PHẦN MỀM KẾ TOÁN (TRÊN
CHƯƠNG 3. CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HỒNG NGỌC PHƯƠNG
3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển Hồng Ngọc Phương
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng.
Ngày nay, kế toán không chỉ là công tác ghi chép thuần túy về tài sản, nguốn vốn.
Kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ tổng hợp thông tin một cách hợp lý, chính xác và kịp thời, cung cấp cho nhà quản lý làm cơ sở ra quyết định thích hợp.
Một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả hoạt động của công tác kế toán.
Xuất phát từ tầm quan trọng của kế toán bán hàng cho thấy: Hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng là một yêu cầu vô cùng cần thiết. Một mặt nó đảm bảo cho việc cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ một cách chi tiết, kịp thời và chính xác để cho nhà quản ký có đủ cơ sở để đưua ra quyết định kinh tế phù hợp, mặt khác sự hoạt động có hiệu quả của phần hành kế toán này góp phần làm cho hoạt động của cả hệ thống kế toán được thống nhất và hiệu quả.
3.2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển Hồng Ngọc Phương
Về chứng từ, hóa đơn: Đối với hóa đơn, chứng từ việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các thông tin trên hóa đơn đôi khi bị bỏ qua, chưa có bước kiểm tra lại thông tin người mua như mã số thuế, tên công ty, địa chỉ người mua trên trang tra cứu thông tin doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các chứng từ như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi đôi khi chữ kí của những người liên quan chưa thực sự đầy đủ nên em đề xuất việc kiểm tra này để tránh trường hợp công ty khách hàng thay đổi địa chỉ kinh doanh hoặc có thể cung cấp sai thông tin nhưng dẫn đến việc viết sai thông tin trên hóa đơn GTGT gửi cho khách.
Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (đảm bảo nguyên tắc thận trọng) nếu cuối kỳ kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ.
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thu theo quy định hiện hành (Thông tư số 228/2009/TT-BTC “ Thông tư hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp”). Khi đó kế toán sử dụng TK 2294 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Đối tượng lập dự phòng là hàng hóa dùng cho kinh doanh (bao gồm cả hàng hóa tồn kho bị hư hỏng, kém phẩm chẩt,…) mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và đảm bảo các điều kiện sau đây:
+ Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định Bộ tài chính hoặc các bằng chứng khách chứng minh giá vốn của HTK.
+ Là những hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập BCTC.
+ Phương pháp lập dự phòng giảm giá HTK: Mức lập dự phòng giảm giá HTK được tính cho từng loại hàng hóa tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê này sẽ là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
Về sổ kế toỏn: Kế toỏn nờn mở sổ theo dừi chi tiết doanh thu cho từng nhúm mặt hàng, có như vậy mới biết được mặt hàng nào mang lại doanh thu chủ yếu cho doanh nghiệp cần phải phát huy, mặt hàng nào có doanh thu thấp từ đó có chính sách, biện pháp thúc đẩy tiêu thụ để mang lại hiệu quả kinh doanh cao cho doanh nghiệp.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty cần tuyển thêm người (đặc biệt là bộ phận thủ kho) để công việc kế toán thực hiện tốt không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Đồng thời công ty nên có những buổi đào tạo thêm về chuyên môn cho nhân viên, từ đó nâng cao trình độ từ đó giảm áp lực đối với nhân viên kế toán bán hàng khi công ty mở rộng quy mô, khối lượng công việc nhiều.
Với nghiệp vụ kế toán ngày càng tăng, việc lưu trữ tài liệu tại phòng kế toán gặp nhiều khó khăn do số lượng chứng từ lớn và yêu cầu lưu trữ lâu dài trong khi diện tích phũng kế toỏn nhỏ hẹp. Do vậy để đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc theo dừi, phân loại cũng như lưu trữ an toàn và tạo không gian riêng, tính chuyên nghiệp và thoải mái cho nhân viên thì công ty nên mở rộng phòng kế toán và có phòng riêng cho kế toán trưởng và phòng lưu trữ chứng từ.
Về chính sách bán hàng:
Hiện tại công ty không áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán trong bán hàng. Nhằm thu hút thêm khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty, em xin đề xuất ý kiến là công ty nên áp dụng hai chính sách này trong bán hàng vì những lợi ích mà hai chính sách đem lại là rất lớn.
Với chính sách chiết khấu thương maị thì người mua sẽ được hưởng chiết khấu một khoản khi mua hàng với một số lượng lớn. Điều này sẽ kích thích người mua đặt hàng với số lượng lớn với chi phí rẻ hơn và giúp cho công ty kinh doanh hiệu quả hơn.
Còn với chính sách chiết khấu thanh toán thì người mua sẽ được hưởng một khoản chiết khấu khi thanh toán đơn hàng sớm trong một thời gian nhất định. Chính sách này sẽ giúp cho công ty sớm thu được tiền hàng nhằm quay vòng vốn để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh.
Công tác quản lý kho và hàng hóa:
Để cú thể theo dừi một cỏch chớnh xỏc và tiện dụng hàng húa thực tế trong kho và hàng hóa trong kho trên số kế toán thì có một số biện pháp như:
- Mã hóa hàng hóa theo từng nhóm hàng và của từng nhà cung cấp.
- Số liệu kế toán cần sử dụng tiếp nối từ kỳ này sang kỳ khác để tiết kiệm thời gian và thống nhất về tên mã hóa cho từng mặt hàng.
- Để nhanh chúng và thuận tiện cho việc theo dừi tỡnh hỡnh hàng húa, dịch vụ mua về, bán ra trong kì thì đơn vị cần xây dựng mẫu bảng nhập xuất tồn hàng hóa (Phụ lục số 12 - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn)
Để thực hiện được điều đó, kế toán ngay từ bước đầu tiên mã hóa hàng hóa phải chọn tên mã hóa ngắn gọn đặc trưng nhất cho sản phẩm. Nếu có sự thay đổi trong công tác kế toán thì cần bàn giao công việc để có thể áp dụng thống nhất trong trong việc theo dừi kho hàng húa.