2.2.1. Sơ đồ
(1) Tiếp nhận các đơn chào hàng: Các đơn chào hàng có thể được gửi đến từ người môi giới hoặc gửi trực tiếp từ người thuê tàu hoặc chủ hàng.
(2) Lựa chọn đơn chào hàng: Sau khi tìm kiếm và xem xét các đơn chào hàng, nhân viên khai thác lựa chọn các đơn chào hàng phù hợp trên thông tin thể hiện trong các đơn chào hàng.
(3) Tính toán xem tàu có kịp Laycan: Phòng khai thác-thương vụ kiểm tra các tàu có kịp Laycan đã thông báo trong đơn chào hàng hay không, nếu tàu kịp Laycan thì chuyển sang bước (5), nếu không thì chuyển sang bước (4).
Tiếp nhận các đơn chào hàng (1)
Lựa chọn đơn chào hàng (2)
không không
Yêu cầu gia hạn (4) Tàu kịp Laycan (3)
có có
Đàm phán ký kết hợp đồng (5)
Tính toán sơ bộ (6)
Main Term (7)
Ký hợp đồng toàn bộ (8)
Thực hiện hợp đồng (9)
Giải quyết tranh chấp (10)
Thanh lý hợp đồng (11)
(4) Yêu cầu gia hạn: Sau khi kiểm tra, tính toán nếu thấy tàu không kịp Laycan ghi trong đơn chào hàng thì nhân viên khai thác liên lạc với người thuê tàu để đàm phán về việc gia hạn Laycan. Nếu yêu cầu được chủ hàng chấp nhận thì chuyển sang bước (5).
(5) Đàm phán ký kết hợp đồng: Sau khi chọn được đơn chào hàng phù hợp, nhân viên khai thác đám phán với chủ hàng thông qua email, gọi điện để thỏa thuận về các điều khoản của hợp đồng vận chuyển.
(6) Tính toán sơ bộ: Trên cơ sở thông tin từ đơn chào hàng, nhân viên khai thác tiến hành xem xét tính chất đặc điểm hàng hóa có gây nguy hiểm cho chủ tàu khi vận chuyển hay không. Đồng thời cũng tính toán khối lượng hàng hóa tàu có thể vận chuyển được. Trên cơ sơ chi phí một ngày tàu đã được tính toán sẵn tiến hành tính toán chi phí một ngày tàu chạy, chi phí nhiên liệu, chi phí tại cảng. Từ đó, định ra giá thành chuyến đi.
(7) Main Term: Xác nhận và sửa đổi các điều khoản do người thuê yêu cầu gửi tới cho đến khi hoàn toàn thống nhất. Sau đó, 2 bên sẽ lập ra một bản Main Term thể hiện những điều khoản chính.
(8) Ký hợp đồng toàn bộ: Sau khi đã thống nhất các điều khoản trên Main Term tiến hành ký kết hợp đông thuê tàu chuyến với chữ kí xác nhận của 2 bên.
(9) Thực hiện hợp đồng: Khi đã ký kết hợp đồng vận chuyển thành công thì hợp đồng sẽ được chuyến cho nhân viên khai thác làm nhiệm vụ tổ chức và thực hiện chuyến đi. Người thuê tàu vận chuyển hàng hóa ra cảng để xếp hàng lên tàu.
(10) Giải quyết tranh chấp (nếu có): Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể xảy ra những tranh chấp, khiếu nại hàng hải. Vì vậy, 2 bên cùng nhau giải quyết tất cả những tranh chấp sau chuyến đi.
(11) Thanh lý hợp đồng: Sau khi kết thúc việc dỡ hàng tại cảng đích, chủ tàu sẽ gửi cho người thuê tàu biên bản thanh toán cước và tiến hành thanh lý hợp đồng.
2.2.2. Tổ chức chỉ đạo tác nghiệp chuyến đi [1]
a. Chuẩn bị trước chuyến đi (Pre-voyage)
“Trước lúc bắt đầu chuyến đi, người khai thác tàu phải làm các công việc:
- Lập bản tóm tắt nội dung hợp đồng (Recap) với nội dung chính như sau:
+ Các bên liên quan (charterer's/supplier's/receiver's approval ) + Các thỏa thuận của hợp đồng
- Kiểm tra các thông tin của cảng và cập nhật các thông tin cần thiết vào bản chỉ dẫn chuyến đi
- Lập bản Chỉ dẫn chuyến đi chuyến đi gửi cho thuyền trưởng (Send Voyage Instruction to Master)
- Chuẩn bịvề vật liệu chèn lót, chất hun trùng bằng - Kế hoạch cung ứng nhiên liệu, nước ngọt, hàng hóa - Lập sơ đồ xếp hàng (Stowage Plan (S/P, if required)
- Công bố lượng hàng xếp lên tàu (Declare loadable quantity and S/P to concerned parties)
- Chỉ định đại lý tại cảng xếp hàng
- Thông báo cho các phòng ban kế hoạch của tàu
b. Tàu rời cảng cuối đến cảng xếp hàng (Vessel’s departure last port) Sau khi tàu đã rời cảng cuối cùng của chuyến đi trước để đến cảng xếp hàng, người khai thác tàu phải làm các việc sau:
- Thông báo dự kiến tàu đi tới các bên liên quan (Notify vessel’s ETA to all concerned parties)
- Kiểm tra hàng ngày các báo cáo từ tàu ( ETA, speed, sea conditions)
- Đề nghị đại lý cho biets tình hình hàng hóa, giấy tờ, cầu tàu, dự kiến thời gian tàu nằm chờ cầu
- Thông báo phòng kỹ thuật thực hiện sửa chữa tàu khi tàu nằm chờ cầu - Kiểm tra tình hình hầm hàng
c. Tại cảng xếp hàng (At Loading Port)
Khi tàu đã đến cảng xếp hàng, người khai thác tàu phải làm các việc sau:
- Kiểm tra việc trao NOR (Check NOR tender - Note: 2nd NOR tender in working time if required)
- Kế hoạch cung ứng cho tàu
- Lên kế hoạch thời gian giám định hầm hàng - Lịch trình xếp hàng
- Theo dừi tiến độ làm hàng
- Xử lý tình huống trong trường hợp có thiệt hại hàng hóa (In case damaged cargoes)
- Dự kiến thời gian xếp xong hàng và khởi hành (Estimate time of completion/
departure)
- Chỉ định đại lý tại cảng dỡ (Agency nomination at disport) - Chuyển tiền cho đại lý theo yêu cầu.
- Gửi N.O.A cho các bên liên quan tại Discharge Port
- Hướng dẫn lập vận đơn (Intruct person in charge to sign B(s)/L) d. Hoàn thành việc xếp hàng (Completion of loading)
Sau khi tàu đã hoàn thành việc xếp hàng, người khai thác tàu phải làm các việc sau:
- Kiểm tra việc ký phát vận đơn
- Yêu cầu đại lý báo tình hình các giấy tờ liên quan tới tàu và hàng (shipping Documents)
- Tính toán tiền cước và lập hóa đơn
- Gửi shipping Documents tới Discharge Port Agent
e. Khởi hành và chạy tới cảng dỡ hàng (Departure and sailing for Discharge Ports)
Sau khi tàu đã khởi hành để đến cảng dỡ hàng, người khai thác tàu phải làm các việc sau:
- Thông báo ETA cho đại lý cảng dỡ và các bên liên quan (Charterers and concerned parties)
- Kiểm tra tình hình bảo quản hàng trên tàu
- Giải quyết sự cố liên quan tổn thất hàng (nếu có)
- Giải quyết các vấn đề liên quan đén sửa đổi B/L (nếu có) - Tình hình trả tiền cước của người thuê
- Tính toán thưởng/ phạt làm hàng tại cảng xếp (nếu tính riêng rẽ) f. Các công việc tại cảng dỡ (At Discharge Port(s))
Sau khi tàu đã đến cảng dỡ hàng, người khai thác tàu phải làm các việc:
- Kiểm tra việc trao NOR (note: 2nd NOR tender in working time if required) - Yêu cầu Giám định hàng hóa (nếu cần) (Cargoes survey if any)
- Triển khai kế hoạch dỡ hàng
- Giải quyết các sự cố của tàu tại cảng dỡ (sự chậm trễ, tổn thất hàng hóa,…) - Dự kiến thời gian hoàn thành và thời gian khởi hành của tàu.
g. Các công việc đánh giá khi kết thúc chuyến đi (Post voyage)
Sau khi tàu đã kết thúc việc dỡ trả hàng, người khai thác tàu phải làm các việc sau:
- Thu thập các chứng từ hàng hải (NOR, SOF, ROROC, COR, Draft survey,...) - Thiếu hụt cho phép hàng hạt (> 0,15% for handysize and figures > 0,25% for small size)
- Tính toán thưởng/phạt làm hàng - Cân đối thu chi các khoản
- Thu hồi bản B/L gốc (Collect 1st B(s)/L (and 2nd B(s)/L if any)
- Đánh giá khó khăn và thuận lợi của chuyến đi theo báo cáo của thuyền trưởng.
- Tính toán mức T/C và kết quả chuyến đi (Calculate T/C rate and evaluate voyage details)
h. Công việc tập hợp các chứng từ, báo cáo trong chuyến đi
Sau khi tàu đã hoàn thành chuyến đi, người khai thác tàu phải tập hợp các tài liệu sau:
1. Bản Fixture Note
2. Hướng dẫn chuyến đi (Voyage Instructions)
3. Sơ đồ xếp hàng (Stowage Plan)
4. Chỉ định đại lý tại cảng xếp/dỡ (Agency nomination: Loading Port/Disport)
5. Chi phí bến cảng (Disbursement Account (D/A) at Loading Port/Disport)
6. Bản Draft hợp đồng thuê tàu (Draft Charter Party)
7. Chỉ thị chuyển tiền tới cảng xếp/dỡ
8. Giấy báo ngân hàng chuyển tiền
9. Thông báo tàu đến (N.O.A)
10. Danh sách thuyền viên
11. Dự kiến thời gian tàu đến (ETA at Loading Port / Disport)
12. Thông báo sẵn sàng (NOR at Loading Port / Disport)
13. Biên bản giám định hầm hàng (Holds survey)
14. Các bản Vận đơn (Draft B(s)/L and B(s)/L details)
15. Thư cam kết bồi thường (L.O.I)
16. Các chứng từ liên quan hàng hóa (Original B(s)/L, copy B(s)/L, Master Receipt, Letter of authority, NOR, SOF, Manifest, Phyto sanitary Certs, Fumigation Certs, Draft survey report...)
17. Các Hóa đơn (Invoice)
18. Xác nhận của ngân hàng về việc thu tiền cước (Bank’s Frt confirmation)
19. Thư bảo đảm của người gửi hàng (Shipper’s Letter of guarantee).
i. Lập bản chỉ dẫn chuyến đi (Sailing/Voy. Instruction) gồm:
(1) Main Terms and conditions of fix (2) Instruction
(3) Một số quy định của hãng tàu
(4) Các hướng dẫn theo yêu cầu của chuyến đi.”