3.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý chất lượng theo ISO 9000:2008 1. Nhóm giải pháp trong quá trình lập kế hoạch chất lượng
3.2.2. Nhóm giải pháp trong quá trình tổ chức, chỉ đạo triển khai chất lượng
Để khắc phục những nguyên nhân còn hạn chế trên , nhóm giải pháp này cần những giải pháp sau:
3.2.2.1. Tiến hành các khóa đào tạo về chất lượng cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty
Một nội dung quan trọng của chính sách chất lượng của công ty là đưa mọi người cùng tham gia vào quá trình quản lý chất lượng của công ty vì vậy vấn đề đào tạo chất lượng của công ty phải được đặt lên hàng đầu.
Mục tiêu về đào tạo của công ty cần đạt được khi tiến hành đào tạo cho thành viờn cho cụng ty là: truyền đạt một cỏch rừ ràng cho mọi người về nhu cầu của khách hàng , chỉ ra cụ thể những điểm cần cải tiến , những lĩnh vực cần quan tâm và những điểm đổi mới của công ty và hơn hết là những quyết định mới cần triển khai thực hiện trong tương lai gần.
CMCsoft là công ty hoạt động trong lĩnh vực phần mềm là chủ yếu, khách hàng của công ty rất đa dạng và hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau do vậy khi tổ chức đào tạo cho cán bộ công nhân viên ,CMCsoft cần tổ chức đào tạo theo
6 0
từng ngành nghề , từng lĩnh vực bảo đảm cho cán bộ công nhân viên có thể áp dụng một cách hiệu quả chương trình đào tạo của mình vào quá trình làm việc.
Ở mọi cấp quản lý vấn đề đào tạo luôn phải đặt ra một cách thường xuyên và không thể xem nhẹ, cụ thể như sau:
Các nhà quản lý cấp cao ( Ban Giám đốc công ty)
Các nhà quản lý cấp cao của công ty là đối tượng quyết định chính sách và chiến lược chất lượng và các kế hoạch chất lượng dài hạn của công ty.Do vậy hơn ai hết , các nhà quản lý cấp cao phải được đào tạo một cách toàn diện và cụ thể nhất về các : nội dung , ý nghĩa của hệ thống chất lượng nhằm đưa ra những phương hướng ,chính sách chất lượng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty.
Hiểu biết các nội dung ,ý nghĩa của quy trình quản lý chất lượng để thường xuyên giám sát kiểm tra bảo đảm cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty đi đúng định hướng.
Các nhà quản lý cấp trung ( các giám đốc trung tâm , các trưởng phòng ) Các giám đốc trung tâm , các trưởng phòng là những người chịu trách nhiệm chính trong việc duy trì các hoạt động trong phòng ban mình
Đặc biệt giám đốc của trung tâm quy trình chất lượng đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống chất lượng.Giám đốc chất lượng phải có trách nhiệm :thiết kế , vận hành và kiểm tra hệ thống chất lượng cho toàn công ty.
Người phụ trách vấn đề quản lý chất lượng của công ty cần được đào tạo về cách giúp đỡ các thành viên khác về các nghiệp vụ tác nghiệp trong hệ thống quản lý chất lượng và phối hợp với các nhiệm vụ các phòng ban khác cho phù hợp.
Các nhà quản lý cấp trung gian khác của công ty cần phải được đào tạo về các vấn đề sau:
- Các khái niệm cơ bản về chất lượng và quản lý chất lượng , sự cần thiết của hoạt động chất lượng trong công ty, các chính sách chương trình, hệ thống chất lượng mà công ty đang áp dụng
- Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 , các khái niệm các quy trình cần thiết cần được kiểm soát trong công ty
- Đào tạo về các phương pháp thống kê định lượng để kiểm soát một cách có hiệu quả nhất hiệu quả của các thành viên trong phòng, trong trung tâm.
- …..
Các nhà quản lý cấp thấp ( các quản lý dự án )
SV : Nguyễn Thị Thuận Lớp : Quản lý kinh tế 48A
- Cần đào tạo cho những nhà quản lý này về những hoạt động quản lý chất lượng mang tính chất vi mô cụ thể
- Hướng dẫn và đào tạo cụ thể về các quy trình quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong doanh nghiệp , bảo đảm cho các quản lý dự án nắm rừ cỏc quy trỡnh và hiểu ý nghĩa của chỳng khi ỏp dụng chỳng vào dự ỏn mà mình đang quản lý . Giúp khắc phục những điểm không phù hợp và đẩy nhanh tiến độ cũng như chất lượng dự án
- Đào tạo cho các nhà quản lý cấp thấp về các kỹ năng cơ bản của nhà quản lý , các kỹ năng về làm việc nhóm và các kỹ năng với con người
Tất cả các nhân viên khác
Nếu quy trình đào tạo cho tất cả các nhà quản lý được thực hiện tốt các nhà quản lý đều nắm rừ quy trỡnh cỏc chương trỡnh , hoạt động chất lượng đào tạo và cú phương hướng chất lượng đúng đắn nhưng những nhân viên là những người trực tiếp tham gia vào cỏc chương trỡnh dự ỏn đấy khụng nắm rừ thỡ chương trỡnh cũng không bảo đảm thực hiện được. Vì vậy vấn đề đào tạo cho nhân viên ở các bộ phận về chương trình , phương hướng ,hoạt động quản lý chất lượng là rất quan trọng.
Đối với các nhân viên công ty thì chúng ta cần đào tạo cho họ những mặt sau:
- Huấn luyện và đào tạo tỉ mỉ về các quy trình quản lý chất lượng liên quan trực tiếp và gián tiếp đến công việc của nhân viên.
- Chương trình đào tạo của những nhân viên này cần được phân loại cho phù hợp với lĩnh vực mà họ tham gia, bảo đảm phải có mối liên hệ với công việc họ làm.
3.2.2.2. Về mặt khách hàng
Việc các dự án bị chậm thời hạn và không đạt các yêu cầu của khách hàng có một nguyên nhân cực kỳ quan trọng là không contacts thường xuyên với khách hàng do thiếu nguồn nhân lực.Do các dự án đến giai đoạn cuối thường là rất gấp về thời gian do đó không đủ thời gian để liên hệ xem xét yêu cầu của khách hàng do đó dễ dẫn đến thông tin giữa khách hàng và công ty là không hoàn hảo , vì vậy để cho công ty và quản lý dự án có thể chủ động hơn trong quá trình triển khai dự án thì công ty nên hình thành một bộ phận chuyên trách về vấn đề với khách hàng.
Nhiệm vụ của bộ phận này là contacts thường xuyên với khách hàng , ghi nhận và theo dừi những thay đổi trong nguồn lực và trong yờu cầu của khỏch hàng nhằm thông báo kịp thời với những nhân viên triển khai dự án bảo đảm dự án thỏa mãn một cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng.
Bộ phận này sẽ đóng vai trò trung gian , là cầu nối giữa khách hàng và dự án.
6 2
Việc này nếu hình thành luôn các bộ phận chuyên trách thì sẽ tốn kém chi phí trong qúa trình quản lý nhưng với việc kết hợp đào tạo cho cán bộ dự án có kinh nghiệm toàn diện cả khách hàng và dự án thì sẽ tiết kiệm được nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản lý hơn.
3.2.2.3. Có những chính sách về thu hút và quản lý nguồn nhân lực đúng đắn nhằm ổn định nguồn nhân lực.
Việc số lượng và nguồn nhân lực không ổn định làm việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng rất tốn kém về thời gian và nguồn lực.
Với việc biến động nhân sự liên tục của CMCsoft , trung tâm CQ và các bộ phận khác tốn kém hơn về chi phí thời gian cho đào tạo lại nhân sự mới đối với hoạt động và quy trình của công ty. Thêm nữa nhân sự biến động liên tục sẽ tạo ra những lỗ hổng trong các quá trình quản lý , các quy trình trong hệ thống không bảo đảm được diễn ra thường xuyên có thể gây ra gián đoạn, dễ gây ra chậm tiến độ các dự án, hệ thống chất lượng không bền vững.
Vì vậy để khắc phục tình trạng này , công ty nên đưa ra những chính sách đãi ngộ tốt hơn với người lao động , có thể là đãi ngộ tốt hơn về lương thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động.
Tạo và duy trì môi trường làm việc năng động nhằm nâng cao động lực làm việc cho người lao động như: phát động những chương trình thi đua trong chính các thành viên của cùng một phòng ban , cùng một dự án cùng một trung tâm hoặc các dự án , các trung tâm , phòng ban với nhau hoặc tạo cho người lao động có khả năng chủ động hơn trong công việc …
Nâng cấp và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng máy móc cho nhân viên công ty , bảo đảm cho người lao động có đủ điều kiện cần thiết để làm việc .
Có những chính sách đãi ngộ , những chính sách tích cực hơn nữa về cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên , như thăng tiến trong nghề nghiệp hoặc những điều kiện tốt cho việc nghiên cứu phát triển.
Tổ chức cho nhân viên xuất sắc hoặc tiên tiến những cơ hội để có thể đi học , tu nghiệp nâng cao năng lực nghiệp vụ tạo cho nhân viên có thể gần gũi và gắn bó với công ty hơn
Tất cả những điểm nêu trên nằm mục đích tạp ra sự gắn bó hơn giữa công ty với nhân viên , bảo đảm giữ chân nhân viên trong công ty, tránh gây biến động trong nguồn nhân sự, bảo đảm thực hiện tốt nhất các quá trình về cung cấp nguồn
SV : Nguyễn Thị Thuận Lớp : Quản lý kinh tế 48A
nhân lực và quá trình quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 của công ty.
3.2.2.4. Xây dựng hệ thống ISO online nhằm giảm thiểu thông tin không hoàn hảo giữa các bên.
ISO online nghĩa là công ty có thể xây dựng hệ thống ISO trực tuyến trên một mạng để các bên liên quan có thể cập nhật và thông báo những thay đổi trong quá trình thực hiện. Công ty có thể xây dựng nên một sharepoint chung của dự án và khi có bất cứ thay đổi nào thì các bên liên quan có thể đưa lên sharepoint này , và yờu cầu cỏc bờn liờn quan trong dự ỏn phải thường xuyờn theo dừi kiểm tra và hoàn thiện hệ thống sharepoint này , bảo đảm cho thông tin được thực hiện thông suốt , đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng.
Ưu điểm của giải pháp này là:hiện nay mạng Internet đã được phổ cập rộng rãi và dần trở thành một phần không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp trên thị trường, do đó với việc xây dựng hệ thống ISO online cho phép người dùng truy cập ở bất cứ mọi nơi và vào bất kỳ thời gian nào.
Thêm vào đó với việc áp dụng hệ thống ISO online như trên doanh nghiệp sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và năng động hơn cho người lao động trong việc trao đổi thông tin.
Hệ thống hỗ trợ một cách tốt nhất cho việc đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập trông tin , bảo đảm tính nhất quán của thông tin và kiểm soát luồng trung gian hiệu quả ( thông tin đến trực tiếp từ khách hàng – các thành viên triển khai dự án mà không thông qua bất kỳ một trung gian nào khác ).Quản lý trên sharepoint sẽ tránh được việc trùng lặp trong việc xử lý thông tin , giảm thời gian và chi phí cho việc xử lý và lưu trữ thông tin bằng giấy tờ , giảm chi phí tìm kiếm và in ấn , giảm chi phí của bộ máy quản lý, nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh.
ISO online tạo ra môi trường cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin nội bộ một cách dễ dàng và nhanh chóng , thông tin thông suốt mọi lúc mọi nơi ,giúp cho dự án có thể rút ngắn thời gian hoàn thành , tăng năng suất lao động , quản lý tài liệu một cách tập trung và thống nhất. Đặc biệt hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý một cách tập trung, công khai điều này cho phéo doanh nghiệp ban hành và phê duyệt tài liệu một cách công khai dân chủ trên mạng , những bổ sung đóng góp và sửa đổi có thể cập nhật một cách thường xuyên mà không hề tốn kém chi phí như cách truyền thống.
Đối với các bên liên quan, ISO online có những ích lợi rất lớn cụ thể:
6 4
- Đối với các quản lý hệ thống , việc xây dựng hệ thống ISO online giúp cho những người quản lý hệ thống có thể quản lý được hồ sơ và tài liệu một cách đơn giản dễ dàng , nhanh chóng bằng cách nhập lên tài liệu lên hệ thống thì ngay lập tức những người có liên quan có thể truy cập một cách dễ dàng thông qua một dường link chung được quy định, như vậy sẽ giúp công việc của những người quản lý đơn giản hơn ,nhanh hơn.
- Đối với nhân viên: thông qua hệ thống chung , nhân viên có thể tìm thấy bất cứ tài liệu nào mà mình cần tạo bất cứ thời điểm nào, có thể đọc được một hướng dẫn hay tìm thấy một quy trình sử dụng bất kỳ nào phục vụ cho công việc của mình mà không lo tài liệu ấy bị sử dụng nhầm hoặc lỗi thời.Vì việc quản lý hồ sơ tài liệu thống nhất thông qua một máy chủ và các hồ sơ tài liệu sẽ được phân loại và lưu theo từng lĩnh vực từng công việc cụ thể như hệ thống ISO 9001:2008. Cộng thêm việc tạo hồ sơ và phê duyệt và tạo hồ sơ cho phép hệ thống phân quyền truy cập và tìm kiếm hồ sơ một cách dễ dàng.
- Đối với người quản lý : thông qua hệ thống ISO trực tuyến có thể theo dừi và kiểm soỏt được toàn bộ hồ sơ tài liệu , cụng việc và trạng thỏi của mỗi cụng việc đã giao xuống cho cấp dưới , cập nhật được một cách thường xuyên tình trạng các chương trình dự án đưa ra. Hơn nữa thông qua hệ thống này , nhà quản lý có thể xem lại hàng loạt các báo cáo về công việc nhân sự , khách hàng một cách tổng quát nhất tạo ra cơ sở tiền đề cho nhà quản lý đưa ra những phương hướng những định hướng mới phát triển ngắn hạn và dài hạn cho tổ chức, bảo đảm đưa tổ chức đi đúng theo xu hướng chung và phù hợp trình độ phát triển của nền kinh tế.