CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN THT
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển THT
2.2.2. Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển THT
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Hợp đồng kinh tế:
Hợp đồng được kế toán tiến hành lập ra khi nhận được yêu cầu mua hàng của bên mua để hai bên thỏa thuận các điều khoản trong quá trình bán hàng để làm căn cứ ràng buộc bảo vệ quyền lợi cho cả bên mua và bên bán.
Phiếu xuất kho:
Kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết để lập Phiếu xuất kho.Trên Phiếu xuất kho thể hiện tên hàng hóa, số lượng yêu cầu và số thực xuất, giá ghi trên hóa đơn xuất kho phản ảnh giá vốn bán hàng, họ tên người mua hàng, lý do xuất kho, xuất tại kho nào…
Phiếu xuất kho được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Số lượng bán hàng trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng khớp nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Hóa đơn GTGT:
Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và Phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dòng ghi tổng tiền hàng, một dòng ghi tổng tiền thuế GTGT.Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, viết một lần qua giấy than:
+ Liên 1 (Màu tím): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại công ty
Ngoài ra còn một số chứng từ liên quan:
Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho…
Các chứng từ khác có liên quan dến giao dịch bán hàng ( Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn cước vận chuyển, bảng kê mua hàng,…)
Các loại chứng từ trong phản ánh nghiệp vụ thuế, phí, lệ phí, thanh toán tiền phí tổn khác…
Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Sau khi chứng từ bán hàng được kế toán viên lập xong thì chứng từ đó được giao chuyển tới lần lượt các bộ phận trong đơn vị có liên quan để những bộ phận này nắm được tình hình, lấy số liệu và thông tin ghi trên hóa đơn, chứng từ bán hàng để ghi vào sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung và tổ chức việc bảo quan và lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
Thông thường, chứng từ bán hàng thường sẽ được lập thành 3 bản: Bản gốc sẽ được nhân viên kế toán giữ lại ở cuống hóa đơn. Một bản sẽ được kế toán trưởng hoặc Giám đốc hay những người được ủy quyền kiểm tra, ký duyệt và lưu giữ để làm căn cứ pháp lý ghi sổ kế toán và bản còn lại sẽ được đưa cho khách hàng giữ.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toán hiện hành theo Thông tư 133/2016/TT–BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính. Công ty sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau:
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Kế toán sử dụng tài khoản chi tiết: chi tiết TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” . Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng của các mặt hàng trong công ty và công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.
- Tài khoản 131 “Phải thu của khỏch hàng”: Theo dừi cỏc khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng. TK này được mở chi tiết
cho từng khỏch hàng. DN theo dừi TK 131 chi tiết theo từng đối tượng khỏch hàng khác nhau.
- Tài khoản 156 “Hàng húa”: Được theo dừi chi tiết theo từng loại mặt hàng bỏn và mỗi mặt hàng có mã hàng xác định.
- Tài khoản 155 “Thành phẩm” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm của doanh nghiệp. Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến do các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất hoặc thuê ngoài gia công xong đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho
- Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
- TK 333 “Thuế GTGT”: TK này dùng để phản ánh quan hệ giữa DN với Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm.
TK 333 cụng ty cú theo dừi chi tiết theo cỏc TK cấp 2 như:
TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra”
TK 3334 “Thuế thu nhập doanh nghiệp”
TK 3335 “Thuế thu nhập các nhân”
TK 3338 “Thuế môn bài”
- TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”: TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các khoản tiền gửi tại các ngân hàng của Công ty. TK 112 được theo dừi chi tiết theo từng ngõn hàng, cụng ty cú giao dịch thường xuyờn và chủ yếu.
Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: Tài khoản 635
“Chi phí tài chính”, Các khoản giảm trừ doanh thu: 521, 531, 532 2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
(1)Kế toán ghi nhận doanh thu:
* Theo hình thức bán buôn.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, căn cứ vào hợp đồng, đến thời gian giao hàng, bên bộ phận bán hàng sẽ giao hàng cho khách. Sau đó, kế toán tiến
hành lập Phiếu xuất kho . Phiếu này được lập thành hai bản. Một bản kho giữ làm cơ sở để theo dừi tỡnh hỡnh xuất hàng húa và là chứng từ gốc để lờn thẻ kho, một bản kế toỏn sử dụng để viết hóa đơn GTGT . Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên trong đó liên 2 giao cho khách hàng, còn lại làm căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký chung :
Kế toán hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 5111 Có TK 3331
Vì đây là hình thức bán buôn, khách hàng thường thanh toán tiền theo hợp đồng đã ký với công ty. Trường hợp khách hàng ứng trước một phần hợp đồng trước khi nhận hàng kế toán phản ánh:
Nợ TK 1111,1121 Có TK 131
Khi giao hàng, dựa trên hóa đơn GTGT hạch toán:
Nợ TK 131 Có TK 5111 Có TK 3331
Khi nhận thanh toán từ khách hàng:
Nợ TK 1111,1121
Có TK 131- Phải thu khách hàng
Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế toán bán hàng lên sổ nhật ký chung, là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 511, 131.
Đồng thời, từ nhật ký chung, sổ Cái ghi vào các sổ chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng , Sổ chi tiết TK 131
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán kê vào Bảng kê hóa đơn GTGT đối chiếu sổ chi tiết TK 33311,1331 để cuối tháng lập Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).
* Theo hình thức bán lẻ:
Đây là hình thức bán hàng mà công ty sẽ bán suất ăn với số lượng ít. Điểm khác biệt giữa hai phương thức bán buôn và bán lẻ là số lượng suất ăn sẽ nhiều hơn hay ít đi đối với khách hàng và phương thức thanh toán là thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và viết hoá đơn bán lẻ giao trực tiếp cho
khách hàng. Các hóa đơn bán lẻ này sau đó sẽ được tập hợp vào Bảng kê chi tiết bán hàng. Khi nhận kèm phiếu thu tiền, kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ quỹ tiền mặt.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hoá của nhân viên kinh doanh, kế toán định khoản:
Nợ TK 1111 Có TK5111 Có TK 33311
(2) Kế toán các trường hợp giảm trừ doanh thu:
* Kế toán giảm giá hàng bán
Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho đơn vị mua về số lượng hàng đã bán ra do kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách ghi trong hợp đồng thì kế toán ghi
Nợ TK532 Nợ TK 33311
Có TK1111, 1121, 131
* Kế toán hàng bán bị trả lại.
Trường hợp suất ăn bị trả lại vì lý do chất lượng kém, căn cứ vào giấy tờ liên quan doanh nghiệp sẽ trả lại tiền cho bên mua. Khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng đề nghị trả lại hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra xem xét lý do trả lại hàng của khách hàng. Nếu chấp nhận sẽ lập xác nhận hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 2 giao cho khách hàng và phiếu xuất kho để đối chiếu số lượng hàng và tiến hành lập phiếu nhập kho. Kế toán Kế toán ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại (TK 531), ghi giảm thuế GTGT đầu ra (TK 33311) và giảm tài khoản tiền mặt (TK 1111) nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 1121) nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, hoặc giảm khoản phải thu khách hàng (TK 131) nếu khách hàng chưa thanh toán tiền. Đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán (TK 632) và tăng thành phẩm trong kho (TK 155).
Ví dụ 1: Ngày 30/04/2019 tổng hợp bán suất ăn đợt 2 từ ngày 16/4/2019 đến ngày 30/4/2019 cho công ty TNHH Một thành viên Hoa Sen Nghệ An kế toán 2 bên đã chốt số lượng suất ăn: 6493 suất ăn giá 22.000đ, 86 suất ăn giá 40.000đ và 11 suất ăn
65.000đ (Chưa gồm thuế VAT 10%). Khách hàng chưa thanh toán. Ngày 07/05/2019, khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Ngày 07/05/2019 Căn cứ vào Hóa đơn GTGT 0000181, ký hiệu TH/16P (Phụ lục số 01) bán suất ăn công nghiệp cho công ty TNHH Một thành viên Hoa Sen Nghệ An, kế toán ghi nhận doanh thu
Nợ TK 1121 : 161.701.100 Có TK 5111 : 147.001.000 Có TK 3331 : 14.700.100
Ngày 07/05/209 Dựa vào bảng kê chi tiết suất ăn (lưu nội bộ Công ty) và phiếu theo dừi suất ăn trong ngày thỏng 5 năm 2019, kế toỏn ghi nhận giỏ vốn:
Nợ TK 632 : 167.826.219 Có TK 155 : 167.826.219
Do công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá vốn hàng hóa xuất kho nên đến cuối tháng mới tính được giá vốn hàng bán. Căn cứ vào sổ chi tiết từng mặt hàng và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của hàng hóa, kế toán lập bảng kê tính giá các mặt hàng.
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê tính giá các mặt hàng và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hóa, kế toán tính và phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán vào sổ nhật ký chung, định khoản tài khoản này như sau:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 155 - Giá trị thành phẩm xuất kho
Sau đó ghi vào sổ cái tài khoản 632 (Phụ lục số 04) và các sổ cái tài khoản có liên quan.
Sau đó,cuối kì kế toán kết chuyển giá vốn của hàng đã bán (Có TK 632) vào bên Nợ tài khoản 911 - xác định kết quả kinh doanh.
2.2.2.4. Sổ kế toán
Công ty đã áp dụng đúng các mẫu sổ quy định theo chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT–BTC ngày 26/08/2016 do Bộ tài chính ban hành và cập nhật kịp thời các mẫu sổ của các thông tư sửa đổi bổ sung có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, vào thời điểm phát sinh, kế toán sẽ lên sổ Nhật kí chung, rồi từ đó lên Sổ Cái các tài khoản liên quan như sổ cái TK 156, TK632, TK 511, TK 1111,1121, TK 131…. Lên sổ Nhật kí Bán hàng, nhật kí thu tiền…
- Đối với nợ phải thu khách hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán kế toán vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng và theo từng ngày.
Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng lập bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. Số liệu trên bảng tổng hợp này được đối chiếu với TK 131 trên sổ cái và là căn cứ để vào chỉ tiêu nợ phải thu khách.
2.2.2.5. Trình bày thông tin kế toán bán hàng trong báo cáo tài chính.
a, Trình bày thông tin trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Nguồn gốc số liệu để lập báo cáo là căn cứ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm trước, đồng thời căn cứ vào sổ kế toán trong năm của các tài khoản từ loại 5 đến loại 9.
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” – Mã số 01 được lấy từ sổ chi tiết tài khoản 511, dựa vào lũy kế số phát sinh có tài khoản 511
“doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “giá vốn hàng bán” – Mã số được lấy từ sổ chi tiết tài khoản 632, căn cứ vào lũy kế số phát sinh có tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” đối ứng bên Nợ TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ cái.
Chỉ tiêu “Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ” – mã số 20 bằng mã số 10 trừ đi mã số 11.
b, Trình bày thông tin trên bảng cân đối kế toán Cơ sở lập Bảng cân đối kế toán:
- Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp
- Căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết - Căn cứ vào bảng cân đối kế toán năm trước
- Căn cứ vào bảng phát sinh tài khoản kế toán
Mã số 131 (phải thu khách hàng) kế toán căn cứ vào tổng số dư nợ chi tiết của TK 131 mở theo từng khách hàng trên sổ kế toán chi tiết TK 131.
Các chỉ tiêu Hàng tồn kho, phải thu của khách hàng kế toán tự cập nhật khi phát sinh nghiệp vụ.
c, Trình bày thông tin trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Chỉ tiêu “Tiền thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ và doanh thu khác” – Mã số 01: Lập căn cứ vào tổng số tiền đã thu (tổng giá thanh toán) trong kỳ do bán hàng hóa và các khoản tiền đã thu từ nợ phải thu liên quan đến giao dịch bán hàng hóa phát sinh từ các kỳ trước nhưng kỳ này mới thu được tiền và số tiền ứng trước của khách hàng.
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được lấy từ sổ kế toán chi tiết TK 111, 112, sổ chi tiết các khoản phải thu (chi tiết tiền thu từ bán hàng), sau khi đối chiếu với sổ kế toán các TK 131, TK 5111.
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN