Để thiết kế một biểu báo theo ý muốn mà không sử dụng bộ hướng dẫn (Wizard) ta làm như sau:
+ B1: Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn thẻ Report.
+ B2: Chọn nút lệnh New Xuất hiện hộp thoại New Report
Hình 5.6
+ B3: Trong hộp thoại New Report chọn Design View và trong
hộp danh sách Choose the table or query where the object’s data comes from: chọn một bảng hay một truy vấn làm dữ liệu nguồn cho
biểu báo nếu muốn. Ví dụ trong trường hợp này chọn bảng SINHVIEN làm dữ liệu nguồn cho biểu báo.
+ B4: Chọn nút lệnh OK xuất hiện cửa sổ thiết kế biểu báo
Hình 5.7
+ B5: Trong biểu báo trống, lần lượt thêm các điều khiển cần thiết
để trình bày dữ liệu theo ý muốn.
+ B6: Tạo nhóm dữ liệu hoặc sắp xếp dữ liệu theo ý muốn.
+ B7: Mở biểu báo ở chế độ Print Preview để xem kết quả.
+ B8: Lưu biểu báo: Vào File Save
Một số chế độ thiết kế biểu báo trong hộp thoại New Report:
+ Design View: Người sử dụng tự thiết kế biểu báo theo ý muốn. + Report Wizard: Thiết kế biểu báo có sự trợ giúp của bộ Wizard. + AutoReport Column: Tự động tạo biểu báo dạng cột.
+ AutoReport Tabular: Tự động tạo biểu báo dạng danh sách.
+ Chart Wizard: Tạo biểu báo đồ thị có sự trợ giúp của bộ Wizard. + Label Wizard: Tạo biểu báo dạng nhãn có sự trợ giúp của bộ Wizard.
5.10ạo nhóm dữ liệu và sắp xếp dữ liệu theo yêu cầu
Để tạo biểu báo mà trên nó có sử dụng chức năng nhóm và sắp xếp
dữ liệu ta thực hiện như sau:
+ Mở biểu báo ở chế độ Design.
+ Vào menu View Chọn Sorting and Grouping… (Hoặc: chọn nút Sorting and Grouping ( ) trên thanh công cụ) Xuất hiện hộp thoại Sorting and Grouping:
Hình 5.8
+ Trong hộp thoại Sorting and Grouping chọn nhóm cần nhóm,
chọn cách sắp xếp và cài đặt các thuộc tính cho nhóm như sau:
+ Tại cột Field/Expression: Chọn trường cần nhóm theo.
Ví dụ: Trong danh sách sinh viên có sinh viên ở nhiều khoa khác nhau, khi thiết lập biểu báo yêu cầu nhóm các sinh viên ở cùng
khoa theo từng nhóm vì vậy trong cột này ta chọn mã khoa (MAKHOA) để phân nhóm.
+ Tại cột Sort Order: Chọn cách sắp xếp trong nhóm (Ascending: sắp xếp tăng dần, Descending: sắp xếp giảm dần).
Một số thuộc tính trong hộp thoại Sorting and Grouping:
+ Group Header: Cho thể hiện (Yes) hoặc ẩn (No) phần tiêu đề đầu nhóm.
+ Group Footer: Cho thể hiện (Yes) hoặc ẩn (No) phần tiêu đề cuối nhóm.
+ Group On: Ấn định cách phân nhóm theo các giá trị, chọn:
Each Value: Nhóm các mẫu tin chứa cùng giá trị trong trường cần nhóm.
Prefix Characters: Nhóm các mẫu tin cùng chứa n ký tự đầu tiên trong trường cần nhóm.
+ Group Interval: Ấn định khoảng các gía trị có hiệu lực cho các phân nhóm tại thuộc tính Group On. Nếu tại thuộc tính Group On
chọn là Each Value thì ở Group Interval chọn là 1, còn nếu tại
thuộc tính Group On chọn là Prefix Characters thì ở Group
Interval cài đặt là 1, 2… tuỳ thuộc vào cách phân nhóm theo
1,2… ký tự đầu của giá trị trong truờng cần nhóm.
+ Keep Together: Ấn định có thể in một phần của nhóm trên trang
hay luôn luôn in cả nhóm trên cùng một trang:
No: In theo chế độ mặc định.
Whole Group: Luôn luôn in các mẫu tin trong cùng một nhóm trên cùng một trang.
With First Detail: Khi in tiêu đề nhóm phải luôn kèm theo ít nhất một dòng tin chi tiết trước khi qua trang mới.
Quan sát hộp thoại Sorting and Grouping trên ta thấy dữ liệu trong biểu báo được nhóm theo trường MAKHOA (Field/Expression: MAKHOA) và dữ liệu được trình bày theo thứ tự tăng dần của mã khoa (Sort Order: Ascending), trong biểu báo cho phép thể hiện phần tiêu đề đầu nhóm (Group Header:Yes) và thể hiện phần tiêu đề cuối nhóm (Group Footer:Yes), ấn định cách phân nhóm theo cùng giá trị trong trường mã khoa (Group On: Each Value và Group Interval: 1), cuối cùng là ấn định luôn luôn in các mẫu tin trong cùng nhóm trên cùng một trang (Keep Together: Whole Group).
5.11ạo điều khiển tính toán trong biểu báo
Để tạo thêm các điều khiển tính toán cho biểu báo (Ví dụ: sử dụng
để thống kê các dữ liệu mong muốn) ta thực hiện như sau:
+ Mở biểu báo ở chế độ Design
+ Chọn vị trí thích hợp đặt điều khiển (tuỳ thuộc vào yêu cầu của biểu báo).
+ Thiết kế điều khiển cô lập tại vị trí đã chọn: Bấm chọn loại bỏ chức năng Wizard và chọn nút thích hợp trong hộp Toolbox để tạo điều khiển.
+ Nhập biểu thức tính toán trực tiếp vào hộp dữ liệu hoặc có thể nhập biểu thức vào thuộc tính Control Source trong bảng thuộc tính của điều khiển hoặc sử dụng chức năng Expression Builder để xây dựng biểu thức (sử dụng chức năng này bằng cách kích chọn nút Build (…) ở cuối dòng thuộc tính Control Source).
+ Mở biểu báo ở chế độ Print Preview để xem kết quả.
Ta có thể thêm các điều khiển hộp kiểm (check box), nút chọn (option button) hoặc nhóm chọn lựa (option group) trên biểu báo để trình bày các nội dung theo mong muốn.