III) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng
3) Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ a) Thu thập, bổ sung tài liệu
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của pháp luật, công tác này được tiến hành hàng năm nên đã Lưu trữ được khối tài liệu quan trọng. Tuy nhiên còn có những tài liệu vẫn còn ứ đọng tại các bộ phận, có những tài liệu tiếp nhận vào Lưu trữ còn chưa lập hồ sơ, chất lượng tài liệu nộp chưa cao.
b) Công tác phân loại tài liệu
Công tác phân loại tài liệu Lưu trữ được thực hiện khá tốt, đạt được yêu cầu cơ bản: tính khoa học và tính triệt để. Tài liệu được phân loại thành các phông, tài liệu trong phông được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung, thành phần tài liêu của một phông Lưu trữ đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông. Nếu tài liệu đén đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ Lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị thì cần loại bỏ ngay tránh gây lãnh phí về thời gian, công sức.
c) Công tác xác định giá trị tài liệu
Tại UBND huyện Hữu Lũng thì công tác này được thực hiện một cách khách quan, chính xác và khoa học, cán bộ trực tiếp làm công tác này phải nắm vững những nguyên tắc, phương pháp và những tiêu chuẩn của công việc. Phải lựa chọn được những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản,loại bỏ những tài liệu hết giá trị khỏi thành phần phông Lưu trữ.
d) Công tác chỉnh lý tài liệu
Tại UBND huyện Hữu Lũng công tác chỉnh lý tài liệu cũng được quan tâm, UBND đã có phông chữ riêng, có quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.
Tuy nhiên vẫn còn tình trang tài liệu bó gói, lộn xộn. Đây được coi là tình trạng chung phổ biến ở tất cả các cơ quan, không riêng UBND huyện Hữu Lũng.
e) Tổ chức bảo quản tài liệu
Hiện nay, UBND huyện đã có kho lưu trữ tài liệu riêng, tuy còn chưa thu thập đủ nhưng tài liệu lưu trữ tại kho là tài liệu của tất cả các phòng, ban. Vì vậy
UBND huyện đã quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác bảo quản tài liệu, trong kho Lưu trữ để trang bị đầy đủ các trang thiết bị. Tài liệu trong kho lưu trữ luôn được quét dọn, lau chùi sạch sẽ, thoáng mát, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ luôn được xử lý sạch, khô.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.
*) Xây dựng mẫu lịch công tác tuần của UBND huyện Hữu Lũng
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN HỮU LŨNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hữu Lũng, ngày…….tháng…….năm….
Lịch công tác tuần của UBND huyện Hữu Lũng Từ ngày…………đến ngày………
Thứ/
Ngày
Nội dung Thành phần Địa điểm
Thứ Hai Ngày:
18/04
- Sáng từ 8h00-10h30: Họp giao ban Thường trực huyện - Chiều từ 14h00-16h50: Hội nghị thẩm định Đề án và Đồ án quy hoạch xây dựng Nông thôn mới.
Lãnh đạo văn phòng và các chuyên viên liên quan
Tại phòng họp tầng 3 UBND huyện
Thứ Ba Ngày:
19/04
- Sáng: UBND huyện làm việc với xã Quyết Thắng về việc giải quyết đơn thư tranh chấp đất đai.
- Chiều: Đại hội Đảng bộ xã Yên Bình nhiệm kỳ 2015- 2020 (Phiên trù bị).
Các lãnh đạo và các chuyên viên liên quan
-Tại phòng họp tầng 3 UBND hyện - Xã Yên Bình
-
Thứ Tư Ngày:
20/04
Ngày tiếp công dân
Sáng: Đại hội Đảng bộ của xã Yên Bình
Chiều: Hội Liên hiệp Phụ nữ
- Các lãng đạo và một số
chuyên viên liên quan
Tại phòng hop tầng 3 UBND huyện
tổ chức lớp tập huấn thu gom, phân loại và xử lý rác thải ở các xã
- Hội liên Hiệp phụ nữ huyện
Thứ Năm Ngày:
21/04
Sáng: Hội nghị UBND huyện xin ý kiến giải quyết dứt điểm nhà máy xi măng 78 tại xã Đồng tân.
Chiều: Duyệt nội dung,
chương trình Đại hội Đảng bộ của các xã.
Lãnh đạo và các chuyên viên có liên quan
Tại phòng họp tầng 3 UBND huyện
Thứ sáu Ngày:
22/04
Sáng: Đại hội chi bộ
Chiều: Đại hội Đảng bộ Quân sự và Y tế huyện
Lãnh đạo và các chuyên viên có liên quan
Tại phòng họp tầng 3 UBND huyện
Nơi nhận: TL. CHỦ TỊCH
- TT HĐND huyện; KT. CHÁNH VĂN PHềNG - Chủ tịch, cỏc PCT UBND huyện; PHể CHÁNH VĂN PHềNG - Chánh, các Phó CVP, Chuyên viên VP;
- Lưu: Văn thư.
Nguyễn Văn A
*) Xây dựng mẫu lịch công tác tháng của UBND huyện Hữu Lũng
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN HỮU LŨNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hữu Lũng, ngày…….tháng…….năm…….
CHƯƠNG TRÌNH
Công tác tháng ……. năm 2015
Ngày Nội dung Thành phần Địa điểm
Từ ngày 02/03 đến ngày 06/03
- Lễ ra quân huấn luyện - Tổng duyệt Lễ phát lương đền Bắc lệ
- Lập danh sách và tổ chức cuộc họp khen thưởng, kỷ luật tháng vứa qua
- Lãnh đạo huyện
- Tại đền Bắc lệ - Tại UBND huyện Từ ngày 09/03
đến ngày 13/03
- Lễ giao nhận quân
- Lễ phát động thi đua khen thưởng
- Chương trình tập huấn cho các cán bộ công chức, nhân viên huyện
- tại UBND huyện
Từ ngày 16/ 03 đến ngày 20/03
- Tổ chức đoàn Thanh tra tới các xã
- Lên kế hoạch và phát động chương trình tập dân quân đối với các xã và thị trấn
- Thanh tra huyện
- các lãnh đạo và bộ chỉ huy quân sự
- Tại các xã
- tại UBND huyện Từ ngày 23/03
đến ngày 27/03
- Tổ chức các cuộc Hội nghị và triển khai đi thực tế tại các
Các Lãnh đạo huyện
Tại UBND
xã
- Lập danh sách và phát động thi đua khen thưởng
- Lên Kế hoạch và phát động vệ sinh môi trường đối với các xã, thị trấn
huyện
Từ ngày 30/03 đến ngày 31/03
- Tổ chức cuộc thi đấu thể thao huyện
- Lên Kế hoạch và tổ chức cuộc họp giao ban cuối tháng
Lãnh đạo và các chuyên viên, nhân viên liên quan
Tại UBND huyện
Nơi nhận: TL. CHỦ TỊCH
- TT HĐND huyện; KT. CHÁNH VĂN PHềNG - Chủ tịch, cỏc PCT UBND huyện; PHể CHÁNH VĂN PHềNG - Chánh, các Phó CVP, Chuyên viên VP;
- Lưu: Văn thư.
Nguyễn Văn A
*) Xây dựng mẫu lịch công tác năm của UBND huyện Hữu Lũng
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN HỮU LŨNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số:…/KH-UBND Hữu Lũng, ngày…….tháng…….năm……
KẾ HOẠCH Công tác năm……
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU