Chương này sẽ trình bày những khái niệm cơ bản được áp dụng cho tất cả các tổ chức và bộ phận, bao gồm cấu trúc tổ chức theo chiều dọc và việc sử dụng các cơ chế để phối hợp theo chiều ngang.
Trả lời cho câu hỏi WHAT: Mục 1-3
( Các mục này bổ sung lẫn nhau, mục nhỏ bổ sung và làm sáng tỏ cho mục lớn )
1. NIỀM TIN CỦA BẠN TRONG HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO LÀ GÌ?
Ý nghĩa của mục: qua bảng câu hỏi giúp bạn thấy được mức độ thể hiện niềm tin của bạn về vai trò của nhà lãnh đạo qua từng câu trả lời hầu như đúng, hầu như sai. Từ đó thấy được mức độ niềm tin của cá nhân.
2. THIẾT KẾ TỔ CHỨC THEO CHIỀU DỌC
Cơ cấu tổ chức được xác định là: (1) tập hợp các nhiệm vụ chính thức được giao cho các cá nhân, bộ phận; (2) thiết lập các mối quan hệ báo cáo chính thức, bao gồm các cấp thẩm quyền, trách nhiệm ra quyết định, số cấp trong cơ cấu tổ chức và mức độ kiểm soát của quản trị viên; và (3) thiết kế một hệ thống đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa nhân viên của các phòng ban khác nhau. Việc xác định tập hợp các nhiệm vụ và mối quan hệ báo cáo chính thức của các phòng ban trong tổ chức cung cấp khuôn khổ cho việc kiểm soát tổ chức theo chiều dọc.
1) Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa công việc, đôi khi được gọi là chuyên môn hóa công việc, là mức độ mà các nhiệm vụ của một tổ chức được chia thành các đơn vị nhỏ hơn gọi là công việc. Khi chuyên môn hóa công việc mở rộng, nhân viên chỉ chuyển sang thực hiện một nhiệm vụ duy nhất. Phạm vi nhiệm vụ giảm đi nhưng chúng được thực hiện với hiệu quả cao hơn. Chuyên môn hóa quá nhiều dẫn đến sự cô lập của nhân viên và chỉ làm một loại công việc sẽ khiến họ cảm thấy nhàm chán, tạo ra tình trạng tách biệt, khiến việc phối hợp trở nên khó khăn.
2) Chuỗi mệnh lệnh
Chuỗi mệnh lệnh đại diện cho một chuỗi quyền lực kết nối các nhân viên trong một tổ chức và biểu thị mối quan hệ báo cáo trực tiếp trong cơ cấu tổ chức. Chuỗi mệnh lệnh dựa trên các nguyên tắc cơ bản: thống nhất chỉ huy và đa chiều.
Quyền lực: Được định nghĩa là quyền lực chính thức và hợp pháp của người lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định, ra lệnh và phân bổ nguồn lực để đạt được kết quả mong muốn của tổ chức.
Quyền lực được nhận dạng thông qua 3 đặc trưng:
Gắn với vị trí chứ không phải con người
Được phân cấp từ trên xuống theo chiều dọc của hệ thống cấp bậc
Phải được sự chấp nhận của cấp dưới
Trách nhiệm: Là một khía cạnh của vấn đề thẩm quyền, thể hiện nghĩa vụ thực hiện một công việc hoặc hoạt động được giao. Thông thường, các nhà quản trị được trao quyền tương ứng với trách nhiệm của họ.
Trách nhiệm báo cáo: Là một cơ chế được sử dụng để tạo ra sự cân bằng giữa quyền lực và trách nhiệm giải trình. Trách nhiệm giải trình ngụ ý rằng một người có thẩm quyền và trách nhiệm sẽ phải báo cáo và đánh giá hiệu quả công việc của họ với cấp trên trực tiếp trong chuỗi chỉ huy.
Uỷ quyền: Là một quá trình trong đó các nhà quản trị thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của mình đối với những người nắm giữ các vị trí bên dưới họ trong cơ cấu phân cấp của tổ chức.
Các bộ phận theo tuyến: Thực hiện các công việc nhằm hoàn thành các mục đích và nhiệm vụ của tổ chức đó.
Các bộ phận tham mưu: Bao gồm tất cả các bộ phân cung cấp kỹ năng chuyên môn để hỗ trợ bộ phận theo tuyến
Quyền lực theo tuyến: Thể hiện quyền lực chính thức của một cá nhân trong việc chỉ đạo và kiểm soát nhân viên dưới quyền trực thuộc bộ phận theo tuyến do họ được giao nhiệm vụ quản trị bộ phận đó
Quyền lực tham mưu: Có mức độ nhỏ hơn và bao gồm quyền đưa ra lời khuyên, khuyến cáo và tư vấn về lĩnh vực chuyên môn mà cá nhân đó phụ trách
Phạm vi quản trị (phạm vi kiểm soát): Thể hiện số lượng mà nhân viên trực tiếp báo cáo cho một nhà quản trị cấp trên
Tập trung và phân tán quyền lực: Liên quan đến việc quyết định đưa ra ở cấp nào
3. THIẾT KẾ CÁC BỘ PHÂN TRONG CẤU TRÚC TỔ CHỨC
Cấu trúc chức năng: Thường được gọi là cơ cấu hình chữ U hoặc cơ cấu đơn vị, các hoạt động được nhóm lại theo chức năng chung từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất của tổ chức. Các phòng ban quan trọng dưới quyền của tổng giám đốc được nhóm lại theo các kỹ năng chuyên môn tương tự và nguồn lực được sử dụng.
Cấu trúc theo bộ phận độc lập: Xuất hiện khi các phòng ban trong tổ chức được hình thành trên cơ sở tập hợp những người trong một phòng ban có kết quả tương tự nhau. Với cơ cấu phòng ban, thường gọi là cấu trúc M (cấu trúc đa bộ phận) hoặc cơ cấu phi tập trung, các phòng ban được hình thành dựa trên trách nhiệm đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ,...
Cấu trúc tổ chức theo ma trận: Là sự phát triển dựa trên hai cách tiếp cận trên nhằm cải thiện sự phối hợp theo chiều ngang và chia sẻ thông tin. Một đặc điểm nổi bật của cách tiếp cận ma trận là sự hiện diện của hai đường quyền lực. Cấu trúc dọc cho phép kiểm soát giao tiếp giữa các chức năng và cấu trúc ngang cho phép phối hợp giữa các phòng ban.
Cấu trúc theo đội: Cho phép các nhà quản trị ủy thác và chuyển giao trách nhiệm cho các cấp thấp hơn, điều này sẽ giúp tổ chức linh hoạt và phản ứng nhanh hơn trong môi trường cạnh tranh toàn cầu phức tạp.
Đội đa chức năng
Đội thường trực
Cấu trúc tổ chức theo mạng lưới ảo: thể hiện việc công ty ký hợp đồng phụ thuộc để thực hiện hầu hết các chức năng chính của các công ty độc lập và điều phối hoạt động của họ từ trụ sở chính. Tổ
chức có thể được coi là trụ sở chỉ huy và được bao quanh bởi một mạng lưới các chuyên gia bên ngoài, thậm chí mạng lưới này còn mở rộng ra toàn thế giới.
Cách tiếp cận theo mô- đun: một công ty sản xuất sử dụng các nhà cung ứng để cung cấp cho mình tất cả các bộ phận và cụm linh kiện của một loại sản phẩm, và chúng được đưa đến công ty để lắp rắp nên thành phẩm cuối cùng bởi cách công nhân của công ty.
Trả lời cho câu hỏi HOW: Mục 4-6
4. TỔ CHỨC PHỐI HỢP THEO CHIỀU NGANG
Khi các tổ chức tăng trưởng và phát triển, có hai điều sẽ xảy ra. Đầu tiên, các vị trí và phòng ban mới sẽ được bổ sung vào cơ cấu tổ chức để đáp ứng các yêu cầu mới về môi trường hoặc chiến lược bên ngoài. Thứ hai, các nhà quản trị cấp cao phải tìm cách kết nối tất cả các phòng ban lại với nhau.
Sự phối hợp (coordination): Đề cập đến một loại công việc hành chính liên quan đến quy định và đồng bộ hóa tất cả các hoạt động khác nhau giữa các nhân viên và phòng ban khác nhau.
Sự cộng tác ( collaboration):Thể hiện nỗ lực chung của mọi người ở hai bộ phận để tạo ra kết quả phục vụ cho mục đích chung hoặc mục đích chung.
Lực lượng đặc nhiệm: Một nhóm hoặc ủy ban tạm thời được thành lập để giải quyết vấn đề liên chức năng.
Đội liên chức năng (đội đa chức năng): Tạo điều kiện cho sự hợp tác theo chiều ngang bằng cách thường xuyên tập hợp những người tham gia từ các phòng ban khác nhau để giải quyết các vấn đề hiện tại liên quan đến lợi ích chung.
Giám đốc dự án: Người chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động của nhiều bộ phận để hoàn thành một dự án cụ thể.
5. CÁC YẾU TỐ ĐỊNH HÌNH CẤU TRÚC
Cấu trúc tương thích với chiến lược: Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng kết quả kinh doanh bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi sự tương
thích tốt nhất của cơ cấu tổ chức với mục đích chiến lược và nhu cầu môi trường, bởi vì các nhà quản trị do đó phải nỗ lực rất nhiều để lựa chọn chiến lược và cơ cấu phù hợp. Cả hai thuật ngữ cơ học và hữu cơ đều có thể được sử dụng để giải thích các thiết kế cấu trúc.
Cấu trúc thích hợp với công nghệ:
Sản xuất đơn chiếc và theo lô hàng nhỏ
Sản xuất theo lô hàng lớn và hàng loạt
Công nghệ sản xuất liên tục
Công nghệ trong lĩnh vực dịch vụ
6. RA QUYẾT ĐỊNH CÓ TÍNH SÁNG TẠO
QUY LẠI: Nhìn chung giữa các mục (mục lớn, mục nhỏ) trong từng chương đều có sự liên kết chặt chẽ và bổ sung lẫn nhau tạo ra tính logic giúp người đọc dễ dàng tiếp cận cận và hiểu rõ được nội dung của từng chương từng mục. Hơn thế, sự liên kết bổ sung này còn giúp cho người đọc hiểu rõ hơn về các vấn đề xoay quanh môi trường quản trị.