CHƯƠNG III. THỰC HIỆN ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG VÀ BÀI H ỌC KINH NGHIỆM
3.2. Các bước triển khai thực hiện 5S
3.2.1. B ớc 1: Thông báo của ban lãnh đạo về việc cam kết thực hiện hệ thống quản lí 5S
Đây là hoạt động chính thức tuyên truyền về hệ thống quản lí 5S trong tổ chức, doanh nghiệp. Trong quản lí, lãnh đạo là người có ảnh hưởng rất lớn đến ý thức của nhân viên, thông báo chính th ức của ban lãnh đạo thể hiện quyết tâm thực hiện hệ thống quản lí 5S trong doanh nghiệp của mình. Vì vậy khuyến khích tinh thần của công nhân viên tr ong quá trình thực hiện và tham gia trực tiếp các hoạt động 5S cùng v ới nhân viên, như vậy hệ thống quản lí 5S mới có thể duy trì và phát tri ển trong công ty.
Để cụng nhõn hiểu rừ h ệ thống quản lớ 5S, thụng bỏo chớnh thức của lónh đạo cần bao gồm các nội dung :
- Thông báo chính thức về việc thực hiện hệ thống quản lí 5S.
- Trình bày mục tiêu của hệ thống quản lí 5S.
- Công b ố lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, lập nhóm chịu trách nhiệm đối với từng khu vực.
- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bảng tin…
- Công ty t ổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.
3.2.2. Bước 2: Thành l ập bộ phận phụ trách chương trì h 5S
Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính để tiến hành. Giai đoạn này kết thúc khi công ty đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện 5S. Ban chỉ đạo thực hiện 5S có thể là các cán b ộ có u y tín đại diện các phòng ban ch ức năng của công ty hoặc chính ban lãnh đạo của công ty đứng ra tiến hành phong trào này. Trong trường hợp có thể thì bộ phận phụ trách mô hình 5S có th ể tách ra một phòng riêng nh ưng với điều kiện tiết kiệm diện tích mặt bằng của công ty để kinh doanh thì bộ phận phụ trách 5S nên thực hiện kiêm nhiệm tức là vừa thực hiện ch ức năng chính ở các phòng ban v ừa phụ trách 5S.
3.2.3. Bước 3: Lên k ế hoạch thực hiện 5S
Sau khi thành lập ban phụ trách thực hiện hệ thống quản lí 5S thì bộ phận này cùng ban lãnh đạo công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện hệ thống quản lí 5S. Các kế hoạch thực hiện 5S phải hợp lí và phải được thông qua của ban lãnh đạo và các chuyên trách. Thông thường 5S thực hiện theo trình tự SEIRI, SEISO, SEITON, SEIKETSU, SHITSUKE, sau khi thực hiện 3S đầu có thể kết hợp với SHITSUKE từ lúc đó. Ké hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng giai đoạn một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn.
Riêng trong giai đoạn khi thực hiện SEIRI cần thiết phải đưa ra các tiêu chuẩn để thực hiện việc sàng lọc những vật dụng cần thiết và không c ần thiết. Các tiêu chuẩn để thực hiện việc sàng lọc những đối tượng như giấy tờ, hồ sơ, văn bản, các vật dụng trong quá trình sản xuất dăm gỗ, các vật dụng khác… Các quy định vệ sinh sạch sẽ các
SVTH: Nguyễn Thị Mơ 55
phò ng ban…
3.2.4. Bước 4: Thực hiện đào t ạo việc quy định trong tổ chức
Khi kế hoạch triển khai đã được xây dựng công việc đầu tiên thực hiện đó là việc đào tạo cho các nhân viên về các quy định của công ty. Các quy định này có th ể được truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp hay có thể là một buổi ngoại khóa. Để các quy định này được đi vào thực tế lãnh đạo công ty triển khai dần từng bước và theo từng giai đoạn thích hợp. Khi các thành viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách h ức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn t ực thi các công việc cụ thể trong giai đoạn tiếp theo.
3.2.5. Bước 5: Tiến hành t ổng vệ sinh toàn công ty
Việc tiến hành tổng vệ sinh có thể thực hiện vào ác ngày ngh ỉ hoặc vào ngày làm việc bình thường. Tiến hành tổng vệ sinh giai đoạn thực hiện sau khi các nhân viên đã nắm bắt được các tiêu chuẩn mà ban lãnh đạo công ty sẽ tiến hành theo thứ tự 5S.
Thực hiện 5S theo 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Bắt đầu nằng Seiri
Giai đoạn 2: Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso hàng ngày tạo thành thói quen trong công vi ệc.
3.2.5.1.
Chuẩn bị cho Seiri
Trong hệ thống quản lí 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các bước tiếp theo. Mục đích của sàng lọc là loại bỏ những vật dụng không cần thiết ra khỏi những vật dụng cần thiết, tránh sự xuất hiện của chúng khi không cần đến, nâng cao hệ số sử dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất.
Trong bước Sàng lọc, cần thực hiện:
- Lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng không cần thiết.
- Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không c ần thiết sau ngày tổng vệ sinh.
- Xác định và phân lo ại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng.
Đánh giá lại những vật dụng không cần thiết nữa nhưng vẫn còn giá tr ị. Những vật dụng này nờn được đỏnh giỏ bằng cỏc nhón giỏn để dễ phõn biệt và theo dừi. Th ực hiện công tác sàng lọc cùng v ới làm tổng vệ sinh 2 lần trong năm nhằm loại bỏ triệt để các vật dụng không cần thiết, tránh lãng phí trong công việc. Đồng t ời, việc tìm ra các nguyên nhân d ẫn đến sự xuất hiện của các vật dụng dư thừa là rất cần thiết giúp công ty ngăn ngừa sự tái diễn.
Trong quá trình thực hiện Seiri có các tiêu chuẩn đánh giá vật cần thiết và vật không c ần thiết. Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên tần suất sử dụng của các vật dụng.
Trong xưởng sản xuất dăm gỗ cũng cần p ân biệt những vật thường dùng và những vật không thường dùng bằng các nh ãn b ằng màu khác nhau. Màu đỏ là dấu hiệu của những vật dụng không thường dùng, màu vàng là nh ững vật dụng thường dùng, màu xanh là nh ững vật dụng đ ã hư hỏng hoặc không dùng nhưng vẫn để tại vị trí cũ. Đối với các vật dụng thường dựng c ần cú cỏc thứ tự ưu tiờn rừ ràng v ới vật thường dựng nhiều nhất, thứ 2, thứ 3… để thuận tiện cho các bước thực hiện các bước tiếp theo. Đối với các vật dụng không thường dùng đề xuất để chúng vào kho và để một thời gian sau đó xử lí. Kết thúc quá trình Seiri là bản tổng hợp kết quả hoạt động theo
danh sách.
Dựa vào quy trình triển khai thực hiện 5S của ISO Vietnam.
SVTH: Nguyễn Thị Mơ 57
Danh sách đúng chuẩn theo yêu cầu
Tiến hành gắn nhãn màu
Đánh giá và phân loại
Loại bỏ vật dụng không cần thiết
-Tại sao không sử dụng nữa?
- Xử lí các vật dụng: bán lại, rả lại, phế liệu, để vào kho chờ xử lí…
Lập ra danh sách vật dụng không cần thiết.
Sơ đồ 3.2 Quy trình xử lí vật dụng không cần thiết
Công ty C ổ phần Tiến Phong Công ty C ổ phần Tiến Phong
Số: …… Số: ……
THÔNG BÁO KHÔNG LO ẠI BỎ THÔNG
BÁO KHÔNG LO ẠI BỎ
Tên vật dụng:……….. Tên vật dụng:……….
Ngày phân lo ại: ……….. ………
Lí do ít sử dụng: Ngày phân lo ại: ……….
……… Lí do:
……… ………
Ngày kiểm tra lại: ………. ………
Giữ lại chờ ngày hết hạn. Ngày kiểm tra lại: ………..
Loại bỏ.
Công ty C ổ phần Tiến Phong
Số: ………….
Tên:
………
……….
N ày phân lo ại:
………..
Lí do:
………
………
………
…...
Ngày kiểm tra lại:
……….
Loại bỏ
Hình 3.2: Nội dung thẻ xanh – thẻ đỏ - thẻ vàng
SVTH: Nguyễn Thị Mơ 59
Bảng 3.1 Danh sách v ật dụng không cần thiết trong các văn phòng hành chính
STT Tên vật dụng không cần
thiết
1 Giấy loại
2 Hồ sơ
3 Các vật dụng văn phòng
phẩm (bút hết mực, túi đựng hồ sơ,…)
4 Bình hoa
5 Sách
6 Các giấy tờ đã được lưu
giữ
7 Máy in
8 Báo
9 Cây cảnh đặt không hợp lí
trong phòng
Bảng 3.2 Danh sách h ững vật dụng không c ần thiết tại nhà máy s ản xuất
STT Tên vật dụng không cần
thiết
1 Xẻng
2 Ca lê
3 Tua vít
4 Các loại máy móc
Bảng 3.3 Danh sách các v ật dụng cần thiết trong văn phòng STT
1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
STT 1 2 3 4 5 6 7 8
Tên vật dụng Túi đựng hồ sơ, sổ sách Giá đựng giấy tờ, sổ sách
Tủ đựng giấy tờ, sổ sách Bàn làm v iệc
Các thiết bị văn phòng phẩm: bút, thước, giấy note, dập ghim, kẹp hồ sơ…
Máy tính Máy in Máy photo Giấy in Các văn bản
Móc treo đồ cá nhân Bàn tiếp khách Bình nước Con dấu
Ghế ngồi làm vi ệc
Bảng 3.4 Da h sách các v ật dụng cần thiết tại xưởng sản xuất
Tên vật dụng Xẻng
Cào Ca lê
Máy băn gỗ Máy nghiền gỗ Máy cẩu Máy múc
Các loại máy móc khác
Hình 3.3 Các dụng cụ chuẩn bị cho Seiri
3.2.5.2. Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso hằng ngày và t ạo thói quen trong công việc.
Thực hiện Seiri hàng ngày
Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, tiếp tục các hoạt động này nhằm tận dụng được chỗ làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời ban chỉ đạo 5S và lãnh đạo vận động, triển khai cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tiết kiệm thời gian khi làm việc.
Thực hiện Seiton
Sau khi sàng lọc, các hoạt động Seiton sẽ được thực hiện. Seiton có nghĩa là sắp xếp, bố trí các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy.
Các nguyên t ắc về Seiton bao gồm:
- Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước (FIFO) để lưu kho các vật dụng.
SVTH: Nguyễn Thị Mơ 62
- Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng.
- Tất cả vật dụng và vị trí của chúng cần được thể hiện bằng cách ghi nhãn có h ệ thống.
- Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
- Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lí, vận chuyển dễ dàng.
Đối với các thiết bị văn phòng ph ẩm của công ty, bố trí một cách hợp lí, phù h ợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả. Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên để gần nơi làm nhất, các vật dụng ít dùng t ới th ì để xa hơn và những thứ không dùng tới nhưng phải lưu giữ thì cất vào kho riêng c ủa công y và dán nhãn nhận biết.
- Đối với các hồ sơ, hóa đơn, giấy tờ dán nhãn có kí hi ệu nhận biết và sắp xếp tiêu thức nhất định ví dụ như theo tháng, theo năm để dễ d àng tra cứu.
- Đối với các thiết bị văn phòng ph ẩm như: bút, dập ghim, giấy in, máy in có quy định sắp xếp chung để thuận tiện cho mọi người sử dụng.
Hình 3.4 Một số hìnhảnh sắp xếp các vật dụng và hồ sơ
- Đối với xưởng sản xuất, sắp xếp các dụng cụ theo tiêu thức nhất định như xẻng, cào.
Chọn vật dụng cho Seiton
Sơ đồ 3.3 Quy trình thực hiện Seiton
(Nguồn: Tham khảo từ lí thuyết của Ron Fisher, 2008)
Thực hiện Seiso
Seiso có ngh ĩa là dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc, thiết bị.
Thực hiện vệ sinh hàng ngày làm cho môi t rường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tạo sự thoải mái và an toàn cho nhân viên làm vi ệc, khuyến khích sáng tạo. Ngoài ra, nhờ nơi làm việc sạch sẽ việc áp dụng quản lí trực quan trở nên d ễ dàng hơn, góp phần nâng cao năng suất.
Bên cạnh tác dụng hỗ trợ quản lí trực qu an, Seiso còn đóng góp một vai trò quan trọng trong việc bảo trì máy móc, thiết bị. K i t ực hiện Seiton, nhân viên hay người vận hành máy lau chùi và ki ểm tra từng vị trí trên máy móc, nh ờ đó phát hiện ra những điểm bất thường của máy móc ngăn ngừa sự cố máy móc. T ừ đó, người vận hành có thể hành động kịp thời nhằm ph òng ng ừa và khắc phục những bất thường đó.
Các công vi ệc chủ yếu trong Seiso là:
- Phân chia khu vực và trách nhi ệm. ban chỉ đạo sẽ phân công trách nhiệm ai làm gì và ở khu vực nào dựa vào vị trí làm việc của mỗi người, bộ phận, thiết lập bản đồ khu vực kiểm tra 5S để kiểm soát dọn vệ sinh thuận tiện.
- Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh.
- iến hành thực hiện vệ sinh. Trước khi làm vệ sinh, cần xác định phương hướng làm vệ sinh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này. Khi thực hiện vệ sinh theo nguyên tắc: “Vệ sinh là kiểm tra”.
- Tiến hành thực hiện vệ sinh. Luôn luôn chú ý cải tiến sẽ giúp chúng ta giảm thời gian vệ sinh, dễ dàng vệ sinh những vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa các nguồn bẩn.
SVTH: Nguyễn Thị Mơ 64
Khóa lu ận tốt nghiệp
nguồn gốc và nguyên nhân gây ra bụi bẩn
(1) Sơ đồ 3.4 Quy trình thực hiện Seiso (1) Nguồn gốc và nguyên nhân gây ra b ụi bẩn là do đâu?
Bảng 3.5 Xác định nguồn gốc bụi bẩn
Các loại bụi bẩn
Khác
(2) Thực hiện dọn vệ si h văn phòng, lau chùi thi ết bị, máy móc.
Ngoài ra, thông báo cho bên khách hàng v ề việc giữ vệ sinh khu vực nhà máy.
Hình 3.5 Thông báo cho khách hàng v ề việc giữ vệ sinh khu vực nhà máy
(4) Thiết lập hệ thống quy tắc cho Seiso
Bảng 3.6 Lịch thực hiện Seiso theo thời gian
Hàng ngày
Hàng tuần Hàng tháng
Hàng quý
Hàng năm
SVTH: Nguyễn Thị Mơ 66
Mọi người thực hiện theo lịch và phân công ra nh ững người trong bộ phận làm việc của mình thực hiện từng khu vực khác nhau.
Bảng 3.7 Ví dụ lịch phân công thực hiện Seiso hàng ngày
(Trên cơ sở lí thuyết Ron Fisher, 2008 đưa ra lịch phân công thực hiện Seiso ) Danh sách phân công th ực hiện Seiso hàng ngày b ộ phận hành chính Phòng:………
Ngày Thứ 2
Thời gian thực hiện 2 lần/ngày 4 lần/ngày
2 lần/ngày 1 lần/ngày 1 lần/ngày
Danh sách phân công Seiso hàng ngày b ộ phận sản xuất
Ngày Khu vực
Thứ 2 Sàn nhà
Máy móc
(5) Kiểm tra thực hiện Seiso là một việc làm không th ể thiếu trong quá trình 5S, khi kiểm tra Seiso là thực hiện xử lí các sự cố của các vật dụng thông thường không phát hiện ra mà chỉ trong lúc Seiso mới thấy nhờ quan sát kĩ. Việc kiểm tra này nếu có sự cố phải có s ự báo cáo kịp thời.
Thực hiện Seiketsu
Khi thực hiện thường xuyên các ho ạt động 3S và mang lại hiệu quả lớn, đây chính là chúng ta đang thực hiện Seiketsu.
Mục đích của việc thực hiện Seiketsu là tạo một hệ thống nhằm duy trì sạch sẽ tạo nơi làm việc. Bên cạch đó, công ty phát động thi đua thực hiện 5S giữa các ph òng ban để khích lệ mọi người tham gia.
Thực hiện Shitsuke
Tiến hành Shitsuke chính là tạo ra thói quen, nâng cao ý thức tự giác của công nhân viên trong việc thực hiện 3S. Khi thực hiện 3S thường xuyên, làm 3S d ần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày c ủa hân viên. Mục tiêu cuối cùng c ủa Shitsuke hay của 5S chính là đưa triết lí 5S vào trong văn hóa công ty, từ đó nâng cao hình ảnh công ty trong các nhà cung c ấp, khá h hàng và đối tác.
Làm cho các thành viên hi ểu rằng việc thực hiện 5S như là một hệ thống,các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ 2 của mình.
Kết quả của hoạt động này là s ự thống n ất, đoàn kết và tự giác của toàn công ty thực hiện mô hình 5S vào các quy định, tiêu chuẩn mới của công ty.
3.2.6. Bước 6: Đánh giá định kì 5S
Để các hoạt động 5S được duy trì lâu dài và mang lại hiệu quả lớn trong cải tiến năng suất, chất lượng, việc đánh giá định kì là rất cần thiết.
Trong thực tế, việc phát động phong trào thực hiện 5S không qúa khó nhưng duy trì và phát triển nó dài hạn là một vấn đề khá khó khăn. Ở công ty cổ phần Tiến Phong,
ý th ức kỉ luật của nhân viên ở mức trung bình, do vậy đánh giá thường xuyên trong giai đoạn đầu sẽ trở thành thói quen c ủa họ. Dựa vào quy mô c ủa công ty, có thể thiết lập những đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác nhau để đánh giá các hoạt động. Sau khi 5S trở thành thói quen c ủa nhân viên, việc đánh giá chỉ cần thực hiện định kì 2 lần/năm để cải tiến chương trình 5S lên mức độ cao hơn.
Lãnh đạo thành lập tổ kiểm tra đánh giá định kì và giao cho phòng nhân s ự.
Nội dung của việc đánh giá bao gồm:
Kiểm tra vệ sinh các phòng làm vi ệc và sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo quy định
của công ty .
SVTH: Nguyễn Thị Mơ 68
Đánh giá, xếp loại để làm căn cứ xét khen thưởng theo quý, năm.
Tiêu chí đánh giá:
1. Vệ sinh môi trường làm việc.
- Phòng làm vi ệc phải sạch sẽ, gọn gàng, không có rác, bàn gh ế được sắp xếp gọn gàng, các thi ết bị phải sạch sẽ, không bám bụi bẩn, các máy móc, thiết bị tại nh à xưởng gọn gàng, ngăn nắp.
- Đồ dùng và máy móc được xếp đúng chỗ, đảm bảo cảnh quan v à iện lợi cho mọi người sử dụng.
2. Việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, hóa đơn gọn gàng.
- Các loại tài liệu của mỗi người để theo nguyên tắc hung.
- Các tài li ệu, hồ sơ, hóa đơn hơn 1 năm đưa vào lưu trữ Bộ.
3. Về sắp xếp các vật dụng tại xưởng sản xuất.
- Sắp xếp các vật dụng trong xưởng gọn gàng, thuận tiện cho mọi người sử dụng.
- Sắp xếp các vật dụng và phân lo ại các nguyên liệu khi chưa sản xuất theo quy tắc chung.
4. Các quy định khác.
- Ngoài các ho ạt động kiểm tra đánh giá, công ty cũng quan tâm đến việc khen thưởng cho các bộ phậ , cá nhân thực hiện tốt 5S. Đây cũng là hình thức khích lệ rất hiệu quả trong quá trình áp dụng chương trình 5S trong công ty.