2.1. Tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH cơ khí 208
2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH cơ khí 208
2.1.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Tại mỗi doanh nghiệp kế toán là một công cụ quan trọng trong những công cụ quản lý kinh tế. Kế toán thực hiện chức năng cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác có hệ thống cho các đối tượng sử dụng như nhà quản lý, cơ quan chức năng nhà nước, ngân hàng.v.v việc tổ chức công tác kế toán phải theo đúng quy định của nhà nước và phù hợp với doanh nghiệp.
Để phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì công ty TNHH cơ khí 208 đã tổ chức bộ máy kế toán của mình như sau
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH cơ khí 208
Kế toán trưởng
Thủ quỹ công ty Kế toán công
nợ và tập Kế toán
TSCĐ,NVL Kế toán tiền
lương và các Kế toán tiền
mặt và tiền gửi
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ phòng kế toán
Chức năng của bộ phận kế toán là tổ chức kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi toàn công ty , giúp giám đốc tổ chức các thông tin kinh tế phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh , thực hiện đầy đủ các hoạt động ghi chép ban đầu , chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính.
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy Kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán Công ty.
- Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác hạch toán kế toán, quyết toán tài chính và quản lý tài chính toàn công ty. Bao gồm những nhiệm vụ sau:
+Tổ chức chỉ đạo bộ máy kế toán của toàn công ty đáp ứng được nhiệm vụ kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý, đảm bảo theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.
+Tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý tài chính toàn công ty, quản lý sử dụng bảo toàn phát triển các nguồn vốn, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm trình giám đốc.
+Báo cáo quyết toán hàng tháng, quý, năm về kết quả hoạt động tài chính của công ty cho giám đốc
+Chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ tài liệu để tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra của Nhà nước. Xây dựng quy chế quản lý tài chính toàn công ty và các quy chế khác do công ty phân công.
+Có trách nhiệm trích lập các quỹ, xây dựng quy chế phân phối lợi nhuận để trình lên giám đốc và giám đốc sẽ đưa ra quyết định.
+Nghiên cứu các Nghị định, Thông tư của Nhà nước để áp dụng cho công ty và chỉ đạo cỏc đơn vị thực hiện đỳng phỏp luật. Theo dừi nguồn thu của cụng ty, rà soỏt kiểm tra hồ sơ chứng từ thanh toán của công ty. Đôn đốc kiểm tra từ việc kiểm kê, đối chiếu công nợ, thu đòi nợ công ty.
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, kế toán thuế
Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi, cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sỏch và thực tế theo dừi chi tiết cỏc khoản ký quỹ
Có trách nhiệm hạch toán các khoản thu chi bằng tiền mặt, séc chuyển khoản.
Thực hiện mở đầy đủ các khoản hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp các tài khoản mở ra tại ngân hàng, thường xuyên thực hiện đối chiếu kiểm tra chứng từ, lập các báo cáo có liên quan gửi cho ngân hàng theo định kỳ quy định.
Kê khai thuế, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các hóa đơn chứng từ, theo dừi thuế GTGT đầu vào, đầu ra của cụng ty. Lập tờ khai thuế hàng thỏng bỏo cỏo Cục thuế Hải Phòng, lập báo cáo thuế GTGT, báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (Báo cáo năm).
-Kế toán tiền lương và các khoản trích
Thanh toán lương, thưởng, phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc;
thanh toỏn BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định; theo dừi việc trớch lập và sử dụng quỹ lương của công ty; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn.
- Kế toán TSCĐ và nguyên vật liệu ,CCDC :
Hạch toỏn tăng, giảm nguyờn giỏ TSCĐ, trớch khấu hao TSCĐ. Theo dừi nguyên vật liệu chính, NVL phụ, thu thập các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập
và xuất nguyên vật liệu, CCDC phục vụ cho các công trình. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và ghi sổ có liên quan.
- Kế toán công nợ và tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm Theo dừi cụng nợ, phải thu, phải trả. Cú trỏch nhiệm đụn đốc khỏch hàng để thu nợ. Tổ chức ghi chép tổng hợp hạch toán mọi phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trên cơ sở các sổ kế toán chi tiết và các báo cáo kế toán . Hàng tháng ghi chép vào sổ cái và báo cáo kế toán thuộc phạm vi tổng hợp xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp.
-Thủ quỹ
Chịu trách nhiệm trong công tác thu tiền mặt và tồn quỹ của Công ty. Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định. Căn cứ vào chứng từ thu chi của kế toán chuyển sang thủ quỹ kiểm tra chứng từ về tính hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác chi quỹ vào cuối ngày xác định tổng thu chi, tồn quỹ trong ngày, đối chiếu số liệu đối với kế toán thanh toán thu quỹ hàng tháng, lập báo cáo thu chi theo chế độ Nhà nước.
2.1.2. Hình thức kế toán công ty áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán là hình thức nhật kí chung với hai hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp :
- Sổ kế toỏn chi tiết: Mở ra để theo dừi một cỏch chi tiết, tỉ mỉ cỏc đối tượng đó được theo dừi trờn sổ tổng hợp. Tại cụng ty, sổ kế toỏn chi tiết được mở đến từng khoản mục. Từng đối tượng hạch toán. Các loại sổ kế toán chi tiết chủ yếu: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết vât liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa…
- Sổ kế toán tổng hợp: Là sổ kế toán mở ra để ghi chép hệ thống hóa theo từng đối tượng ở dạng tổng quát. Các loại sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật kí chung, sổ cái.
Sơ đồ 2.2. Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung của công ty TNHH cơ khí 208
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc
biệt
Sổ nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Đối chiếu kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra đối chiếu, kế toán tiến hành ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, đồng thời kế toán cũng tiến hành ghi vào sổ, thẻ chi tiết các tài khoản liên quan, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chug để tiến hành ghi vào sổ cái theo các tài khoản.
Cuối quý (năm) căn cứ vào số liệu ghi trên sổ cái kế toán tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ thẻ kế toán chi tiết) kế toán bắt đầu lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính.
2.1.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Công ty TNHH cơ khí 208 áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Hình thức này thường được áp dụng với các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ các bộ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời.
Theo hình thức này chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp, chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của đơn vị. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị trực thuộc và đơn vị.
Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại cho hiệu quả. Nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các
số liệu cần thiết cho các đơn vị thực thuộc trong nội bộ đơn vi nếu địa bàn hoạt động rộng.
2.1.4. Các chế độ và phương pháp kế toán công ty áp dụng
- Công ty TNHH cơ khí 208 áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán là 1 năm, theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Kỳ tính giá thành theo tháng, quý, năm.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính hàng xuất kho: Theo phương pháp Nhập trước – xuất trước.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ)
2.2. Một số vấn đề lý luận về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
2.2.1. Khái niệm,vai trò, phân loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Khái niệm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi Ngân hàng và tiền đang chuyển, trong đó có tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc và các kim loại quý hiếm .
Vai trò vốn bằng tiền
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ.
Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự gian lận hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của nhà nước. Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu từ hoạt động bán hàng phải nộp ngay cho ngân hàng.
Phân loại vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, nó tồn tại có thể ở dạng tiền là đồng Việt Nam, có thể là ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý .
Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành :
- Tiền Việt Nam : Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Ngoại tệ : Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như các đồng : Đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP),…
- Vàng, bạc, kim khí quý đá quý : Là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh
Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm :
- Tiền tại quỹ : Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh
- Tiền gửi ngân hàng : Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng.
- Tiền đang chuyển : Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng, phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
2.2.2. Đặc điểm, nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
Đặc điểm vốn bằng tiền
Phản ảnh các nghiệp vụ thu chi tiền mặt vào quỹ liên quan đến các hoạt động bán hàng, thu do khách hàng thanh toán, lĩnh tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ và các khoản phải thu khác.
Phản ánh các khoản, các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt khác phát sinh trong kì kế toán bao gồm chi lương cho cán bộ công nhân viên, cán bộ theo ca, lương thưởng, chi tạm ứng, chi nộp ngân hàng, chi hội nghị tiếp khách,…
Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau :
- Theo dừi tỡnh hỡnh thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện cú của từng loại vốn bằng tiền.
- Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt.Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn tại quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý sử dụng tiền mặt.
- Hàng ngày phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi Ngân hàng và phản ánh các khoản tiền đang chuyển.
- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định, các thủ tục quản lý về vốn bằng tiền.
Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền
- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “ đồng Việt Nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toỏn. Đồng thời phải theo dừi cả nguyờn tệ của cỏc loại ngoại tệ đó.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dừi số lượng, trọng lượng, quy cỏch phẩm chất và giỏ trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào trong kì được tính theo giá thực tế, còn giá xuất trong kì có thể được tính theo một trong các phương pháp : Phương pháp nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, bình quân gia quyền.
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng. Cuối kì hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý đá quý theo giá tại thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác.
- Nếu thực hiện đúng các nguyên tắc hạch toán trên thì việc hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp chp doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.
2.2.3. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
2.2.3.1. Trình tự luân chuyển kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Qúa trình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp bao gồm các khâu sau :
Chứng từ phát sinh trước khi đến phòng kế toán gồm :
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Các văn bản đã được duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ hóa đơn có liên quan
Kiểm tra và thực hiện phần hành :
Phó phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kế toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền. Căn cứ vào chứng từ này, kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi… rồi trình lên kế toán trưởng kiểm tra, sau đó trình lên cấp trên ký duyệt
Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng, kế toán tổng hợp lập các sổ chi tiết và sổ tổng hợp rồi trình tài liệu này cho trưởng phòng ký duyệt.
Tập hợp, lưu trữ chứng từ
Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập các sổ chi tiết sẽ được lưu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản khác được đóng lại thành quyển riêng và lưu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết.
Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra hủy.
2.2.3.2. Hạch toán tiền tại quỹ
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân