CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HỒNG NGỌC PHƯƠNG
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Hồng Ngọc Phương
2.2.1. Chứng từ kế toán
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số: 01GTKT3/001 được quy định tại Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC): Là hóa đơn dùng cho các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Hóa đơn do người bán lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dòng ghi tổng tiền hàng, một dòng ghi tổng tiền thuế GTGT. Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, công ty vẫn sử dụng hình thức đặt in hóa đơn và viết tay.
+ Liên 1 (Màu trắng): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại công ty.
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT): Phiếu xuất kho được sử dụng tại công ty để ghi chép các nghiệp bán hàng, phiếu xuất kho gồm 2 bản trong đó: một bản sẽ lưu trữ tại doanh nghiệp, một bản đưa cho bộ phận kho xuất hàng làm giấy tờ đi đường.
- Phiếu thu (mẫu số 01-TT): Được kế toán lập nhằm xác định số tiền thực thu về nhập quỹ làm căn cứ để ghi sổ quỹ, ghi chép các nghiệp vụ liên quan. Phiếu thu được lập thành 3 liên trong đó: Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên lưu nơi lập phiếu, 1 liên giao cho người nộp tiền.
- Giấy báo Có: Là chứng từ thanh toán điện tử liên ngân hàng được chuyển đến công ty xác nhận khoản tiền khách hàng đã thanh toán cho công ty.
- Hợp đồng kinh tế (với trường hợp bán buôn với số lượng lớn): là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên kí kết về việc thực hiện trao đổi hàng có mục đớch kinh doanh với sự quy định rừ ràng quyền và nghĩa vụ của hai bờn để xõy dựng và thực hiện kế hoạch của mình.
- Các chứng từ khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển, hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa, hóa đơn thuê kho, bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng.
2.2.2. Vận dụng tài khoản kế toán
- Hệ thống TK kế toán công ty áp dụng theo hệ thống TK hiện hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính..
- Các tài khoản tổng hợp mà công ty có sử dụng trong quá trình hạch toán: TK 111, TK 112, TK 133, TK3331, TK 511, TK 632, TK 131, TK 331, TK 156, TK 157,
…
Trong đó các tài khoản chủ yếu mà công ty sử dụng là:
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, chi tiết: TK 5111:
“Doanh thu bán hàng hóa”
- Tài khoản 131 “Phải thu của khỏch hàng”: Theo dừi cỏc khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh toán của từng khách hàng được mở chi tiết trên TK 131 và theo dừi theo từng đối tượng riờng biệt theo từng mó khỏch hàng được tạo trên phần mềm. Ví dụ:
+ TK 131 “DAU TU KT”: Công ty TNHH tư vấn và đầu tư KT
+ TK 131 “TRAN THI THU MINH” : Khách hàng lẻ “ Trần Thị Thu Minh”
-TK 156 “Hàng húa”: Được theo dừi chi tiết theo từng loại mặt hàng bỏn và mỗi mặt hàng có mã hàng xác định riêng.
- Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ
- TK 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền gửi Ngân hàng”
- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng tài khoản TK3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”.
2.2.3. Trình tự hạch toán.
Công ty Cổ phần đầu tư phát triển Hồng Ngọc Phương đang sử dụng phần mềm kế toán VACOM để hỗ trợ cho công tác kế toán nói chung và cho kế toán bán hàng nói riêng.
Các bước thực hiện nhập dữ liệu từ hóa đơn GTGT vào phần mềm kế toán VACOM:
Khi bán hàng (áp dụng cả trường hợp bán buôn và bán lẻ hàng hóa):
Căn cứ vào hóa đơn liên 03, hóa đơn GTGT, nhân viên kế toán bán hàng sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm. Trong giao diện màn hình chính vào phần hành nghiệp vụ thường xuyên => chọn “Hóa đơn bán hàng” => Bấm F4, màn hình sẽ hiện ra giao diện hạch toán, kế toán căn cứ vào thông tin, số liệu trên hóa đơn để nhập dữ liệu:
Trong tab hạch toán (Chi tiết chứng từ) thực hiện như sau:
+ Nhập ngày chứng từ vào mục “Ngày CT”, mục Số CT và Số phiếu xuất kho sẽ tự động nhảy theo thứ tự.
+ Phần Mã đối tượng nhập, kế toán bấn Enter, các mã đối tượng đã lưu trước đó sẽ được hiện lên => Chọn đúng mã đối tượng (Mã khách hàng) thì ở giao diện sẽ hiện lên tên, địa chỉ công ty theo đúng thông tin trên hóa đơn.
+ Nhập số chứng từ giá GTGT vào mục “Ct gốc”
+ Phần lý do: Ghi Xuất bán các loại hàng hóa hoặc tùy thuộc vào từng trường hợp để cú thể theo dừi chi tiết.
+ Cột “Mã hàng” ấn Enter sẽ hiện ra các mã hàng hóa đã được ghi từ trước. Sau đó chọn các mã hàng trong nội dung hóa đơn.
+ Cột “Tên hàng hóa, vật tư” và Cột “ĐVT” sẽ được tự động cập nhật theo đúng mã hàng đã chọn.
+ Cột “Mã kho” chọn Kho công ty.
+ Cột “Số lượng” và “Giá bán” nhập đúng số lượng trên hóa đơn.
+ Cột “Doanh thu” sẽ được tự động tính bằng cách nhân cột số lượng và giá bán.
+ Cột “Tk Thanh toán” và “Tk Doanh thu” sẽ tự động nhảy ra lần lượt là 131 và 5111. Trong trường hợp bán hàng này đã thu tiền ngay nhưng theo chương trình đã được lập sẵn thỡ sẽ hạch toỏn vào tài khoản 131 trước để sau này dễ theo dừi cụng nợ hơn.
+ Cột “Gía vốn” sẽ được tự động tính theo phương pháp xuất kho bình quân gia quyền liên hoàn.
+ Cột “Tiền vốn” sẽ được tự động tính bằng cách nhân cột số lượng với cột giá vốn.
+ Cột “Tk Gía vốn” sẽ tự động hiện lên là 632.
Sau khi hạch toán xong tab “Chi tiết chứng từ” kích vào tab “Chi tiết thuế”:
+ Cột “VAT”, bấm Enter sẽ hiện lên các mã GTGT đã được lưu trước đó:
Ví dụ: mã R5: thuế suất GTGT đầu ra 5%; mã R10: thuế suất GTGT đầu ra 10%.
+ Cột “Tk Nợ”, “Tk Có” sẽ tự động nhảy là 131 và 33311.
+ Cột “Ngày HĐ” sẽ tự động nhảy là ngày “Ngày ct”
+ Nhập số hóa đơn GTGT vào cột “Số HĐ”
+ Các cột “Mã ĐT”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”, “Tên hàng hóa, vật tự” sẽ tự động cập nhật.
+ Cột “Trước thuế” là tổng tiền hàng hóa bán đã được hạch toán bên tab “Chi tiết hạch toán”.
+ Cột “%” sẽ tự động cập nhật vì ở cột VAT đã chọn thuế đầu ra.
+ Cột “Thành tiền” sẽ được phần mềm tự động tính bằng cách nhân số tiền ở cột
“Trước thuế” và cột “%”
Định khoản kế toán:
Nợ TK 131 (Tên từng đối tượng khách hàng) Có TK 511
Có TK 33311 Nợ TK 632
Có TK 156 (các mặt hàng hóa)
Sau khi đã hạch toán xong cả hai tab, kế toán sẽ kiểm tra lại các mã hàng, số lượng, số tiền hàng và số tiền thuế để chắc chắn rằng mọi dữ liệu đã được nhập vào chính xác. Khi kiểm tra xong, kế toán bấm “F10” để tiến hành ghi dữ liệu hóa đơn GTGT vào phần mềm kế toán VACOM.
Khi thu tiền bán hàng hóa:
- Đối với hình thức thu tiền ngay:
Sau khi nhập hóa đơn bán hàng, kế toán lập luôn phiếu thu đối với trường hợp khách hàng thu tiền ngay.
Trình tự lập phiếu thu như sau: Sau khi hoàn thành nhập và lưu giữ trên phần mềm Vacom, phía dưới góc trái màn hình sẽ hiện lên mục “Tạo phiếu thu”. Chỉ cần kích chuột vào mục này, phần mềm sẽ tự động lập phiếu thu cho hóa đơn vừa nhập. Kế toán bấm F4 để lưu phiếu thu.
- Thu nợ khách hàng: Tùy vào hình thức thanh toán nợ của khách hàng như thế nào mà có các chứng từ tương ứng. Trong hình thức này, kế toán nhập dữ liệu theo các bước sau:
+ Chọn mục “Phiếu thu” hoặc “Giấy báo có” ở giao diện chính ở phần mềm. Ấn F4 để tạo phiếu thu mới hoặc giấy báo có mới.
+ “Ngày CT” là ngày thu được tiền bán hàng từ khách hàng nhận nợ + “Người nộp tiền” là người thu tiền của khách hàng nộp vào quỹ + “Mã ĐT” là khách hàng nhận nợ
+ “Lý do” sẽ tùy thuộc vào kế toán muốn diễn giải chi tiết để dễ hiểu.
+ “Tk nợ” sẽ tự động nhảy là 1111, “Tk có” kế toán nhập 131
+ Cột “Thành tiền” nhập tổng tiền trên hóa đơn (bao gồm cả thuế GTGT”
Định khoản kế toán:
Nợ TK 111 (11211)
Có TK 131 (Tên từng đối tượng khách hàng)
Cuối cùng, kế toán kiểm tra lại đã đúng mã đối tượng chưa và tiến hành lưu chứng từ phiếu thu. Trường hợp khách hàng trả tiền qua ngân hàng, kế toán sẽ vào phân mục “Giấy báo có” trên giao diện chính của phần mềm và thực hiện tương tự các bước như với lâp phiếu thu.
Các bút toán bán hàng sẽ tự động nhảy lên Sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết 5111, 632, 131, 111, 1121.
- Cuối kỳ, kế toán chọn sổ cần in và tiến hành in sổ cái TK131, sổ cái TK5111, sổ Nhật ký chung,….
a, Kế toán bán lẻ hàng hóa.
- Ngày 15/12/2019, công ty xuất bán cho bà Trần Thị Thu Minh 35 hộp bánh dừa hạnh nhân loại 150gr, 15 hộp bánh hình nấm - White Chocolate loại 1kg và 1 thùng bánh
Green life loại 1000gr. Công ty đã thu tiền mặt ngay ngày 15/12/2019. (Hóa đơn số 0000232 - Phụ lục số 01)
Căn cứ vào hóa đơn liên 03, hóa đơn GTGT số 0000232 , nhân viên kế toán bán hàng sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm. Trong giao diện màn hình chính vào phần hành nghiệp vụ thường xuyên => chọn “Hóa đơn bán hàng” => Bấm F4, màn hình sẽ hiện ra giao diện hạch toán, kế toán căn cứ vào thông tin, số liệu trên hóa đơn để nhập dữ liệu:
Trong tab hạch toán (Chi tiết chứng từ) thực hiện như sau:
+ Nhập ngày chứng từ là ngày 15/12/2019 vào mục “Ngày CT”, mục Số CT và Số phiếu xuất kho sẽ tự động nhảy theo thứ tự.
+ Phần “Mã đối tượng”, chọn tên đối tượng đã được lưu là “TRAN THI THU MINH”
+ Nhập số chứng từ giá GTGT là 0000232 vào mục “Ct gốc”
+ Phần lý do: Ghi Xuất bán các loại hàng hóa
+ Cột “Mã hàng” ấn Enter sẽ hiện ra các mã hàng hóa đã được ghi từ trước. Sau đó chọn mã hàng đúng với tên trong hóa đơn. Ví dụ: Mã “BANH 23” là bánh dừa hạnh nhân loại 150gr, “BANH 24” là bánh hình nấm - White Chocolate loại 1kg;
“GREEN LIFE 100G” là bánh Green life loại 1000gr.
+ Cột “Tên hàng hóa, vật tư” và Cột “ĐVT” sẽ được tự động cập nhật theo đúng mã hàng đã chọn.
+ Cột “Mã kho” chọn Kho công ty.
+ Cột “Số lượng” và “Giá bán” nhập đúng số lượng và số tiền bán trên hóa đơn.
Với bánh dừa hạnh nhân 150gr, thì số lượng là 35 và giá bán là 66.000đ/ hộp. Làm tương tự với 2 loại mặt hàng còn lại trong hóa đơn.
+ Cột “Doanh thu” sẽ được tự động tính bằng cách nhân cột số lượng và giá bán
=> Tổng tiền bán hàng của bánh dừa hạnh nhân là 2.310.000đ, bánh hình nấm là 1.065.000đ; bánh green life là 581.000đ.
+ Cột “Tk Thanh toán” và “Tk Doanh thu” sẽ tự động nhảy ra lần lượt là 131 và 5111.
+ Cột giá vốn sẽ được tự động tính theo phương pháp xuất kho bình quân gia quyền liên hoàn (phần mềm sẽ tự động tính), giá vốn của bánh dừa hạnh nhân, bánh
hình nấm và bánh green life lần lượt là: 63.029,23đ/hộp; 68.000đ/hộp và 572.865,55đ/
thùng.
+ Cột “Tiền vốn” sẽ được tự động tính bằng cách nhân cột số lượng với cột giá vốn.
+ Cột “Tk Gía vốn” và “Tk Hàng hóa” sẽ tự động hiện lên là 632 và 156.
Do đó: Tổng tiền bán hàng trước thuế của tab “Chi tiết chứng từ” là 3.956.000đ Sau khi hạch toán xong tab “Chi tiết chứng từ” kích vào tab “Chi tiết thuế”:
+ Cột “VAT” chọn mã R10 (thuế giá trị đầu ra 10%) theo thuế suất khi trên hóa đơn GTGT.
+ Cột “Tk Nợ”, “Tk Có” sẽ tự động nhảy là 131 và 33311.
+ Cột “Ngày HĐ” sẽ tự động nhảy là ngày 15/12/2019 + Nhập số hóa đơn 0000232 vào cột “Số HĐ”
+ Các cột “Mã ĐT”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”, “Tên hàng hóa, vật tự” sẽ tự động cập nhật.
+ Cột trước thuế là tổng tiền hàng hóa bán đã được hạch toán bên tab “Chi tiết hạch toán”, tổng tiền là 3.956.000đ
+ Cột “%” sẽ tự động cập nhật vì ở cột VAT đã chọn thuế đầu ra là 10%
+ Cột “Thành tiền” sẽ được phần mềm tự động tính bằng cách nhân 3.956.000đ với 10% ra số thuế GTGT đầu ra là 395.600đ
Kế toán kiểm tra lại và bấm “F10” để tiến hành lưu dữ liệu kế toán
Sau khi hạch toán xong, kế toán bấm vào mục “Tạo phiếu thu”. Phần mềm sẽ tự động tạo phiếu thu cho hóa đơn số 0000232. Bấm F10 để lưu phiếu thu. (Phiếu thu – Phụ lục 02)
Các bút toán bán hàng sẽ tự động nhảy lên các Sổ, bút toán hạch toán chi tiết như sau:
Nợ TK 131 “TRAN THI THU MINH”: 4.351.600đ Có TK 5111: 3.956.000đ.
Có TK 33311: 395.600 đ Nợ TK 632: 3.798.889đ
Có TK 156 “BANH 23”: 2.206.023đ Có TK 156 “BANH 24”: 1.020.000đ
Có TK 156 “GREEN LIFE 1000GR”: 572.866đ Nợ TK 1111: 4.351.600đ
Có TK 131 “TRAN THI THU MINH”: 4.351.600đ (Định khoản trên phần mềm kế toán VACOM - Phụ lục 03) b, Kế toán bán buôn hàng hóa
Thông thường khi khách hàng muốn mua với số lượng lớn thì bảng báo giá và hợp đồng mua bán sẽ được phòng hành chính lập ra để làm căn cứ thỏa thuận của 2 bên. Khi công ty và khách hàng đều đồng ý với các thỏa thuận trên hợp đồng thì tiến hành kí kết và lưu giữu mỗi bên một bản.
Dựa vào hợp đồng cũng như báo giá mà kế toán viết hóa đơn cho nghiệp vụ phát sinh. Sau đó hàng hóa và các chứng từ kèm theo sẽ được nhân viên phòng hành chính chuyển đến địa điểm giao hẹn trên hợp đồng.
Phương pháp hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm kế toán tương tự như với hình thức bán lẻ.
- Ngày 10/12/2019, Công ty cổ phần đầu tư phát triển Hồng Ngọc Phương xuất kho bán cho công ty TNHH tư vấn và đầu tư KT 42 hộp kẹo socola sữa mini, 21 hộp kẹo ô Mutiara vị socola, 18 hộp kẹo ô Mutiara vị sữa, 362 gói bánh xốp Torrone 85 chiếc, 20 gói kẹo ô Mutiara vị dâu và 500 gói kẹo big fruit 150g. Khách hàng nhận nợ (Hóa đơn GTGT số 0000230 - Phụ lục số 04).
Các bước hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm kế toán Vacom tiến hành tương tự như với hình thức bán lẻ.
Bút toán định khoản chi tiết:
Nợ TK 131: 115.306.400đ Có TK 511: 104.824.000đ Có TK 33311: 10.482.400đ Nợ TK 632: 83.852.789đ
Có TK 156 “KEO 05” - kẹo socola sữa mini: 17.568.000đ Có TK 156 “KEO 02” - kẹo ô Mutiara vị socola: 9.691.500đ Có TK 156 “KEO 04” - kẹo ô Mutiara vị sữa: 13.920.000đ
Có TK 156 “BANH 31” - bánh xốp Torrone 85 chiếc: 18.538.744đ Có TK 156 “KEO 03” - kẹo ô Mutiara vị dâu: 17.934.545đ
Có TK 156 “KEO 01” - kẹo big fruit 150g: 6.200.000đ
2.2.4. Sổ kế toán.
- Công ty áp dụng hình thức Nhật Ký Chung trong điều kiện có sử dụng kế toán trên máy. Đây là hình thức kế toán khá đơn giản, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế. Phản ánh mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản). Việc hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán, lập các báo cáo kế toán đều được thực hiện trên máy. Việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán vừa giảm bớt công việc ghi chép đồng thời tránh được sự trùng lắp các nghiệp vụ, tăng tốc độ xử lý thông tin, lập các Báo cáo Tài chính nhanh chóng và cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý.
- Hình thức nhật kí chung bao gồm các loại sổ kế toán sau:
• Sổ nhật kí chung.
• Sổ cái các tài khoản: 111, 112. 131, 511, 632, ….
• Các bảng kê: Bảng kê mua vào, bán ra, …
• Sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Hiện nay quy trình ghi sổ kế toán khi có phần mềm kế toán VACOM hỗ trợ: Trước khi sử dụng phần mềm kế toán VACOM, kế toán phải tạo lập các danh mục tài khoản phù hợp với chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
• Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
• Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
• Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
• Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
• Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết dượt in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Có thể mô tả trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính theo sơ đồ sau đây: