CHƯƠNG III TRANG TRÍ CÔNG SỞ
Điều 17. Tổ chức thực hiện
1.Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, toàn thể cán bộ, công chức và viên chức thuộc huyện có trách nhiệm triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này.
2.Chánh văn phòng UBND huyện, trưởng phòng Nội vụ huyện có trách nhiệm đụn đốc, theo dừi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
3.Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị báo cáo về UBND huyện (thông qua phòng Nội vụ) để xem xét sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tế của huyện./.
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG.
Được sự quan tâm, chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên và yêu cầu của công việc, cán bộ, viên chức làm công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ huyện Văn Chấn yêu cầu có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm trong công tác văn phòng. Hơn thế nữa trình độ nghiệp vụ và sự nhiệt tình trong công việc đã thực hiện công tác tham mưu cho UBND vừa giải quyết các thủ tục hành chính trong địa bàn Huyện nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Đặc biệt đội ngũ lãnh đạo luôn quan tâm, nhắc nhở và kịp thời động viên các cán bộ trong phòng luôn thực hiện đúng quy định của pháp luật, giải quyết các công việc hợp tình, hợp lý.
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Chấn rất khoa học được chia làm các phòng ban riêng biệt nhưng vẫn có sự liên kết với nhau. Mỗi phòng trung bình có từ 5 – 8 cán bộ, chuyên viên, mỗi người thực hiện một công việc riêng song vẫn hỗ trợ nhau về công tác chuyên môn để làm tăng hiệu quả công việc.
Được sự quan tâm của cấp trên phòng Nội vụ huyện Văn Chấn được trang trí và trang bị rất hợp lý. Môi trường làm việc thoáng đãng, trong lành, con người thân thiện cởi mở. Trong phòng được trang bị gồm 8 máy tính có kết nối mạng internet, có 5 máy scaner, 2 máy in, 1 máy photocopy, 2 quạt gió, 1 điều hòa,1điện thoại, thiết bị chiếu sáng và nhiều tủ đựng tài liệu khác. Trong đó phòng của Trưởng phòng và hai phó trưởng phòng được bố trí không gian riêng, thoáng đãng có cây xanh tạo môi trường làm việc thoáng mát.
Cán bộ trong phòng đều thực hiện tốt các nội quy của cơ quan, nội quy giờ làm việc, thực hiện tốt văn hóa công sở... ngoài những giờ làm việc cán bộ, công chức, viên chức còn nhiệt tình tham gia giao lưu do huyện tổ chức, các trương trình thể dục, thể thao do phòng hoặc huyện tổ chức. Công tác hành chính trong phòng luôn được thực hiện theo đúng quy định của cơ quan và của pháp luật. Những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được giải quyết kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Xuất phát từ đặc điểm Phòng Nội vụ
nằm trong UBND huyện, các công việc từ các xã, thị trấn giử lên rất nhiều bắt buộc phải thực hiện nhanh chóng và chính xác cho cơ quan cấp dưới triển khai thực hiện. Cũng chính xuất phát từ lý do ấy khiến đội ngũ cán bộ của phòng thực hiện công việc rất chuyên nghiệp.
Các văn bản đi của UBND huyện Văn Chấn ngày càng được hoàn thiện hơn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và nội dung, tính pháp lý được đảm bảo. Trước khi chuyển giao văn bản đi, cán bộ văn thư kiểm tra lại toàn bộ nội dung và các thành phần của thể thức của văn bản rồi mới ghi số, ngày, tháng, năm, đóng dấu, đăng ký vào sổ rồ chuyển giao văn bản.
II. NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM.
Trong thời gian thực tập tại văn phòng Nội vụ huyện Văn Chấn, em đã thu được rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích. Em thấy phòng Nội vụ là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu làm việc của UBND huyện Văn Chấn. Đây là cơ quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo, tìm hiểu, thông kê và xử lý các thông tin cho lãnh đạo khi cần trong giải quyết công việc. Ngoài ra phòng còn là một bộ phận quan trọng trong việc quản lý và đào tạo nhân sự của cơ quan. Mọi việc trong cơ quan đều được thông qua phòng Nội Vụ. Phòng Nội vụ còn là bộ phận hậu cần của cơ quan, luôn đảm bảo mọi công tác tốt cho lãnh đạo cũng như cho cơ quan. Chính vì vậy em xin được đưa ra một số đề xuất với cơ quan để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm:
- Hiện nay cơ quan vẫn còn sử dụng các hình thức thủ công trong công
việc soạn thảo văn bản cũng như quản lý văn bản, vì vậy cơ quan nên đầu tư thêm một số trang thiết bị hiện đại hơn để quản lý công tác phần mềm quản lý công tác soạn thảo văn bản tại cơ quan.
- Ở phòng hiện tại chư có các phần mềm quản lý công tác phòng, nên
cần trang bị thêm để hoạt động công tác được triển khai nhanh chóng hơn.
- Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư
của các phòng ban chuyên môn.
- Các cán bộ phòng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả
năng chủ động trong công việc xử lý, giải quyết các tình huống khó hay gặp phải.
- Cần thường xuyên họp chi bộ để đánh giá năng lực, phẩm chất trong
công việc của cán bộ phòng. Từ đó khen thưởng những người có thành tích cao, phê bình những cán bộ không hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Cơ quan hiện tại vẫn thiếu nhiều trang bị, phương tiện để nâng cao
công việc cho cán bộ.
- Do nhu cầu công việc rất nhiều theo thời gian mà số lượng nhân lực
cơ quan lại thiếu vì thế cơ quan nên bổ sung thêm nhân lực để hoàn thành tôt công việc hơn.
- Ngoài ra, lãnh đạo cần thường xuyên nhắc nhở nhân viên lưu trữ hồ sơ
thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp lại tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hợp lý. Có như vậy thì mới đảm bảo được tuổi thọ của tài liệu và hiệu quả công việc.
- Cơ quan cần mua sắm thêm một số trang thiết bị hiện đại để phục vụ
cho nhu cầu của mỗi cán bộ phòng.