CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN NHẬP KHẨU HÀNG LẺ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG
3.3. Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận nhập khẩu hàng lẻ bằng đường biển của công ty
3.3.1. Giải pháp 1: Tăng cường công tác Marketing, xây dựng website riêng quảng bá dịch vụ và hình ảnh công ty, mở rộng phạm vi hoạt động
Cơ sở để xuất giải pháp:
Hiện nay, nhu cầu khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa ngày càng nhiều là cơ hội lớn cho các công ty giao nhận như công ty GDP . Tuy nhiên, do áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt cũng như việc nghiên cứu thị trường và công tác marketing một cách bài bản ở công ty lại chưa được chú trọng và đầu tư đúng cách và hầu như bị động trong việc tìm kiếm các khách hàng mới cho công ty. Do đó, tác giả đề xuất giải pháp tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường là hoàn toàn cần thiết.
Mục tiêu đề xuất giải pháp:
Hiểu rõ về nhu cầu thị trường về việc sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu cũng như những tiêu chuẩn khách hàng đặt ra đối với dịch vụ giao nhận để từ đó đưa ra những phương án, chiến lược đúng đắn giúp thu hút khách hàng hiệu quả. Mở rộng thị trường, xây dựng đội ngũ nhân viên Marketing chuyên nghiệp, định vị được hình ảnh công ty trên thương trường.
Nội dung, cách thức thực hiện giải pháp:
Thứ nhất, thành lập một bộ phận Marketing riêng biệt chuyên phụ trách việc nghiên cứu, theo dõi nhu cầu khách hàng thông qua các hình thức xúc tiến thương mại trong phạm vi ngân sách của công ty như chương trình truyền thông, khuyến mãi, gói ưu đãi hấp dẫn,…và đặc biệt là công cụ Marketing online như Google Adworks và SEO,…kết hợp tăng cường tìm kiếm khách hàng bằng điện thoại, fax, e-mail… để liên lạc, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, phân chia thị trường và phân công mỗi nhóm nhân viên phụ trách một số phân khúc thị trường cụ thể, so sánh dịch vụ của công ty với dịch vụ của đối thủ cạnh tranh để có chiến lược kinh doanh phù hợp.
Thứ hai, xây dựng Website chuyên nghiệp quảng bá sản phẩm dịch vụ và khẳng định hình ảnh công ty trên thương trường. Website cần thể hiện sự chuyên nghiệp trong thiết kế giao diện, bề mặt của website. Giao diện thiết kế đẹp mắt, thông tin được sắp xếp có hệ thống,
dễ tìm kiếm, thu hút nhiều doanh nghiệp đăng nhập trang web; thể hiện được tình hình hoạt động kinh doanh đi lên của doanh nghiệp; thông tin về những đối tác, khách hàng mà công ty GDP có được cần được cập nhật thường xuyên; website có không gian cho những trao đổi thảo luận giữa các nhân viên trong công ty cũng như những thành viên bên ngoài. Thứ 3, chủ động liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng. Nhân viên kinh doanh phải có tính kiên trì trong quá trình tiếp cận khách hàng, khuyến khích họ dùng thử dịch vụ của công ty bằng các hình thức ưu đãi như tặng kèm dịch vụ tư vấn chọn hình thức bảo hiểm và phương thức thanh toán có lợi nhất cho khách hàng. Nhân viên cần
có bản kế hoạch làm việc chủ động gửi E-mail hoặc gọi điện thoại cho khách hàng định kì
để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Tham gia tìm kiếm khách hàng tại các hội chợ triển lãm tìm kiếm thêm khách hàng.
Thứ tư, phòng kinh doanh cần nghiên cứu thị trường để nắm bắt thông tin. Hai thị trường
mà công ty đang hướng tới là Bình Dương và Đồng Nai, vì đây là 2 thành phố đang rất phát triển trong khu vực Đông Nam Bộ. Hàng năm, tại hai tỉnh này có rất nhiều doanh nghiệp mở rộng đầu tư kinh doanh. Để thâm nhập vào thị trường này, công ty GDP cần đầu tư nguồn nhân lực phòng kinh doanh, xây dựng văn phòng đại diện. Khi tiến hành mở rộng phạm vi hoạt động, công ty cần lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng để có thể đạt kết quả tốt nhất: xác định mục tiêu mối quan hệ làm ăn mới, tấn công thị trường, phá vỡ mối quan hệ giữa công ty khách hàng với các nhà cung cấp cấp dịch vụ logistics cũ, chiếm vị thế trên thị trường thông qua giá cả, lôi kéo khách hàng, quảng bá hình ảnh và chất lượng
dịch vụ…
Cuối cùng, giảm giá dịch vụ trong thời gian ít khách hàng, công ty có thể cho khách hàng những dịch vụ miễn phí. Các dịch vụ này có thể là tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế; tư vấn cho khách hàng về các hãng tàu biển có uy tín, đoạn đường đi hợp lý, những thủ tục cần thiết để có thể nhập khẩu dễ dàng.
3.3.2. Giải pháp 1: Đầu tư cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật: phương tiện vận chuyển, hệ thống kho bãi đáp ứng cho hoạt động giao nhận
Cơ sở đề xuất giải pháp:
Việc nhận hàng tại cảng thường làm công ty tốn nhiều chi phí và thời gian, năng suất xếp
dỡ thấp, mất nhiều thời gian và chi phí nhân công, hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát, phải thuê xe vận chuyển ngoài, phải lưu kho tại cảng, phát sinh thêm chi phí. Do công ty vẫn chưa đầu tư cho đội xe hiện đại hơn, phương tiện chở hàng cũng như các trang thiết bị hỗ trợ, hệ thống kho bãi nên phải phụ thuộc nhiều vào đội xe thuê ngoài, mất đi tính chủ động.
Mục tiêu giải pháp:
Xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất một cách đồng bộ để đảm bảo tính thuận tiện, nhanh chóng, hiệu quả trong việc quản lý kho bãi, xuất nhập hàng hóa, giảm rủi ro hư hỏng, thất thoát hàng hóa trong phục vụ công tác giao nhận, nâng cao lợi nhuận và uy tín dịch vụ của công ty. Tiết kiệm chi phí, giá cước có thể cạnh tranh với các công ty cùng ngành.
Nội dung, cách thức thực hiện giải pháp:
Tăng cường đầu tư phương tiện vận chuyển: xe tải trọng lượng lớn, đầu xe kéo container, các loại xe chở hàng, xe nâng. Xây dựng mạng lưới xe vận tải xuyên suốt và một đội ngũ nhân viên kỹ thuật bảo trì các thiết bị máy móc phương tiện vận chuyển để đảm bảo tính
ổn định, an toàn trong quá trình phục vụ công tác giao nhận.
Đầu tư xây dựng hệ thống kho bãi riêng gần các cảng biển lớn đủ diện tích chứa container
và thuận lợi cho việc xếp dỡ hàng hóa và cho xe ra vào. Liên kết, hợp tác với các công ty cho thuê kho bãi để đảm bảo công ty luôn có đủ kho bãi để lưu giữ hàng hóa khi có nhu
cầu. Công ty GDP cũng nên ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình cung ứng dịch
vụ giao nhận của mình như lắp đặt hệ thống mạng nội bộ. Sử dụng Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic data interchange – EDI) để kết nối thông tin trong nội bộ với bên ngoài. Hệ thống này cho phép trao đổi thông tin, dữ liệu từ máy tính qua máy tính của các
bộ phận trong hệ thống. Một giải pháp cho phép truyển thông điện tử một các an toàn, bao gồm các thông tin về quỹ thanh toán giữa người mua với người bán qua các mạng dữ liệu riêng thông qua giải pháp EDI đám mây. Ngoài ra, EDI giúp công ty thực hiện các chức năng quản lý hậu cần, quản lý các đơn hàng, tồn kho và kho bãi, tối ưu hóa được quy trình vận hành, cung cấp nhanh chóng, hiệu quả và chính xác thông tin.
