Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan.
Công tác văn thư không thể thiếu được trong văn phòng và còn là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng.
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Triệu Sơn.
Công tác văn là một trong những nội dung giữ vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt đông của văn phòng nói riêng và của cơ quan nói chung.
- Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau:
+ Xây dựng và ban hành văn bản + Quản lý và giải quyết văn bản + Bảo quản và sử dụng con dấu.
+ Lập hồ sơ hiện hành và lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Mô hình tổ chức công tác văn thư có một số ưu điểm và nhược điểm sau:
•Ưu điểm:
Trong công tác quản lý công tác văn thư của UBND huyện đã thực hiện tốt các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức.
Trang bị đày đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư dễ dàng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải quyết công việc và các văn bản.
Công tác văn thư đã đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy trình quản lý công văn giấy tờ, soạn thảo và ban hành văn bản...
Việc chuyển giao và tiếp nhận văn bản đều được giải quyết, nhanh chóng, kịp thời chính xác
•Nhược điểm:
Việc quản lý văn bản đang còn lỏng lẻo, việc giữ gìn các văn bản chưa thực sự tốt.
Các ứng dụng kha học, công nghệ thông tin còn hạn chế.
Cán bộ công tác văn thư ở các đơn vị cơ sở không được đào tạo trình độ chuyên môn cao. Chưa thực hiện tốt các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư.
2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Lãnh đạo văn phòng là người bao quát chung toàn bộ các công việc của văn phòng trong đó bao gồm việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. Vì vậy trách nhiệm của người lãnh đạo vô cùng lớn, để có thể chỉ đạo tất cả các công việc trong văn phòng đòi hỏi người lãnh đạo phải có sự kiên nhẫn, có khả năng ứng phó và giải quyết được các tình huống xảy ra.
Trong công tác văn thư cũng vậy lãnh đạo văn phòng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc kiểm tra, giám sát và chỉ đạo giải quyết các văn bản đi và văn bản đến.
Giám sát kiểm tra các đơn vị thực hiện các nghiệp vụ văn thư theo quy định.
Thẩm định các văn bản ban hành của UBND về nội dung và thể thức.
Phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư Tổ chức à kiểm tra tập huán các nghiệp vụ của công tác văn thư 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Việc lưu trữ tài liệu vào lưu trữ cơ quan đóng vai trò rất quan trọng, nó
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm của cơ quan.
Hoạt động lưu trữ của UBND huyện dưới sự kiểm tra, giám sát của Chánh văn phòng.
Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện trong việc chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
Văn phòng trực tiếp kiểm tra, giám sát các hoạt động của công tác lưu trữ của cơ quan, chịu trách nhiệm báo cáo trước lãnh đạo UBND huyện lãnh đạo UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUA 1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.
1.1. Bộ mẫu lịch công tác tuần.
Thứ ngày Buổi Nội dung công việc Chủ trì Địa điểm Thứ 2
23/04/2015
Sáng Dự hội nghị sơ kết tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội, củng cố quốc phòng-an ninh, xây dựng hệ thống chính trị quý I
và triển khai nhiệm vụ quý II năm 2015
Chủ tịch, các phó chủ tịch
Trung tâm hội nghị huyện Triệu Sơn
Chiều Họp thường trực ủy ban.
14h00 họp bàn một số vụ việc liên quan
đến trật tự, an ninh trên địa bàn huyện
Chủ tịch, các phó Chủ tịch
Phòng họp UBND huyện Triệu Sơn
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ 3
23/4/2015
Sáng Kiểm tra thực hiện công tác phòng
chống lụt bão.
Ông Bình Phòng tài nguyên và môi trường Chiều Dự đại hội đại biểu
Đảng bộ xã Dân Lý lần thứ XX nhiệm kỳ
2015-2020
Ông Hùng
UBND xã Dân Lý
Thứ 4 24/4/2015
Sáng 8h00 dự lễ khai mạc giải chạy việt dã trên địa bàn huyện lần
thứ III
Ông Quân
Nhà thi đấu huyện
Chiều Tham dự Hội nghị sơ kết quý I về tình
hình đảm bảo an toàn giao thông trên
địa bàn huyện
Ông Hùng
UBND xã Bình Sơn
Thứ 5 25/4/2015
Sáng Tham gia đoàn công tác của huyện khảo
sát địa điểm thâm canh công nghệ cao
Ông Hóa UBND xã Thọ Bình
Chiều Dự đại hội đảng bộ xã Thọ Ngọc
Ông Bình UBND xã Thọ Ngọc
Thứ 6 26/4/2015
Sáng Họp giao ban cơ quan
Ông Hùng
Phòng họp UBND huyện
Chiều Tham dự công tác phòng chống sâu bệnh trên cây lúa
Ông Hóa Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2. Kế hoạch công tác tháng của UBND huyện Triệu Sơn.
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
Số:.../KH-UBND Triệu Sơn, ngày...tháng...năm 2014
KẾ HOẠCH
Công tác tháng 11/2014 của UBND huyện Triệu Sơn
Thực hiện nghị quyết số.../NĐ-ĐU ngày tháng năm 2014 của Đảng ủy huyện về lãnh đạo nhiệm vụ tháng 11/2014. Ủy ban huyện xây dựng kế hoạch, chỉ đạo triển khai và tổ chức thực hiện cụ thể như sau: