3.1.2. .2 Kế toán công nợ phải trả
3.2. Các đề xuất kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn cơng nợ phải thu tại cơng ty Cơng ty
công ty Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Phương Đông
3.2.1. Đối với nợ phải thu
3.2.1.1. Cơ sở và mẫu sổ hồn thiện kế tốn tạm ứng
Đối với khoản tạm ứng cần phải theo dõi thời hạn thanh toán để tránh việc lạm dụng vốn công ty, dùng vốn sai mục đích. Như vậy trên sổ chi tiết cần có thêm cột thời hạn thanh tốn. Khi cơng việc tạm ứng hồn thành thì người nhận tạm ứng làm phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng kế toán phải ghi vào sổ chi tiết tạm ứng thời hạn người nhận tạm ứng có thanh tốn theo đúng quy định hay khơng. Nếu nhân viên nào thực hiện khơng đúng quy định thì có thể khiển trách hoặc phạt tiền.
Về tài khoản kế tốn: Cơng ty sử dụng TK 1411 - Tạm ứng cá nhân là không phù hợp với công dụng tài khoản. Khi công nhân viên tạm ứng lương thì khơng theo dõi vào TK 141 mà phải theo dõi trên TK 334 sẽ thế hiện trên bảng thanh tốn lương
Cơng ty nên có bảng tạm ứng tùy theo mục đích tạm ứng để quy định thời hạn tạm ứng đối với các lần tạm ứng
STT Khoản tạm ứng Thời hạn thanh toán
1 Tạm ứng mua vật tư, hàng hóa 10 ngày
2 Tạm ứng đi công tác 5 ngày
3 Tạm ứng các công việc khác … ngày
Mẫu sổ: Sổ chi tiết Tạm ứng Tên nhân viên: nguyễn thị thức
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Võ Thị Minh
Đơn vi:…………………..
Địa chỉ: ………………………….
Mẫu số: S02a-DNN
(Ban hành theo QĐ số:48 /2006/QĐ- BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Thời hạn Ghi chú Số Ngày Nợ Có 098765 16/05 Tạm ứng
mua vật tư 1412 15.000.000 5 ngày
3.2.1.2. Cơ sở và mẫu sổ hồn thiện kế tốn phải thu khách hàng
Đối với các khoản phải thu cần phải theo dõi thời hạn được chiết khấu, thời hạn thanh tốn, q hạn
Hiện nay cơng nợ phải thu khách hàng là một vấn đề đặc biệt phải quan tâm. Trong năm 2012 khoản nợ phải thu: 7.346.618.481(đ); năm 2012 nợ phải thu: 8.996.039.008 (đ).
Trong đó có một số nợ phải thu kéo dài qua các năm nhưng công ty không xử lý, làm giảm ý nghĩa giá trị thực của tài sản trên Bảng cân đối kế toán
Kế toán theo dõi và quản lý khoản phải thu của khách hàng chưa chặt chẽ. Trong sổ sách chỉ thể hiện được số tiền mà khách hàng còn phải trả nợ công ty mà chưa biết được khi nào khách hàng sẽ thanh tốn
Cơng ty dựa vào tính chất quen biết, uy tín như nếu khách hàng quen biết lâu năm thì cơng ty cho thời hạn tín dụng dài, cịn khách hàng mới quen thì cho thời hạn tín dụng ngắn hơn nhưng điều này lại không thể hiện lên sổ chi tiết công nợ mà chỉ lưu vào tập hồ sơ cùng với hợp đồng mua bán.
Do đó cơng ty cần thiết kế lại mẫu sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và lập thêm Bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng. Nhằm phân loại được các khoản nợ dài hạn, nợ ngắn hạn cũng như các khoản nợ khơng có khả năng địi để từ đó có các biên pháp xử lý với từng khoản nợ đối với từng khách hàng cũng như đối với công ty.
Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng Đối tượng: Khách hàng Đơn vi:………………………. Địa chỉ: …………………………… Mẫu số: S02a-DNN (Ban hành theo QĐ số:48 /2006/QĐ- BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Thời hạn được chiết Tình trạng thanh Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có
Cần phải đưa ra biện pháp quản lý cơng nợ phải thu như sau:
Thường xuyên theo dõi chặt chẽ, cần cung cấp thông tin đầy đủ khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu công nợ nếu khách hàng yêu cầu
Quy định thời hạn thanh toán cụ thể ghi trong hợp đồng mặc dù khách hàng là quen thuộc.
Quy định mức nợ tối đa mà khách hàng được phép nợ tuỳ thuộc vào khách hàng thường xuyên hay khơng thường xun.
Cần phải trích lập các khoản dự phịng theo quy định.
Nếu khách hàng thanh toán chậm phải gửi thư nhắc nhở yêu cầu thanh toán hoặc cử nhân viên trực tiếp đi thu nợ.