Chương 2. Chương 2. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT FCL TẠI CÔNG TY TNHH THAIPRO
2.1. Quy trình giao nhận lô hàng xuất khẩu FCL của công ty TNHH THAIPRO 1 Quy trình giao nhận lô hàng xuất khẩu FCL
Sơ đồ 2.1.1.Quy trình giao nhận lô hàng xuất khẩu FCL Bước 1: Nhận yêu câu từ khách hàng
Nguyễn Thị Ngọc Diệp — Quản trị Logistics 2 K59
Bộ phận kinh doanh tìm kiếm và liên hệ với khách hàng, tiếp nhận yêu cau, sau do chuyển toản bộ thông tin qua bộ phận chứng từ bao gồm những thông tin cần thiết dé làm thủ tục trucking, vận chuyên hàng hoá, khai báo hải quan mang hàng lên tàu tuỳ vào điều kiện Incoterm của đơn hàng.
Những thông tin từ khách hàng nhận được bao gồm: địa chỉ, loại hàng, phong cách đóng gói,đơn giá,khốilượng, cảng đi, cảng đến, hãng tàu, điều kiện giao hàng, thời gian
Bang 2.1.1.1: Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng
Tên khách hàng
Dia chi Dong Van 1, Bach Thuong Ward, Duy Tien City, Ha Nam
Province Loai hang Module of car Led light
Volume 2x40HC
Ocean Freight 19.500 USD/40HC
Gross weight 8 tons
Cang di (Port of Departure)
Hai Phong , Viet nam
Cang dén ( Port of Loading )
Savanah, GA, USA
ETD (Estimated time of Departure)
20/02/2022
Bước 2: Báo giá và lịch tàu
Công ty sẽ hỏi nhà xuất khẩu bao giờ hàng hóa sẵn sàng đề tiền hành đặt chỗ với hãng tàu (CRD: cargo ready date)
Khi khách hàng cung cấp thông tin thực tế về lô hàng, nhân viên Pricing sẽ liên hệ với hãng tàu tiễn hành book tàu và chọn ra chuyến tàu giá cả phù hợp cũng như ngày tàu chạy phù hợp với lô hàng đi. Các thông tin nhận được sẽ bao gồm: tuyến đường vận chuyển, tình trang lô hàng, ngày dự kiến xuất đi, đóng hàng để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp, nơi hạ hàng. Sau khi đã cung cấp những thông tin đó công ty sẽ tiền hành đặt chỗ, hãng tàu sẽ có trách nhiệm rà soát thông tin tàu sao cho phù hợp với thông tin công ty cung cấp đề xác định chuyên mà lô hàng sẽ được vận chuyền. Tiếp theo, hãng tàu có trách nhiệm cung cấp thông tin vỏ container cho hàng hóa của công ty để đóng hàng, tùy vào loại hàng số lượng và trọng lượng đề chọn vỏ (loại container 20 feet và container 40 feet). Hãng tàu kiểm tra vẫn còn chỗ và vỏ container, sẽ tiền hành gửi xác nhận đặt chỗ cho công ty bằng email booking number là đề thuận tiện trong việc quản lý cho lô hang sau nay.
Bộ phận Cus của công ty sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu lại thông tin trén booking đã đúng chưa và giải phóng xác nhận đặt chỗ này cho khách hàng, để họ sắp xếp ngày đóng hàng và chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục thông quan xuất khâu cũng như làm giấy phép kiểm dịch đề phát sinh chi phí.
Bộ phận Cus cũng chủ động cầm theo booking này tới hãng tàu để nhận cấp container rỗng. Quá trình giao nhận container rỗng, phiếu chỉ tiết hàng hóa, số chì sẽ diễn ra tại nơi cấp container rỗng, đây cũng là những giấy tờ cần thiết để hoàn thiện HB/L và MB/L.
