TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG ĐÔ THÀNH
3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện Kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty TNHH Xây dựng Đô Thành
3.2.1 Đề xuất về Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ
Do đặc thù về ngành nghề, các công trình thi công thường ở xa cùng với đó là mô hình kế toán tập trung bản thân công ty sử dụng cần toàn bộ chứng từ phát sinh đều phải tập hợp về Công ty để tiến hành ghi sổ kế toán. Nên việc luân chuyển chứng từ thường chậm trễ làm ảnh hưởng tới công tác kế toán, dồn công việc vào cuối kỳ, dẫn đến sai sót không đáng có như ghi thiếu, ghi nhầm. Các số liệu về tình hình chi phí thực tế không được cung cấp kịp thời cho công tác quản lý, điều này ảnh hưởng đến công tác kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm, gây khó khăn trong công tác quản lý chi phí trong doanh nghiệp.
Để giảm tình trạng luân chuyển chứng từ chậm và giảm bớt khối lượng công việc cho kế toỏn vào cuối thỏng, cuối quý và theo dừi sổ, cập nhật chứng từ chớnh xác thì việc xuống kho lấy chứng từ xuất nhập được tiến hành thường xuyên. Công ty nên đưa ra yêu cầu về giảm thời gian gửi chứng từ kế toán tập trung của các đội thi công hợp lý hơn để đảm bảo số liệu kế toán được phản ánh kịp thời, phục vụ cho việc cung cấp các thông tin cho nhà quản trị, phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán.
Bờn cạnh đú cú thể đặt ra chế độ thưởng phạt rừ ràng trong việc luõn chuyển chứng từ của các đội, xí nghiệp về Công ty. Việc luân chuyển chứng từ chậm trễ không chỉ do nguyên nhân khách quan là các công trình ở xa mà còn do các đội thi công chưa ý thức được tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ kịp thời nên Công ty cần có chính sách chỉ được tạm ứng tiền cho các đội trưởng công trình khi họ đó trả đủ chứng từ cho lần tạm ứng trước và xỏc định rừ thời hạn thanh toỏn tạm ứng. Làm như vậy sẽ nâng cao được trách nhiệm của đội trưởng công trình với các chứng từ chi phí cũng như nộp chứng từ cho phòng kế toán đúng thời gian quy định.
3.2.2 Đề xuất về Hoàn thiện công tác quản lý chi phí
-Hoàn thiện kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Việc quản lý nguyên vật liệu trong thi công luôn là vấn đề cần được coi trọng nhằm tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên tiết kiệm chi phí không có nghĩa là cắt giảm khối lượng vật liệu theo định mức, cũng như không có nghĩa là sử dụng vật liệu rẻ tiền làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình, đến uy tín của công ty mà là phải giảm lượng hao hụt trong khâu bảo quản, giảm chi phí vận chuyển, nắm bắt giá thị trường để kiểm tra, đối chiếu hoá đơn vật tư do các đội chuyển về. Hiện nay công tác kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty còn nhiều bất cập. Để quản lý tốt và kiểm soát khoản mục chi phí NVL trực tiếp, cần hoàn thiện những việc sau:
+ Thiết lập một mạng lưới các nhà cung cấp vật tư có uy tín, có khả năng đáp ứng yêu cầu cung cấp vật tư ở mọi lúc, mọi nơi. Điều này cho phép giảm chi phí bảo quản kho bãi, giảm vốn ứ đọng mà khi cần vật tư vẫn được cung cấp đầy đủ về số lượng, chất lượng đảm bảo thi công công trình.
+NVL mua về cho dù chuyển thẳng đến chân công trình nhưng ở đó vẫn có kho tạm nên đơn vị cần phải làm thủ tục kiểm kê, bàn giao, ký nhận NVL giữa các thành phần có liên quan đảm bảo vật tư mua về đúng số lượng, chủng loại và đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng để đưa vào thi công. Đặc biệt, trong trường hợp giao khoán vật tư cho các đội xây dựng, kế toán phải kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ mua hàng do đội gửi lên một cách chặt chẽ, tránh tình trạng mua hoá đơn, khai khống lượng vật liệu đã mua.
+Dựa trên thiết kế kỹ thuật được duyệt và hồ sơ trúng thầu, bảng tiến độ thi công chi tiết tại công trường, hàng tháng yêu cầu các đội lập bảng kế hoạch nhu cầu
vật tư để cấp trên phê duyệt. Bảng kế hoạch này là cơ sở để đánh giá tình hình sử dụng vật tư thực tế. Cuối tháng hay cuối mỗi quý, phòng kế hoạch cùng kế toán công ty cần tiến hành việc tổng hợp vật liệu tiêu hao trong kỳ theo từng nhóm vật liệu cho từng công trình; sau đó tiến hành phân tích, so sánh với định mức tiêu hao vật liệu để đề ra biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, vật tư đồng thời có biện pháp xử lý kịp thời đối với trường hợp phát sinh ngoài định mức.
+ Cuối mỗi kỳ, kế toán cần tiến hành kiểm kê vật tư còn lại tại công trường chưa sử dụng kết chuyển kỳ sau và lập bảng theo dừi số lượng, giỏ trị của vật tư.
Bên cạnh đó cần tổ chức thu hồi phế liệu chặt chẽ tránh thất thoát, lãng phí. Nguồn vật liệu này có thể tận dụng nhằm sử dụng cho công trình mới hoặc có thể bán đi tăng thu nhập cho công ty.
-Hoàn thiện kế toán chi phí nhân công trực tiếp: Việc hạch toán chính xác chi phí nhân công trực tiếp của từng công trình nhằm giúp cho lãnh đạo DN dễ dàng so sánh, đối chiếu chi phí nhân công thực tế phát sinh so với dự toán, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát khoản mục chi phí này.
Hiện tại công ty áp dụng hình thức lương khoán cho các đội thi công nhằm tạo cho các đội tự quyết trong vấn đề sử dụng lao động tuy nhiên lại không thể giám sát và quản lý nhân công trực tiếp. Do đó công ty cần yêu cầu các đội thi công kê khai số lượng lao động thuê ngoài, trình độ của lao động thuê ngoài, tiền lương thực tế phải trả cho từng lao động. Từ các thông tin đó có thể kiểm tra được số lượng và chất lượng lao động thuê ngoài, tránh tình trạng khai khống số lượng lao động thực tế hoặc thuê những lao động không có trình độ tay nghề đáp ứng công việc làm chất lượng công trình không được đảm bảo.
-Hoàn thiện kế toán khoản mục chi phí sử dụng máy thi công: Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công cần theo nguyên tắc: Chi phí sử dụng máy thi công liên quan trực tiếp đến công trình nào thì tập hợp trực tiếp công trình đó, các chi phí máy thi công liên quan đến nhiều công trình sẽ được tập hợp chung, cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ cho từng đối tượng liên quan theo các tiêu thức như: số giờ máy hoạt động, ca mỏy hoạt động…cỏc chỉ tiờu này được theo dừi trờn nhật trỡnh mỏy thi công.
Phản ánh vào chi phí sử dụng máy thi công toàn bộ các chi phí liên quan tới sử dụng, vận hành máy thi công bao gồm: tiền lương và các khoản phụ cấp của công nhân điều khiển, phục vụ máy thi công, chi phí nguyên, nhiên vật liệu phục vụ cho máy hoạt động, chi phí khấu hao máy thi công và các chi phí liên quan phục vụ cho hoạt động của máy. Công ty có thể lập các tài khoản phụ cho Tài khoản 1543 “Chi phí máy thi công” đang dùng hiện tại, với chi tiết các khoản chi phí nêu trên sẽ giúp việc tính giá thành sản phẩm xây lắp chính xác hơn.
-Hoàn thiện kế toán khoản mục chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí sản xuất nên việc hạch toán chính xác chi phí sản xuất chung sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Chi phí sản xuất chung phát sinh trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình nào thì tập hợp vào công trình, hạng mục công trình đó. Đối với những khoản chi phí sản xuất gián tiếp thì Công ty cần tiến hành phân bổ cho các công trình, hạng mục công trình. Phải lựa chọn các tiêu thức phân bổ CPSX chung một cách phù hợp: Theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, hoặc tổng chi phí trực tiếp phát sinh.
3.2.3 Đề xuất về Tổ chức bộ máy Kế toán quản trị
Kế toán quản trị đã được hình thành và phát triển rất mạnh trên thế giới. Trong khi ở Việt Nam, kế toán quản trị là lĩnh vực khá mới mẻ, được xây dựng và phát triển ở mức độ thấp. Kế toán quản trị và kế toán tài chính có mối quan hệ mật thiết với nhau về nguồn thông tin, nguồn gốc số liệu, tài liệu, hệ thống báo cáo. Vì vậy mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp nhất hiện nay tại DN là mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong cùng một bộ máy kế toán nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin kế toán cho cả đối tượng bên ngoài và bên trong của DN.
-Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: Đối với chi phí trực tiếp thì phải lập chứng từ riêng cho từng công trình, hạng mục công trình, từng giai đoạn thi công.
Đối với chi phí phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất thì tổ chức chứng từ để tập hợp được chi phí theo từng yếu tố chi phí, theo địa điểm phát sinh chi phí là công trình hoặc đội xây dựng sau đó lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp để phân bổ.
-Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí: Để giúp cho các nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soát, hệ thống kế toán quản trị tại công ty xây
dựng nên thiết lập hệ thống báo cáo dùng riêng cho kế toán quản trị. Khi thiết kế và soạn thảo các báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo yêu cầu sau:
+Các thông tin trên báo cáo quản trị phải được chia thành các chỉ tiêu phù hợp với tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi tình huống
+Các chỉ tiêu trong báo cáo cáo cần phân bổ theo từng công trình, hạng mục công trình hoặc theo thời gian thi công. Ngoài ra phải có quan hệ chặt chẽ, logic với nhau.
+Các số liệu thực tế, dự toán, định mức hoặc các mục tiêu định trước trong báo cáo phải so sánh được với nhau để giúp các nhà quản trị doanh nghiệp sử dụng thông tin thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động.
+Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng linh hoạt tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể.
-Hoàn thiện tổ chức nhận diện chi phí, phân loại chi phí sản xuất trong công ty: Kế toán quản trị cần phải căn cứ vào mục đích sử dụng thông tin về chi phí trong công tác quản trị doanh nghiệp để tổ chức phân loại, nhận diện chi phí cho phù hợp.
Hiện nay công ty mới chỉ thực hiện việc phân loại chi phí theo yếu tố chi phí và theo khoản mục chi phí. Cách phân loại này chỉ thể hiện những phí tổn đã bỏ ra trong quá trình sản xuất mà chưa đưa ra thông tin giúp các nhà quản trị có thể so sánh, lựa chọn phương án tối ưu trong từng quyết định kinh doanh.
Do vậy, để đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch, kiểm soát và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp, các nhà quản trị cần phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí.
Thông qua cách phân loại này các nhà quản trị sẽ có biện pháp ứng xử đối với từng loại chi phí một cách phù hợp, đánh giá đúng hiệu quả của từng công trình xây dựng và tìm phương pháp tác động đến mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận để nhằm tối đa lợi nhuận của công ty.
Mục đích của cách phân loại này còn giúp cho các nhà quản trị thiết kế, xây dựng được mô hình chi phí, xác định điểm hoà vốn cũng như các quyết định kinh doanh khác, xác định phương hướng để nâng cao hiệu quả của chi phí, xây dựng dự toán chi phí hợp lý, ứng với mọi mức hoạt động dự kiến. Theo cách phân loại này chi phí được chia làm 3 loại: Chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp.