1.Giới thiệu tổng quan về công ty TNHHTM & DV HOA HỒNG Công Ty TNHHTM Và Dịch Vụ Hoa Hồng
- Địa chỉ: 152 Trần Hưng Đạo - TP.Đồng Hới - Tỉnh. Quảng Bình - Điện thoại : 0523825582
Công Ty TNHHTM và DV Hoa Hồng trước đây khi mới thành lập có tên gọi là Công Ty máy Tính Hoa Hồng được thành lập vào tháng 8 năm 1992.
Trải qua nhiều năm xây dựng và phát triển với sự nổ lực hết mình của cán bộ và nhân viên trong Công Ty cùng với sự quan tâm giúp đỡ của các cơ quan đoàn thể trên địa bàn Tỉnh Công Ty không ngừng phát triển lớn mạnh. Công Ty không ngừng thay đổi cách thức quản lý, cũng như cách thức làm việc nhằm đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng của khách hàng.
- Tháng 5 năm 2003 cùng với sự phát triển và lớn mạnh của Công Ty cũng như nhu cầu sử dụng ngày càng cao của người sử dụng , thì Công Ty đã được đổi tên thành Công Ty TNHHTM và DV Hoa Hồng. Và cái tên gọi đó được sử dụng cho đến bây giờ.
- Hiện nay Công Ty có một giám đốc, một phó giám đốc, một kết toán, có 8 nhân viên kỹ thuật , 4 nhân viên văn phòng và 5 nhân viên tiếp thị và nhiều nhân viên làm một số công việc khác.
- Với đội ngũ cán bộ nhân viên của Công Ty có chất lượng và cách tổ chức quản lý hợp lý, Công Ty đã đưa đến cho người dùng sự tin cậy, an toàn, bảo
hành máy móc hay lắp đặt bảo dưỡng máy đều tạo cho khách hàng sự tín nhiệm và an toàn khi đến tại công ty. Ngoài ra Công Ty đấu thầu các gói thầu lắp đặt máy tới các trường học trên địa bàn Thành Phố cũng như đưa máy về tại các vùng miền quê hẻo lánh của tỉnh.
Ngoài ra Công Ty đã đào tạo và dạy cho nhiều sinh viên xin đến học việc để sau này ra trường có thêm kinh nghiệm hơn khi vào tiếp xúc với thực tế.
Và Công Ty cũng đã nhận nhiều bạn sinh viên sau khi ra trường đã có hiểu biết về máy vào làm, nhằm tạo thêm công ăn việc làm cho một số sinh viên sau khi ra trường.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT Công Ty không ngừng đổi mới để đáp ứng nhu tiêu dùng ngày càng cao của nhân dân và vận dụng các kiến thức có được để ngày càng phát triển đi lên, nhằm đáp ứng được nhu cầu về Tin học cho nhân dân trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.
2. Chức năng của các phòng, ban, bộ phận:
- Ban Giám đốc:
Có đầy đủ quyền hạn để điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, thay mặt công ty ký kết các hợp đồng kinh tế và chịu mọi hoạt động nhân danh công ty trong các quan hệ pháp luật.
Quyết định ban hành định mức công việc, giao khoán tiền lương.
Phê duyệt quy chế tiền lương, tiền thưởng, kỷ luật lao động trong công ty.
- Phó giám đốc:
Khi giám đốc đi vắng phó giám đốc được uỷ quyền giải quyết các công việc tạm thời, khi giám đốc về phải báo cáo.
Phó giám đốc chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp các mạng công việc được giám đốc giao phó và chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp các mảng
công việc được giám đốc giao phó và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả công việc.
- Phòng nhân sự:
Đào tạo và quản lý nhân sự.
Bổ nhiệm hoặc sa thải các lao động vi phạm kỹ luật lao động.
- Văn phòng: Thực hiện công việc văn thư, quản lý về các dịch vụ hậu mãi cho khách hàng.
- Phòng kế toán:
Có trách nhiệm xây dựng chế độ sổ sách, quản lý và chịu trách nhiệm trước giám đốc về chế độ chính xác của những chứng từ, sổ sách kế toán.
Xây dựng báo cáo hàng quý, hàng năm về tình hình tài chính của công ty.
- Phòng kinh doanh:
Nghiên cứu, tìm hiểu các nhu cầu của khách hàng.
Phát triển ý tưởng kinh doanh.
Kinh doanh, bán lẻ, bán sĩ máy tính, thiết bị phục vụ khách hàng.
3. Hiện trạng tổ chức và sơ đồ tổ chức 3.1.Hiện trạng tổ chức
: Siêu thị có các bộ phận chính sau:
- Giám đốc: thực hiện các vấn đề về pháp luật của cửa hàng với nhà nước.
Đồng thời chủ cửa hàng phải tìm kiếm thị trường, giao dịch với khách hàng và đưa thông tin cần thiết cho bộ phận sản xuất để đưa ra kế hoạch sản xuất.
Chủ cửa hàng còn làm nhiệm vụ đưa ra những quyết định cuối cùng cho các vấn đề liên quan trực tiếp đến sự phát triển của cửa hàng.
- Bộ phận tài chính: Bộ phận này có các chức năng như hoạch toán thu chi của cửa hàng. Đồng thời tính công nợ của khách và của cửa hàng với các đối
tác. Và tính toán chi phí cho các phòng khác đưa lên và đưa cho chủ cửa hàng duyệt. Nếu duyệt thì phải cung cấp chi phí cho các phòng ban đó.
- Bộ phận nhân sự : Quản lý nhân viên của toàn bộ cửa hàng, thực hiện chấm công cho từng nhân viên và tính lương cho từng nhân viên.
- Bộ phận kinh doanh: Chịu trách nhiệm chính trong toàn bộ việc buôn bán của cửa hàng bao gồm các công việc: Nhập kho hàng, xuất kho, báo cáo số lượng hàng, doanh thu và lượng hàng tồn…
- Bộ phận nghiệp vụ: Tiến hành thực hiện các công tác nghiệp vụ chung liên quan đến cửa hàng.
3.2. Sơ đồ tổ chức:
4 . Hệ thống hoạt động làm việc của Công ty
Bài toán quản lý bán hang siêu thị bao gồm các công việc chính sau: Nhập hàng, xuất hàng, quản lý thanh toán
4.1 Nhập hàng:
−Để nhập hàng, nhân viên phải nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt được nhu cầu thị trường, từ đó đặt quan hệ mua bán với nhà cung cấp hoặc với bộ phận sản xuất của cửa hàng về những mặt hàng mà cửa hàng đang cần.
Bộ phận tài chính
Giám đốc công ty
Bộ phận kinh doanh
Bộ phận nhân sự
Bộ phận nghiệp vụ
− Hàng nhập về của cửa hàng thông qua hoá đơn nhập giữa nhà cung cấp với cửa hàng hoặc giữa bộ phận sản xuất với cửa hàng.
−Siêu thị được nhập về sẽ được phân loại, dán mã, định giá và đưa vào cửa hàng. Khi hàng về cửa hàng, bộ phân kinh doanh chịu trách nhiệm ghi về số lượng hàng nhập về cửa hàng. Nếu mặt hàng đó có rồi thì bộ phận kinh doanh phải ghi thêm số lượng về mặt hàng đó.
4.2 Xuất hàng:
−Siêu thị có quầy bán hàng cũng là kho lưu hàng của toàn bộ siêu thị. Quầy hàng là nơi trưng bày tất cả các chủng loại mặt hàng của cửa hàng. Hàng ngày căn cứ vào tình hình bán hàng ở cửa hàng, bộ phận kinh doanh thống kê để biết mặt hàng nào bán được nhiều, mặt hàng nào bán được ít, mặt hàng nào đã hết hoặc còn ít trong kho, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng. Khi khách có nhu cầu mua hàng(có thể là mua lẻ hoặc mua theo hợp đồng) khi đó cửa hàng cần tiến hành bán hàng trực tiếp hoặc kí kết hợp đồng cho khách.
Hàng bỏn ra được theo dừi dựa trờn + Hoá đơn đối với khách mua lẻ
+ Hoá đơn hợp đồng đối với khách mua hàng theo hợp đồng
−Các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ bán được thể hiện qua hoá đơn bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo xuất hàng, báo cáo xuất nhập hàng tồn trong tháng
4.3 Quản lý thanh toán:
−Khi khách hàng đặt hàng theo hợp đồng thì khách hàng có thể phải trả một khoản tiền trước cho hợp đồng đó gọi là tiền đặt cọc.
−Khi khách hàng mua hàng tại cửa hàng mà chủ cửa hàng cho thanh toán sau, thì sau khi thanh toán tiền cho cửa hàng khách hàng sẽ được nhận một phiếu thanh toán. Đồng thời việc thanh toán đó của khách hàng sẽ được ghi lại vào sổ thanh toán. Việc thanh toán được quản lý theo ngày thanh toán và thanh toán bao nhiêu. Từ đó đối chiếu đưa ra công nợ của khách hàng vào cuối tháng.
5. Những hạn chế của hệ thống thực.
Qua quá trình khảo sát thấy được các nhược điểm của Hệ thống đang tồn tại như sau:
Hệ thống vẫn cần phải có nhiều người, mà lại làm các công việc trùng nhau và còn hay xảy ra sai sót do yếu tố con người trong quá trình lưu trữ.
Thông tin lưu trữ mặc dù đã được tin học hoá nhưng do hàng năm, số lượng hàng nhập, xuất ngày một tăng nên rất khó khăn trong việc muốn tập hợp và tìm kiếm thông tin .
Từ những hạn chế trên ta thấy cần thiết để xây dựng lên một Hệ thống Quản lý mới thay thế Hệ thống cũ, có khả năng giải quyết được những hạn chế của Hệ thống thực.
II. PHÂN TÍCH YÊU CẦU BÀI TOÁN