Ngày nay, thư viện đã có đầy đủ các chức năng: Giáo dục, thông tin, văn hóa và giải trí.
- Giáo dục: Từ thời cổ đại, ở Trung Quốc, thư viện đã là một tổ chức giáo dục quan trọng, là nơi đọc sách, học hành và giảng dạy. Đến nay, các thư viện, kể cả thư viện công cộng, vẫn thực hiện chức năng giáo dục của mình, khi tiến hành trên thực tế các chức năng của cơ quan giáo dục tiếp tục cho mọi người.
- Thông tin: là tin tức, số liệu, dữ liệu, khái niệm, tri thức giúp tạo nên sự hiểu biết của con người về một đối tượng, hiện tượng, vấn đề nào đó. Các thông tin này được lưu giữ trên các vật mang tin khác nhau mà những người làm công tác thư viện vẫn quen gọi là tài liệu. Từ xa xưa, các thư viện đã tiến hành công tác thông tin, chủ yếu là thông tin thư mục cho bạn đọc. Ngày nay, các thư viện tiến hành một công việc to lớn nhằm tạo lập, bảo quản, tìm, xử lý và phổ biến thông tin, nghĩa là thư viện đã trở thành một cơ quan thông tin thực thụ. Thư viện có thể truy cập vào các mạng thông tin quốc gia và quốc tế, nhờ vậy mà chúng có thể cung cấp nhanh và đầy đủ nhất những thông tin chính xác, cấp thiết và có chất lượng cao cho mỗi người/
nhóm người.
- Văn hóa: Chức năng này của thư viện được thể hiện ở hai khía cạnh:
+ Thu thập, bảo quản và truyền bá di sản văn hóa của nhân loại cũng như của đất nước được lưu giữ trong các tài liệu;
+ Trở thành một trong những trung tâm chủ yếu của sinh hoạt văn hóa, tuyên truyền, phổ biến các kiến thức về các loại hình nghệ thuật và lôi cuốn quảng đại quần chúng tham gia vào hoạt động sáng tạo.
- Giải trí: Thư viện tham gia vào tổ chức thời giờ nhàn rỗi, cung cấp sách và các phương tiện khác cho bạn đọc để đọc giải trí. Nhiều thư viện đã trang bị các phương tiện nghe - nhìn để phục vụ bạn đọc tại chỗ hoặc cho thuê về nhà.
Các chức năng của thư viện có tính chất lịch sử. Ngày nay, các thư viện, tuy mức độ có khác nhau nhưng đều thực hiện bốn chức năng trên.
Trong Quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học do Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyờn nghiệp ban hành ngày 14/7/1986 nờu rừ:
“Thư viện trường đại học là trung tâm thông tin văn hóa, khoa học kỹ thuật của trường đại học. Thư viện trường đại học có chức năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá khoa học, kỹ thuật phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học của cán bộ và học sinh trong toàn trường.” [20]
1.3.2 Nhiệm vụ của thư viện trường đại học
Thư viện trường đại học có những nhiệm vụ chính sau:
Nghiên cứu đề xuất phương hướng, chủ trương, kế hoạch phát triển vốn tư liệu văn hoá khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và NCKH của trường đại học, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tư liệu đó.
- Tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên và học sinh của trường khai thác sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tư liệu do thư viện quản lý.
Có kế hoạch, quy hoạch chủ động thường xuyên tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ... cho cán bộ thư viện để không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ.
Thư viện trường đại học được đặt quan hệ đối ngoại với thư viện các nước để trao đổi tài liệu, kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi quy định của Nhà nước.
Thư viện trường đại học có trách nhiệm phối hợp, hợp tác tốt về mặt nghiệp vụ với các Liên hiệp Thư viện, với thư viện các trường đại học khác nằm trong khu vực hoặc cùng chuyên ngành.
Thư viện trường đại học được quyền thu nhận những ấn phẩm do trường xuất bản, cũng như các đồ án, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ được bảo vệ tại trường, hoặc người viết luận án, luận văn là cán bộ, giảng viên, sinh viên của trường.
Tổ chức việc kiểm kê định kỳ các loại kho tài liệu theo quy định.
Thư viện trường đại học có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các đơn vị chức năng khác trong trường để làm tốt nhiệm vụ được giao.[18]
Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã kéo theo sự phát triển của các chuyên ngành, các lĩnh vực khoa học khác, trong đó có chuyên ngành TT-TV. Đặc biệt, cùng với xu thế phát triển của lĩnh vực TT-TV trên thế giới, các thư viện ở Việt Nam trong đó có các thư viện trường đại học đã và đang thay đổi về chất, đó là cùng với thư viện truyền thống, đã ra đời những thư viện điện tử, thư viện số, thư viện đa phương tiện...
Các chức năng chủ yếu của thư viện trường đại học bao gồm:
- Là một tổ chức đảm nhận việc tạo lập và phát triển thông tin của trường đại học;
- Là một tổ chức đảm nhận việc bảo đảm thông tin phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và học viên trong toàn trường.
1.3.3Hoạt động thông tin – thư viện trong trường đại học
Trường đại học có nhiệm vụ cơ bản là GD-ĐT và NCKH, trong đó nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và trên đại học cho đất nước là quan trọng nhất. Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng đào tạo, các trường đại học thường phải tham gia NCKH. Công tác GD-ĐT và NCKH trong trường đại học đều rất cần thông tin khoa học. Người dùng tin/bạn đọc với nhu cầu tin của họ là một bộ phận cấu thành của một hệ thống thông tin – thư viện.
Đội ngũ người dùng tin là cán bộ trong trường đại học khá đa dạng và có trình độ cao. Theo nghề nghiệp có thể phân chia nhóm bạn đọc này thành các nhóm như:
Cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu; cán bộ quản lý và phục vụ. Hầu hết các đối tượng này đều là người chủ trì hoặc tham gia đề tài nghiên cứu khoa học các cấp: Cấp nhà nước, cấp bộ, cấp cơ sở. Sự phân chia này mang tính chất tương đối, vì một cán bộ giảng dạy trong trường đại học thường có nhiệm vụ chính là giảng dạy ngoài ra còn tham gia NCKH và có thể làm công tác quản lý. Tuy nhiên, việc phân chia này rất có ích và thuận lợi cho công tác phục vụ thông tin có chọn lọc của các thư viện, trung tâm thông tin – thư viện trong trường đại học.
Nhu cầu tin của bạn đọc là cán bộ trong trường đại học có thay đổi do mục tiêu GD-ĐT và NCKH của các trường đại học quy định, đó là tác động của đổi mới GD-ĐT đại học ở nước ta trong thời kỳ CNH - HĐH. Nhu cầu thông tin của đội ngũ cán bộ giảng dạy là các tài liệu truyền thống và phi truyền thống không chỉ về chuyên ngành đào tạo của từng trường mà còn các thông tin liên ngành và những vấn đề về sự phát triển KT-XH nói chung.
Đặc điểm người dùng tin là nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên và nhu cầu thông tin của họ:
Trong thư viện đại học, sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh là nhóm bạn đọc đông đảo nhất, chiếm đa số từ 80 - 85% tổng số bạn đọc của thư viện. Nhu cầu tài liệu của bạn đọc sinh viên chủ yếu là sách giáo khoa, giáo trình, các tài liệu tham khảo nhằm mở rộng kiến thức về chuyên ngành. Đối với sinh viên năm cuối viết khoá luận, chuyên đề nhu cầu các sách tham khảo chuyên ngành nghiên cứu không thể thiếu được đối với nhóm bạn đọc này. Ngoài ra họ còn cần các bài báo, tạp chí chuyên ngành hẹp trong nước và nước ngoài để đi sâu tìm hiểu nghiên cứu. Đối với nghiên cứu sinh và học viên cao học, tài liệu cho họ chủ yếu là các tài liệu tra cứu, luận án, luận văn, báo, tạp chí chuyên ngành hoặc liên ngành, tài liệu về phát minh sáng chế, tiêu chuẩn, báo cáo tổng kết các công trình nghiên cứu, bộ sưu tập CSDL các bài trích, toàn văn về các chuyên ngành.
Tóm lại, thư viện các trường đại học với các nhóm bạn đọc không đa dạng như ở hệ thống thư viện công cộng, nhưng qua phân tích trên ta thấy nhu cầu của nhóm bạn đọc rộng hơn và ở mức độ cao hơn, đòi hỏi các thư viện phải có các hình thức xử lý, phục vụ thông tin một cách phù hợp với từng đối tượng bạn đọc, ứng
dụng công nghệ thông tin mới trong quản lý, lưu trữ và chuyển giao thông tin. Thư viện tổ chức, quản lý tốt công tác này sẽ nâng cao hiệu quả phục vụ cho GD-ĐT và
NCKH của nhà trường.
Nguồn lực thông tin trong trường đại học tập trung chủ yếu trong thư viện/
Trung tâm TT-TV trường, còn được gọi là vốn tài liệu thư viện. Nguồn lực thông tin là khái niệm khá mới hay còn gọi là (tài nguyên thông tin), nó phản ánh phần thông tin tiềm tàng trong xã hội, được con người kiểm soát đưa về dạng thức mà dễ dàng khai thác, có giá trị phục vụ cho sự phát triển xã hội.
Hiệu quả của hoạt động TT-TV phụ thuộc vào 4 yếu tố có quan hệ hữu cơ trong quá trình thông tin:
- Nguồn lực thông tin (NLTT);
- Cán bộ TT-TV;
- Người dùng tin;
- Cơ sở vật chất - kỹ thuật, phương tiện thông tin.
Trong 4 yếu tố trên đây, yếu tố nguồn lực thông tin là tài sản quý giá, là tiềm lực của thư viện. Nguồn lực thông tin càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu tin càng lớn và do vậy càng có sức lôi cuốn đối với người dùng tin.
Căn cứ vào đặc điểm, tính chất, hình thức thể hiện thông tin, người ta phân chia nguồn lực thông tin thành 2 loại:
- Nguồn lực thông tin truyền thống (còn gọi là NLTT dạng in ấn);
- Nguồn lực thông tin điện tử (còn gọi là NLTT số hoá);
Nguồn lực thông tin truyền thống được thể hiện dưới dạng tài liệu in ấn như: sách, báo, tạp chí các chuyên khảo, đề tài, luận án, luận văn, các văn bản... về mọi lĩnh;
Nguồn lực thông tin điện tử là các dạng tài liệu phi in ấn, là các sản phẩm thông tin được thể hiện nhờ vào ứng dụng CNTT như các tài liệu âm thanh, hình ảnh, CSDL...
mà người dùng tin có thể tiếp cận thông qua các thiết bị tin học trong môi trường phát triển CNTT. Trong thời đại ngày nay, nguồn lực thông tin điện tử là nguồn lực thông tin tích cực của xã hội hiện đại.
- Trong thư viện trường đại học, đặc biệt chú ý loại hình tài liệu là sách giáo khoa và giáo trình, sách chuyên khảo, tài liệu tra cứu, báo, tạp chí, các CSDL bao quát các
lĩnh vực tri thức thuộc chuyên ngành đào tạo của trường đại học. Ngoài ra, nguồn tài liệu như: Luận án, luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học, đề cương và giáo trình các bài giảng, kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học,., là nguồn tài liệu đặc thù của nhà trường. Đây là nguồn tin khoa học nội sinh (tức là nguồn tin được tạo ra trong quá
trình GD-ĐT và NCKH của bản thân trường đại học) phản ánh tiềm lực, thành tựu đào tạo của mỗi trường đại học - là một trong những nguồn lực thông tin quan trọng nhất của một trường đại học.
1.4NỘI DUNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN –