kết và động viên
Các mục tiêu và kế hoạch sẽ hướng dẫn sự phân bổ nguồn lực
Các mục tiêu và kế hoạch sẽ hướng dẫn hành động
Các mục tiêu và kế hoạch sẽ thiết lập một chuẩn mực cho việc thực hiện
Hoạch định có thể gây tổn thương cho việc thực hiện của tổ chức theo một số cách:
Tạo nên một cảm nhận sai lầm về sự chắc chắn
Gây nên sự cứng nhắc trong một môi trường đầy biến động
Không tạo điều kiện cho những cách thức sáng tạo và tư duy trực giác
Trả lời cho câu hỏi HOW: Mục 6-7
( Các mục này bổ sung lẫn nhau, mục nhỏ bổ sung cho mục lớn ) 6. HOẠCH ĐỊNH TRONG ĐIỀU KIỆN MÔI TRƯỜNG BẤT ỔN
Ý nghĩa của mục: giúp bạn đọc thấy được hoạch định làm việc như thế nào trong môi trường bất ổn hiện nay.
Hoạch định hay lập kế hoạch tình huống. Người quản trị có thể phát triển nhiều lựa chọn trong tương lai để giúp họ lập kế hoạch thích ứng hơn.
Quản trị khủng hoảng. Đảm bảo ứng phó với những sự kiện bất ngờ và tàn khốc có thể phá hủy doanh nghiệp nếu lãnh đạo không chuẩn bị sẵn sàng để phản ứng nhanh chóng.
Ngăn ngừa khủng hoảng.
Chuẩn bị khủng hoảng
7. CÁC CÁCH TIẾP CẬN SÁNG TẠO KHI HOẠCH ĐỊNH
Ý nghĩa của mục: trình bày những cách thức tiếp cận một cách sáng tạo, mới mẻ khi các nhà quản trị hoạch định.
Thiết lập các mục tiêu có tính nới giãn để đạt sự tuyệt hảo Đặt mục tiêu hợp lý nhưng đầy tham vọng để đạt được sự xuất sắc.
Những mục tiêu này phải rõ ràng, hấp dẫn và giàu trí tưởng tượng để thúc đẩy nhân viên và tạo ra sự xuất sắc.
Sử dụng các bảng đo lường thực hiện đo hiệu suất để giúp các nhà quản lý cấp cao theo dõi xem hoạt động kinh doanh có đi đúng hướng hay không.
Triển khai các đội thu thập thông tin tình báo giúp người quản trị có thông tin tốt để lựa chọn kế hoạch, mục tiêu trong điều kiện thông tin đầy đủ.