Để thực hiện việc này phải cần có một lượng vốn đầu tư lớn: Công ty có thể thực hiện một đường lối vững chắc trong việc sử dụng lợi nhuận tái đầu tư, điều này giúp công ty duy trì việc phát triển, làm gia tăng lợi ích cho khách hàng và tăng lợi nhuận cho công ty. Công ty có thể vay vốn Ngân hàng và cần phải ước tính được nhu cầu vay vốn hiện tại, có
kế hoạch vay và sử dụng vốn cụ thể và hiệu quả, đồng thời xác định rõ khả năng và thời hạn có thể hoàn lại vốn cũng như tất toán khoản nợ vay.
3.3.3. Giải pháp 3: Tuyển dụng thêm nhân viên có kinh nghiệm, tăng cường đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên
Cơ sở đề xuất giải pháp:
Quá trình phát triển khách hàng theo chiến lược của công ty cần đội ngũ nhân lực
về số lượng lẫn chất lượng. Bên cạnh đó, trước sự cạnh tranh của các đối thủ việc có đội ngũ nhân sự chất lượng cao là chìa khóa giúp công ty vận hành cũng như phát triển theo
kế hoạch đã đề ra tốt hơn trong bối cảnh hiện nay.
Mục tiêu giải pháp:
Thời gian hoàn tất một lô hàng nhanh hơn và hiệu quả công việc tốt hơn. Giảm thiểu rủi ro về sai sót chứng từ, khai báo hải quan, tránh những chi phí không đáng có, mang lại sự hài lòng cho khách hàng với dịch vụ của công ty.
Nội dung, cách thức thực hiện giải pháp:
Thứ nhất, công ty cần tuyển thêm nhân viên chứng từ và khai hải quan có kinh nghiệm do áp lực từ công việc ngày một tăng, yêu cầu về độ chính xác và tốc độ hoàn thành bộ chứng từ cao.
- Phương án 1, công ty có thể liên kết với các trường đại học: Đại học Hàng Hải, Đại học Ngoại thương, Đại học giao thông vận tải, hay thông qua quá trình thực tập
để giữ lại các sinh viên có năng lực, tiềm năng trong nghề.
- Phương án 2, tuyển nhân viên từ thị trường lao động bên ngoài với các tiêu chí như: bằng cấp Đại học, Cao đẳng, kinh nghiệm trên 2 năm, chứng chỉ liên quan…
Thứ hai, đối với nguồn nhân lực hiện tại, thường xuyên tổ chức các lớp học bổ sung cập nhật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là tiếng anh giao tiếp. Ngoài ra công ty nên tổ chức các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ, ngoại ngữ để mọi nhân viên luôn phải tự giác học tập, không lơ là việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ của mình. Công ty có thể tổ chức các cuộc thi thuyết trình về nội dung của các nghị định, thông tư mới được ban hành.
Thứ ba, công ty cần nghiên cứu và xây dựng một quy trình chuẩn và các hướng dẫn giải quyết phát sinh chung cho toàn thể nhân viên, đặc biệt khi nguồn nhân lực công
ty hiện nay chủ yếu là lao động trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như sẽ còn những lúng túng khi gặp các vấn đề phát sinh như khiếu nại từ khách hàng hoặc các trục trặc trong quá trình giao hàng, khai báo hải quan,… thì việc chuẩn hóa các bước thành văn bản sẽ hỗ trợ rất tốt, đồng thời còn giúp các phòng ban phối hợp với nhau trong quá trình làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, để thực hiện thủ tục nhập hàng tại cảng thì sẽ bao gồm những bước nào, sẽ phải gặp những ai, chi phí làm hàng bao nhiêu, những người có thể giúp đỡ nhân viên công ty hoàn thành công việc và các cách giải quyết khi nhân viên gặp
sự cố về việc xuất, chuyên chở hàng hóa.