3.1. Một số giải pháp cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển.
3.1.1. Đầu tư cơ sở vật chất a) Cơ sở giải pháp
Công cụ lao động là yếu tố quan trọng quyết định tới sức sản xuất xã hội. Để nâng cao hiệu quả giao nhận, cũng cấp cho khách hàng những dịch vụ có chất lượng cao nhất, công ty cần tiếp tục đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất cũ, hiện đại hóa trang thiết bị hiện có, đầu tư mới các trang thiết bị mới để nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ.
b) Cách thức thực hiện
Đầu tư phương tiện vận tải còn thiếu để phục vụ thường xuyên, liên tục cho nhu cầu vận chuyển hàng hóa.
Đầu tư hệ thống máy tính, máy in, máy fax, điện thoại,… để thuận tiện giao dịch, liên lạc với khách hàng ngay lập tức.
Nâng cấp hệ thống máy tính văn phòng có liên kết với các đại lý để cập nhật thông tin kịp thời, chính xác, nắm bắt được tình hình hoạt động của cá đại lý.
Công ty đầu tư xây dựng kho bãi container riêng để thuận lợi cho việc đóng hàng, gom hàng, giao nhận.
Giao nhận bằng đường biển đòi hỏi cần nhiều phương tiện hỗ trợ, công ty nghiên cứu đầu tư sà lan để đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong thời gian tới.
Huy động đầu tư, chuẩn bị nguồn vốn lớn để mua sắm trang thiết bị mới, nâng cấp trang thiết bị hiện đại hơn
c) Dự kiến kết quả đạt được
Công ty sở hữu trang thiết bị sẽ mang lại sự chủ động trong công việc, tránh
sau này công ty sẽ không mất chi phí cho việc mua sắm các trang thiết bị khác hay thuê ngoài.
Đảm bảo sự thông suốt giữa công ty và khách hàng, giữa công ty và đại lý để hoạt động được thực hiện nhanh chóng, chính xác.
Hệ thống máy móc trang thiết bị ở công ty được trang bị hiện đại đảm bảo cho việc in ấn, soạn thảo chứng từ được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
3.1.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ a) Cơ sở giải pháp
Bất kể ngành sản xuất vật chất hay dịch vụ thì chất lượng sản phẩm là điều quan trọng để thu hút khách hàng. Hơn nữa ngày nay có rất nhiều công ty giao nhận hoạt động tạo môi trường cạnh tranh rất lớn, chất lượng dịch vụ sẽ là cơ sở cho công ty thắng thế trong thị trường cạnh tranh hiện nay.
b) Cách thức thực hiện
Đảm bảo nắm vững các quy định, luật lệ, luật pháp quốc tế, điều ước quốc tế,…
để tránh sai sót khi làm việc gây thiệt hại cho công ty cũng như khách hàng.
Đào tạo đội ngũ nhân viên giao nhận chuyên nghiệp, nắm chắc nghiệp vụ để làm việc một cách nhanh chóng, linh hoạt, đảm bảo thời gian và chi phí.
Nâng cao chất lượng dịch vụ một cách nhất quán, đảm bảo ở tất cả các khâu của quy trình để hoàn thiện một quy trình.
Đảm bảo bộ phận vận tải làm việc liên tục, nhanh chóng để chuyên chở hàng hóa về kho cho khách hàng được nhanh chóng, tránh phát sinh thêm chi phí lưu bãi, lưu cont cho khách hàng.
c) Dự kiến kết quả đạt được
Nâng cao chất lượng dịch vụ sẽ củng cố quan hệ với những khách hàng cũ, thu hút được nhiều khách hàng mới, nâng cao vị thế của công ty trong môi trường cạnh tranh.
Thời gian của mỗi khâu trong quá trình giao nhận được rút ngắn, chi phí được tiết kiệm tối đa làm cho quá trình vận chuyển hàng hóa được nhanh gọn, hài lòng khách hàng.
3.1.3. Giải pháp quản lý a) Cơ sở giải pháp
Trong một quy trình giao nhận có các bộ phận đảm nhiệm những công việc khác nhau, giữa các bộ phận đòi hỏi sự kết hợp ăn ý, chặt chẽ để tạo nên hiệu quả công việc lớn nhất. Nếu các bộ phận này không có sự phối hợp sẽ không tạo nên sức mạnh của công ty.
Hơn nữa, người muốn làm việc thì nhiều nhưng người thực sự làm được việc thì ít, dẫn tới tình trạng nhiều nhân sự nhưng công việc vẫn chậm chạp, do đó cần phải tinh giản, sắp xếp đúng người đúng việc.
b) Cách thức thực hiện
Phân phối, điều hành công việc phải được thực hiện xuyên suốt từ trên xuống, người quản lý phải nắm vững hoạt động cuả cụng ty, nắm rừ cỏc quy trỡnh nghiệp vụ giao nhận để chỉ đạo phối hợp thực hiện các bộ phận như bộ phận chứng từ, hiện trường, vận tải.
Theo dừi sỏt tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc ở cỏc bộ phận để cỏc bộ phận làm việc liên tục, nối tiếp nhau, tránh chậm chễ, trây ỳ của một bộ phận mà dẫn tới kéo dài thời gian của cả quy trình.
Quản lý tất cả các bộ phận trong quy trình giao nhận, phát hiện bộ phận, cá nhân nào cố tình làm giảm tiến độ hoàn thành công việc sẽ xử phạt theo quy định của công ty.
Thực hiện cắt giảm nhân viên, giữ lại đủ số nhân viên cần thiết cho mỗi bộ phận để tiết kiệm chí phí quản lý.
c) Dự kiến kết quả đạt được
Thời gian trong mỗi khâu của quy trình được rút ngắn, hợp lý, nhanh chóng, chuyên nghiệp do các bộ phận làm việc nhịp nhàng, hiệu quả , ăn khớp với nhau.
Xây dựng được một quy trình chuẩn, chặt chẽ giúp đội ngũ nhân viên có căn cứ thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng.
Công việc được phân chia hợp lý, tận dụng tối đa nguồn lực, làm việc hiệu quả mà vẫn tiết kiệm được thời gian và chi phí.
3.1.4. Đào tạo nguồn nhân lực a) Cơ sở giải pháp
Con người là yếu tố quan trọng nhất tạo nên hiệu quả công việc do đó, muốn cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa phải cải tiến những người trực tiếp tham gia làm những công việc trong quy trình đó. Do vậy đào tạo nguồn nhân lực là việc làm rất cần thiết.
Muốn quy trình thực hiện được chuyên nghiệp thì người thực hiện phải có trình độ nghiệp vụ cao, hiểu biết về lĩnh vực giao nhận cũng như các quy định, luật pháp trong nước và quốc tế, thông thạo ngoại ngữ,…
Có được đội ngữ cán bộ nhân viên giỏi nghiệp vụ lại có tinh thần trách nhiêm với công việc sẽ là tiền đề thành công quan trọng của công ty.
b) Cách thức thực hiện
Mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho đội ngũ nhân viên về nghiệp vụ giao nhận, logistics.
Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các buổi gặp gỡ, hội thảo của các công ty giao nhận để học hỏi thêm kinh nghiệm.
Tuyển chọn những nhân tố đầu vào có khả năng cao nhất để tìm kiếm những nhân tố tài năng cho công việc.
Có chính sách sử dụng người lao động hiệu quả để họ phát huy được hết khả năng của bản thân, cống hiến cho công ty.
c) Dự kiến kết quả đạt được
Đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, hiệu quẩ hơn.
Từng bộ phận giải quyết tốt hơn công việc của mình. Nhân viên chứng từ sẽ tập hợp đầy đủ, nhanh chóng, kiểm tra chính xác để nhanh chóng chuyển cho các bộ phận khác làm các công đoạn tiếp theo, Nhân viên làm thủ tục hải quan có những kiến thức vững chắc về các quy định về hàng hóa cũng như về loại hàng để có những giải trình thích hợp cho cơ quan hải quan, giúp cho việc thông quan nhanh chóng hơn.
Đội ngũ nhân viên sẽ mang đến dịch vụ tốt nhất, chính xác, nhanh chóng, tạo được niềm tin nơi khách hàng.
3.2. Kiến nghị
Để tăng hiệu quả, giảm thời gian giao nhận hàng hóa, ngoài các giải pháp doanh nghiệp em xin đưa ra một số kiến nghị:
Hệ thống luật pháp quốc gia cần minh bạch, nhất quán để tiết kiệm thời gian và chi phí do quy định chồng chéo
Cỏc quy định về thủ tục Hải quan cần cụ thể, rừ ràng, trỏnh gõy sỏch nhiễu.
Đơn giản hóa thủ tục xuất nhập khẩu để tránh phát sinh nhiều chi phí như phi lư kho, lưu bãi,..
Cơ sở vật chất kỹ thuật của cơ quan Hải quan nên đầu tư hiện đại, có máy quét kiểm hóa thay vì kiểm hóa thủ công để rút ngắn thời gian thông quan.
Hệ thống cơ sở hạ tầng như giao thông, cảng biển, thiết bị xếp dỡ ở cảng cần được đầu tư, nâng cấp để nhằm mục tiêu rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phi trong chuỗi quy trình giao nhận tại các cảng biển cũng như vận chuyển nội địa.