CHƯƠNG 3. PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ LOGISTICS THIẾT BỊ Y TẾ TẠI CÔNG
3.2. Nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ nhân viên
Năng lực chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố cốt lõi để mỗi nhân viên có thể thực hiện quy trình cung ứng dịch vụ một cách hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, từ đó thể hiện sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự của công ty. Do đó cần có những chính sách đồng bộ trong việc phát triển nhân lực, về các mặt chuyên môn, quản lý, thông tin,…
Thứ nhất, tập trung hoạch định nguồn nhân lực nhằm đảm bảo đội ngũ nhân viên luôn đảm bảo đủ về số lượng, mạnh về chất lượng, đáp ứng tốt nhất, kịp thời nhất các nhu cầu của khách hàng.
− Hoàn thành các quy định về chức năng, nhiệm vụ và phân công nhiệm vụ cho từng chức danh tại công ty, xây dựng rõ ràng các bảng phân công nhiệm vụ, mô tả công việc cụ thể cho từng chức danh.
− Đánh giá năng lực của từng cán bộ để sàng lọc, xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng nhân sự mới phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty cho từng vị trí công việc. Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực toàn diện.
− Rà soát sửa đổi bổ sung quy chế tiền lương thu nhập, phúc lợi, đảm bảo đời sống cán bộ nhân viên, thực hiện các quy chế lương phù hợp với năng lực và hiệu quả
công việc. Đánh giá nhân viên căn cứ trên phiếu giao việc để đề xuất mức lương thưởng hợp lý, xứng đáng với kết quả công việc.
Thứ hai, hoàn thiện chính sách tuyển dụng, sử dụng nhân viên.
− Công ty phải xác định tuyển người phù hợp với công việc, trước tiên là phù hợp với hoạt động logistics, sau đó là yêu cầu về trình độ chuyên môn; tuy nhiên cần xác định lấy hiệu quả công việc làm thước đo, không phân biệt đối với người được tuyển chọn, đồng thời công khai minh bạch thủ tục, tiêu chuẩn, điều kiện làm việc, sự đãi ngộ và quá trình tuyển chọn, không phân biệt nam hay nữ trong tuyển dụng, đào tạo…
− Cần tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công việc khi được tuyển dụng vào, lên danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện.
Thứ ba, xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, cập nhật cho nhân viên.
− Đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên và định kỳ cho các nhân viên qua các lớp tập huấn, bồi dưỡng nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và nắm bắt kịp thời trước những thay đổi về cơ chế, chính sách của nhà nước về quản
41 lý hàng thiết bị y tế, hoạt động của thị trường cũng như thị hiếu của các nhóm khách hàng.
− Công ty cần xây dựng chương trình đào tạo, huấn luyện đối với nhân viên mới vào nghề. Đây là khâu đào tạo, huấn luyện có tính chất căn bản, tạo một kiến thức vững chắc và bài bản cho người nhân viên từ ban đầu, do vậy tạo ra được sự phát triển đồng bộ về chuyên môn trong công ty, quá trình thay thế nhân lực, tiếp quản bàn giao công việc sẽ ít bị vướng mắc do người lao động có đủ năng lực để chủ động giải quyết công việc.
Bảng 3.1. Quy trình đào tạo nhân viên Chứng từ
STT BƯỚC TIÊU CHUẨN THỜI
GIAN
1 Làm quen với chứng từ
- 1 bộ hồ sơ Hải quan gồm:
+ Invoice + Vận đơn, Thông báo hàng đến
+ Hóa đơn cước (nếu nhập term EXW, FOB, FCA)
+ Hợp đồng (nếu có) - 1 bộ hồ sơ Hải quan hàng y tế gồm:
+ Invoice + Vận đơn, thông báo hàng đến
+ Hóa đơn cước (nếu nhập term EXW, FOB, FCA)
+ Hợp đồng (nếu có) + PTN, BPL, GPNK (nếu có) - 1 bộ hồ sơ Hải quan hàng xuất gồm:
+ Invoice + Packing + Booking
1 buổi
2 Kiểm tra hồ sơ và chuẩn hóa chứng từ
- Invoice: đầy đủ thông tin: số và ngày Invoice, model/code/part number, xuất xứ, Điều kiện giao
1 ngày
Thư viện ĐH Thăng Long
42 hàng, Phương thức thanh toán, tên và địa chỉ của người bán và người mua
- Vận đơn: tên và địa chỉ người nhận khớp ĐKKD, số cân/kiện khớp TBHĐ, tên hàng tiếng anh, số tiền và HS code
- Tích phân loại, GPNK và PTN theo chủng loại trên Invoice
3 Tra cứu HS Code và kiểm tra CO
- Tra cứu theo tên đích danh, chất liệu và công dụng của hàng
- Phương pháp loại trừ - Tìm kiếm thủ tục và HS Code trên Google
1 ngày
4 Làm quen với ECUS và lên tờ khai nháp
- Sử dụng ECUSTOOL (ký chứng từ điện tử)
- Sử dụng ECUSSIGN (phần mềm duyệt trình ký từ xa)
- Làm quen các tiêu chí trên ECUS và lên tờ khai nháp
3 ngày
(10 bộ hồ sơ)
5 Truyền tờ khai chính thức và theo dõi hàng
- Kiểm tra, chuẩn hóa chứng tử, lên và truyền tờ khai 1 bộ hoàn chỉnh
- Ký và đính chứng từ V5 - Sửa tờ khai và lấy tờ khai thông quan
- Làm việc trực tiếp với khách hàng (báo khách gửi giấy giới thiệu và giải đáp liên quan đến lô hàng)
- Làm việc với bộ phận Giao nhận hiện trường:
gửi hồ sơ, đổi lệnh, nộp thuế
- Sắp xếp giao hàng với khách, làm việc với bộ phận Giao nhận hiện trường để hẹn giờ giao hàng
7 ngày
(10 bộ hồ sơ)
6 Nâng cao: tờ khai có CO,
HƯỚNG DẪN TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC
43 kiểm tra chất
lượng, hoàn thuế, hàng tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập,
chuyển tiêu thụ nội địa, hàng khu công nghiệp, hàng đường bộ,…
− Có chế độ đãi ngộ khuyến khích thích hợp như khen thưởng, khích lệ và hỗ trợ cả về vật chất và tinh thần cho nhân viên trong quá trình đảm nhận thực hiện công việc.
Bảng 3.2. Chính sách thưởng
Nội dung Mức thưởng
Thưởng Lễ 30/4, 2/9, 8/3, 20/10 500.000 VNĐ/nhân viên
Thưởng Tết
Trung bình lương (thấp nhất 7 triệu đồng) + 1 chỉ vàng đối với nhân viên làm việc trên 1 năm
Thưởng vượt KPI 1 chỉ vàng (tùy mức KPI của từng nhân
viên)