TÀI KHOẢN 51111
Tháng 04/2014
Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TKĐƯ
Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
15/4 HD0000561 Doanh nghiệp tư nhân Kim
Hùng
Xuất bán xăng A92
131111 49.800.000
15/4 HD0000562 Doanh nghiệp tư nhân Kim
Hùng
Xuất bán dầu DO 0,25S
131111 33.945.000
25/4 HD0000563 Trạm xăng dầu
Xuất bán xăng A92
131111 224.100.000 25/4 HD0000564 Trạm xăng dầu Xuất bán dầu DO 0,25S 131111 113.150.000 Kết chuyển doanh thu thuần
để xác định kết quả 911 420.995.00 0 Tổng cộng 420.995.00 0 420.995.000 2.3.5.3 Trình tự kế tốn bán hàng
Hàng ngày, căn cứ vào các hóa đơn GTGT, kế tốn vào sổ chi tiết bán hàng, từ đó lập bảng tổng hợp tình hình bán hàng. Từ các hóa đơn GTGT, kế tốn lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại sau đó lập chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản: 111, 112, 131, 511, 3331. Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào sổ cái tài khoản 111, 112, 131, 511, 3331 lập bảng cân đối tài khoản, báo cáo tài chính.
SƠ ĐỒ SỐ 2.5: Khái quát tổ chức kế toán bán hàng
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu 2.3.6 Tổ chức kế tốn chi phí Hóa đơn GTGT Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết bán hàng Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp tình hinh bán hàng Sổ cái TK 111, 112, 131, 511, 3331
Bảng cân đối tài khoản
2.3.6.1 Chứng từ và thủ thục kế toán
Nội dung
- Chi phí bán hàng là tồn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
- Chi phí bán hàng gồm các yếu tố sau:
+ Chi phí nhân viên bán hàng: là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thu và các khoản trích theo lương
+ Chi phí vật liệu, bao bì: là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, vật liệu dựng sửa chữa TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm hàng hóa.
+ Chi phí dụng cụ đồ dùng: là chi phí về cơng cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính tốn, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: để phục vụ cho q trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ.
+ Chi phí bảo hành sản phẩm: là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành.
+ Chi phí dịch vụ mua ngồi: là các khoản chi phí dịch vụ mua ngồi phục vụ cho q trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như: chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc dỡ vận chuyển, tiền hoa hồng đại lý…
+ Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong q trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ nằm ngồi các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, hàng hóa…
• Chứng từ sử dụng:
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định, bảng tính lương và các khoản trích theo lương…
- Chứng từ thanh tốn: phiếu thu, giấy báo nợ… • Tài khoản sử dụng:
TK 641- Chi phí bán hàng
TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2: TK 6411- Chi phí nhân viên
TK 6412- Chi phí vật liệu
TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415- Chi phí bảo hành
TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngồi TK 6418- Chi phí bằng tiền khác.
PHẦN III : HỒN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH MINH THỦY
3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Minh Thủy
3.1.1 Ưu điểm
- Bộ máy kế tốn được tổ chức tương đối hồn chỉnh, đội ngũ nhân viên kế tốn trẻ, có trình độ nghiệp vụ cao, nẵm vững u cầu nhiệm vụ của mình. Từ đó giúp cho việc thực hiện các phần hành kế tốn được chính xác, đảm bảo sự giám sát chỉ đạo thống nhất của kế tốn trưởng. Bên cạnh đó, các nhân viên kế tốn luôn được đào tạo, tiếp cận với những kiến thức mới trong nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả công việc, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời chính xác cho các cấp quản lý.
- Mơ hình tổ chức kế tốn là mơ hình kế tốn vừa tập trung vừa phân tán. Việc lựa chọn mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn này vừa đảm bảo cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, vừa tiết kiệm được chi phí.
- Tại phịng kế tốn cơng tác kế tốn được phân cơng rõ ràng, phù hợp với trình độ và chun mơn của mỗi nhân viên, phát huy được tính chủ động sáng tạo cũng như tinh thần trách nhiệm của từng người. Đội ngũ nhân viên còn trẻ song nghiệp vụ vững vàng và làm việc rất chuyên nghiệp. Hàng năm Cơng ty có những đợt gửi nhân viên đi học bồi dưỡng thêm để nâng cao tay nghề, đáp ứng tốt với công việc. Ngồi ra cơng ty cũng trang bị cho phịng kế tốn đầy đủ các thiết bị hỗ trợ đắc lực cho quá trình làm việc của nhân viên.
- Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn nhật ký chung phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Cơng ty. Cơng ty có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh song loại nghiệp vụ khơng nhiều, sử dụng hình thức kế tốn này giúp việc ghi chép được rõ ràng, dễ ghi chép, đối chiếu.
tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp binh quân gia quyền, phù hợp với tình hình nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên, liên tục.
- Về q trình hạch tốn, chứng từ, tài khoản
+ Khâu tổ chức hạch toán ban đầu, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện theo đúng chế độ do nhà nước quy định. Trình tự ln chuyển chứng từ và ghi sổ kế tốn khoa học, đầy đủ, ghi chép kịp thời.Việc lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán đã sử dụng cũng được sắp xếp, phân loại bảo quản theo đúng quy định, không để xảy ra việc mất chứng từ gốc.
+ Về chứng từ: Cơng ty đã xây dựng cho mình hệ thống mẫu biểu chứng từ phù hợp với chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành, quy định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào từng biểu mẫu chứng từ kế tốn cụ thể.
+ Về tài khoản: Cơng ty đang sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày20/03/2006 của Bộ Tài Chính có sửa đổi bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế. Việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán của Công ty tương đối hợp lý và khoa học.
- Công nợ của khách hàng được hạch tốn rất chi tiết, khoa học, dễ tìm kiếm và nhận biết công nợ của từng khách hàng với từng loại sản phẩm.
- Công ty sử dụng phần mềm kế tốn hỗ trợ đắc lực cho cơng tác kế tốn. Người sử dụng chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào căn cứ vào các chứng từ gốc, máy sẽ tự động tính tốn, xử lý số liệu và tự động đưa vào các sổ kế toán liên quan, cho phép in các sổ kế toán và báo cáo kế tốn đáp ứng được u cầu thơng tin, giảm bớt chi phí, thuận tiện cho việc lưu trữ bảo quản số liệu.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên thì cơng tác kế tốn tại Cơng ty cịn tồn tại một số nhược điểm sau:
- Công ty áp dụng mẫu sổ cái và sổ nhật ký chung chưa đúng theo mẫu của Bộ tài chính, gây nên những khó khăn nhất định trong việc đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đã được phản ánh vào các sổ kế tốn khi cần thiết. Cụ thể Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn là hình thức nhật ký chung nhưng trên Sổ cái khơng có cột “ trang sổ nhật ký chung”, và trên Sổ nhật ký chung lại cũng khơng có cột “ đã ghi sổ cái” ở trang và dịng nào. Như thế sẽ khơng tiện cho việc kiểm tra đối chiếu xem nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được đưa vào các sổ kế toán liên quan đầy đủ và hợp lý hay chưa.
- Các tài khoản khác như doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng… đều mở các tài khoản chi tiết đối với hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ. Tuy nhiên đến tài khoản 1561 lại không mở tài khoản chi tiết.Cơng ty khơng tập hợp riêng trên TK chi phí thu mua hàng hóa ( TK 1562 ) để cuối kỳ phân bổ mà ghi nhận toàn bộ ngay vào chi phí bán hàng ( TK 641). Điều này dẫn đến giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ khơng cịn được phản ánh chính xác. Mặt khác chi phí kinh doanh trong kỳ và doanh thu bán hàng trong kỳ cũng khơng cịn đảm bảo được ngun tắc phù hợp.
- Công ty chưa phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng bán trong kỳ mà kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh. Điều này dẫn đến kết quả kinh doanh xác định chưa thực chính xác.
- Trong các phương thức tiêu thụ hàng hóa Cơng ty chưa có một hình thức cụ thể nào nhằm động viên, khuyến khích khách hàng thanh tốn sớm tiền hàng hoặc mua hàng của Công ty với khối lượng lớn. Cơng nợ khách hàng nhiều do bên kế tốn trong q trình đám phán hợp đồng cịn mềm dẻo dẫn đến vốn được thu hồi chậm.
- Kế tốn viên kinh nghiệm cịn thiếu nên ít nhiều cịn gặp khó khăn trong việc giải quyết các nghiệp vụ phức tạp.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, khâu tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng và quan trọng nhất trong việc luân chuyển vốn. Vốn hàng hóa thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn kinh doanh và được theo dõi chạt chẽ. Công tác tiêu thụ cần phải được đổi mới và hoàn thiện sao cho vừa đảm bảo đúng chế độ, vựa phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.
Mặc dù hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở Cơng ty đạt được nhiều thành tựu, phù hợp với sự phát triển của khóa học cơng nghệ hiện đại hóa trong cơng tác quản lý. Tuy nhiên để kế tốn hoạch tốn tiêu thụ hàng hóa ngày càng hồn thiện hơn nữa, phù hợp với điều kiện thực tế, đảm bảo đúng chế độ kế toán quy định, phát huy ưu điểm, loại bỏ dần những nhược điểm thì Cơng ty cần có những phương hướng để từng bước hoàn thiện.
Với mục tiêu của việc hồn thiện kế tốn bán hàng thì các biện pháp hồn thiện đưa ra phải mang tính khả thi, có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Vì vậy quan điểm cơ bản của việc hoàn thiện phải dựa trên nguồn lực hiện có, bộ máy quản lý khơng thay đổi, phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty.
Xuất phát từ mục tiêu quan điểm như trên, phương hướng hồn thiện kế tốn bán hàng như sau:
- Hoàn thiện phải phù hợp với những văn bản và chế độ quản lý tài chính, chế độ và chuẩn mực tài chính hiện hành của nhà nước.
- Hoàn thiện phải đáp ứng được yêu cầu cao nhất về cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Tổ chức luan chuyển chứng từ và ghi sổ một cách hợp lý phục vụ cho việc đối chiếu.
Hoàn thiện kế toán bán hàng phải được xem xét trong mối quan hệ sao cho việc hồn thiện đó được thực hiện một cách hồn thiện một cách đồng bộ, tránh tình trạng việc thiện cho cơng tác này lại gây khó khăn cho công tác khác.
3.2. Các giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng tại Công ty TNHH Minh Thủy
Kế tốn là cơng cụ thiết yếu để quản lý tài chính trong doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung. Với sự địi hỏi ngày càng cao của thị trường thì việc hồn thiện cơng tác kế tốn cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý là vấn đề vô cùng cần thiết. Qua quá trình thực tập, tìm hiểu về cơng tác kế tốn của cơng ty em xin đề xuất một số ý kiến như sau:
3.2.1. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế tốn
Về hệ thống tài khoản, nên mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 1561 thành - TK 15611 - xăng dầu nhập khẩu
- TK 15612 – xăng dầu kinh doanh
Cịn TK 1562 dựng đúng tính chất của hệ thống TK mà bộ tài chính ban hành chi phí thu mua hàng hóa.
Để khác phục phản ánh khơng chính xác sự vận động của hàng hóa trong trường hợp bán bn, Cơng ty có thể tổ chức sử dụng TK và chi tiết cho từng khách hàng để theo dõi và đánh giá tài chính số hàng giao cho khách trong tháng khi chưa ghi nhận doanh thu.
Để theo dõi chi tiết kết quả kinh doanh của hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ để có thể biết được điểm mạnh, điểm yếu trong q trình kinh doanh. Từ đó đề ra những biện pháp hợp lý nhằm thúc đẩy kinh doanh hơn nữa.
Về phương pháp xác định giá vốn tiêu thụ trong kỳ Cơng ty đang thực hiện tính giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền, là phương pháp đơn giản, dễ làm, tương đối chính xác. Tuy nhiên do nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên, giá cả hàng hóa mà Cơng ty kinh doanh cũng thường xuyên biến động phức tạp nên dựng phương pháp này là không xác định được giá xuất kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho đảm bảo cung cấp thơng tin thường xun, liên tục và chính xác lượng hàng hóa Xuất – Nhập – Tồn trong kỳ. Tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hóa về cả số lượng lẫn giá trị.Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty cần phải xây dựng cho mình hệ thống mẫu biểu chứng từ phù hợp với chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành, quy định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào từng biểu mẫu chứng từ kế toán cụ thể.
Quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế
3.2.4 Về sổ kế tốn chi tiết
Về mẫu sổ kế tốn áp dụng: Cơng ty nên điều chỉnh sử dụng các mẫu sổ kể toán cho phù hợp với quy định của Bộ tài chính, như thế sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc đối chiếu số liệu giữa các sổ kế tốn với nhau. Ví dụ như mẫu sổ cái và sổ nhật ký chung nên thay đổi như sau: đối với sổ cái thì thêm cột: “trang sổ nhật ký chung”, “số thứ tự dịng” cịn ở sổ Nhật ký chung thì thêm cột “ đã ghi sổ cái”, “trang”, “dịng”
3.2.5. Về sổ kế tốn tổng hợp
Mẫu sổ kế tốn tổng hợp mà Cơng ty áp dụng cần phải điều chỉnh sử dụng phù hợp với các với quy định của Bộ tài chính, như thế sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc đối chiếu số liệu giữa các sổ kế tốn với nhau. Ví dụ như mẫu sổ cái và sổ nhật ký chung nên thay đổi như sau: đối với sổ cái thì thêm cột: “trang sổ nhật ký chung”, “số thứ tự dòng” còn ở sổ Nhật ký chung thì thêm cột “ đã ghi sổ cái”,