2.2.1. Quan điểm của Trung tâm về đào tạo phát triển nhân lực.
Nhận thức được hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có vai trò rất to lớn đối với nền kinh tế xã hội nói chung cũng như đối với Trung tâm, tổ chức và người lao động nói riêng: Trung tâm Thông tin xem đào tạo là một yếu tố cơ bản nhằm đáp ứng các mục tiêu, chiến lược của tổ chức để hướng tới những lợi ích
sau:
- Cải tiến về năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc;
- Giảm bớt được sự giám sát, vì khi người lao động được đào tạo, trang bị đầy đủ những kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cần thiết họ có thể tự giám sát được;
- Tạo thái độ tán thành và hợp tác trong lao động;
- Đạt được yêu cầu trong công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực;
- Giảm bớt được tai nạn nghề nghiệp;
- Sự ổn định và năng động của tổ chức tăng lên, chúng đảm bảo giữ vững hiệu quả hoạt động của tổ chức ngay cả khi thiếu những người chủ chốt do có nguồn đào tạo dự trữ để thay thế.
- Đối với người lao động: Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực không chỉ đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức mà nó còn giúp cho người lao động cập nhật các kiến thức, kỹ năng mới, áp dụng thành công các thay đổi về công nghệ, kỹ thuật. Nhờ có đào tạo và phát triển mà người lao động tránh được sự đào thải trong quá trình phát triển của tổ chức, xã hội. Và nó còn góp phần làm thoả mãn nhu cầu phát triển cho người lao động.
2.2.2. Nguyên tắc chỉ đạo trong đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực.
- Đào tạo xuất phát từ nhu cầu, nhiệm vụ công tác; đảm bảo đúng người,
tạo;
- Đào tạo phải tính đến yếu tố hiệu quả, phù hợp giữa chi phí bỏ ra và kết quả cuối cùng, cán bộ sau đào tạo phải đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc.
- Trung tâm khuyến khích người lao động tự đào tạo nâng cao trình độ;
- Cán bộ sau đào tạo sẽ có cơ hội thăng tiến.
* Trách nhiệm thực hiện:
- Ban lãnh đạo: GĐ phê duyệt các kế hoạch liên quan đến công tác đào tạo
và phát triển, đảm bảo tất cả CBNV của Trung tâm đều được tham dự các chương trình đào tạo và phát triển cần thiết.
- Trưởng đơn vị: Xác định các nhu cầu đào tạo và phát triển của CBNV trong đơn vị, tạo điều kiện cho CBNV tham dự các khóa đào tạo.
- Phòng TCHC: Quản lý và thực hiện quy trình đào tạo CBNV toàn Trung tâm một cách nghiêm túc và khách quan.
2.2.3. Mục tiêu hoạt động đào tạo.
- Đào tạo là hoạt động tường xuyên và quan trọng của Trung Tâm thông tin để trang bị kiến thức cho cán bộ mới và nâng cao trình độ chuyên môn chuyên sâu cho các cán bộ nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển và hội nhập kinh tế quốc tế.
Hoạt động này tại Trung tâm Thông tin có thể chia thành cá giai đoạn đào tạo khác nhau là:
+ Đào tạo chung: là việc đào tạo cho các các bộ mới được tuyển dụng hàng năm, hoặc các khóa đào tạo phổ biến kiến thức về các vấn đề xã hội, các vấn đề liên quan đến chuyên môn chung, hoặc tham gia các chương trình đào đạo của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng và cấc chương trình đào đạo khác của Bộ Khoa học và Công nghệ như: đào tạo nâng cao quản lý nhân lực, văn thư lưu trữ, tài chính kế toán, thuyết trình, văn hóa công sở,… các hoạt động đào tạo và quản lý đào tạo này Phòng HCTC là đầu mối tổ chức. Các hoạt động đào tạo này như là điều kiện bắt buộc đối với ttaats cả các cán bộ Trung tâm Thông tin
+ Đào tạo chuyên sâu: là hình thức đào tạo nâng cao cho các cán bộ đã được làm việc ổn định (ít nhất cũng phải được ký hợp đồng lao động dài hạn), đã có thâm niên công tác. Các chương trình đào tạo này được các Phòng chuyên môn đề xuất và đưa ra các yêu cầu. Các khóa đào tạo có thể được tổ chức tại Trung tâm Thông tin hoặc được tổ chức tai một Đơn vị khác thược Tổng cục hoặc một cơ sở đào tạo khác trong nước và có thể cả ở nước ngoài.
Trung bình, trong một năm có khoảng 10-12 Khóa đào tạo tổ chức nội bộ, gửi tham gia các khóa đào tạo bên ngoài trong nước khoảng 30 lượt, cử tham gia các khóa đào tạo tại nước ngoài năm 2013 là: 10 lượt; 2014 là 12 lượt, 07 tháng 2015 là 6 lượt. Hoạt động đào tạo chuyên gia tư vấn các hệ thống quản lý ISO cũng là hoạt động đào tạo chuyên sâu, hơn 70 % các chuyên gia tư vấn của Trung tâm Thông tin đã được đào tạo nâng cao về chuyên môn ở nước ngoài.
Các chương trình đào tạo chuyên sâu có thể do Phòng chuyên môn làm đầu mối, có thể do Phòng HCTC là đầu mối.
2.2.4. Hình thức đào tạo.
Tại Trung tâm Thông tin có các hình thức đào tạo cán bộ cơ bản sau:
- Đào tạo dài hạn: là việc cử cán bộ đi tham gia các khóa học trong nước về ngoài nước để nâng cao chuyên môn như: Đào tạo Thạc sĩ, Tiến sĩ, việc của cán bộ và nội dung cụ thể phải có kế hoạch được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt..
Kết quả đạt được năm 2011-2014 có 02 Thạc sĩ; 01 Tiến sĩ.
- Đào tạo ngắn hạn: hình thức đào tạo trong lớp và thực hành hiện trường, các cán bộ sẽ tham gia kháo đào tạo ngắn hạn tại Trung tâm, hoặc bên ngoài, sau đó sẽ có thời gia thự hành trên hiện trường. Ví dụ: hoạt động chuyên gia tư vấn của Trung tâm có 05 Bậc (các Bậc và nội dung kiểm tra đánh giá các Bậc do Phòng Tư vấn Đào tạo đưa ra và Giám đốc Trung tâm phê duyệt), trường hợp các cán bộ khóa đào tạo chuyên gia tư vấn (cụ thể là muốn nâng bậc từ Bậc 1 lên Bậc 2) cán bộ phải đáp ứng yêu cầu chuyên gia Bậc 1, tham gia các khóa học liên quan và ít nhất có 06 tháng thực hành hoạt động tư vấn giảng dạy mới được xem xét tham gia các khóa đào tạo và nâng bậc chuyên gia cho cán bộ.
2.2.5. Quy trình thực hiện:
Trách nhiệm Nội dung Các bước thực hiện
Bộ phận yêu cầu ĐT Bước 1
Phòng TCHC Bước 2
GĐ Bước 3
Phòng TCHC
Bước 4
GĐ Bước 5
Phòng TCHC/ Nhà cung cấp, giảng viên
Phòng Bước 6
TCHC/ Nhà cung
cấp, giảng viên Bước 7
Ban GĐ Bước 8
Phòng TCHC Bước 9
Phòng TCHC Bước 10
Phòng TCHC/
Trưởng các đơn vị Bước 11
Phòng TCHC Bước 12
Phòng TCHC Bước 13
2.3. Hoạt động đào tạo Chuyên gia tư vấn hệ thống ISO.
Yêu cầu đào tạo
Tìm kiếm nhà cung cấp Xét duyệt Rà soát tổng hợp
Xét duyệt
Đánh giá trước đào tạo Xây dựng chương trình ĐT
Xét duyệt
Lưu hồ sơ Tổ chức đào tạo
Kết thúc đào tạo
Báo cáo kết quả đào tạo
Áp dụng vào công việc, theo dừi đỏnh gớa
2.3.1. Giới thiệu.
Đào tạo Chuyên gia tư vấn hệ thống ISO được hiểu là đào tạo chuyên gia tư vấn các tiêu chuẩn, công cụ quản lý tiên tiến trên thế giới cho các tổ chức doanh nghiệp, cụ thể là đào tào, tư vấn các tiêu chuẩn như: ISO 9000; ISO 14000: ISO 22000, ISO 27000,... Đây là hoạt động đào tạo nội bộ, trang bị các kiến thức cho các chuyên gia của Trung tâm, nhằm nâng cao năng lực cho cán bộ, nhân viên của Trung tâm trong việc cung cấp các dịch vụ đào tạo ra bên ngoài.
Hoạt động đào tạo Chuyên gia tư vấn ISO của Trung tâm Thông tin chia thành các cấp bậc sau:
- Chuyên gia tư vấn Bậc 1;
- Chuyên gia tư vấn bậc 2;
- Chuyên gia tư vấn Bậc 3;
- Chuyên gia tư vấn bậc 4;
- Chuyên gia tư vấn Bậc 5;
Ở mỗi bậc trình độ được nâng cao hơn từ thấp lên cao.
Các yêu cầu tối thiểu về một chuyên gia Bậc 1 phục vụ cho hoạt động tư vấn của Trung tâm:
- Tốt nghiệp đại học trở lên;
- Ngoại hình ưa nhìn;
- Giọng nói dễ nghe, không nói giọng địa phương, không nói ngọng, có khả năng nói lưu loát;
- Sức khỏe tốt;
- Đã hoàn thành các yêu cầu thử việc và được đánh giá tốt.
2.3.2. Thực tế quá trình đào tạo Chuyên gia tư vấn ISO.
2.3.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo.
Vào cuối mỗi năm, các đơn vị tiến hành lập kế hoạch đào tạo của đơn vị mình cùng với việc lập kế hoạch hoạt động của năm tiếp theo, kế hoạch đào tạo của các đơn vị được chuyển về phòng Hành chính - Tổ chức để rà soát, phân tích và tổng hợp thành kế hoạch đào tạo chung của toàn Trung tâm.
Phòng TCHC có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu đào tạo của các đơn vị, và tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển của CBCNV toàn Trung tâm thông qua các hình thức như: Thiết kế bảng hỏi/điều tra; Tổng hợp kết quả đánh giá công việc định kỳ của CBCNV, có thể sử dụng thêm Bản Mô tả Công việc và Kế hoạch Nhân sự để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển CBCNV.
Trên cơ sở đó xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng kế hoạch đào tạo cho năm kế tiếp và trình GĐ phê duyệt.
- Việc phân tích và tổng hợp nhu cầu đào tạo sẽ giúp phòng Hành chính - Tổ chức xác định các thông tin sau:
+ Kiến thức, kỹ năng cần đào tạo;
+ Mục tiêu đào tạo;
+ Đối tượng tham gia đào tạo;
+ Hình thức và loại hình đào tạo.
- Phòng Hành chính - Tổ chức xây dựng Kế hoạch Đào tạo và Phát triển, tựy theo bản chất và mức độ cần thiết của cỏc nhu cầu, nờu rừ thời gian và chi phí dự kiến cho từng khóa đào tạo.
- Phòng Hành chính - Tổ chức phải thảo luận với các Trưởng đơn vị về thời gian dự kiến tổ chức khóa đào tạo để tránh ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh của Trung tâm.
Kế hoạch đào tạo được Phòng TCHC trình lên GĐ xem xét và phê duyệt trước khi tổ chức thực hiện. Trong quá trình xét duyệt kế hoạch tuyển dụng hoặc yêu
cầu tuyển dụng đột xuất, Ban lãnh đạo có thể yêu cầu Phòng TCHC giải trình về các thông tin nếu cần thiết.
* Những căn cứ xác định nhu cầu đào tạo Chuyên gia tư vấn ISO của Trung tâm TĐC:
- Một là: Mục tiêu, nhiệm vụ công tác của Trung tâm. Là một đơn vị sự nghiệp có thu, Trung tâm phải thực hiện nhiệm vụ đạt doanh số đề ra do đơn vị chủ quản là Tổng cục TĐC giao. Ngoài thực hiện một vài chức năng, nhiệm vụ, Trung tâm Thông tin còn là đơn vị kinh doanh, và để có thu nhập, Trung tâm phải tăng cường hoạt động tư vấn dịch vụ cho các tổ chức, doanh nghiệp, do đó việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ để nâng cao uy tín, thu hút đối tác làm việc với Trung tâm.
- Hai là: Thông qua đánh giá thực hiện công việc, Ban Lãnh đạo so sánh năng lực của các Chuyên gia rồi so sánh với tiêu chuẩn thực hiện công việc để từ đó thấy được cần phải đào tạo, bồi dưỡng thêm cho đội ngũ Chuyên gia tư vấn.
- Ba là: Dựa trên nhu cầu được đào tạo của các chuyên gia. Các cán bộ, chuyên gia có nhu cầu bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc sẽ đăng ký với Phòng Đào tạo – Tư vấn, Phòng này có nhiệm vụ tổng hợp và kết hợp với các phòng ban khác để thực hiện đào tạo.
Từ những căn cứ trên, Trung tâm Thông tin có thể xác định được một cách cụ thể, chính xác nhu cầu đào tạo của tổ chức mình, tránh được tối đa sự lãng phí;
đào tạo đúng người, đúng việc. Kế hoạch đào tạo hàng năm của Trung tâm phần lớn là bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới và đào tạo nâng cao, nâng bậc cho các chuyên gia.
2.3.2.2. Xác định mục tiêu đào tạo và đối tượng đào tạo.
* Xác định mục tiêu đào tạo.
Căn cứ nhu cầu đào tạo, Trung tâm đưa ra mục tiêu đào tạo hàng năm với đội ngũ chuyên gia:
- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức bắt kịp với sự phát triển và nhu cầu của thị trường trong thời gian tới, cập nhật được các tiêu chuẩn mới và tiêu chuẩn thịnh hành.
- Đào tạo chú trọng vào chất lượng, chủ yếu nâng cao trình độ thực tế cho các chuyên gia với tiêu chuẩn nghiêm ngặt, không vì thành tích mà cẩu thả, qua loa; các chuyên gia được đào tạo ở bậc nào phải có khả năng đảm nhận tốt công việc ở bậc đó.
- Nắm bắt xu hướng phát triển của các ngành sản xuất kinh doanh trong nước đưa ra những nội dung đào tạo hợp lý trong từng giai đoạn, mỗi chuyên gia phải tự biết nghiên cứu và thích ứng với những yêu cầu mới từ đối tác.
* Đối tượng đào tạo.
Là chương trình đào tạo Chuyên gia tư vấn ISO, tuy nhiên do đặc thù chức năng nhiệm vụ của Trung tâm là đơn vị tư vấn chung cho đối tác đến làm việc với Tổng cục TĐC, do đó hầu hết các cán bộ, nhân viên Trung tâm phải có kiến thức cơ bản về tư vấn SI. Vì vậy, trong các chương trình đào tạo Trung tâm sẽ xem xét đào tạo cả một số cán bộ chuyên môn khác như nhân viên Phòng Hành chính – Tổ chức, Phòng Marketing,…
2.3.2.3. Chương trình, nội dung đào tạo và phương pháp đào tạo.
* Về chương trình, nội dung đào tạo:
Dựa trên các mục tiêu đào tạo của Trung tâm, kết quả bài kiểm tra, kết quả tổng hợp bảng hỏi, tổng hợp các mong đợi của CBNV tham gia khóa đào tạo, giảng viên thiết kế chương trình đào tạo phù hợp nhất.
Phòng Hành chính - Tổ chức và Trưởng các bộ phận liên quan có trách nhiệm đóng góp ý kiến vào quá trình xây dựng chương trình đào tạo đảm bảo nội dung đào tạo phù hợp với thực tế của Trung tâm và đáp ứng mục tiêu của khóa đào tạo. Chương trình, nội dung đào tạo cho một Chuyên gia tư vấn cơ bản gồm những bài giảng về các vấn đề sau:
- Tư vấn Hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001: 2008; TQM; 5S;
Kaizen; 7 Tools; SPC…).
- Tư vấn Hệ thống quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm (ISO 22000;
HACCP; BRC…).
- Tư vấn Hệ thống quản lý môi trường (ISO 14000) . - Tư vấn Hệ thống thực hành sản xuất thuốc tốt (GMP).
- Tư vấn Hệ thống trách nhiệm xã hội SA 8000.
- Tư vấn Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001:
2007).
Đây là những nội dung tối thiểu mà một Chuyên gia tư vấn phải nắm bắt và tư vấn được. Tuy nhiên tùy vào trình độ của mỗi chuyên gia đang ở bậc nào và muốn nâng cấp bậc, Trung tâm sẽ đi sâu đào tạo từng mảng nội dung và tổ chức thi nâng bậc ở cuối kỳ đào tạo. Đối với những chuyên gia bậc 4 và 5 đã hoàn thiện kỹ năng tư vấn sẽ được đào tạo sang kỹ năng đào tạo lại cho tổ chức, doanh nghiệp khác có nhu cầu, nội dung của chương trình đào tạo kỹ năng đào tạo bao gồm :
- Nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001: 2008, TQM).
- Các công cụ quản lý chất lượng ( 7 tools, 5S, Kaizen, giảm lãng phí … vv).
- Nhận thức về an toàn vệ sinh thực phẩm (HACCP, ISO 22000, BRC…).
- Nhận thức về hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001: 2004).
- Đào tạo đánh giá viên nội bộ hệ thống quản lý chất lượng/môi trường (ISO 19011: 2002).
- Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001: 2007) - Đào tạo các điểm mới của ISO 9001: 2008 và hướng dẫn chuyển đổi hệ thống ISO 9001: 2000 sang ISO 9001: 2008.
Với những nội dung trên, mỗi bậc chuyên gia sẽ được đào tạo theo quy trình và được kiểm tra khác nhau.
- Yêu cầu chung với Chuyên gia tư vấn: Cán bộ được tuyển dụng đầu vào theo quy định tuyển dụng chung. Riêng tuyển dụng vào vị trí Chuyên gia tư vấn các yêu cầu về nhân sự rất khắt khe, cụ thể:
+ Ít nhất tốt nghiệp 01 trường đại học, bằng khá trở lên.
+ Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm đã đi làm.
+ Ưu tiên tốt nghiệp nghành luật, kinh tế, bách khoa.
+ Ưu tiên nam (chỉ lấy nữ khi ứng cử viên suất sắc).
+ Sức khỏe rất tốt.
+ Nói năng lưu loát, khả năng thuyết trình tốt, có khả năng phán đoán các vấn đề nhanh, không nói giọng địa phương.
* Khái quát quá trình đào tạo Chuyên gia tư vấn theo các bậc:
(Khái quát theo lưu đồ)
- Đào tạo Chuyên gia tư vấn Bậc 1:
Trách nhiệm Lưu đồ Quá trình thực hiện
- P.TCHC - P.TVĐT
Bước 1:
P.HCTC Bước 2:
- Đào tạo nhận thức chung về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng
- Đào tạo giới thiệu dịch vụ của Trung tâm và cách thức triển khai
P.TVĐT Bước 3: Đào tạo
- Kỹ năng của chuyên gia - Quy trình tư vấn dự án - Giới thiệu ISO 9001:2008 - P.TVĐT
- Chuyên gia được giao
Bước 4:
Tham gia các buổi học tại các dự án đang triển khai với vai trò nhân viên hỗ trợ kỹ thuật.
Bước 5:
Sau 6 tháng thử việc, chuyên gia tư vấn hướng dẫn làm báo cáo chuyên môn trình Lãnh đạo phòng TVĐT
- P.TVĐT - P.HCTC
Bước 6:
Lãnh đạo phòng đề xuất phương án
- P.HCTC - P.TVĐT
Đạt yêu cầu đầu vào
Tham dự các lớp đào tạo chung
Đào tạo chuyên sâu
Đào tạo thực hành
Đánh giá thử việc
Đánh giá Cho nghỉ việc
Ký hợp đồng