THƯƠNG MẠI BẾN THÀNH
3.1. Cơ sở lý luận về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
3.1.2. Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu
- Hàng tồn kho: (trích Chuẩn mực kế toán số 02 – hàng tồn kho) Là những tài sản:
(a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
(c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
- Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp (theo thông tư 200/2014/TT- BTC) là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu có một số đặc điểm như sau:
+ Tham gia vào chỉ một chu kỳ sản xuất, chu kỳ kinh doanh, khi đó nguyên vật liệu sẽ được tiêu thụ hoàn toàn.
+ Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển hết vào giá trị của sản phẩm được làm ra ngay trong chu kỳ sản xuất, chu kỳ kinh doanh đó.
+ Chất lượng và số lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và số lượng sản phẩm tạo ra.
3.1.2.2. Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu có thể được phân loại thành:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể, còn trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ... không đặt ra khái niệm này. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm.
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói;
phục vụ cho quá trình lao động.
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí.
- Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.
3.1.2.3. Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu
- Theo chuẩn mực kế toán số 02: Hàng tồn kho thì nguyên vật liệu được hạch toán theo nguyên tắc giá gốc.
a) Giá nhập kho nguyên vật liệu:
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, bao gồm:
+ Giá mua ghi trên hóa đơn.
+ Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ, thuế bảo vệ môi trường phải nộp (nếu có). Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị của nguyên liệu, vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
+ Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,...
nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, bao gồm: Giá thực tế của nguyên liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, bao gồm:
+ Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến.
+ Chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp, tiền thuê ngoài gia công chế biến.
- Giá gốc của nguyên liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận.
- Phế liệu thu hồi nhập kho tính theo giá trị thu hồi tối thiểu hoặc giá trị ước tính có thể sử dụng được.
b) Giá xuất kho nguyên vật liệu:
Việc tính trị giá xuất kho của nguyên liệu, vật liệu tồn kho, theo quy định hiện hành được thực hiện theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp giá đích danh:
Đơn giá xuất kho của nguyên vật liệu nào là đơn giá nhập kho của chính nguyên vật liệu đấy. Đây là phương pháp phức tạp nhất do phải ghi chép đầy đủ và chính xác số lượng và đơn giá nhập thực tế của từng lô hàng, cũng như số lượng hàng xuất ra từ chính lô đó trong từng lần nhập, xuất.
- Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập:
Đơn giá xuất kho là đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập NVL vào kho, được tính theo công thức:
Đơn giá bình quân sau mỗi
lần nhập = Tổng giá trị NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng NVL tồn kho sau mỗi lần nhập - Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ:
Đơn giá xuất kho là đơn giá bình quân dùng cho cả kỳ, được tính theo công thức:
Đơn giá bình quân cả kỳ =
Tổng giá trị NVL
tồn đầu kỳ + Tổng giá trị NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL
tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kho trong kỳ - Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Theo phương pháp này thì đơn giá xuất kho của lô hàng xuất trước là đơn giá nhập kho của lô hàng nhập vào trước, đơn giá xuất kho lô hàng xuất sau là đơn giá nhập kho của lô hàng xuất sau.
- Phương pháp giá hạch toán.
Theo phương pháp này đơn giá xuất kho là đơn giá đã được doanh nghiệp quy định trước và sử dụng trong hạch toán giá hàng tồn kho. Nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp này thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên liệu, vật liệu để tính giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong kỳ theo công thức:
Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và
giá hạch toán của NVL
=
Giá thực tế của NVL
tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán của
NVL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán của NVL nhập kho trong kỳ
Giá thực tế của NVL xuất dùng trong kỳ
Doanh nghiệp được quyền tự lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho, nhưng phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán.
3.1.2.4. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL
Phương pháp ghi thẻ song song
- Nguyờn tắc hạch toỏn: theo dừi chi tiết NVL song song cả ở kho và phòng kế toán theo từng loại NVL với cách ghi chép gần như nhau, chỉ khác ở chỗ thủ kho chỉ theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho NVL theo số lượng, cũn kế toỏn theo dừi thờm cả chỉ tiờu giỏ trị.
- Ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập – xuất, thủ kho căn cứ vào số lượng thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho liên quan, mỗi chứng từ ghi vào một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư, cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng hợp số lượng nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để theo dừi tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn kho hàng ngày. Sổ chi tiết được theo dừi cả về mặt hiện vật và giá trị khi nhận được các chứng từ nhập – xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan như hoá đơn GTGT, phiếu mua hàng...
Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm vật tư. Số lượng NVL tồn kho phản ánh trên sổ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết NVL lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL, số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của sổ kế toán tổng hợp.
- Phương pháp này thường áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng chứng từ nhập, xuất ít, diễn ra không thường xuyên và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chuyên môn của các bộ phận kế toán còn hạn chế.
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2 : Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
- Ưu điểm:
+ Đơn giản, dễ làm không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao.
- Nhược điểm:
+ Phương pháp này có sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên việc lập báo cáo dễ bị chậm.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Nguyên tắc hạch toán: tương tự phương pháp thẻ song song.
- Ở kho: Thủ kho cũng được thực hiện ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở số đối chiếu luân chuyển để ghi chép tính hình nhập – xuất – tồn kho từng loại NVL theo từng kho dùng cho cả năm (kỳ kế toán). Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng.
- Đối với những doanh nghiệp có khối lượng chủng loại vật tư không quá nhiều, phù hợp với trình độ kế toán còn chưa cao.
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ luân chuyển phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép cuả kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lập giữa kho và kế toán về mặt số lượng và hạn chế chức năng kiểm tra của kể toán.
Phương pháp ghi sổ số dư
- Nguyờn tắc hạch toỏn: Ở kho theo dừi từng thứ nguyờn vật liệu, phũng kế toỏn chỉ theo dừi từng nhúm NVL.
- Ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu hiện vật, cuối tháng, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho của vào cuối kỳ theo chỉ tiêu số lượng hoặc hiện vật.
Sổ số dư do phòng kế toán mở sử dụng cho cả năm được chuyển xuống kho cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào sổ số dư cuối tháng của từng thứ vật tư trên thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên sổ số dư sau đó chuyển sổ số dư cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lượng nhập xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,5 hoặc 10 ngày một lần kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và giá hạch toán để tính trị giá thành tiền NVL nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn (bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính toán trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên sổ số dư với tồn kho trên bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn. Từ bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất –tồn NVL để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về NVL.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có khối lượng các nhiệm vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại NVL, với điều kiện các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán vững vàng.
Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
- Ưu điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu được tiến hành theo định kỳ, tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán.
- Nhược điểm: Do ở phũng kế toỏn chỉ theo dừi về mặt giỏ trị nờn muốn biết số hiện có và tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt số lượng thì kế toán phải xem lại số liệu trên thẻ kho. Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn hơn.
3.1.2.5. Các phương pháp kế toán tổng hợp NVL
Phương pháp kê khai thường xuyên
Là phương phỏp kế toỏn theo dừi và phản ỏnh một cỏch thường xuyờn và liên tục về tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL trên sổ kế toán, tài khoản kế toán. Phương pháp này cho phép xác định số lượng và giá trị của NVL bất kỳ lúc nào trong kỳ kế toán. Mọi biến động tăng giảm NVL được phản ánh vào tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu.
Phương pháp này thường sử dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại vật tư có giá trị lớn.
Ưu điểm: Phương pháp này giúp xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào.
Nhược điểm: Khối lượng công việc kế toán nhiều.
Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Đây là phương pháp kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng kỳ vào cuối kỳ (thường là hàng tháng) để xác định giá trị NVL tồn kho cuối kỳ trên sổ tổng hợp, tình hình nhập kho NVL được ghi chép thực tế theo từng nghiệp vụ phát
sinh trong kỳ, còn tình hình xuất kho NVL chỉ phản ánh về mặt hiện vật trên sổ chi tiết và tổng hợp. Sau khi kiểm kê cuối kỳ, kế toán tính ra giá trị NVL xuất kho trong kỳ và lập bút toán tương ứng. Mọi biến động tăng giảm được phản ánh trên tài khoản 611: Mua hàng, còn tài khoản 152 được sử dụng để kết chuyển vào đầu kỳ và cuối kỳ.
Phương pháp này thường sử dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại vật tư có giá trị nhỏ nhưng được xuất dùng thường xuyên.
Ưu điểm: Phương pháp này giúp giảm khối lượng kế toán.
Nhược điểm: Độ chính xác của số liệu phụ thuộc vào khả năng quản lý ở kho hàng.
Sơ đồ 6: Sơ đồ kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ
3.1.2.6. Kế toán dự phòng giảm giá NVL tồn kho
Dự phòng giảm giá NVL tồn kho là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của NVL tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá; đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho là giá bán ước tính của NVL tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.
Dự phòng giảm giá NVL được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Dự phòng giảm giá NVL được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá NVL phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành. Đối với các doanh nghiệp phải lập và công khai báo cáo tài chính giữa niên độ như công ty niêm yết thì khi lập báo cáo tài chính giữa niên độ (báo cáo quý) có thể xem xét và điểu chỉnh số dự phòng giảm giá NVL đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế theo nguyên tắc giá trị NVL phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán theo giá trị thuần có thể thực hiện được (Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc) của NVL.
Việc lập dự phòng giảm giá NVL phải tính theo từng thứ NVL tồn kho.
Đối với dịch vụ cung cấp dỡ dang, việc lập dự phòng giảm giá NVL phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ NVL, từng loại dịch vụ cung cấp dỡ dang, xác định khoản dự phòng giảm giá NVL phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo:
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá NVL phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá NVL đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá NVL phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá NVL đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.