Bước 3: Sắp xếp vận chuyển nội địa Do công ty xuất khâu sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyền nội địa của công ty, nên khách hàng sẽ chủ động đóng hàng sau đó bộ phận giao nhận của công ty sẽ tới lây hàng mang về kho để đóng và vận chuyên ra cảng, sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó. Gần tới ngày đóng hàng, công ty sẽ liên hệ trước với công ty xuất khâu chuẩn bị hàng và điều xe chuyên chở tới kho nhà xuất khẩu lay hàng đem về kho đóng hàng và hạ tại bãi CY (Container yard) để đảm bảo trước giờ cut- off (gid cat mang).
Lam một sô giấy tờ cần thiết như kiêm định hay hun trùng khi đã có số container, số chi, sap xếp thời gian kiêm dịch luôn trong ngày trước khi tàu chạy cũng như vào giờ làm
việc tránh chị phí lưu kho, lưu bãi.
Bước 4: Chuẩn bị chứng từ hải quan
Công ty sẽ trực tiếp cử ops xuống cảng lựa chọn vỏ cont và sau đó có số container,
số chì tiến hành mở tờ khai hải quan và bản đăng kí online thủ tục làm giấy phép kiểm
dịch, sau khi đóng hàng xong thì tờ khai hải quan bản nhap da được truyện rồi, ban dang ký kiểm dịch đã truyền lên hệ thống kiểm dịch của chỉ cục, sau khi kiểm dịch xong sẽ được cấp chứng thư kiểm dịch, có dâu xác nhận cầm tờ đó đi thông quan hàng hóa.
s* Hồ sơ hải quan gồm:
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khâu, 1 bản dành cho hải quan lưu).
- Hop déng mua ban hang hoa (sales contract): | ban chinh.
- Hoa don thuong mai (invoice): | ban chinh.
- Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính.
- Giây phép đăng ký kinh doanh: bán sao y kèm bản chính đối chiêu (nếu doanh
nghiệp mới xuất khâu lần đầu).
- Giấy giới thiệu của công ty xuất khâu: 1 bản.
- 2 giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiểm dịch thực vật.
Các chứng từ được hoàn tất 2 ngày trước khi tàu chạy
Bước 5: Thông quan hàng xuất
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập được, nhân viên giao nhận dùng phần mềm
ECUS5VNACCS để truyền thông tin tờ khai lên cơ quan hải quan. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số định danh hàng hóa, số tiếp nhận hồ sơ, sô tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Phân luồng hàng hóa: việc phân luồng hàng dựa trên loại hình xuất khẩu mà doanh nghiệp chọn, mã HS áp lên mặt hàng, mã thuế và mã miễn giảm trong từng dòng hàng sẽ quyết định hàng hóa được phân luồng nào.
Luụng xanh: Miễn kiểm tra chỉ tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chỉ tiết hàng húa. ô Thông thường thì là các hàng xuất nhập khâu đều đặn như hàng nông sản, linh kiện máy,
vải may mặc... Chúng ta chỉ việc đóng thuế xuất nhập khâu nêu có đề có thê lây được mã vạch hải quan.
- Áp dụng cho các doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan.
Luông vàng: Kết quả cho ra luồng vàng thì hải quan sẽ kiểm tra chỉ tiết hồ sơ, lúc này nhân viên khai báo hải quan sẽ cần kiểm tra và đính chứng từ lên hệ thống ECUS5VNACCS, nếu hồ sơ hợp lệ hải quan sẽ tiến hành thông quan.
Luông đỏ: Trường hợp kết quả phân luỗng là đỏ thì hải quan sẽ tiền hành kiểm tra chứng từ do công ty cung cấp và kiêm tra trực tiếp hàng hóa. Với các mức độ kiêm tra thực tế lô hàng theo Thông tư 38/2015/TT-BTC như sau:
+ Kiểm tra thực tế không quá 5 % lô hàng: Được tiễn hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng, nêu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
* Kiếm tra thực tế 10% 16 hàng: Hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan hải quan qua phân tích thông tin thấy phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiễn hành kiêm tra nêu không sai phạm thì kết thúc kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
* Kiểm tra thực tế toàn bộ lô hàng: Đôi với hàng hóa có chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan.
Sau khi lô hàng đã thông quan xong thì nhân viên sẽ cung cấp thông tin về lô hàng: số lượng container, số seal hải quan (nếu là luồng đỏ) và số seal hãng tàu để đại lý hãng tàu đến và thông báo cho điều độ cảng tiền hành đưa container lên tàu. Sau khi tàu chạy mới
tiền hành làm CO đề đảm bảo CO chính xác và được chấp nhận bên đầu nhập khâu.
Bước 6: Phát hành vận đơn
Công ty sẽ tiên hành gửi shipping introduction (SI) hướng dẫn làm vận đơn cho hãng tàu và đồng thời làm vận đơn HB/L cho doanh nghiệp xuất khâu. Trước khi hoàn chỉnh và gửi tờ khai điện tử tiền hành làm tờ khai nháp sau đó mới điền tờ khai hoàn
chính.
Nhân viên giao nhận sẽ chuyên bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng, Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng dé lap chứng từ hàng xuất. Công việc cụ thê của nhân viên chứng từ như sau:
- Liên lạc với khách hàng đề kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa.
- Lấy số container báo cho hãng tàu đề họ cập nhật sắp xếp container lên tàu. - - Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.
- Khi đã có đầy đủ chứng từ liên quan đến lô hàng thì công ty sẽ tiền hành làm HB/L nháp và tiễn hành gửi cho nhà xuất khâu trước khi in HB/L gốc
- Tiếp theo công ty sẽ tiễn hành gửi thông tin lô hàng đính kèm cho hãng tàu.
Dựa vào những chứng từ đã gửi trước đó, hãng tàu sẽ tiền hành làm bill nháp gửi cho công ty kiểm tra và sau đó mới in ra M/BL gốc. Sau đó hãng tàu thông báo cho công ty tới lấy và trả các chi phí liên quan như: thu hộ phí chứng từ hàng xuất, thu hộ phí xếp dỡ (THC) cũng như cước vận chuyền trong hóa đơn hãng tàu.
Bước 7: Theo dõi lô hàng (tracking cargo) khi tau di Hàng hóa sau khi tàu đi phải được ghi vào số tàu để chứng nhận thực xuất. Khi hàng hóa đã xếp lên tàu thì bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty sẽ chịu trách nhiệm theo dõi giám sát lô hàng đề có thê dự kiến ngày đến cũng như kiểm soát rủi ro trong quá trình vận chuyền hàng hóa.
Theo dõi tracking cargo, công ty sẽ thông báo về ngày tàu cập cảng cuối cùng cho người nhập khâu đề họ lên tờ khai đầu nhập và sắp xếp phương án đến nhận hàng, sau đó thông tin cho người xuất khẩu khi đã nhận được hàng. Là bằng chứng cho việc bên nhập khẩu đã nhận được hàng và điều kiện cơ sở cho người bán nhận tiền.
Bước 8: Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ chuyển phát nhanh gửi chỉ tiết về lô hàng vận chuyên: Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ ngày dự kiến đến), số vận đơn (HB/L, MB/L), loại van don (surrender, Original, seaway bill, ...), hop dong, invoice, packing
list, CO (bản gốc) , giấy phép kiểm dịch (bản gốc) cho đại lý liên quan đề đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HB/L, MB/L.
Bước 9: Lập chứng từ kế toán và lưu file
Dựa vào Booking profile, điều khoản về cước phí là trả truéc (freight prepaid) nén nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kề toán dé theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và
các khoản phi lién quan (THC, Bill fee, Seal fee...) thi nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ,
Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn, Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào số người giao nhận phải kiêm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chính, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại l bộ. Đồng thời, kèm theo đó là L bản debit note (giấy báo nợ) “I bản dành cho khách hàng, I bản dành cho công ty”.
Trên đó gồm: Các khoản chỉ phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyên, các chỉ phí khác,... Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với debit note quyết toán với khách hàng.