VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI SONG PHÚC
2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc
2.2.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc.
2.2.1.1 Hệ thống tài khoản sử dụng
- TK 511 “Doanh thu bán hàng”, tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ sản xuất kinh doanh không có tài khoản chi tiết cấp 2
- TK 632 “Giá vốn hàng bán” : phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ và không có tài khoản chi tiết cấp 2
- TK 156 “Hàng hoá”: phản ánh trị giá hàng tồn đầu kỳ và giá trị hàng nhập vào trong kỳ và nó cũng không có TK chi tiết cấp 2
- TK 131 “Phải thu khách hàng”: Công ty không mở các tiểu khoản chi tiết theo từng khách hàng vì lượng khách hàng là rất lớn đã được phân nhóm ở danh mục đối tượng. Tài khoản này được mở tiểu khoản chi tiết theo tên các cán bộ kinh doanh bán hàng trực tiếp.
- TK 641 “Chi phí bán hàng
- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp
- TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”
- TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
2.2.1.2 Chế độ kế toán, hình thức ghi sổ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Chế độ kế toán chung do Bộ Tài Chính ban hành đã được cụ thể hóa vào công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc như sau:
- Hình thức ghi sổ kế toán: hình thức kế toán áp dụng cho công ty là hình thức “ Nhật ký chung”
- Niên độ kế toán của công ty là một năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 thàng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (ký hiệu: đ)
- Phương pháp kế toán TSCĐ: nguyên giá TSCĐ được xác định theo giá gốc (nguyên giá thực tế) và khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng (bình quân theo thời gian)
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc.
+ Phương pháp tính giá xuất kho theo PP nhập trước xuất trước.
+ Phương pháp hạch toán HTK theo PP kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
Thực tế tại công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc hình thức ghi sổ được áp dụng theo hình thức kế toán “ Nhật Ký Chung” không sử dụng nhật ký đặc biệt. Quy trình ghi sổ như sau:
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ số 2.5:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến các đối tượng cần theo dừi chi tiết thỡ từ chứng từ gốc, sau khi được dựng làm căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký chung sẽ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ, kế toán chi tiết có liên quan.
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI
- Ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm. cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số dư và số phát sinh.
- Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số dư và số phát sinh phải bằng tổng tiền đã ghi trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
2.2.1.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty
Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của công ty.
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc bao gồm:
+ Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02-DN + Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01-DN
+ Thuyết minh báo cáo tài chính : theo mẫu số B09-DN + Bảng cân đối phát sinh các tài khoản : theo mẫu số F01-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
2.2.1.4 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
* Chứng từ: Giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu và các chứng từ liên quan khác…
Hợp đồng kinh tế
Hoá đơn GTGT
Liên 1: Lưu tại phòng kế toánLiên 2: Giao cho khách hàngLiên 3: Giao cho thủ khoVào thẻ kho (Sổ kho)
Phiếu thu Xuất hàng
Sổ có liên quan 111, 511, 3331
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
2.2.2 Hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả trong Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc
Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc là một doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nghề. Những mặt hàng thì nguồn thu mua chủ yếu từ các tổ chức sản xuất kinh doanh trong nước, sau khi mua được hàng hóa từ các tổ chức kinh doanh trong nước công ty sẽ chuyển về kho của đơn vị, số hàng mua về sẽ được thanh toán trên cơ sở hóa đơn GTGT và hợp đồng kinh tế đã kí kết, có thể là trả trước (tạm ứng, đặt cọc), trả ngay sau khi nhận hàng hoặc trả chậm trong khoảng thời gian đã thỏa thuận theo hợp đồng.
2.2.2.1Giá vốn hàng bán
* Nội dung: Giá trị hàng nhập kho tại công ty là giá mua thực tế đã bao gồm cả chi phí thu mua (nếu có). Còn giá vốn hàng xuất kho thì được xác định theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
Để biết được đơn giá xuất kho của lô hàng, các lô hàng ở công ty được quản lý, đánh số. Giá lấy trên hóa đơn nhập, chi phí thu mua liên quan đến lô hàng nào sẽ được theo dừi trực tiếp cho lụ hàng đú bằng cỏch lưu húa đơn của từng lô hàng theo số lô.
*Chứng từ sử dụng: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) của đơn vị bán và các chứng từ liên quan kế toán tính trị giá vốn của hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, phiếu xuất kho, thẻ kho.
*Tài khoản sử dụng: Để phản ánh trị giá vốn hàng xuất kho bán ra, Công ty sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán.
*Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào số lượng hàng hoá xuất bán và đơn giá mua hàng xuất kho, kế toán tính ra trị giá vốn thực tế xuất kho. Từ phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT cùng các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi sổ NKC, đối chiếu số liệu với sổ chi tiết tài khoản 632. Sau đó, tổng hợp chuyển ghi sổ Cái TK 632.
Trích một số nghiệp vụ
Tồn đầu kỳ của Bạt da là 350 m2, đơn giá là: 120.700 đồng/m2 Ngày 02/02: Xuất bán 200 m2
Ngày 04/02: Nhập 556 m2 đơn giá là 119.200 đồng/m2 Ngày 17/02: Xuất 225 m2
Ngày 27/02: Xuất 98 m2
Giá vốn lô hàng này được xác định như sau.
Ngày 02/02: 200 x 120.700 = 24.140.000 đ
Ngày 17/02: 150x120.700 + 75 x 119.200 = 27.045.000 đ Ngày 27/02: 98 x 119.200= 11.681.600
Khi nhận được Lệnh xuất hàng, hóa đơn GTGT, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho căn cứ vào Giấy đề nghị xuất hàng biểu 2.2, kế toán
phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt. Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 lưu tại nơi yêu cầu xuất kho, liên còn lại nếu người mua hàng đến tận công ty nhận hàng thì giao cho người nhận hàng cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Nếu trường hợp bán hàng qua điện thoại thì nhân viên kinh doanh sẽ cầm liên còn lại xuống kho nhận hàng và chuyển hàng đến cho khách hàng. Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng xuất thực tế, người nhận hàng ký nhận.
Biểu 2.3 Giấy đề nghị xuất hàng.
Công ty cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc
Phòng bán hàng
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lâp- Tự do- Hạnh phúc
...***...
Hà Nội ngày 02/02/2014 GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG
Kính gửi: Phòng tài chính kế toán
Căn cứ theo hợp đồng số: 335/HĐKT ngày 01/02/2014, phòng bán hàng đề nghị xuất lô hàng như sau:
STT Loại hàng Đơn vị
tính Số
lượng
Đơn giá
Thành tiền
01 Bạt da m2 200 120.700 24.140.000
02 Bạt dứa m2 200 76.200 15.240.000
Cộng tiền hàng 39.380.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi chín triệu ba trăm tám mươi nghìn đồng chẵn/.
Phòng kế toán Phòng bán hàng Người đề nghị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.4 Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc
Địa chỉ: 308 Tô Hiệu, Lê Chân, Hải Phòng
Mẫu số 02 – VT
Theo QĐ 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/3/20006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 02 tháng 2 năm 2014 Nợ: 632
Số: 11 Có:
156
Họ tên người nhận hàng: Công ty Cổ phần chăn nuôi C.P Việt Nam Địa chỉ: Khu công nghiệp Biên Hòa.
Lý do xuất: xuất bán
Xuất tại kho: hàng hóa công ty
STT Tên hàng Mã
số
ĐV tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
Ctừ
Thực xuất
1 Bạt da
m2 200 200 120.700 24.140.000
2 Bạt dứa
m2 200 200 76.200 15.240.000
Tổng cộng 39.380.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi chín triệu ba trăm tám mươi nghìn đồng chẵn./
Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Ngày 02 tháng 2 năm 2014
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(ký,ghi rừ họ tờn) (ký,ghi rừ họ tờn) (ký,ghi rừ họ tờn) (ký,ghi rừ họ tên)
Đơn vị: Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc
Địa chỉ: 308 Tô Hiệu, Lê Chân, Hải Phòng
Mẫu số S12 – DN Theo QĐ 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/3/20006 của Bộ trưởng BTC Biểu 2.5 Thẻ kho
THẺ KHO Ngày lập thẻ : 2/2/2014 - Tên nhãn hiệu, quy cách hàng hoá: Bạt da
- Đơn vị tính: m2 S
T T
Chứng từ
Diễn giải Ngày
NX
Số lượng KT
SH N T Nhậ ký
p Xuất Tồn
Tồn đầu tháng 350
01 PX21 2/2 Xuất hàng cho công ty theo HĐ
514 2/2 200 150
02 PN24 4/2 Nhập kho hàng hóa mua công ty thương mại Huyền Dương HĐ 347
2/4 556 706
03 PX31 17/2 Xuất hàng hóa cho DNTN Thanh Bình theo HĐ 525
10/2 225 481
0
4 PX45 27/2 Xuất hàng hóa cho công ty TNHH
VN Face 27/2 98 383
Cộngcuối kỳ
556 523 383
Ngày 28 tháng 2 năm 2014 Thủ kho
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Giám đốc (ký, họ tên)
Biểu 2.6 Sổ chi tiết giá vốn
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Tên hàng hoá: Bạt da
Từ ngày 01/2/2014 Đến ngày 28/2/2014
Quyển số: 2 Đơn vị tính: VND Ngày,
tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Giá vốn Các khoản giảm trừ Số hiệu Ngày
tháng Số lượng Thành tiền Thuế Khác
2/2 PX21 2/2 Xuất hàng bán cho công ty cổ phần chăn nuôi C.P Việt Nam
156 200 24.140.000
17/2 PX35 25/12 Xuất hàng bán cho DN Tư nhân Thanh Bình
156 225 27.045.000
27/2 PX45 27/2 Xuất hàng hóa cho công ty TNHH VN Face
156 98 11.681.600
Tổng cộng giá vốn 68.826.600
Ngày 28 tháng 2 năm 2014 Người ghi sổ
(Ký,họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty CP Vận tải và Thương mại Song Phúc
Đ/c: Số 308 Tô Hiệu, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng
Biểu 2.7 Sổ nhật kí chung
Đv :Công ty Công ty CP Vận tải và Thương mại Song Phúc
Địa chỉ: 308 Tô Hiệu, Lê Chân, Hải Phòng
Mẫu số: S03a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC SỔ NHẬT KÝ CHUNG
(Trích tháng 2 Năm 2014)
Đơn vị tính:đồng NT
ghi sổ
CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI
Đã ghi sổ cái
STT dòng
TK ĐU
Số phát sinh Số hiệu Ngày
tháng Nợ Có
A B C D E F G 1 2
Số trang trước chuyển sang xxx xxx
02/2 PX21 02/2 Xuất hàng hóa cho công ty cổ phần chăn nuôi C.P Việt nam theo HĐ 514
632
156 39.380.000
39.380.000 03/2 PX22 03/2 Giá hàng bán cho công ty
CP thiết bị Tân Phát theo HĐ 515
632
156 38.935.400
38.935.400 04/2 PX23 04/2 Giá vốn hàng xuất bán
DNTN Thanh Bình HĐ 517
632 156
81.700.000 81.700.000
06/2 PX27 06/2 Giá vốn hàng bán xuất công ty Bình Minh theo HĐ 518
632 156
65.479.500
65.479.500
……. .. … …. … ….
28/2 PKT 28/2 Kết chuyển giá vốn hàng
bán trong tháng 2/2014 911
632 711.450.40
0 711.450.40
0
Cộng chuyển sang trang sau xxx xxx
- Sổ này có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
- Ngày mở sổ: 01/01/2014
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký tên, đóng dấu)
Biểu 2.8 Sổ cái 632
Đv :Công ty Công ty CP Vận tải và Thương mại Song Phúc Địa chỉ: 308 Tô Hiệu, Lê Chân, Hải Phòng
Mẫu số: S03b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Trích tháng 2 năm 2014
Tài khoản: 632 Số hiệu: Giá vốn hàng bán Ngày
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung TK
ĐƯ Số phát sinh
Số hiệu Ngày
tháng Trang Dòng Nợ Có
A B C D E G H 1 2
Số dư đầu kỳ
2/2 PX21 2/2 Giá vốn hàng bán theo HĐ 514 156 39.380.000
3/2 PX22 3/2 Giá vốn hàng bán theo HĐ 515 156 38.935.400
4/2 PX23 4/2 Giá vốn hàng bán theo HĐ 517 156 81.700.000
... ... ... ... ... ... ... ... ...
28/2 PKT 28/2 Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ 911 711.450.400
Cộng phát sinh 711.450.400 711.450.400
Số dư cuối kỳ
Ngày 28 tháng 2 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Đã ký tên, đóng dấu)
2.2.2.2 Doanh thu bán hàng
* Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511: “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Khi bán hàng thì kế toán xuất hóa đơn GTGT gồm có 3 liên - Liên 1: lưu trong cuốn hóa đơn gốc
- Liên 2: giao cho khách hàng
- Liên 3 lưu tại phong kế toán để hạch toán
* Các chứng từ sử dụng để hạch toán - Đơn đặt hàng
- Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho
………
* Trình tự luân chuyển chứng từ
Phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng của khách hàng tiếp theo phòng kinh doanh lấy phiếu xuất kho yêu cầu phòng kế toán xuât hóa đơn bán hàng phòng kế toán lập hóa đơn mang đến Giám đốc ký kế toán chuyển hóa đơn đên kho yêu cầu thủ kho xuất hàng.
* Phương thức bán hàng, phương thức thanh toán
Hiện nay, công ty đang thực hiện 2 phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá:
Bán lẻ hàng hoá thu tiền trực tiếp là bán thẳng cho người tiêu dùng, các đơn vị, cá nhân mua để trực tiếp sử dụng với số lượng nhỏ.
Bán buôn là bán cho các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân mua để tiếp tục bán lại hay các dự án với số lượng và giá trị lớn.
Công ty không áp dụng phương thức bán hàng đại lý, kí gửi, không áp dụng phương thức tiêu thụ sản phẩm nội bộ.
Khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp tại công ty hoặc qua Fax, điện thoại.
Các chi phí vận chuyển hàng đến địa chỉ khách hàng quy định do hai bên thỏa thuận.
Về phương thức giao hàng, công ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho khách và khách hàng tự vận chuyển về. Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu, được công ty chấp thuận thì công ty sẽ làm nhiệm vụ vận chuyển tới tận tay khách hàng, các khoản chi phí phát sinh sẽ được hạch toán vào TK 641 (chi phí bán hàng).
Về phương thức thanh toán, công ty chấp nhận các hình thức thanh toán như:
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
* Chính sách định giá:
Đáp ứng nhu cầu mong muốn “mặc cả giá của khách hàng”, doanh nghiệp áp dụng chính sách giá linh hoạt tùy từng thời điểm, từng khách hàng, từng mặt hàng, giá cả thị trường… mà đưa ra giá bán cho phù hợp và đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất tuy vậy việc xác định giá bán vẫn phải dựa trên cơ sở giá mua có tính đến thặng số thương mại để bù đắp chi phí và có lãi.
Sơ đồ 2.7 :Kế toán doanh thu bán hàng của công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc
TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 K/C doanh thu thuần
DTBH (DN tính
Thuế theo PPKT
TK 3331
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu
Ngày 02 tháng 2 năm 2014
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Vận tải và Thương mại Song Phúc
Địa chỉ: Số 308 Tô Hiệu, Phường Hồ Nam, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng Số tài khoản:
Điện thoại: 0363 924 227 MST: 0201294342 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Nam
Tên đơn vị:
Địa chỉ: Hưng Nhân, Hưng Hà, Thái Bình Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MST:
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Bạt da m2 200 130.000.000 26.000.000
02 Bạt dứa m2 200 85.000.000 17.000.000
Cộng tiền hàng 43.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.300.000
Tổng cộng tiền thanh toán 47.300.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu ba trăm nghìn đồng chắn/.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
Biểu 2.9 Hóa đơn GTGT liên 1
Mẫu số: 01GTKT3/001 SP/13P
0000514