CHƯƠNG 2: DIỄN GIẢI QUY TRèNH GIAO NHẬN HÀNG HểA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ
2.2. Diễn giải quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty cổ phần dịch vụ vận tải và thương mại
2.2.2. Diễn giải quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty cổ phần dịch vụ vận tải và thương mại
Bước 1: Kí kết hợp đồng dịch vụ
Công ty cổ phần dịch vụ vận tải và thương mại ( Transco ) thực hiện ký kết các hợp đồng vận chuyển hàng hóa với chủ hàng, đồng thời thực hiện ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ phụ vụ mua bán hàng hóa, trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là hoạt động chủ yếu.
Trong bước thực hiện này, nhân viên phòng kinh doanh sẽ thực hiện liên hệ với khách hàng qua điện thoại, email, fax hay gặp mặt trực tiếp để nắm bắt được nhu cầu mua bán, nhập khẩu hàng hóa của khách hàng, từ đó tiến hành báo giá dịch vụ để thiết lập cơ sở thiết lập quan hệ dịch vụ.
Sau khi báo giá và thông qua các thỏa thuận của hợp đồng, nếu hai bên đồng ý sẽ tiến tới ký kết hợp đồng dịch vụ. Nhân viên phòng kinh doanh sẽ soạn thảo hợp đồng với đầy đủ các điều khoản, điều kiện thỏa thuận giữa hai bên, thể hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ với các bên.
Với những khách hàng quen thuộc, hợp đồng này có thể kéo dài trong một khoảng thời gian để không mất thời gian đàm phán, ký kết. Khi đó, hợp đồng này sẽ có hiệu lực đối với tất cả các giao dịch mua bán xuất nhập khẩu trong thời gian có hiệu lực của hợp đồng.
Bước 2: Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng giao nhận, nhân viên chứng từ của công ty khách hàng sẽ phải gửi cho bộ phận chứng từ của công ty Transco các chứng từ sau:
Vận tải đơn (Bill of lading), Hóa đơn thương mại (commercial invoice), Phiếu đóng gói (packing list), Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O), Giấy chứng nhận chất lượng ( Certificate of Quality),…tùy theo yêu cầu của từng mặt hàng cụ thể mà có thêm những loại chứng từ khác.
Sau khi nhận được bộ chứng từ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo chính xác.
Vận đơn đường biển: Kiểm tra các thông tin cơ bản như tên công ty xuất khẩu, nhập khẩu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, nơi giao hàng, tên hàng, số B/L, tên tàu, số tàu, số conainer, số chì,… và so sánh các thông tin để khớp với hợp đồng.
Hóa đơn thương mại: kiểm tra các thông tin như số hợp đồng, ngày ký kết hợp đồng, giá sản phẩm, giá trị lô hàng, điểu khoản thanh toán để đối chiếu với hợp đồng và kiểm tra các thông tin như trọng lượng, khối lượng hàng hóa để đối chiếu với vận đơn.
Phiếu đóng gói hàng hóa: Kiểm tra về số lượng, trọng lượng hàng, tên hàng để đối chiếu với vận đơn
Giấy chứng nhận xuất xứ: kiểm tra hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan gì, tên hàng, xuất xứ.
Nếu kiểm tra có vấn đề gì với chứng từ, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ báo ngay lại với công ty khách hàng để kịp thời điều chỉnh. Mọi chi phí phát sinh do sai sót chứng từ không bổ sung kịp do lỗi của công ty sẽ hoàn toàn do công ty chịu trách nhiệm.
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng
Sau khi nhận được bộ chứng từ từ công ty khách hàng, phòng kinh doanh của công ty Transco sau đó sẽ nhận được giấy báo hàng đến do công ty khách hàng chuyển sang. Từ đó, kế toán của công ty sẽ lập debit note, tính toán các chi phí liên quan để chuẩn bị một khoản tiền ứng trước để nhân viên hiện trường đi lấy lệnh.
Khi lên hãng tàu lấy lệnh cần mang theo:
Giấy giới thiệu của doanh nghiệp có chữ ký, đóng dấu của Giám Đốc bên nhập khẩu.
1 giấy thông báo hàng đến của hãng tàu.
1 phiếu đóng gói (packing list)
1 bản chính hóa đơn thương mại.
1 vận tải đơn.
Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy kiểm định chất lượng
Mã số thuế của công ty, mã số xuất nhập khẩu.
Tất cả các chứng từ trên nếu là bản sao phải có dấu sao y và đóng dấu ký tên của Giám đốc công ty khách hàng thì chứng từ mới được xem là hợp lệ.
Sau đó, nhân viên hiện trường sẽ phải nộp các khoản phí cho hãng tàu. Các khoản phí local charge ( phí làm hàng tại Cảng ) bao gồm :
Phí chứng từ ( DO ):
Phí THC
Phí vệ sinh cont Phí CIC ( nếu có )
DEM (phí lưu cont –nếu có )
Đến hãng tàu nhân viên lấy lệnh nộp bộ chứng từ đầy đủ vào khay tại quầy bộ phận chứng từ hàng nhập. Khi gọi đến tên khách hàng của mình ( consignee ) thì vào ký tên,đóng tiền ( local charge ),lấy hóa đơn đỏ,nhận lệnh giao hàng DO và bộ Bill có đóng dấu hãng tàu.Tiếp theo sang quầy bên cạnh cược cont.Thủ tục cược cont bao gồm: Ghi đầy đủ thông tin số cont, bill, tầu ,chuyến….vào giấy cược ( có 4 liên :trắng,vàng,xanh hồng ),đóng tiền cược,( 3 triệu/20’, 6 triệu/40’ ), cont lạnh = 100 đến 150 triệu.Lấy phiếu tạm thu,liên trắng hãng tàu thu, liên vàng mang xuống cảng đổi lệnh giao hàng ( phiếu E ),liên xanh giữ lại sau này lấy cược, liên hồng đưa cho lái xe
Tại đây nhân viên hãng tàu giữ lại các giấy tờ trên, người giao nhận đóng phí cho hãng tàu, bao gồm các phí sau:
Các khoản phí trên nếu đóng bằng tiên mặt thì đóng cho kế toán hãng tàu ; còn nếu chuyển khoản phải lưu ý chuyển khoản trước 4h chiều ngày hôm trước khi lấy lệnh. Sau khi đóng các khoản phí, hãng tàu cấp 2 lệnh giao hàng (D/O), bản sao của Bill of Loading và manifest (nếu có). Người giao nhận phải kiểm tra đối chiếu B/L với các thông tin trên lệnh giao hàng để đảm bảo rằng các thông tin trên D/O được chính xác như:
Tên và địa chỉ của người nhận hàng.
Số Master Bill of Loading hoặc House Bill of Loading ( M.B/L hoặc H.B/L).
Tên hàng hoá.
Ký mã hiệu của hàng hoá
Số lượng, trọng lượng của hàng hoá.
Số container, số chì
Tên tàu, số chuyến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng
Tất cả các thông tin cần phải chính xác. Nếu có sai sót, người giao nhận phải yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại để tránh rắc rối sau này.
D/O là một chứng từ quan trọng do đó phải lưu ý ngày hết hạn hiệu lực của D/O để thực hiện lưu kho, lưu bãi, sắp xếp thời gian hợp lý, tránh phát sinh thêm chi phí.
Nếu D/O hết hiệu lực mà vẫn chưa làm xong thủ tục thông quan để nhận hàng sẽ phát
sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu cont. Từ đó phải tiến hành gia hạn D/O và đóng tiền chậm lấy hàng để lấy được hàng.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu cho lô hàng Lập hồ sơ hải quan
Sau khi nhận được thông tin về lô hàng, bộ phận chứng từ của công ty Transco chuyển toàn bộ chứng từ để làm thủ tục hải quan cho nhân viên mở tờ khai hải quan của Transco để tiến hành làm thủ tục hải quan. Các chứng từ bao gồm:
Tờ khai hải quan (bản chính) Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu
Giấy kiểm tra chất lượng ( bản chính)
Phiếu đóng gói hàng hóa( 1 bản chính + 1 bản sao) Hóa đơn thương mại (bản chính),
Vận tải đơn (sao y bản chính).
Giấy chứng nhận xuất xứ form E (bản chính).
Các bước lập tờ khai hải quan điện tử
Nhân viên làm thủ tục khai Hải quan của công ty sẽ chịu trách nhiệm khai Hải quan điện từ trên hệ thống phần mềm ECUS 5 – VNACCS.
Đăng nhập vào hệ thống phần mềm khai Hải quan điện tử
Chọn doanh nghiệp nhập khẩu: dựa vào tên khách hàng để chọn khai báo các thông tin về doanh nghiệp như: mã DN, tên DN, địa chỉ, Số điện thoại. Chọn đơn vị Hải quan thuận tiện nhất cho công ty khách hàng trong việc hoàn tất thủ tục và tuân theo quy định pháp luật.
Tiến hành khai hải quan:
Bước 1: vào menu chọn “Tờ khai xuất nhập khẩu” và chọn “ Đăng kí mới tờ
khai xuất nhập khẩu”.
Bước 2: nhập các thông tin theo yêu cầu Bấm vào THÔNG TIN CHUNG
1) Thụng tin NHểM LOẠI HèNH:
Loại hình: nhập khẩu lô hàng Mã loại hình
Mã HQ: mã chi cục Hải quan nơi làm thủ tục Hải quan Tên HQ
2) Thông tin ĐƠN VỊ XUẤT NHẬP KHẨU:
Người nhập khẩu: là doanh nghiệp đăng ký sử dụng hệ thống hoặc doanh nghiệp khác được lựa chọn.
Người xuất khẩu
3) Thông tin VẬN ĐƠN: điền các thông tin về số vận đơn, số lượng kiện, trọng lượng, địa điểm lưu kho, dỡ hàng, xếp hàng, ngày hàng đến, phương tiện vận chuyển.
Bấm THÔNG TIN CHUNG 2:
4) Thụng tin HểA ĐƠN THƯƠNG MẠI: số húa đơn, ngày phỏt hành, tổng giá trị hóa đơn, tổng hệ số phân bổ trị giá, giá tính thuế.
5) Mục THÔNG TIN HỢP ĐỒNG: số hợp đồng, ngày ký kết
Để nhập thông tin hàng, bấm DANH SÁCH HÀNG: điền các thông tin về tên hàng, mã HS, xuất xứ, Lượng, Đơn giá hóa đơn, trị giá hóa đơn.
Bước 3: Các chứng từ kèm theo: nếu có chứng từ kèm theo sẽ chon tab KHAI BÁO FILE ĐÍNH KÈM rồi chọn THÔNG TIN CHỨNG TỪ KÈM THEO.
Bước 4: Khai trước thông tin tờ khai ( IDA)
Bấm mục “ Khai trước thông tin tờ khai ( IDA ) để gửi thông tin tờ khai đến hải quan chi cục. Sau đó bấm xác nhận sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp và khai báo tờ khai chứng từ với Hải quan. Nếu thành công sẽ nhận trạng thái “ khai báo thành công”
và thông báo số tiếp nhận cho tờ khai.
Bước 5: Lấy phản hồi từ Hải quan
Sau khi khai trước tờ khai, hệ thống sẽ trả tờ khai về cho người khai kiểm tra một lần nữa sau đó tiền hành khai báo chính thức và “ lấy thông tin tờ khai từ Hải quan”. Hệ thống sẽ phân luồng và thông báo thuế.
Luồng xanh: cho phép thông quan hàng hóa
Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ giấy thuộc bộ hồ sơ hải quan Luồng đỏ: kiểm tra chứng từ giấy và kiểm hóa.
Quy trình thủ tục Hải quan với hàng nhập khẩu tại chi cục Hải quan khai báo
Sơ đồ 2: Quy trình thông qua hàng nhập khẩu
CHUẨN BỊ HỒ SƠ KHAI HẢI QUAN
ĐĂNG KÝ KHAI HẢI QUAN
HẢI QUAN TIẾP NHẬN TỜ KHAI
RA LỆNH HÌNH THỨC (LUỒNG XANH , LUỒNG VÀNG, LUỒNG ĐỎ)
LUỒNG XANH (MỨC I) LUỒNG VÀNG (MỨC II) LUỒNG ĐỎ (MỨC III)
KIỂM TRA CHỨNG TỪ, GIÁ, THUẾ
KIỂM TRA HÀNG HOÁ KIỂM TRA CHỨNG TỪ,
GIÁ, THUẾ
Chư a hợp lệ
Hợp lệ
THÔNG QUAN
Bước 1: Đăng kí, tiếp nhận, kiểm tra, phân luồng tờ khai
Nhân viên khai hải quan của công ty Transco tạo thông tin tờ khai như đã trình bày ở trên
Gửi tờ khai Hải quan đến cơ quan Hải quan
Hệ thống tự động xử lý dữ liệu, tiếp nhận, kiểm tra, cấp số, phần luồng tờ khai.
Lô hàng được hải quan xử lí phân luồng xanh sẽ được chuyển sang bước 4 thông quan. Hàng hóa thuộc luồng vàng và đỏ sẽ chuyển sang bước 2.
Bước 2: Kiểm tra cho tiết hồ sơ chứng từ, giá thuế.
Đối với hàng hóa phân luồng vàng và luồng đỏ sẽ phải tiến hành kiểm tra chứng từ. Nhân viên làm thủ tục Hải quan sẽ nộp toàn bộ cá chứng từ để viên chức Hải quan kiểm tra việc kê khai có phù hợp với các chứng từ thuộc hồ sơ hay không, xem lô hàng được áp mã số HS có phù hợp hay không.
Nếu phát hiện sai lệch, cán bộ Hải quan có thể yêu cầu sửa đổi, bổ sung bộ hồ sơ hoặc thay đổi hình thức, mức độ kiểm tra
Nếu không có gì sai sót, cán bộ Hải quan sẽ kí tên, đóng dấu xác nhận vào phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ và chuyển hồ sơ sang cho bộ phận tính giá thuế.
Bộ tờ khai sẽ được chuyển sang bộ phận tính giá thuế. Sau khi tính giá thuế, nhân viên tính thuế kiểm tra mã số thuế, cách tính thuế của doanh nghiệp nhập khẩu.
Nếu không có sai sót thì cán bộ Hải quan sẽ kí tên đóng dấu xác nhận vào “ Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ”.
Công ty khách hàng phải có trách nhiệm nộp thuế và lệ phí Hải quan theo quy định.
Với hàng hóa thuộc luồng vàng sẽ được chuyển qua bước 4 là thông quan.
Với hàng hóa luồng đỏ sẽ thực hiển thêm bước 3.
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Sau khi kiểm tra chi tiết hồ sơ Hải quan, hàng hóa thuộc luồng đỏ sẽ phải tiến
Kiểm tra thực tế hàng hóa: Phần trăm kiểm tra tùy thuộc vào từng loại hàng theo quy định.
Nhõn viờn giao nhận phải theo dừi bảng phõn cụng kiểm húa để biết được cỏn bộ nào sẽ thực hiện kiểm tra hàng hóa để chủ động xác nhận chính xác thời gian kiểm hóa.
Container phải được chuyển bãi để kiểm hóa và mang phiếu cắt seal để tiến hành cắt chì kiểm tra hàng hóa. Trong quá trình kiểm hóa, người giao nhận, cán bộ Hải quan, người cắt seal đối chiếu số cont, số chì. Nếu đúng với lệnh giao hàng mới tiến hành cắt chì để kiểm tra hàng trong cont.
Công chức Hải quan kiểm tra thực tế với khai báo của doanh nghiệp về loại hàng, xuất xứ, tính chất hàng, tình trạng bao bì, số lượng hàng,..
Nếu không có sai lệch thì chuyển sang bước 4 để tiến hành thông quan hàng hóa
Nếu có sai lệch, tùy theo mức độ sẽ có biện pháp xử lí thích hợp:
Sai sót nhỏ do lỗi khách quan thì sẽ sửa lại.
Sai sót quá lớn thì có thể không được phép thông quan và lỗi của bên nào bên ấy chịu mọi chi phí liên quan.
Bước 4: Đóng dấu thông quan, thu lệ phí Hải quan và trả tờ khai
Khi tờ khai được thông quan, cơ quan Hải quan kí tên, đóng dâu dố hiệu công chức ở mục Xác nhận giải phóng hàng, đưa hàng về bảo quản, chuyển cửa khẩu của Tờ khai Hải quan.
Tính thuế XNK, thuế GTGT Thuế nhập khẩu:
Trị giá tính thuế: giá CIF hoặc giá DAF của từng mặt hàng.
Trị giá tính thuế = trị giá nguyên tệ x Tỷ giá.
Thuế suất (%) : ghi mức thuế suất tương ứng với mã số đã xác định theo biểu thuế nhập khẩu
Tiền thuế = trị giá tính thuế x thuế suất Thuế giá trị gia tăng:
Trị giá tính thuế: tổng trị giá tính thuế nhập khẩu cộng thuế nhập khẩu
Thuế suất (%): tùy theo hàng hóa được quy định trong biểu thuế được quy định Tiền thuế: Ghi số thuế phải nộp = trị giá tính thuế x thuế suất
Bước 5: Đổi lệnh tại cảng
Nhân viên lấy lệnh sau khi lấy được D/O và hoàn thiện việc thông quan sẽ tiến hành đổi lệnh giao nhận container dưới cảng. Trước tiên là tiến hành xuống hải quan ở cổng cảng để kí mã vạch. Công việc này cần những giấy tờ sau:
2 lệnh giao hàng do hãng tàu cấp (1 gốc và 1 photo) 1 tờ mã vạch do hải quan cấp
1 tờ mã vạch photo 1 mặt
Tại đây, hải quan sẽ kiểm tra các thông tin và kí xác nhận vào tờ mã vạch (Lệ phí là 60.000)
Tiếp theo nhân viên giao nhận mang những giấy tờ sau để tiến hành đổi lệnh Giấy giới thiệu của công ty
CMND photo
Lệnh giao hàng cho hãng tàu cấp (1 gốc và 1 photo) Giấy cược vỏ cont
Tờ kí mã vạch đã có dấu hải quan
Nhân viên lấy lệnh mang toàn bộ chứng từ trên, vào phòng đổi lệnh của Cảng, đợi khi gọi đến tên thì vào đóng phí nâng hạ ,lấy hóa đơn, lấy lại tờ khai hải quan bản gốc,và lấy lệnh giao hàng ( phiếu E ).
Do quy trình là giao nhận hàng nguyên container nên công ty Transco sẽ kéo nguyên container về kho để chủ động hơn trong việc làm hàng. Khi nhận hàng, nhân viên công ty phải kiểm tra tình trạng cont, nếu phát hiện điều bất thường phải yêu cầu điều độ bãi ghi chú vào “ Phiếu giao nhận container” để có cơ sở miễn trách với các trường hợp tổn thất có thể xảy ra.
Bước 6: Thanh lý Hải quan
Nhân viên giao nhận xuất trình tờ khai hải quan nhập khẩu, phiếu E, bảng kê số cont, D/O cho Hải quan cổng để kiểm tra, đối chiếu thông tin trên tờ khai và D/O. Sau đó đóng dấu trên phiếu E và tờ khai rồi trả nhân viên giao nhận. Sau đó nhân viên giao nhận tiến hành lấy hàng trong bãi. Người vận chuyển cầm phiếu E( liên vàng) để lấy cont về. Sau khi ra khỏi cổng thì đưa cho bảo vệ phiếu E ( liên xanh ) để kiểm tra lại.
Nhân viên bộ phận sau đó kéo container về kho riêng của công ty hoặc của khách hàng.
Bước 7: Nhận hàng và giao cho khách hàng
Sau khi đổi lệnh, nhân viên lấy lệnh liên hệ với bộ phận vận tải hoặc lái xe để đưa lệnh Lái xe cầm phiếu E vào cảng vận chuyển cont hàng về kho theo yêu cầu của khách hàng . Tại kho, khách hàng kiểm tra số cont/chì chính xác sẽ tiến hành rút ruột , ký xác nhận vào biên bản giao nhận hàng hóa ( POD ) , hoặc ký tên vào sau phơi lệnh ( phiếu E ) là đã nhận đủ 1 cont nguyên chì, sàn xước bẩn….