CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
1.2. Nội dung công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp
1.2.5. Tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy
Các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường đều mong muốn thiết lập một hệ thống thông tin về kiểm tra tài sản và sự vận động của tài sản. Nhu cầu về thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin ngày càng khó khăn, phức tạp, cần có sự trợ giúp. Khi áp dụng tin học vào, toàn bộ hệ thống kế toán làm trên máy vi tính sẽ liên quan đến rủi ro tiềm tàng, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đạt hiệu quả tốt sẽ đảm bảo kế toán làm việc hiệu quả. Việc ứng dụng tin học kế vào công tác kế toán đưa đến cách nhìn nhận thống nhất, mang tính tự động hóa, các thông tin được lưu giữ và bảo mật, tạo được sự tin cậy nhất định và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh. Như vậy, xuất phát từ yêu cầu hội nhập, từ yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp và từ
Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán
Sv: Nguyễn Thị Vân 35 Lớp: CQ55/21.08
yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin ngoài doanh nghiệp mà phải ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
Kế toán máy là dùng máy tính, phần mềm kế toán để hỗ trợ thay thế một phần công việc của người làm kế toán tài chính cho đơn vị.
Đặc điểm chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán. Kế toán doanh thu, chi phí
và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện kế toán máy có những đặc điểm nổi bật sau:
- Mã hóa đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình tự động xử lý thông tin.
- Xây dựng một hệ thống danh mục tài khoản, kế toán chi tiết cho từng đối tượng để phục cho kế toán doanh thu, chi phí và xác định KQKD.
- Xây dựng một hệ thống số, báo cáo có tính tự động và xây dựng các chỉ tiêu phân tích cơ bản thuận tiện cho việc bổ sung và phân tích.
- Việc tập hợp các chi phí hoàn toàn do máy tự tổng hợp dữ liệu từ các phần hành kế toán có liên quan và từ chương trình có thể xác định KQKD cho từng kỳ báo cáo.
❖ Nguyên tắc tổ chức kế toán
- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng.
- Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao, trong đó phải tính đến
độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán
- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả
❖ Mã hóa
- Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu các đối tượng cần quản lý. Việc xác định các đối tượng mã hóa là hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán
Sv: Nguyễn Thị Vân 36 Lớp: CQ55/21.08
- Mã hóa các đối tượng quản lý cho phép sử dụng các ký hiệu ngắn gọn để mô
tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, giúp cho việc nhận diện thông tin một cách chính xác trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Việc mã hóa các đối tượng quản lý được thực hiện qua 3 bước:
+ Xác định đối tượng cần mã hóa (Khách hàng, Hàng hóa,…).
+ Lựa chọn phương pháp mã hóa thích hợp cho từng đối tượng (Mã hóa phân cấp, liên tiếp, tổng hợp,…).
+ Triển khai mã hóa theo phương pháp mã hóa đã lựa chọn cho từng đối tượng quản lý.
❖ Quy trình thực hiện công việc kế toán máy
- Xây dựng và khai báo hệ thống danh mục đối tượng kế toán: danh mục tài khoản, danh mục chứng từ, danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng. Hệ thống danh mục này cho phép tằng cường tính tự động trong quá trình nhập dữ liệu.
- Cập nhật số dư ban đầu: Kế toán chỉ phải cập nhật số dư ban đầu của tài khoản mới sử dụng phần mềm kế toán. Bắt đầu từ kỳ kế toán tiếp theo máy tính sẽ tự động kết chuyển số dư cuối kỳ trước sang số dư đầu kỳ này.
- Nhập dữ liệu phát sinh: Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc ban đầu như: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi,… để nhập thông tin vào máy tính.
- Sau khi nhập hết các thông tin thì máy tính sẽ tự động xử lý các số liệu đưa vào các sổ phù hợp. Sản phẩm cuối cùng của quy trình kế toán máy là sổ sách báo cáo. Đó là các sổ cái và sổ chi tiết các TK 111, 112, 131, 511, 632,…
❖ Nhiệm vụ kế toán
- Tổ chức vận dụng các tài khoản phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp lựa chọn.
- Tổ chức tập hợp kết chuyển hoặc phân bổ chi phí theo đúng trình tự
- Tổ chức xác định các báo cáo cần thiết về chi phí quản lý kinh doanh và tính giá vốn để chương trình tự động xử lý.
- Tổ chức kiểm kê, xử lý cập nhật số lượng hàng hóa tồn cuối kỳ, số lượng hàng hóa nhập xuất trong kỳ, hàng hóa tồn đầu kỳ….
Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán
Sv: Nguyễn Thị Vân 37 Lớp: CQ55/21.08