CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VÀ ĐẦU TƯ XÂY
2.2 Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và Đầu tư Xây dựng Hà Mai
2.2.1 Nội dung các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và Đầu tư Xây dựng Hà Mai.
2.2.1.1 Cách tính và thanh toán tiền lương
Quỹ tiền lương.
Quỹ tiền lương của công ty là toàn bộ tiền lương để trả cho tất cả lao động do công ty quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ tiền lương của công ty gồm:
- Tiền lương trả cho người lao động theo thời gian làm việc
- Các khoản phụ cấp (thường xuyên) được tính vào tiền lương như: Phụ cấp thâm niên, phụ cấp xăng xe, phụ cấp ăn ca.
Quỹ tiền lương được chia thành hai loại theo mối quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh.
- Tiền lương chính
Là tiền lương trả cho người lao động theo lượng làm việc thực tế trên cơ sở nhiệm vụ được giao như: Tiền lương theo thời gian và các khoản phụ cấp được tính vào lương như phụ cấp thâm niên, phụ cấp ăn ca.
- Tiền lương phụ
Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ việc theo quy định của Nhà nước như nghỉ lễ, nghỉ phép… hoặc nghỉ vì lý do bất thường khác không phải do công nhân viên gây ra như thiếu nguyên vật liệu, máy hỏng.
Hình thức tiền lương áp dụng tại công ty.
Công ty thực hiện tuyển dụng lao động theo chế độ hợp đồng lao động. Người lao động phải tuân thủ những điều cam kết trong hợp đồng lao động, còn doanh nghiệp cũng phải đảm bảo cho người lao động các quyền lợi đã được cam kết trong hợp đồng, đặc biệt là tiền lương và các khoản bảo hiểm.
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với cả bộ phận văn phòng và đội thi công, đơn vị thời gian áp dụng là ngày công.
Phương thức trả lương.
- Thời gian làm việc 8h/ngày từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần, nghỉ chủ nhật.
- Bảng chấm công, bảng tính lương và các khoản trích theo lương và các chứng từ liên quan khác sẽ là cơ sở để phòng kế toán tính lương.
- Thử việc: Thời gian thử việc được quy định tùy thuộc vào trình độ chuyên môn:
+ Từ Đại học trở lên: không quá 60 ngày + Từ Trung cấp, Cao đẳng: không quá 30 ngày + Đối với lao động khác: Không quá 6 ngày
+ Lương thử việc: bằng 85% mức lương công việc chính thức đảm nhận.
Phương pháp xác định tiền lương.
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với cả bộ phận văn phòng và đội thi công, đơn vị thời gian áp dụng là ngày công.
Từ số ngày công đi làm trong tháng và các khoản phụ cấp, kế toán lập bảng chấm công, bảng lương cho nhân viên văn phòng, tổ đội thi công. Tiền lương xác định căn cứ vào hợp đồng lao động.
Phương pháp tính lương đối với bộ phận văn phòng.
Tổng lươn g
=
Lương cố định+Lương tăng thêm+Phụ
cấp x Số ngày công thực tế
Tổng số ngày đi làm trong tháng
Các khoản trích theo lương: Công ty áp dụng tỷ lệ trích các khoản theo lương theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT quy định.
Diễn giải cách tính lương thực lĩnh:
- Lương cố định hay Lương cơ bản là lương cơ sở để khấu trừ bảo hiểm, quy định trong hợp đồng lao động.
- Lương tăng thêm là lương doanh thu, tiền lương làm thêm...
- Ngày đi làm trong tháng: Số ngày công làm việc trong tháng (trừ thứ 7, chủ nhật, các ngày lễ)
- Ngày công thực tế: ngày công LĐ thực tế căn cứ vào Bảng chấm công.
Tổng lương = (Lương cố định + Lương tăng thêm + Phụ cấp) / Tổng số ngày đi làm trong tháng * Số ngày công thực tế
- Các khoản trừ lương: BHXH, BHYT, BHTN = Lương cố định x 10,5%, trong đó:
BHXH = Lương cố định x 8%
BHYT = Lương cố định x 1,5%
BHTN = Lương cố định x 1%
- Thu nhập chịu thuế (TNCT) = Tổng lương – Các khoản trừ lương - Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế - giảm trừ gia cảnh - Các khoản giảm trừ gia cảnh:
+ Đối với bản thân người nộp thuế (9 triệu đồng/tháng) + Đối với mỗi người phụ thuộc (3,6 triệu đồng/người/tháng)
- Thuế thu nhập cá nhân: Thuế thu nhập cá nhân được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần như sau: (Bảng 1.1)
-Thực lĩnh = Thu nhập chịu thuế - Thu nhập cá nhân
Phương pháp tính lương đối với công nhân đội thi công
Nếu làm thêm ngoài giờ hành chính (8 tiếng) thì công ty sẽ trả lương như sau:
Tiền lương làm
thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả x
150% hoặc 200% hoặc
300%
x Số giờ làm thêm - Mức 150% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường.
- Mức 200% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần;.
- Mức 300% áp dụng đối với giờ làm thêm vào các ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương theo qui định của Bộ Luật lao động.
Nếu được bố trí nghỉ bù những giờ làm thêm thì chỉ phải trả phần chênh lệch 50% tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm nếu làm ngày bình thường; 100%
nếu là ngày nghỉ hàng tuần; 200% nếu là ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương theo qui định.
Phương pháp xác định các khoản bảo hiểm
Theo quy định, Hàng tháng công ty nộp bảo hiểm cho cơ quan BHXH đồng thời làm thủ tục thanh toán cho từng công nhân viên trong tháng với chứng từ hợp lệ để cấp tiền thanh toán BHXH cho công nhân viên của công ty. Sau khi tập hợp tất cả các phiếu nghỉ hưởng BHXH của công nhân viên, kế toán lập thành bảng thanh toán rồi gửi lên cơ quan BHXH
Khi công nhân viên trong thời gian nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…
thì công ty sử dụng phiếu nghỉ hưởng BHXH.
Mức hưởng chế độ thai sản hiện nay (1 tháng) = 100% mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội của 06 tháng trước khi nghỉ việc hưởng chế độ thai sản của người mẹ.
Ngoài ra, nếu muốn nghỉ thêm ngoài thời gian trong quy định của pháp luật, có thể nghỉ không lương khi có thỏa thuận với công ty
Mức hưởng ốm đau:
- Trường hợp người lao động bị ốm đau ngắn ngày
+ Thời gian hưởng: Tính theo ngày làm việc không kể ngày nghỉ lễ, Tết, nghỉ hàng tuần, được tính kể từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm dương lịch, không phụ thuộc vào thời điểm tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.
Người lao động bị ốm đau, không phải bệnh dài ngày
Đóng BHXH dưới 15 năm
Đóng BHXH từ đủ 15 năm đến dưới 30 năm
Đóng BHXH từ đủ 30 năm trở lên
Điều kiện làm việc bình thường
30 ngày/năm 40 ngày/năm 60 ngày/năm
Điều kiện làm việc có yếu tố nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, PCKV 0.7 trở lên
40 ngày/năm 50 ngày/năm 70 ngày/năm
Mức hưởng chế độ ốm đau ngắn ngày = (Tiền lương tháng đóng BHXH của tháng liền kề trước khi nghỉ việc)/24 * 75% * số ngày nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau ngắn ngày
- Trường hợp người lao động mắc bệnh cần chữa trị dài ngày
+ Thời gian hưởng: Tối đa 180 ngày (tỷ lệ 75%) tính cả ngày nghỉ lễ, Tết, nghỉ hàng tuần. Nếu vẫn tiếp tục điều trị thì được hưởng tiếp chế độ ốm đau với mức thấp, tối đa bằng thời gian đã đóng BHXH.
Thời gian tham gia BHXH < 15 năm Từ 15 năm đến 30 năm >= 30 năm
Tỷ lệ hưởng 50% 55% 65%
+ Mức hưởng ốm dài ngày khi đủ tháng
Mức
hưởng =
Tiền lương đóng BHXH của tháng liền kề trước khi nghỉ việc
x Tỷ lệ hưởng chế độ
ốm đau (%) x
Số tháng nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau
+ Mức hưởng ốm dài ngày khi có ngày lẻ
Mức hưởng = (Tiền lương đóng BHXH của tháng liền kề trước khi nghỉ việc)/24 * Tỷ lệ hưởng chế độ ốm đau (%) * Số ngày nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau.
2.2.1.2 Nội dung các khoản phải thu từ người lao động.
a) Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Đối với CBCNV làm việc trong công ty đã ký hợp đồng lao động và có bảng lương, thuế TNCN được tính theo biểu lũy tiến theo quy định. (Bảng 1.1)
Theo Nghị định số 65/2013/NĐ-CP, quy định chi tiết một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân thì cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công, thu nhập từ kinh doanh
được giảm trừ gia cảnh vào thu nhâp chịu thuế trước khi tính thuế là 9 triệu đồng/tháng đối với người nộp thuế (108 triệu đồng/năm).
Cụ thể: Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng là 3,6 triệu đồng/tháng kể từ tháng phát sinh nuôi dưỡng.
Mỗi CBCNV trong công ty đều phải làm tờ khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân và giảm trừ gia cảnh, để làm căn cứ cho kế toán tính mức chịu thuế của CBCNV trong công ty.
b) Các khoản khác
Bồi thường vật chất: khi CBCNV làm hư hại đến tài sản của Công ty thì giá trị thiệt hại sẽ trừ vào lương của người lao động theo % giá trị của sản phẩm đó.
Tạm ứng khấu trừ vào lương: các khoản CBCNV tạm ứng tiền lương vì lý do công việc mà chưa sử dụng hết hoặc tạm ứng tiền lương tháng sẽ được khấu trừ trực tiếp vào tiền lương. Tiền điện, nước, thuê nhà do công ty trả thay cho người lao động.
2.2.1.3. Nội dung các khoản phải trả:
a. Quỹ lương của công ty.
Gồm tiền lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản trả theo BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn…). Quỹ lương của công ty cũng tuân thủ theo chế độ và quy định của Nhà nước. Phũng kế toỏn chịu trỏch nhiệm quản lý, theo dừi và lờn kế hoạch sử dụng quỹ tiền lương.
Phụ cấp: Các loại phụ cấp thường xuyên như tiền ăn trưa, điện thoại, xăng xe,
… đều được thanh toán đầy đủ và được gộp luôn vào khoản phải trả hàng tháng cho người lao động để tính vào chi phí SXKD.
Theo quy định của Công ty 1 tháng làm việc đủ 26 ngày. Những ngày nghỉ lễ tết đều được công ty trả 100% lương theo hợp đồng lao động.
b. Quỹ thưởng
Được lập nhằm mục đích đưa công tác thi đua, khen thưởng trở thành một động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, động viên khuyến khích CBCNV phát huy tinh thần sáng tạo, khắc phục khó khăn, hoàn thiện nhiệm vụ được giao. Nhưng quỹ thưởng chưa được công ty quan tâm nhiều nên chưa phát huy được vai trò của nó.
2.2.2 Thực trạng kế toán thanh toán với người lao động tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và Đầu tư Xây dựng Hà Mai.
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng.
Năm 2019 Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/ 2016/TT-BTC ngày 26/08/2016. Kế toán các khoản thanh toán với người lao động trong doanh nghiệp tại công ty cổ phần sư dụng các chứng từ kế toán như: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu chi, phiếu thu, giấy đề nghị tạm ứng:
- Bảng chấm công (Phụ lục 05): Hàng ngày quản điều độ sản xuất sẽ chấm công của nhân viên vào buổi sáng lúc 8h trên bảng chấm công và cuối tháng có ký xác nhận của quản đốc phân xưởng sau đó chuyển lên phòng kế toán để tính lương và các khoản trích theo lương.
- Bảng thanh toán tiền lương (Phụ lục 06): Cuối tháng phòng kế toán - kế toán tiền lương nhận bảng chấm công và tính lương và các khoản trả cho người lao động trên bảng thanh toán tiền lương.
- Bảng tổng hợp các khoản trích theo lương (Phụ lục 07): Căn cứ bảng tính lương kế toán lập ở phụ lục 06, kế toán lập bảng tổng hợp các khoản trích theo lương.
- Phiếu chi (Phụ lục 08, Phụ lục 09):
+ Dùng để phản ánh các khoản tiền mặt, vàng bạc, ngoại tệ… thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi quỹ, thanh toán lương cho người lao động kế toán tổng hợp và ghi chép.
+ Phương pháp và trách nhiệm ghi: phiếu chi phải được đóng thành quyển, từng quyển dung trong một năm. Trong mỗi quyển phải ghi rừ số quyển, số phiếu chi. Số phiếu chi phải đỏnh số liờn tục trong một kỳ kế toỏn, từng phiếu chi phải được ghi rừ ràng, đầy đủ thông tin, nội dung và phải được kế toán trưởng và thủ trưởng xem xét ký duyệt.
+ Phiếu chi được lưu thành 2 hoặc 3 liên:
Liên 1: lưu nơi lập biểu.
Liên 2: thủ quỹ dung để lưu sổ quỹ sau đó chuyern cho kế toán cùng với các chứng từ gốc để kế toán ghi sổ.
Liên 3 (nếu có): giao cho người nhận.
- Trong năm khi kiểm kê quỹ, kiểm kê hàng hóa, mua nguyên liệu cho sản xuất thường có phát sinh thiếu hụt hay trong quá trình sản xuất do thiếu ý thức và trách
nhiệm CBCNV làm hư hỏng CCDC, TSCĐ đã có quyết định xử lý bắt CBCNV bồi thường. Khi đó kế toán dựa trên quyết định bắt bồi thường và các biên bản kèm theo để ghi nhận khoản phải thu của CBCNV. Khi thu các khoản của người lao động, kế toán sửa dụng phiếu thu, giấy báo có ngân hàng để hạch toán. (Phụ lục 10)
Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc DN ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp, xử lý chứng từ.
- Nhập các chứng từ vào phần mềm kế toán.
- Lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tớnh chớnh xỏc của số liờu và tớnh rừ ràng, trung thực của cỏc chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại chứng từ.
Về lưu trữ chứng từ
Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ kế toán sẽ được sắp xếp theo trình tự thời gian và được phân loại, sắp xếp theo từng nhóm để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Cụ thể hàng ngày, phụ trách bộ phận hoặc người được ủy quyền sẽ căn cứ tình hỡnh thực tế của bộ phận mỡnh để chấm cụng ngày cho từng người, ghi rừ ngày làm việc và ngày nghỉ với lý do cụ thể cho mỗi người. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và tiến hành tổng hợp từng người, chuyển Bảng chấm công về bộ phận Kế toán để tiến hành kiểm tra và tính lương.
Sau khi Bảng thanh toán tiền lương được xét duyệt sẽ chuyển xuống bộ phận kế toán để thanh toán với người lao động. Cuối cùng kế toán nhập liệu vào phần mềm, nhập xong phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu lên sổ cái, sổ chi tiết.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng.
Tại công ty sử dụng tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 133/2016/BTC. Hệ thống tài khoản kế toán công ty được xây dựng phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường.
Cụ thể, TK sử dụng trong kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty như sau:
TK 334 : Phải trả người lao động
Kế toán chủ yếu sử dụng tài khoản này để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, các khoản phải trả khác.
TK 338: Các khoản phải trả khác, có các TK cấp 2 như sau:
TK 3382 : Kinh phí công đoàn (KPCĐ) TK 3383 : Bảo hiểm xã hội (BHXH) TK 3384 : Bảo hiểm y tế (BHYT)
TK 3385 : Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) TK 3388: Phải trả, phải nộp khác
TK 335: Chi phí phải trả.
TK 111, TK 112. . . . 2.2.2.3 Sổ kế toán
Hình thức sổ kế toán
Công ty CP Dịch vụ và Đầu tư Xây dựng Hà Mai áp dụng theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính thể hiện qua sơ đồ 2.3
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu cuối tháng
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Quy trình ghi sổ trên phần mềm kế toán:
Thông tin đầu vào: Cuối tháng, kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục đối tượng… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản.
Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản.
Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra sổ chi tiết TK 334, TK 3383, TK 3384, TK 3385, TK 1381… sổ cái TK 334, TK 338 sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc".
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái TK - Sổ chi tiết TK CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN: Bảng chấm công, Bảng thanh
toán tiền lương, Bảng tổng hợp tiền lương và các khoản
trích theo lương
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
CNS