I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh chung của công ty
4. Tình hình chung về tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức công tác kế
Xuất phát từ đặc thù sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của công ty, công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện ở phòng tài chính kế toán từ khâu ghi chép ban đầu đến khâu tổng hợp, báo cáo và kiểm tra kế toán. Còn ở các đội sản xuất chỉ biên chế
Ban giám
đốc
Phòng tài chÝnh
kế toán Phòng
quản lý xe, máy, thiết bị Phòng
kü thuËt Phòng
Kế hoạch
tổ chức
thi công Phòng
Kinh tế Phòng
tổ chức cán bộ
lao
đông
§éi thi công
cơ
giíi
§éi x©y dùng công trình III
§éi x©y dùng công trình
II
§éi xe
§éi x©y dùng kiến tróc
X
ơng cơ
khÝ sửa ch÷a
§éi x©y dùng công trình
I
§éi x©y dùng công trình IV
nhân viên kế toán làm công tác thống kê kế toán, thu thập số liệu ban đầu, cuối tháng gửi về phòng tài chính kế toán để tiến hành xử lý và ghi sổ kế toán.
4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại phòng tài chính kế toán công ty
Bộ máy kế toán của công ty chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty. Bộ máy kế toán của công ty đợc thực hiện khái quát qua sơ đồ sau
Sơ đồ
+ Kế toán trởng: Phụ trách chung theo chức năng, nhiệm vụ của phòng, chịu trách nhiệm trớc pháp luật của Nhà nớc về công tác kế toán, giúp Giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế. Tham gia soạn thảo, ký kết các hợp đồng kinh tế và hạch toán kinh tế đảm bảo thực hiện đúng chính sách kinh tế tàI chính theo quy định. Tổ chức đàotạo, h- ớng dẫn, kiểm tra công tác kế toán trong nội bộ công ty, chịu trách nhiệm về quản lý tàI sản, tiền vốn trớc giám đốc công ty và pháp luật Nhà nớc.
Kế toán trởng
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán TSCĐ,tiền lơng và các khoản trích
theo lơng
Kế toán công nợ
Kế toán
tiền mặt, tạm ứng
Kế toán theo dâi
đội kiêm kế toán
thuế GTGT
Kế toán tiền vay,
TGNH Kiêm thủ quỹ
Kế toán tại các đội sản xuất Kế
toán vËt t, tiêu
thô
+ Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Là ngời tổng hợp chính của phòng kế toán. Tất cả mọi phần việc kế toán cuối cùng cuả phòng đều đợc đa qua kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp hành tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của công ty. NgoàI ra để tính đợc giá thành sản phẩm toàn bộ thì một bộ phận của kế toán TSCĐ và kế toán nguyên vật liệu cũng do kế toán tổng hợp đảm nhiệm. Khi có yêu cầu của Ban Giám đốc và khi kết thúc niên
độ kế toán, kế toán tổng hợp sẽ trực tiếp lập Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác.
+ Kế toán TSCĐ, tiền lơng và các khoản trích theo lơng: Có nhiệm vụ trích khấu hao TSCĐ hàng quý, năm. Hàng tháng tính lơng cho cán bộ công nhân làm việc ở bộ phận gián tiếp tại công ty. Lập bảng tổng hợp tiền lwong làm cơ sở tính lơng và giá thành. Thực hiện trích nộp các khoản trích theo lơng cảu toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Kế toán vật t, tiêu thụ: Quản lý việc mua bán, nhập, xuất, tồn vật t, theo dõi và lập bảng kê giao nhận vật t với các công trờng, hạch toán trị giá vật t trong từng trờng hợp, lập bảng thanh quyết toán các công trình, các hạng mục công trình hoàn thành, hạch toán doanh thu các công trình, các hạng mực công trình côntg trình hoàn thành theo yêu cầu của Ban lãnh đạo công ty.
+ Kế toỏn cụng nợ: Theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ với khỏch hàng theo tiến độ thi công, kế toán các khoản công nợ và các hợp đồng kinh tế, rà soát, kiểm tra, theo dõi các chứng từ báo cáo công nợ của khách hàng, lập báo cáo tình hình công nợ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo công ty.
+ Kế toán tiền mặt, tạm ứng: Theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt, các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng, làm bảo lãnh đấu thầu, dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, đối chiếu sổ quỹ theo định kỳ (tháng, quý, năm).
+ Kế toỏn theo dừi đội kiờm kế toỏn thuế giỏ trị gia tăng: Theo dừi việc cấp phát, ứng tiền thi công cho các đội đợc giao, hạch toán các khoản chio phí phát sinh tạI các đội nh: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung ... vào giá thành của công trình. Tính toán xác định số
lãI các đội phảI chịu theo từng đợt vay vốn của các đội (tính theo ngày). Xác định
đối chiếu công nợ, thanh quyết toán vốn cho các đội vay phục vụ thi công công trình, hạng mục đợc giao từ khi thực hiện thi công cho đến khi công trình hoàn thành, nghiệm thu. Lập các báo cáo kê khai nộp thuế GTGT, hàng tháng quyết toán thuế các công trình, theo dõi các khoản thanh toán với ngân sách.
+ Kế toán tiền vay, tiền gửi ngân hàng kiêm thủ quỹ: Cập nhật chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng một cách thờng xuyên, thực hiện đối chiếu sổ sách với kế toán tiền mặt và ngân hàng. Xuất nhập tiền mặt chính xác, kịp thời, giữ gìn, bảo quản các chứng từ ban đầu, thực hiện thu, chi và cập nhật vào sổ quỹ hàng ngày, hết ngày báo cáo cho kế toán trởng số thu chi trong ngày.
+ Kế toán tại các đội sản xuất: Làm công tác thống kê kê toán tại các đội, theo dõi các khoản thu chi tại bộ phận mình phụ trách, thu thập các chứng từ một cách thờng xuyên, đầy đủ gửi lên phòng tài chính kế toán của công ty trực tiếp nhận vốn vay từ công ty và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán giữa các đội.
Cùng với việc quy định công việc trách nhiệm của từng cá nhân kế toán, kế toán trởng còn quy định các chứng từ, sổ sách đợc ghi chép và lu giữ, trình tự thực hiện các công việc kế toán, đảm bảo giữa các khâu, các bộ phận kế toán luôn có sự phân công, phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao.
4.2. Phơng pháp kế toán và hình thức kế toán áp dựng tại công ty.
* Phơng pháp kế toán áp dụng tại công ty.
Công ty thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng thức kê khai thờng xuyên.
* Hình thức kế toán áp dụng tại công ty.
Hình thức kế toán tại công ty sử dụng là hình thức “Nhật ký chung” vói hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, chứng từ đợc áp dụng theo chế độ kế toán quy
định hiện hành.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung” đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ
Chứng từ
Ghi hằng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuèi quý
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ trớc hết kế toán ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cáI theo các tàI khảon kế toán phù hợp đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vàp sổ Nhật ký đặc biệt, sổ chi tiết liên quan.
Cuối quý kế toán tổng hợp căn cứ vào số kiệu trên sổ Nhật ký đặc biệt ghi vào sổ CáI tài khoản liên quan. Căn cứ vào các số liệu trên sổ Cái tài khoản dể lập Bảng cân đối số phát sinh, số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết đợc dùng làm căn cứ
để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào Bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hựop chi tiết kế toán tổng hợp sẽ lập các báo cáo kế toán: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo luân chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Sổ nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ nhật ký đặc biệt