II. PHÂN TÍCH YÊU CẦU BÀI TOÁN 1. Các chức năng bài toán
4. Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý bán hàng
4.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý bán hàng.
a. Phân cấp quản lý.
Hệ thống quản lý bán hàng là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về mặt hàng, thiết bị…để từ đó có thể quản lý một cách dễ dàng. Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp,..thực hiện công tác quản lý bán hàng được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp dụng tin học vào công tác quản lý có như vậy hiệu quả quản lý và kinh doanh mới được tăng lên.
b. Luồng thông tin.
Thông tin đầu vào: Trong hệ thống quản lý bán hàng có những thông tin đầu vào và đầu ra khác nhau, thông tin đầu vào gồm các thông tin về nhà cung cấp, thông tin hàng hóa: các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, các yêu cầu..những thông tin này có tính chất thay đổi thường xuyên như hàng hoá.
Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào thông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin về khách hàng, tình hình nhập xuất..
Các bảng biểu báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được tổng hợp để phục vụ công tác quản lý bán hàng, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Vì vậy các bảng biểu báo cáo đòi hỏi phải chính xác và kịp thời .
4.2. Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành.
a.Mô hình luân chuyển dữ liệu.
Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý bán hàng có thể mô tả các modul sau:
Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu.
Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
Lập bảng biểu báo cáo.
b. Cập nhật thông tin động.
Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau:
Phải biết rừ cỏc thụng tin cần lọc từ thụng tin động.
Giao diện màn hình và số lượng phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho người cập nhật dữ liệu.
Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp.
Kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình.
Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết.
c. Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
Thông tin loại này không cần cập nhật thường xuyên, nhưng yêu cầu chủ yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi cần thiết.
d. Lập báo cáo, in ấn.
Để thiết kế phần này đòi hỏi người quản lý nắm thật vững nhu cầu quản lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo. Vì thông tin sử dụng trong công việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trước nên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong ngày ở phân này được giảm bớt.
4.3. Các nguyên tắc đảm bảo.
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng hoàn chỉnh, là một công việc không phải là đơn giản, mất nhiều thời gian công sức, cũng như trí óc người thiết kế. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng thường phải dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau:
a . Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
Là thông tin được tích luỹ thường xuyên và cập nhật để phục vụ cho bài toán quản lý. Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải được loại bỏ. Một điều cần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán. Do vậy ta cần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin đã được loại bỏ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tượng thông tin của đối tượng điều khiển.
b. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Nguyên tắc này, ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có những công cụ đặc biệt, để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời, dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản.
Việc tuân theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt với hệ thống thông tin sẽ làm hoàn thiện và phỏt triển hệ thống rừ ràng và đơn giản hơn.
c. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy tính. Vì chính đầu vào và đầu ra của máy tính lá khâu hẹp nhất của hệ thống. Để làm được việc này cần phải có phương pháp thay thế giữa việc truyền tải tài liệu thủ công bằng việc truyền tải tài liệu trên thiết bị như băng từ, đĩa từ...., để đảm bảo việc truyền xuất thông tin được nhanh chóng. Việc này sẽ giảm bớt đi được thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính.
Nguyên tắc này vận dụng cả đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút ngắn thời gian và công sức cho việc vào dữ liệu, mà còn đảm bảo độ tin cậy của thông tin.
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT PHÂN TÍCH, THIẾT