CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP XNK HÓA CHẤT VÀ THIẾT BỊ KIM NGƯU
2.1. Tổng quan chung về công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu
Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu- VIETCHEM tiền
thân là Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Kim Ngưu được thành lập
năm 2000 tại Hà Nội, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị
phòng thí nghiệm hóa chất tinh khiết, hóa chất công nghiệp. Tiền thân của
công ty là Cửa hàng kinh doanh thiết bị, hóa chất hoạt động trên 10 năm tại số
40 Kim Ngưu do ông Nguyễn Đức Việt, một người có nhiều kinh nghiệm
trong ngành điều hành.
Năm 2004, với mục tiêu tăng trưởng thị phần và đa dạng hóa ngành
nghề hoạt động kinh doanh, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và
Thiết bị Kim Ngưu (gọi tắt tên công ty là KIMEX JSC, Tên sản phẩm đăng
kí nhãn hiệu VIETCHEM) đƣợc thành lập theo hình thức công ty cổ phần
thay thế cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Kim Ngưu. Bên cạnh sự phát triển không ngừng của VIETCHEM, các sản phẩm của công ty đã đƣợc
mở rộng bao gồm cả về lƣợng và về chất, tập trung chủ yếu vào thiết bị khoa học, hóa chất tinh khiết, hóa chất công nghiệp, hóa chất sinh hóa sinh học
phân tử, các chủng loại thiết bị thủy tinh, nhựa,...
Hiện tổng số nhân sự của công ty là 408 nhân viên với hơn 80 cử nhân kinh tế, hơn 80 kỹ sư sinh hóa môi trường, hơn 15 cử nhân điện, điện tử, 120 đội vận tải và sản xuất, hơn 45 nhân viên hành chính và 68 nhân viên hỗ trợ.
Đây là đội ngũ nhân sự hùng mạnh, đều là thạc sĩ, kỹ sƣ và cử nhân từ các
trường đại học lớn trên cả nước như Đại học Ngoại Thương, Đại học Bách
Khoa, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Kinh tế quốc dân với nhiều năm
kinh nghiệm trong lĩnh vực hóa chất và thiết bị.
Sau 18 năm hình thành và phát triển, đồng hành cùng với ngành hóa
chất, VietChem đã vươn mình mạnh mẽ trở một trong những đơn vị cung cấp hóa chất hàng đầu của Việt Nam. VietChem luôn coi trọng phát triển văn hóa chuẩn mực của công ty với giá trị cốt lõi: Ân cần – Thân thiện – Chuyên
nghiệp – Uy tín – Trách nhiệm. VietChem đã luôn nỗ lực về cả nhân lực, vật
lực, tài lực, trí lực để xây dựng uy tín thương hiệu, niềm tin và tự hào là nhà
cung cấp cho nhiều đối tác khách hàng lớn trong và ngoài nước.
Với hệ thống 6 công ty, cùng các giải pháp trong thương hiệu VietChem bao gồm: Công ty CP XNK Hóa chất và thiết bị Kim Ngưu, Công
ty TNHH Sản xuất Tân Thành, Công ty CP Thiết bị kỹ thuật Lab VietChem, Giải pháp nuôi tôm an toàn và hiệu quả của Dr.Tom, Giải pháp chuẩn đoán nhanh - phanh mầm bệnh trong thú y của HappyVet và giải pháp vệ sinh chuyên dụng đến từ Đức của Công ty CP Degrasan VietChem, VietChem khẳng định có thể cung cấp một giải pháp tổng thể và toàn diện đến tất cả các khách hàng trên toàn Quốc.
Với phương châm “Khách hàng cần, chúng tôi có” VietChem mang
sứ mệnh không ngừng mở rộng, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm trong từng lĩnh vực, khai thác và cung cấp những mặt hàng chất lƣợng nhằm thoả mãn mọi yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Với một quy mô ngày càng
mở rộng cùng những thành tựu đã đạt đƣợc này là tiền đề và đồng thời là các động lực để thúc đẩy VietChem tiếp tục phấn đấu phát triển và bứt phá mạnh
mẽ trong năm 2020 và các giai đoạn sắp tới. VietChem sẽ cố gắng giữ vững
và trở thành đơn vị cung cấp hóa chất và thiết bị thí nghiệm số 1 của Việt Nam cũng nhƣ tại Đông Nam Á.
Quy mô hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây
Số lƣợng cán bộ nhân viên trong công ty từ năm 2018 đến năm 2020:
Chỉ tiêu ĐVT Năm
2018
Năm
2019
Năm
2020
Số lượng lao động Người 400 400 408
Cao học Người 70 80 100
Đại học Người 300 290 274
Cao đẳng- trung cấp Người 30 30 34
2.1.2. Những ƣu điểm trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết
quả bán hàng tại Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu.
Công ty nhận đƣợc sự quan tâm giúp đỡ của thành ủy – UBND thành phố, đặc biệt sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo và các phòng ban chức năng của thành phố, sự quan tâm ủng hộ nhiệt tình của các cơ quan ban ngành nhƣ: Sở tài chính vật giá, Sở kế hoạch đầu tƣ…;
Sự hợp tác, ủng hộ tích cực của nhiều đối tác kinh doanh trong và ngoài tỉnh với quy mô ngày càng phát triển cả về bề rộng và chiều sâu;
Sự ổn định và từng bước hoàn thiện về công tác tổ chức, sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của tập thể lãnh đạo và toàn thể công ty
Sau một thời gian hoạt động, Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu đã không ngừng phấn đấu để khẳng định vị thế của mình trong ngành nói riêng và trong nền kinh tế nói chung. Để đạt đƣợc những kết quả đó công
ty đã không ngừng cải tiến về mọi mặt trong đó công tác kế toán được thường xuyên quan tâm và thực sự đƣợc chú ý, trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý của công ty.
Thông qua những nội dung đã tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và
kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP XNK Hóa chất
và Thiết bị Kim Ngưu có những điểm cần duy trì và phát huy hơn nữa:
Về tình hình kinh doanh của Công ty
Với sự cộng tác của các đồng nghiệp trong nước và các chuyên gia nước ngoài về các lĩnh vực trên, cùng với trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ kỹ
sƣ, chuyên viên trong Công ty, Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu đã và đang ngày càng từng bước khẳng định được vị trí của mình trong các lĩnh vực hoạt động và giữ đƣợc uy tín đặc biệt với khách hàng.
Tình hình kinh doanh của Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu diễn ra khá tốt. Công ty đã tham gia và thực hiện thành công việc cung cấp, lắp đặt, đào tạo, chuyển giao công nghệ, thiết bị cho nhiều dự án và đã trở thành đối tác quen thuộc của nhiều khách hàng thuộc các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với quy mô cũng nhƣ yêu cầu quản lý của công ty. Đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, năng động, có khả năng thích ứng nhanh với tình hình biến động trên thị trường.
Môi trường làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp, các nhân viên đều có tinh thần trách nhiệm cao với công việc đƣợc giao.
Các chủ trương, chiến lược kinh doanh phù hợp với đặc thù của công ty và nhu cầu thị trường.
Về tổ chức công tác kế toán của Công ty:
Nhìn chung việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty đƣợc thực hiện một cách có hệ thống, phù hợp với chính sách, chế độ, thể chế tài chính kế toán hiện hành. Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ, tổ chức tương đối hoàn chỉnh. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, thành thạo tin học văn phòng và nghiệp vụ chuyên môn.
Về vận dụng chế độ kế toán:
Hiện nay công ty áp dụng chế độ kế toán Công ty theo TT200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do
Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Về sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng đã đầy đủ các loại sổ chi tiết, tổng hợp và lấy theo các biểu mẫu của TT200
Về hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản mà Công ty đang áp dụng tuân thủ theo đúng nhƣ chế
độ nhà nước ban hành. Kế toán hạch toán đúng theo như nội dung của tài khoản. Công ty còn áp dụng linh hoạt việc vận dụng tài khoản phù hợp với đặc điểm của Công ty là cả bán hàng, cung cấp dịch vụ…. để đảm bảo độ chính xác của thông tin mà vẫn tuân thủ theo chế độ.
Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ đƣợc phần nào khối lƣợng công việc kế toán, tránh đƣợc sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán.
Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Các chứng từ đều đƣợc sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thông tin về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. Các chứng từ đều đƣợc kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời nhằm phục vụ cho việc hạch toán đƣợc
rõ ràng, chính xác từ đó nâng cao tính kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ công
ty. Kế toán thực hiện rất nghiêm ngặt việc lập và luân chuyển chứng từ theo đúng qui định để đảm bảo cho tính khách quan và tuân thủ của chứng từ. Chứng từ được lưu trữ một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và bảo quản.
Với hình thức sử dụng kế toán máy đã giúp công tác hạch toán kế toán đƣợc đơn giản hơn. Vì vậy khối lƣợng công việc kế toán đã đƣợc giảm nhẹ hơn. Nhân viên kế toán chỉ cần thu thập chứng từ kế toán, dựa vào các chứng
từ đó để hạch toán các bút toán cần thiết vào máy vi tính, máy sẽ tự động luân chuyển và tổng hợp các thông tin vào các sổ tổng hợp, chi tiết, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, áp dụng phần mềm kế toán việc lập các sổ và báo cáo không những nhanh mà số liệu giữa các sổ, các báo cáo còn có sự thống nhất. Nhờ vậy mà kế toán không còn phải mất quá nhiều thời gian để thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp hay với các thông tin trên báo cáo nhƣ kế toán thủ công.
Hàng tháng, Phòng kế toán của Công ty đều cung cấp thông tin một cách kịp thời đến các nhà quản lý thông qua các báo cáo. Từ đó, lãnh đạo Công ty
có những quyết định kịp thời và có những biện pháp thích hợp để điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bên cạnh những mặt đã đạt đƣợc, đơn vị cũng đang tồn tại một số hạn chế nhất định.
2.1.3. Những nhƣợc điểm trong công tác kế toán bán hàng và xác định
kết quả bán hàng tại Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu.
Bên cạnh những thuận lợi trên, công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn:
Trong bối cảnh hội nhập, đồng thời với việc thực hiện cơ chế đấu thầu cung ứng hóa chất và thiết bị trong ngành đòi hỏi công ty phải nỗ lực vươn lên để thích ứng với cơ chế cạnh tranh gay gắt của quy luật thị trường
Chi phí đầu vào tiếp tục gia tăng làm ảnh hưởng lớn tới sản xuất và kinh
doanh
Các nguồn lực của Công ty còn thiếu và chƣa đồng bộ mặc dù đã đƣợc đầu tƣ,nâng cấp
Năng lực của con người, thiết bị của một số bộ phận chưa đáp ứng được tình hình sản xuất hiện nay.
Bên cạnh những ƣu điểm cần phát huy nhƣ trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng còn tồn tại một vài vấn đề cần đƣợc khắc phục để công tác
kế toán đƣợc hoàn thiện hơn:
Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Đối với hệ thống chứng từ kế toán công ty sử dụng đảm bảo tính đầy đủ, ngoài ra công ty cũng lập những chứng từ riêng theo yêu cầu quản lý của công ty. Tuy nhiên tại công ty vẫn còn một vài chứng từ chƣa cập nhật mẫu mới, chƣa thay đổi để phù hợp hơn và đảm bảo chuẩn theo quy định kế toán hiện hành.
Về kế toán bán hàng:
Đối với việc phân bổ chi phí bán hàng. Các khoản mục chi phí này đã đƣợc tập hợp trên bảng kê. Tuy nhiên các chi phí này chƣa đƣợc phân bổ cho từng thành phẩm, điều đó dẫn tới không tính đƣợc chi tiết lãi lỗ cho từng mặt hàng cũng như xu hướng và nhu cầu thay đổi của thị trường. Điều này làm cho sự đánh giá của ban quản trị không đƣợc chính xác tuyệt đối.
Về kế toán xác định kết quả bán hàng:
Trong điều kiện sử dụng phần mềm máy tính, công việc ghi chép phản ánh thủ công của kế toán đƣợc giảm đi rất nhiều, song các cán bộ kế toán cần khai thác hết tiện ích của phần mềm kế toán để giảm tải khối lƣợng công việc cũng nhƣ hiệu suất làm việc.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu.
Mô hình bộ máy tổ chức quản lý của Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu:
Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy tổ chức quản lý của Công ty CP XNK Hóa
chất và Thiết bị Kim Ngưu
Mỗi phòng ban đề có trách nhiệm và công việc riêng. Tuy nhiên tất cả các phòng ban đều có mối liên hệ mật thiết với nhau và đều hoạt động vì mục đích chung của cả Công ty.
Ban giám đốc: Là bộ phận chịu trách nhiệm trước nhà nước tức là phải
có trách nhiệm phát triển và bảo tồn vốn, là người đứng đầu công ty và lãnh đạo công ty và các phòng ban.
Phòng hành chính nhân sự: Nhiệm vụ chính là theo dõi và quản lý
nhân lực của toàn bộ công ty, bên cạnh đó còn giúp ban giám đốc trong công tác điều hành về mặt hành chính của công ty, hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám Đốc.
Phòng kế toán tài chính: giám sát mọi hoạt động của công ty trong thời
điểm kinh doanh, quản lý vốn của công ty, chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo quyết toán của khách hàng, đại lý, cửa hàng…thực hiện các nghiệp vụ kế toán, thiết lập sổ sách, chứng từ theo đúng yêu cầu của bộ tài chính ban hành, tiếp xúc thông tin kinh tế giúp ban giám đốc quyết định mọi hoạt động kinh tế trong công ty về mặt tài chính.
Phòng kinh doanh: có chức năng tham mưu cho giám đốc về kinh doanh mua bán hàng hóa, quan hệ với bạn hàng để cung cấp hàng hóa đáp ứng nhu cầu của thị trường, tổ chức chỉ đạo kinh doanh khai thác mua bán, cung cấp thiết bị hàng hóa, tiêu thụ các sản phẩm.
Phòng xuất nhập khẩu: có chức năng giúp đỡ giám đốc giảm lý công
việc xuất nhập khẩu hàng hóa lập kế hoạch, kiểm tra, giám sát quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty.
Nhà kho và nhà xưởng: là nơi tập trung các hàng hóa của công ty, có chức năng bảo vệ, bảo quản hàng hóa.
Sơ đồ 2.2: Quy trình mua hàng hóa
Sơ đồ 2.3: Quy trình bán hàng hoá
Quy trình mua hàng và bán hàng tại Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết
bị Kim Ngưu luôn được quản lý chặt chẽ để đảm bảo chất lượng sản phẩm
cũng nhƣ thời gian giao nhận hàng đƣợc chính xác.
Thông qua thời gian thực tập tại Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu với những tìm hiểu về công tác kế toán cũng như tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng tại Công ty thì nhìn chung Công ty đang tiến hành siết chặt, quản lý sát sao hơn các khoản chi phí của doanh nghiệp,
từ đó thúc đẩy tiến độ và đƣa công ty phát triển hơn.
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, bộ máy kế toán gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo hoàn thành tốt khối lƣợng công việc đƣợc giao. Việc phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên phù hợp theo trình độ khả năng của từng người. Đội ngũ nhân viên đều được đào tạo cơ bản về kế toán, có tinh thần trách nhiệm cao, thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật kế toán mới phục vụ trong công việc.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán ERP làm công cụ hỗ trợ công việc
kế toán, cũng đã phần nào giảm nhẹ đƣợc khối lƣợng công việc hạch toán ghi
sổ, in sổ và lưu trữ số liệu.
Về việc áp dụng chế độ, chuẩn mực kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC là hoàn toàn phù hợp kết hợp với các mẫu biểu của quyết định 15/2006. Đồng thời trong hạch toán kế toán nhìn chung đã tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam đƣợc yêu cầu, đảm bảo các nguyên tắc cơ bản để đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng kịp thời, tin cậy cho quản lí và cung cấp thông tin tài chính cho các đối tƣợng quan tâm một cách đầy đủ.
Việc tổ chức công tác kế toán tại công ty đã, đang mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý kinh tế tại công ty.
Tuy nhiên, không phải vì vậy mà hệ thống tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty đã hoàn thiện tuyệt đối. Bên cạnh những ƣu điểm thì cũng có một vài nhƣợc điểm đòi hỏi không chỉ mình
kế toán bán hàng và xác định kết quả cần khắc phục mà đòi hỏi sự khắc phục trong toàn bộ hệ thống kế toán kết hợp với các phòng ban khác trong công ty.
Vì vậy, việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng
và xác định kết quả bán hàng đang đƣợc công ty đặc biệt quan tâm.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty CP XNK Hóa chất
và Thiết bị Kim Ngưu
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty