1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần của UBND huyện Văn Chấn: Áp dụng từ ngày…đến ngày…
Thứ, ngày, tháng, năm Sáng (từ 7h30 đến 11h30) Chiều (từ 13h đến 16h30)
Thứ 2 (ngày…) ………. ………
Thứ 3 (ngày…) ………. ……….
Thứ 4 (ngày…) ……… ……….
Thứ 5 (ngày…) ……… ………
Thứ 6 (ngày…) ……… ………
• Mẫu hóa Tờ trình của Phòng nội vụ huyện Văn Chấn về việc bố trí nhân sự tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện Văn Chấn.
UBND HUYỆN VĂN CHẤN PHềNG NỘI VỤ
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:…/ Văn Chấn, ngày…tháng…năm…
TỜ TRÌNH
Về việc………
2. Soạn thảo” Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của huyện Văn Chấn.
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYÊN VĂN CHẤN
Số:…/QĐ-UBND
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
Văn Chấn, ngày…tháng…năm…
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành”quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Văn Chấn”
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĂN CHẤN
Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004;
Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Thông tư số: 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Quyết định số: 03/2014/QĐ-UBND ngày 22/01/2014 của UBND tỉnh Yên Bái về trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định ban hành văn bản Quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Yên Bái;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội Vụ.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này là “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Văn Chấn”.
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày kể từ ngày ký, những quy định do Ủy ban nhân dân huyện ban hành trước đây trái với Quyết định này đều được bãi bỏ.
Điều 3: Chánh văn phòng, HĐND và UBND huyện, Trưởng phòng Nội vụ, Thủ Trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn căn cứ Quyết định thi hành./.
Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN - Như điều 3;
- Sở Nội vụ;
- TT. Huyện ủy;
- Lưu: VT,PNV.
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĂN CHẤN
Số:…/QĐ-UBND
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Văn Chấn, ngày… tháng… năm…
QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số:…2013/QĐ-UBND ngày…tháng…năm…
của
UBND huyện Văn Chấn) CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh.
1.Phạm vi ứng dụng
Quy chế này áp dụng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ cho các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, các cơ quan tổ chức, lực lượng vũ trang nhân dân, UBND các xã, thị trấn đóng trên địa bàn huyện.
2.Đối tượng điều chỉnh.
a.Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu.
b.Công tác lưu trữ bao gồm các công việc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Điều 2. Giải thích từ ngữ.
1.Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những quy định chung về hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp.
UBND các xã, thị trấn thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện Văn Chấn ( gọi tắt là các cơ quan, đơn vị), để thể hiện thống nhất công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định của Luật Lưu trữ.
2.Quy chễ công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Văn Chấn bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành cơ quan, đơn vị để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
3.Văn bản đến là tất cả những loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả fax, văn bản được chuyển giao qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, đơn vị.
4.Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn vị phát hành.
5.Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
6.Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, đơn vị ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
7.Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn vị ban hành.
8.Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác về nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
9.Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
10. Bản sao lục là bản sao đày đủ, chính xác về nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo hình thức quy định.
11.Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan tới nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
12. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc của cơ quan, đơn vị thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
13. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
14.Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
15. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
1.Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trưc tiếp quản lý; phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị thực hiện thống nhất theo Quy chế này.
2.Người phân công phụ trách công tác hành chính, văn phòng trong cơ quan, đơn vị cú trỏch nhiệm giỳp thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo dừi, kiểm tra và giám sát việc thực thiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đon vị; đồng thời tham gia các trương trình tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ
3.Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị phải có trách nhiệm thực hiện việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cho cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của Luật lưu trữ.
Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan.
Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, đơn vị bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan đảm bảo phù hợp. Đối với cơ quan, đơn vị có khối lượng công việc nhiều, quy mô tổ chức lớn cần có bố trí cán bộ, công chức, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư. Lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
1.Người phụ trách công tác văn thư cơ quan có nhiệm vụ cụ thể sau:
a.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, trình xin ý kiến xử lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền xử lý văn bản.
b.Chuyển giao văn bản đến các đơn vị, các nhân ( sau khi có ý kiến xử lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền).
c.Giỳp thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
d.Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành văn bản.
e.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu
chỉ mức độ khẩn, mật ( nếu có)
f. Đăng ký, làm thủ tục phỏt hành, theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi.
g.Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
h.Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản.
i. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị và các loại con dấu khác của cơ quan, đơn vị.
j. Áp dụng các thành tựu khao học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
2.Người phụ trách công tác lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ sau:
a.Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quanlập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
b.Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
c.Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
d.Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.
e.Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
f. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 5. Công chức, viên chức phụ trách văn thư, lưu trữ
Người được bố trí, giao nhiệm vụ làm công tác văn thư, lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn về đạo đức, chức danh nghề nghiệp để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ.
1.Hằng năm, thủ trưởng cơ quan. Đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí trang thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên của cơ quan, đơn vị.
2.Trường hợp cần thiết, thử trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo lập dự toán trình cơ quan có thẩm quyền duyệt cấp kinh phí để thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị mình.
Điều 7. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.
1.Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại Quy chế này.
2.Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý văn bản theo mức độ mật quy định cho văn bản. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật.
CHƯƠNG II