Sổ danh điểm vật liệu
2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty xây dựng Vĩnh lạc
2.3.1. Thủ tục chứng từ
2.3.1.1. Các chứng từ sử dụng
Hệ thống chứng từ phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất nguyên vật liệu là cơ sở để tiến hành ghi chép them thẻ kho và sổ kế toán. Đồng thời còn là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lượng của từng loại nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo chứng từ chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo quyết định số: QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính các chứng từ về vật liệu, công cụ, dụng cụ bao gồm:
- Hóa đơn GTGT – mẫu 01 - GHKT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa – mẫu 03 – VP - Phiếu nhập kho – mẫu 01 – VT
GVHD: Nguyễn Thị Hồng Vân SVTT: Nguyễn Thị Thúy Nga 27
- Phiếu chi – mẫu 02 – TT - Phiếu xuất kho – mẫu 02 – VT
- Bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa – mẫu 05 - VP - Thẻ kho – mẫu S12 – DN
Ngoài ra công ty còn sử dụng các sổ tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tại đơn vị như: sổ (thẻ) kho, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, sổ Nhật ký chung, sổ Cái,…
2.3.1.2. Thủ tục chứng từ xuất kho, nhập kho .a Thủ tục nhập kho
Tại công ty xây dựng Vĩnh Lạc, với nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài nên việc thu mua, cung cấp vật liệu nói chung đề do bộ phận cung ứng chịu trách nhiệm. Khi vật tư được mua về đến công ty, người mua hàng mang hóa đơn kiêm
Phiếu xuất kho của đơn vị bán vật tư đến phòng kế toán. Tại đây thành lập ban kiểm nghiệm tiến hành xem xét nội dung ghi trên hóa đơn và đồng thời kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách của từng loại vật tư. Nếu số vật tư mua về không đúng theo yêu cầu ban đầu thì khồn làm thủ tục nhập kho và chờ ý kiến của ban giám đốc. Ngược lại nếu vật tư mua về đảm bảo đúng số lượng chủng loại và quy cách thì tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1: lưu tại phòng kế toán
- Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.
Trình tự nhập kho vật liệu được khái quát qua sơ đồ sau:
Hóa đơnB Biên bản Phiếu NVL
Nhập kho Phòng
Kế toán Ban
kiểm nhận
GTGT kiêm nhiệm nhập kho
HểA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01/GTKT3-001 (Liên 2:Giao khách hàng ) Ký hiệu: AA/2012- T Ngày 09 tháng 09 năm 2014 Số: 0056057
Đơn vị bán hàng: Của hàng vật liệu xây dựng Tranh Anh Địa chỉ: Khai Quang – Vĩnh Yên
Số tài khoản: 286216000125 MST: 2500100856
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty xây dựng Vĩnh Lạc
Địa chỉ: Khu bãi trại bờ sông _ Cảng cao đại_huyện Vĩnh Tường _ tỉnh Vĩnh Phúc.
Số tài khoản: 283596000529
Hình thức thanh toán: CK MST:2500100856
STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1*2
1 Cát vàng M3 250 145.000 36.250.000
2 Cát đen M3 380 72.000 27.360.000
3 Đá 1 x 2 M3 30 210.607 6.318.210
4 Sắt 8 Kg 320 16.396 5.246.720
GVHD: Nguyễn Thị Hồng Vân SVTT: Nguyễn Thị Thúy Nga 29
Cộng tiền hàng……… 75.174.930 Thuế GTGT 10%... 7.517.493 Tổng số tiền thanh toán………. 82.692.423 (Bằng chữ: Tám mươi hai triệu sáu chăm chin mươi hai nghìn bốn trăm hai mươi ba đồng./.)
Người mua hàng kế toán Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Đơn vị: Công ty xây dựng Vĩnh lạc Mã số 03 - VT
Địa chỉ: vĩnh tường – vĩnh phúc (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆN
(Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa) Ngày 09 tháng 09 năm 2014
Số 85
- Căn cứ vào hóa đơn 0056057 Ngày 09/09/2014 của hàng vật liệu xây dựng tranh anh.
- Ban kiểm nghiệm gồm có:
+ Ông/bà: Nguyễn Xuân Thu chức vụ: Trưởng phòng KT Trưởng ban + Ông/bà: Nguyễn Thị thắm chức vụ: Thủ kho Ủy viên +Ông /bà:Phạm Cao Cường chức vụ: NV kỹ thuật Ủy viên
Số TT
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư,hàng hóa
ĐVT Số lượng theo chỉ tiêu
Kết quả kiểm nghiệm Ghi SL theo chú
đúng QC-PC
SL không đúng QC-
PC
1 Cát vàng M3 250 250
2 Cát đen M3 380 380
3 Đã 1 x 2 M3 30 30
4 Sắt 8 Kg 320 320
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: số vật tư trên đủ điều kiệnđể làm thủ tục nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký,họ tên) (Ký,họ tên) (ký,họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng của cửa hàng vật liệu xây dựng Tranh Anh biên bản kiểm nghiệm cán bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho vật tư.
GVHD: Nguyễn Thị Hồng Vân SVTT: Nguyễn Thị Thúy Nga 31
Đơn vị: Công ty XD Vĩnh Lạc Mẫu số 03 - VT
Địa chỉ: Vĩnh Tường – Vĩnh Phúc (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 09 tháng 09 năm 2014 Nợ TK 152 Số 123 Có TK 112 -Họ và tên người giao hàng: Đặng Minh Tuấn
-Theo hóa đơn 0056057 Ngày 09 tháng 09 năm 2014 của cửa hàng vật liệu xây dựng Tranh Anh
-Nhập tại kho: chân công trình xây dựng Công ty An Bình
STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm
Đơn vị tính
Số lượng Thành tiền
Theo chứng từ
Thực nhập
A B C 1 2 3 4
1 Cát vàng M3 250 250 145.000 36.250.000
2 Cát đen M3 380 380 72.000 27.360.000
3 Đã 1 x 2 M3 30 30 210.607 6.318.210
4 Sắt 8 Kg 320 320 16.396 5.246.720
Cộng 75.174.930
Tổng số tiền (Viết bắng chữ): Bảy mươi năm triệu một trăm bảy mươi tư nghìn chin trăm ba mươi đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: 02
Ngày 09 tháng 09 năm 2012 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký/họ tên) (Ký/họ tên) (Ký/họ tên) (Ký/họ tên)
GVHD: Nguyễn Thị Hồng Vân SVTT: Nguyễn Thị Thúy Nga 33