CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN, TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH
2.3 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ VIỆN, TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ
2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin-Thư viện
Trung tâm Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Kinh tế Huế được thành lập theoQuyết định số 50/QĐ-ĐHH-TCNS của Giám đốc Đại học Huế ký ngày 04/01/2010 trên cơ sở Tổ Thư viện thuộc Phòng Tổ chức – Hành chính trực thuộc trường Đại học Kinh tế.
Trung tâm Thông tin - Thư viện là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế nằm trong khối các đơn vị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác đào tạo, NCKH, triển khai ứng dụng và quản lý của trường Đại học Kinh tế.
Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, quản trị và cung cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục… phục vụ mọi đối tượng bạn đọc trong Trường Đại học Kinh tế, cụ thể là:
Tham mưu cho Hiệu trưởng về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế.
Xây dựng kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn; chiến lược phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện trình Ban Giám hiệu phê duyệt; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
Nghiên cứu đề xuất phương hướng, chủ trương kế hoạch phát triển nguồn tài nguyên thông tin trong và ngoài nước theo các chuyên ngành đào tạo phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và NCKH của trường; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế.
Tổ chức, quản lý, bổ sung, thu thập, bảo quản, lưu trữ vốn tài liệu của Trung tâm.
Tổ chức huấn luyện, phục vụ và hướng dẫn cho bạn đọc của Trường khai thác, tìm kiếm, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin do Trung tâm Thông tin – Thư viện quản lý thông qua các sản phẩm thông tin và dịch vụ thông tin phù hợp với quy định của Pháp lệnh thư viện và nội quy của Trung tâm.
Xây dựng và hoàn thiện bộ máy tra cứu điện tử để bạn đọc - người dùng tin tra tìm tài liệu nhanh chóng; thông báo kịp thời những tài liệu mới, nguồn tin mới;
tổ chức các hình thức tuyên truyền, giới thiệu rộng rải các tài liệu, sách báo tạp chí, các nguồn tin điện tử...đến bạn đọc.
Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp để từng bước hiện đại hóa thư viện, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm thông tin, triển khai công tác tin học hóa thư viện, phục vụ việc tra cứu thư mục trên máy, bảo đảm thuận tiện trong việc khai thác thông tin.
Thu nhận, lưu giữ, bảo quản và tổ chức sử dụng các xuất bản phẩm do cán bộ giảng viên trong trường biên soạn; các luận án, luận văn và báo cáo tốt nghiệp cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ đào tạo tại trường; luận án, luận văn thạc sĩ, tiến sĩ của cán bộ giảng viên nhà trường được cử đi đào tạo trong nước và ngoài nước; đề tài, công trình nghiên cứu khoa học các cấp.
Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ chuyên viên; chủ động bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng cho cán bộ thư viện.
Tổ chức, quản lý đội ngũ chuyên viên, tài sản của trung tâm thông tin – thư viên; Bảo quản, kiểm kê định kỳ hàng năm vốn tài liệu- nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất trang thiết bị kỷ thuật và tài sản khác theo sự phân cấp của nhà trường; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát, không có giá trị sử dụng theo quy định của nhà trường.
Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin - thưviện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước.
Tổ chức và quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sảnkhác của Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy địnhcủa Trường Đại học Kinh tế -Đại học Huế.
2.3.2 Tổ chức hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trung tâm Thông tin-Thư viện tổ chức thành 3 tổ:
- Tổ Công nghệ thông tin - Tổ Nghiệp vụ
- Tổ Lưu hành
Các bộ phận của Trung tâm Thông tin - Thư viện do các cán bộ đảm nhiệm.
Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ và đặc điểm biên chế, Giám đốc Trung tâm Thông tin – Thư viện có quyền tạm thời điều động, tăng cường nhân viên giữa các bộ phận trong Trung tâm.
- Tổ Công nghệ thông tin có nhiệm vụ
+ Tham mưu cho Hiệu trưởng về phương hướng phát triển hạ tầng công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học;
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn về công nghệ thông tin trình Ban Giám hiệu phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch được phê duyệt;
+ Tổ chức, quản lý, vận hành và khai thác hạ tầng công nghệ thông tin;
+ Tổ chức và quản lý trang thông tin (website) của Nhà trường; phối hợp với các khoa, phòng ban trong nhà trường để làm tốt việc cập nhật thông tin và quản lý thông tin;
- Tổ Nghiệp vụ có nhiệm vụ
+ Sưu tầm, xây dựng nguồn tài liệu, sách, báo, tạp chí.
+ Đăng ký, phân loại ấn phẩm, xuất bản phẩm;
+ Tổ chức hệ thống thư mục, xây dựng cơ sở dữ liệu để phục vụ tra cứu, quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc.
+ Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ và kế hoạch đào tạo lập kế hoạch mua, in ấn bổ sung tài liệu.
- Tổ Lưu hành có nhiệm vụ
+ Cấp thẻ bạn đọc cho các đối tượng là cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên trong Trường.
+ Cung cấp các tài liệu có trong thư viện để phục vụ bạn đọc;
+ Thường xuyên kiểm kê, bảo quản, tu sửa, phục chế tài liệu;
+ Quản lý bạn đọc: Đăng ký thống kờ theo dừi bạn đọc ở cỏc phũng; hướng dẫn bạn đọc tra cứu và cung cấp thông tin về vốn tài liệu thư viện theo yêu cầu;
đăng ký, thống kê quá trình mượn, trả tài liệu; làm thủ tục thanh toán cho bạn đọc khi ra trường, thuyên chuyển công tác.
- Thời gian phục vụ:
+ Thư viện phục vụ trong giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần, 30 phút đầu giờ và cuối giờ các buổi làm việc thư viện làm công tác nghiệp vụ.
- Quy định trong việc mượn, trả sách tại thư viện.
+ Bạn đọc phải chấp hành nghiêm túc chế độ sử dụng và quản lý tài liệu đã được ban hành, không được sao chép nhân bản dưới bất kỳ hình thức nào;
+ Những tài liệu thông thường khi mất hoặc hỏng bạn đọc phải đền bù theo đơn giá qui định;
+ Cán bộ, giảng viên trong Trường được ưu tiên mượn tài liệu để phục vụ công tác nghiên cứu giảng dạy;
+ Cán bộ, giáo viên, học viên, sinh viên trong Trường Đại học Kinh tế có trách nhiệm bàn giao về thư viện 01 bản khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp kèm đĩa CD ghi giữ liệu số sau khi đã bảo vệ tốt nghiệp theo quy định.
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện 2.3.3. Chức trách nhiệm vụ của Giám đốc và nhân viên trong Trung tâm a. Chức trách nhiệm vụ của Giám đốcTrung tâm Thông tin – Thư viện
Tổ chức xây dựng, quản lý và giữ gìn vốn tài liệu của thư viện theo quy định.
Tổ chức hoạt động của các bộ phận trong thư viện bảo đảm phục vụ khoa học, hợp lý, thuận lợi, đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu, nhiệm vụ giáo dục và nghiên cứu khoa học;
Tổ chức quản lý, phục vụ khoa học, hợp lý và thuận lợi; phối hợp chặt chẽ hoạt động của thư viện và các bộ phận trong thư viện bảo đảm đầy đủ kịp thời cho yêu cầu, nhiệm vụ giáo dục và nghiên cứu khoa học của Trường;
Quản lý nhân viên chặt chẽ, bố trí hợp lý, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng và tinh thần chủ động, sáng tạo;
Tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế, quy tắc kỹ thuật nghiệp vụ thư viện, các quy định chế độ và chủ trương, chỉ đạo của cấp trên; đề xuất ý kiến về công tác thư viện với lãnh đạo chỉ huy các cấp trên;
Thường xuyên bám sát và nắm chắc yêu cầu, nhiệm vụ GD-ĐT để kịp thời tìm biện pháp đáp ứng nhu cầu về tài liệu;
Căn cứ theo yêu cầu, chương trình đào tạo hàng năm và đột xuất, kiểm tra, đánh giá chính xác số lượng, chất lượng tài liệu, cùng phòng nghiệp vụ lập kế hoạch mua sắm, in ấn, nâng cấp tài liệu báo cáo với Hiệu trưởng nhà trường;
Thực hiện đầy đủ báo cáo sơ kết, sử dụng kinh phí theo quy định và theo yêu cầu của Hệu trưởng;
Thực hiện tích cực công tác thông tin tư liệu, ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin xây dựng hệ thống tra cứu, quản lý khoa học, thuận tiện;
Tích cực tranh thủ sự giúp đỡ của bạn đọc trong việc khai thác, bổ sung vốn tài liệu, tổ chức quản lý thư viện và tuyên truyền sách, báo;
Thường xuyên quan hệ với các thư viện trong và ngoài trường, các cơ quan thông tin khoa học, các Nhà xuất bản để trao đổi kinh nghiệm và xây dựng vốn tài liệu cho thư viện;
Duy trì thực hiện tốt chế độ bảo quản tài liệu và các trang thiết bị được giao quản lý. Duy trì chặt chẽ chế độ vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ trong phạm vi thư viện.
b. Đối với nhân viên Trung tâm Thông tin – Thư viện
Có trình độ, được đào tạo nghiệp vụ thư viện, có đạo đức tốt;
Sử dụng thành thạo máy vi tính, khai thác sử dụng tốt các trang thiết bị và phần mềm quản lý thư viện được trang bị;
Có khả năng tổ chức, quản lý, sắp xếp công việc, khả năng giao tiếp tốt, sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn;
Nhiệt tình, say mê nghề nghiệp, sáng tạo trong công việc, kiên nhẫn, tỉ mỉ, cẩn thận;
Có mặt đúng giờ tại vị trí làm việc, trang phục tác phong nghiêm túc, thái độ phục vụ hòa nhã, đúng quy định;Trực tiếp phục vụ, hướng dẫn bạn đọc sử dụng hệ thống tra cứu, tìm kiếm thông tin có hiệu quả;
Đăng ký, phân loại và phân phối ấn phẩm;
Quản lý cơ sở vật chất các phòng thuộc quyền quản lý;
Làm thủ tục thanh toán cho bạn đọc khi ra trường, chuyển công tác;
Tham gia tổ chức Hội nghị bạn đọc, Hội nghị về công tác thư viện hàng năm;
Định kỳ kiểm tra, thống kê, báo cáo về các mặt hoạt động của thư viện cho Giám đốcvà cơ quan quản lý cấp trên.
2.4. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA