Phần 2: Kết quả nghiên cứu
2.4 Chu trình luân chuyển chứng từ tại Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại dịch vụ Phú Nông
2.4.2 Đặc điểm của chu trình luân chuyển chứng từ Kế toán bán hàng tại Công ty
4.2.1 Chu trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng trực tiếp cho khách hàng:
Bộ phận bán hàng nhận và xử lí đơn hàng
Phòng kinh doanh nhận và lập hợp
đồng kinh tế
Kế toán nhận hợp đồng và báo Thủ kho kiểm tra hàng
để xuất kho hàng hóa. Kế toán lập phiếu xuất kho.
Kế toán bán hàng Lập hóa đơn để ghi nhận doanh thu
Kế toán tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng
Bộ phận giao hàng nhận hàng vào chứng từ để tiến hàng giao nhận hàng
Sơ đồ 3: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng theo hình thức bán hàng trực tiếp
Từ sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ ta có thể thấy
(1) Đầu tiên, các đơn hàng sẽ được nhận và xử lí tại bộ phận kinh doanh của công ty. Các thông tin cơ bản sẽ được bộ phận Kinh doanh ghi lại và báo cho khách hàng giá, kích cỡ và những lưu ý khác nhau về các sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Khách hàng có thể đến công ty để đặt hàng trực tiếp hoặc có thể đặt hàng bằng số điện thoại của Công ty. Hầu như khách hàng đều trực tiếp đến Công ty để đặt mua và kí hợp đồng. Do phải đảm bảo những điều khoản của hợp đồng bởi sự đồng ý của cả 2 bên. Tránh gây nhầm lẫn hay những mâu thuẫn không đáng có do sai sót khi kí hợp đồng xảy ra.
Hợp đồng được kí kết sẽ do bên Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Dịch vụ Phú Nông soạn thảo, trong hợp đồng gồm có các thông tin cần thiết
Kế toán công nợ đối chiếu công nợ
Và Ghi nhận nợ phải thu (nếu bán chịu)
Kế toán bán hàng Lập phiếu thu và Thu tiền khách hàng theo hợp đồng
Kế toán bán hàng sẽ Ghi nhận doanh thu (ghi nhận các khoán giảm trừ doanh thu (nếu có)
của bên mua và bên bán như: Tên Công ty, Người đại diện, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, Mã số thuế, Tài khoản ngân hàng… Những thông tin này được Phòng Kinh doanh thu nhập và trực tiếp ghi nhận vào Hợp đồng. Bên cạnh
đó phần rất quan trọng đó là điều khoản hợp đồng, bản hợp đồng gồm có 5 điều quy định cụ thể và chi tiết những thông tin và quy định mà hai bên phải tuân thủ đúng trách nhiệm của mình để đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng.
Hợp đồng sẽ được luân chuyển từ Phòng Kinh doanh để tạo 2 bản hợp đồng
và tiến hành kí kết giữa hai bên. Dưới sự xác nhận và đồng ý của Ban Giám Đốc của 2 bên đồng ý đầy đủ với những yêu cầu và chấp nhận thực hiện đúng những điều khoản được đưa ra.
Cụ thể như sau:
Ngày 02 tháng 01 năm 2022, Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Dịch
vụ Phú Nông tiến hành kí hợp đồng mua bán hàng hóa với Công ty TNHH Sản xuất và Thương Mại Dịch Vụ Nông Nghiệp Ong Vàng. Địa chỉ Công ty:
xã Hội Thạch, Huyện Đức Trọng, tỉnh Lâm Đồng. Giám đốc – Ông Lương Văn Hoàn.
Công ty TNHH Sản xuất Thương Mại và Dịch vụ Ong Vàng tiến hành mua một lô hàng gồm các sản phẩm phân bón như đã nêu trên hợp đồng: NPK16-16-8;17-8-17… với số lượng là 1000 tấn kể từ ngày kí hợp đồng. Hợp đồng được trực tiếp kí kết giữa Giám Đốc- Bà Lê Thị Phương Châm Công ty cổ phần sản xuất Thương mại Dịch Vụ Phú Nông và ông Lương Văn Hoàn- Giám đốc Công ty sản xuất và Thương mại Dịch vụ Nông Nghiệp Ong Vàng. Một bản được Công ty giao cho bên mua hàng cất giữ và một bản Phòng Kinh Doanh Của Phú Nông sẽ giữ lại và sau đó chuyển đến
Kế toán để tiến hành quá trình mua bán.
Biểu 4.1 Hợp đồng mua bán hàng hóa
(2) Kế toán nhận hợp đồng và báo Thủ kho kiểm tra hàng để xuất kho hàng hóa.
Kế toán lập phiếu xuất kho.
Sau khi hợp đồng được kí kết thành công. Phòng Kinh Doanh của Công ty sẽ luân chuyển Hợp đồng mua bán hàng hóa đã được kí kết đến Kế toán bán hàng của Công ty. Kế toán bán hàng tiếp nhận hợp đồng và tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa khách hàng yêu cầu. Kế toán sẽ báo với Thủ kho để kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho có đáp ứng đủ số lượng khách hàng yêu cầu hay không. Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra kho và báo lại những mức hàng mà Kế toán Bán hàng đã yêu cầu.
Sau khi kiểm tra đủ số lượng để xuất kho, Kế toán tiến hành ghi nhận vào phần mềm và lập phiếu xuất kho hàng hóa theo số lượng khách hàng yêu cầu. Phiếu xuất kho sẽ bao gồm những thông tin cần thiết của bên bán và bên mua, đơn giá và số lượng hàng hóa được thỏa thuận trước đó. Kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho vào giao nhận đến khách hàng. Quá trình luân chuyển của phiếu xuất kho sẽ được xác nhận bởi các bộ phận như sau: 1- Người lập phiếu (Kế toán bán hàng);
2- Giám đốc;
3- Kế toán trưởng;
4- Thủ kho;
5- người nhận hàng xác nhận.
Cụ thể như sau:
Ngày 9 tháng 5 năm 2022 Công ty tiến hành xuất kho cho Công ty sản xuất Thương mại Dịch vụ Ong Vàng. Số lượng: 45000kg NPK 12.5.10 Phú nông; Đơn giá là 6.181.02 đồng (giá xuất kho)
Sau khi Kế toán bán hàng- Phạm Văn Tùng lập phiếu xuất kho xong và
kí xác nhận. Phiếu xuất kho sẽ được chuyển đến xin xác nhận của Giám Đốc- Lê Thị Phương Trâm; tiếp đó là xác nhận của Kế toán trưởng- Trịnh Ngọc Hưng; xác nhận của Thủ kho – Nguyễn Thị Quỳnh; và cuối cùng người giao hàng sẽ xác nhận vào phiếu xuất kho lô hàng được
chuyển lên xe để giao- Bùi Văn Nam. Phiếu xuất kho quay trở lại phòng
Kế toán để lưu trữ.
Biểu 4.2 Phiếu xuất kho
(3) Kế toán lập hóa đơn và Bộ phận giao hàng nhận hóa đơn tiến hành chuyển giao hàng hóa cho khách hàng:
Sau khi lập phiếu xuất kho xong và luân chuyển đến các bộ phận xác nhận,
Kế toán bán hàng sẽ tiếp tục lập Hóa đơn bán hàng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi nhận Doanh thu bán hàng và theo dõi công nợ của khách hàng. Kế toán bán hàng cũng sẽ có một sổ ghi chép nhỏ để ghi chép lại những lượng hàng hóa bán trong các khoảng thời gian ngày, tháng, quý… quá trình ghi chép này sẽ giúp Kế toán bán hàng có thể nhớ được cơ bản những thông tin về các đơn hàng đã xuất ra và mua vào.
Những thông tin cơ bản cần có trên hóa đơn sẽ có các thông tin của hai bên mua và bán. Kế toán ghi nhận số lượng và đơn giá của lô hàng. Tuy nhiên, đơn giá được ghi nhận tại Hóa đơn bán hàng sẽ cao hơn tại phiếu xuất kho
do Hóa đơn bán hàng ghi nhận giá bán còn phiếu xuất kho ghi nhận giá xuất kho của đơn vị.
Ví dụ cụ thể như sau:
Ngày 9 tháng 5 năm 2022, Hóa đơn số 58, Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Dịch vụ Phú Nông xuất Hóa đơn bán hàng cho Công ty TNHH SX-TM-DV Nông Nghiệp Ong Vàng sản phẩm NKP 12.5.10 Phú Nông. Số lượng:45000kg, đơn giá 14.500, ghi nhận phải thu là 652.500.000 đồng Hóa đơn sẽ được luân chuyển và xác nhận từ:
1- người lập hóa đơn- Kế toán bán hàng Phạm Văn Tùng;
2- Thủ trưởng đơn vị- Giám đốc. Lê Thị Phương Trâm
3- Kế toán trưởng Nguyễn Thị Huệ
4- Thủ kho Nguyễn Thị Quỳnh
5- Xác nhận của bên mua hàng sau khi nhận và kiểm tra hàng xong, đại diện
Lê Văn Nam.
Hóa đơn bán hàng sẽ được luân chuyển gồm 2 bản: 1 bản Phòng Kế toán giữ
để theo dõi và một bản giao lại cho bên mua hàng
Bểu 4.3 Hóa đơn bán hàng
(4) Kế toán tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng- Bộ phận giao hàng nhận hàng vào chứng từ để tiến hàng giao nhận hàng hóa
Kế toán bán hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng để ghi nhận doanh thu và khoản phải thu đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên xảy ra. Hóa đơn GTGT sẽ được lập 3 liên và có xác nhận của:
1- Người lập Hóa đơn- Kế toán bán hàng
2- Người mua hàng xác nhận sau khi nhận và kiểm tra hàng thành công
Ba liên của hóa đơn GTGT được chuyển theo trình tự: 1 liên lưu lại quyển gốc ở phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, và liên 3 lưu chuyển hạch toán nội bộ. Do mặt hàng sản xuất trong nông nghiệp nên thuế giá trị gia tăng được miễn giảm bằng 0%.
Hóa đơn GTGT in theo bảng mẫu của Bộ Tài chính, đã có sẵn số thứ tự liên tục nên rất thuận lợi cho công việc kiểm soát, tránh thất lạc mất mặt hóa đơn.
Khi giao nhận hóa đơn nhân viên kế toán phải ký xác nhận vào số số lượng hóa đơn mà mình đã nhận để phân chia trách nhiệm nếu sau này có tình trạng mất hoặc thất lạc hóa đơn xảy ra. Trong quá trình hạch toán nếu phát hiện sai sót trong hóa đơn thì kế toán công nợ gạch bỏ dòng ghi của hóa đơn đó trong số chi tiết công nợ. Sau đó hóa đơn được chuyển qua phòng kinh doanh để hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn mới.
Ví dụ cụ thể như sau:
Ngày 9 tháng 5 năm 2022, công ty Phú Nông tiến hành lập Hóa đơn Giá trị gia tăng và tiến hành xuất hàng hóa để giao cho khách hàng.
HĐ 0000058 cho công ty SXTMDV nông nghiệp Ong vàng, kế toán lập hóa đơn GTGT kế toán ghi
Nợ TK 131: 625.000.000
Có TK 511: 625.000.000
Có TK 3331: 0
Hóa đơn sẽ được Kế toán bán hàng -kí xác nhận và luân chuyển xuống cho
bộ phận giao hàng hóa để chuyển đến đơn vị mua hàng xác nhận. Các bản hóa đơn lưu trữ sẽ được chuyển về Công ty 2 hóa đơn và để lại bên Công ty mua hàng 1 hóa đơn.
Biểu 4.4: Hóa đơn GTGT
(5) Kế toán công nợ đối chiếu công nợ và Ghi nhận nợ phải thu (nếu bán chịu)
Sau khi giao hàng hóa xong, các Hóa đơn được bộ phân giao hàng chuyển về
Kế toán bán hàng. Kế toán bàn hàng sẽ tiếp hành ghi nhận và theo dõi công
nợ của khách hàng.
Các khoản nợ phải thu khách hàng được hình thành từ việc thảo thuận thanh toán tiền hàng theo hợp đồng, bên khách hàng thanh toán từng phần hoặc toàn bộ trong khoảng thời gian đã thỏa thuận. Công ty tổ chức theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng nợ, đánh giá các khoản nợ nào sắp quá hạn để có thể thu hồi.
Kế toán Công ty luôn có một danh sách theo dõi các khoản cho từng khách hàng cụ thể, quy định số tiền nợ, nợ từ ngày nào, nợ theo chứng từ mua hàng hóa gì, khi nào tới hạn thanh toán. Các khoản nợ này được thống
kê hàng ngày để theo dõi khách hàng đến hạn thanh toán, công ty chủ yếu bán hàng theo hợp đồng, chính vì vậy các khoản này là khá nhiều, công ty tiến hành ghi chép các khoản nợ và có nhiệm vụ nhắc nhớ khách hàng thanh toán tiền hàng khi gần đến ngày thanh toàn. Việc nhắc nhở thanh toán bằng cách gọi điện trực tiếp đến khách hàng, đồng thời gửi cho khách hàng biên bản đối chiếu công nợ để hai bên đối chiếu và thống nhất.
Cụ thể như sau:
Kế toán bán hàng- Phạm Văn Tùng tiến hành ghi nhận phải thu và theo dõi vào số theo dõi công nợ. Sổ theo dõi do bộ phận kế toán giữ vào quản lí, không luân chuyển sang bộ phận khác.
Biểu 4.5: Sổ tổng hợp phải thu của Khách hàng
(6) Kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu thu và thu tiền khách hàng khi khách hàng thanh toán:
Theo những mốc thời gian trả nợ được quy định tại Hợp đồng mua bán hàng hóa bên mua hàng sẽ tiến hành trả nợ theo mốc thời gian được quy định. Bên mua tiến hành trả nợ bằng tiền mặt trực tiếp tại Công ty hoặc trả gián tiếp thông qua ngân hàng. Bên mua hàng sẽ chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng được ghi trên hợp đồng và sau đó thông báo lại Kế toán bán hàng của Công ty mua hàng là đã chuyển tiền hàng.
Kế toán bán hàng của Công ty sẽ thông báo đến Kế toán Ngân hàng để tiến hành kiểm tra tài khoản ngân hàng để khi nhận khoản thu tiền tăng và
nợ phải thu khách hàng giảm. Chứng từ sẽ gồm có Phiếu Kế toán và phiếu giao dịch của Ngân hàng.
Chứng từ sẽ được Kế toán ngân hàng xác nhận, sau đó chuyển đến Kế toán Trưởng xác nhận là tiền đã về và tiến hành lưu trữ chứng từ.
Phiếu giao dịch của Ngân hàng sẽ được ngân hàng chuyển đến Công ty bản mềm và Kế toán Ngân hàng sẽ in ra để xác nhận chứng từ và tiến hành lưu trữ cũng phiếu Kế toán.
Cụ thể như sau:
Ngày 10 tháng 6 năm 2022, Công ty TNHH Sản xuất Thương Mại và Dịch vụ Ong Vàng chuyển tiền trả nợ cho Công ty 200.000.000đồng qua tài khoản Ngân hàng VPBank chi nhánh Thanh Hóa.
Kế toán Ngân hàng- Lê Thị Định tiến hành ghi nhận tiền về và hạch toán giảm khoản phải thu đối với Công ty Ong Vàng. Kế toán Ngân hàng lập phiếu Kế toán và chuyển đến Kế toán Trưởng- Trịnh Ngọc Hưng để xác nhận và tiến hành lưu trữ chứng từ
Biểu 4.6: Phiếu Giao dịch
Biểu4 .7: Phiếu Kế toán
(7) Kế toán bán háng ghi nhận khoản thu:
Kế toán Ngân hàng chuyển phiếu kế toán đến Kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng sẽ tiến hành đối chiếu công nợ và ghi nhận khoản tiền vừa thu tăng giá trị tiền về và giảm khoản phải thu khách hàng và “Sổ tổng hợp phải thu khách hàng”.
Cụ thể như sau:
Ngày 10 tháng 6 năm 2022 Kế toán bán hàng- Phạm Văn Tùng tiến hành nhận phiếu kế toán về khoản thu tiền của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Nông nghiệp Ong Vàng 200.000.000 đồng
Biểu 4.8: Sổ tổng hợp phải thu khách hàng 2.4.3 Chu trình luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng đại lí:
Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng đại lí
Bộ phận bán hàng nhận và xử lí đơn hàng
Phòng kinh doanh lập hợp đồng đại lí
Kế toán bán hàng xác nhận đơn hàng và lập phiếu xuất kho
đại lí
Kế toán nhận hóa đơn giá trị gia tăng từ Đại lí
Kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng và
ghi nhận doanh thu
Kế toán bán hàng lập hóa đơn giá trị gia tăng để trả hoa hồng
cho Đại lí
Kế toán Ngân hàng lập phiếu kế toán để ghi nhận phần
tiền tăng
Bên cạnh việc bán hàng trực tiếp cho khách hàng Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Dịch vụ Phú Nông còn bán hàng thông qua các Đại lí bán hàng trên khắp cả nước. Nhằm đưa các sản phẩm của Phú Nông đến gần hơn với khách hàng
và tạo môi trường kinh doanh rộng lớn.
Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng của Công ty với đại lí được thể hiện như sau:
(1) Bộ phận bán hàng tiến hành nhận và xử lí đơn hàng:
Cũng như các quy trình bán hàng khác, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận thông tin khách hàng để ghi nhận hợp đồng và tiến hành quá trình mua bán hàng hóa. Đối với các Đại lí muốn kinh doanh sản phẩm của Phú Nông cần kí hợp đồng đại lí với công ty. Đảm bảo các sản phẩm chính hãng, bán đúng giá và thị trường buôn bán ổn định.
Phòng kinh doanh trực tiếp nhận yêu cầu làm Đại lí từ phía đối tác, các thông tin cơ bản của đối tác sẽ được ghi nhận lại và tiến hành lập hợp đồng đại lí. Trong hợp đồng sẽ có những thông tin cơ bản của cả 2 bên và các điều khoản buộc cả 2 bên phải tuân thủ khi hợp tác với nhau. Hợp đồng sẽ do phòng Kinh Doanh của công ty chuẩn bị. Đại lí sẽ đến trực tiếp Công ty để kí hợp đồng, khi
cả 2 bên đã đồng ý với các điều kiện thỏa thuận đưa ra, hợp đồng được kí kết dưới sự xác nhận của Ban lãnh đạo công ty và đại diện của đối tác Đại lí. Hợp đồng sẽ được kí kết 2 bản, mỗi bên giữ một bản.
Cụ thể như sau:
Ngày 5 tháng 5 năm 2022, Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Dịch vụ Phú Nông tiến hành kí hợp đồng đại lí với Đại lí dịch vụ Nông Nghiệp Hoàng Quân. Hai bên kí kết hợp đồng hợp tác bán phân bón Phú Nông trên địa bàn huyện Hưng Hà, Tỉnh Thái Bình.
Hợp đồng được phòng Kinh Doanh của Công ty chuẩn bị và đưa ra kí kết dưới
sự đồng ý của cả 2 bên với 10 điều khoản được đưa ra để đảm bảo cho quá trình hợp tác buôn bán được thống nhất. Hai bên đồng ý và tiến hành kí hợp đồng xác nhận của Giám đốc Công ty cổ phần Sản xuất Thương mai Dịch vụ Phú Nông –
Lê Thị Phương Trâm và Giám đốc Đại lí Dịch vụ Nông Nghiệp Hoàng Quân- Nguyễn Hoàng Quân.