“ Khơng giao tiếp” nếu bắt đầu có khoảng cách, có dấu hiệu chỉ ra sự khơng quan tâm hay
đánh giá thấp ý kiến của bạn
Bài tập tự đánh giá
Trong xu thế làm việc nhóm hiện nay, sự phát triển kỹ năng giao tiếp là điều tối cần thiết, là chìa khóa dẫn đến thành cơng. Bài tập sau đây giúp bạn tự đánh giá kỹ năng và phong cách, cung cấp cho bạn những yếu tố hữu ích để trở thành người giao tiếp tuyệt vời
(Nguồn: Building Effective Interpersonal Communication Skills –Robin Jacobs – Guide for Job Seekers & Employees)
Communication Skills Self-Assessment Exercise
Chọn câu bạn cho là đúng nhất trong giao tiếp. (24 câu) 1.
A. Khi nói chuyện, tơi nói nhiều nhất B. Khi nói chuyện, tơi để người khác nói
C. Khi nói chuyện, tơi cố gắng dung hịa tham gia cuộc nói chuyện *: c. Giao tiếp tốt nhất là sự cân bằng cuộc hội thoại
2.
A. Khi gặp nhau lần đầu, tôi chờ để người khác giới thiệu trước.
B. Khi gặp nhau lần đầu, tôi tự giới thiệu bằng một nụ cười và một ái bắt tay C. Khi gặp nhau lần đầu, tôi chào hỏi trước.
*: b. Tốt nhất là nên bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cái bắt tay và một nụ cười, hay một cái gật đầu chào ; điều này giúp xây dựng mối quan hệ tốt
3.
A. Thường hâm nóng cuộc nói chuyện bằng một câu chuyện B. Tôi tránh mào đầu và đi vào vấn đề ngay
*: a. Nên bắt đầu bằng những câu chuyện bâng quơ như bàn về thời tiết, tin tức hay quan điểm về một hoạt động gần nhất (nếu bạn đang trong buổi họp, buổi tiệc.....) Ví dụ : Hơm nay trời ấm quá nhỉ ? Bạn có nghe về tai nạn giao thông sáng nay ở xa lộ không. Kẹt xe hàng mấy km
-Bạn nghĩ gì về game show tối qua trên TV ? -Bữa tiệc tuyệt quá nhỉ ?
-Bạn uống gì khơng ? 4.
A. Tôi cố gắng nhớ và gọi tên người khác B. Tôi không chú ý tên mà muốn quên chúng đi C.Tôi chỉ chú ý tên những nhân vật quan trọng
*: a. Nên gọi tên người khác. Điều này tạo nên ấn tượng tốt đẹp, khiến người khác
cảm thấy họ quan trọng đặc biệt Cách nhớ tên người khác : Lập lại .
Sau khi ai đó giới thiệu tên, nên sử dụng ngay trong câu chuyện “Rất vui được gặp anh, Bob”
“Tôi đồng ý với Anh, Bob ạ!.” “Bạn không đùa đấy chứ, Bob ? Mối liên quan :
-Tạo mối liên hệ giữa tên người đối diện với vài đồ vật đặc biệt Suy nghĩ “Việt tồn nói chuyện vui “- Liên hệ Việt Vui
- Tạo mối liên hệ với hình ảnh cụ thể Vd : Các – nghĩ đến cát bãi biển
- Tạo mối liên hệ với tên người quen thuộc khác Vd : Toàn – Tên chú Toàn
Bé - Tên ở nhà của Bích 5.
A. Tơi thường sử dụng các từ lịch sự như “Cám ơn,” “Bạn tuyệt quá,” “Xin lỗi bạn.” B. Tôi thỉnh thoảng dùng từ nhã nhặn
C. Tôi không bao giờ dùng từ nhã nhặn
*: a. Các dùng ngôn ngữ tỏ thái độ lịch sự tốt nhất trong giao tiếp 6.
A. Tôi thường nghiêm chỉnh và cười khi giao tiếp B. Tôi luôn cười khi giao tiếp.
C. Tôi luôn cười đúng thời điểm khi giao tiếp. *: c. Cười đúng lúc tạo nên mối quan hệ tốt 7.
A. Tơi nhìn mắt người khác khi nói chuyện. B. Thỉnh thoảng tơi mới nhìn mắt người đối diện
C. Tơi khơng bao giờ nhìn mắt người khác khi nói chuyện.
*: Nhìn vào mắt người khác tạo nên mối quan hệ tốt trong giao tiếp và giúp bạn tự tin hơn. Tuy nhiên tránh nhìn chằm chằm vào người khác. Thỉnh thoảng có thể nhìn sang hướng khác nhưng nên quay trở lại giao tiếp bằng mắt. Nhìn ra phía khác như nhìn ra cửa sổ, lên trần nhà ngầm mang ý bạn khơng cịn tập trung đến câu chuyện và đối tượng nên dừng lại
8.
B. Khi nói chuyện, tơi gật đầu đúng lúc C. Khi nói chuyện, tơi gật đầu liên tục
*: b. Thỉnh thoảng gật đầu thể hiện sự hiểu ý hay đồng tình. Điều này làm câu chuyện thú vị và tiến triển tốt
9.
A. Khi nói chuyện, tơi giữ khoảng cách 40cm B. Khi nói chuyện, tơi giữ khoảng cách 60-100cm C. Khi nói chuyện, tơi giữ khoảng cách 110-1200 cm
*: b. Khoảng cách lý tưởng là chiều dài một cánh tay, gần quá tạo cảm giác khó chịu hay cảm thấy khơng an tồn. Cịn xa quá làm việc giao tiếp trở nên nhạt nhẽo
10.
A. Tôi thường đứng nói chuyện khi người khác ngồi B. Tơi ngồi nói chuyện khi đối tượng cũng cùng ngồi C. Tôi thường cúi mình xuống khi người khác đang ngồi.
*: b. Giao tiếp bằng mắt rất quan trọng. Vì vậy, hãy tìm ghế để ngồi . Trừ khi bạn đến xin tư vấn hay đến chỗ đồng nghiệp, nên xin phép ngồi, tốt hơn là nên chờ được mời ngồi
11.
A. Khi chấm dứt nói chuyện, tơi thường đi ngay
B. Khi chấm dứt nói chuyện, tơi thường chờ đợi tìm ra manh mối trọng tâm. C. Khi chấm dứt nói chuyện, tơi thường chấm dứt bằng lời kết thúc.
*: c. Tốt nhất là chấm dứt câu chuyện một cách lịch sự bằng câu kết thúc hoặc bằng dấu hiệu cơ thể
Ví dụ :
“Thật vui khi trị chuyện với anh.” “Cho tơi xin card của bạn nhé!.” “Tơi muốn nói chuyện với....”
“Bạn biết tơi nên liên lạc với ai không?” 12.
A. Khi đồng nghiệp tăng cân, tơi khơng có ý kiến gì cả.
B. Khi đồng nghiệp tăng cân, tơi nói với họ về ngoại hình thay đổi.
C. Khi đồng nghiệp tăng cân, tơi nhẹ nhàng nói với họ rằng trơng họ mập q.
*: a. Tốt nhất là khơng nói gì cả, bất kỳ cách nào cũng dễ gây tổn thương. Đó mới là cách cư xử đúng mực. Chỉ nên khen ngợi, lời khen làm con người thích thú
“Tơi thích chiếc áo mới của bạn.” “Áo đẹp quá.”
13.
A. Khi nghe người khác nói, tơi khoanh tay trước ngực
B. Khi nghe người khác nói, tơi thường xoay người ra sau, hướng lưng về người nói C. Khi nghe người khác nói, tơi thường rướn người ra trước và hướng về người đối
diện
*: c. Hướng người về người đối diện bày tỏ thái độ thích thú với câu chuyện. Khoanh tay trước ngực tỏ thái độ phòng thủ. Xoay người ra sau chứng tỏ bạn đang chán, cảm thấy nặng nề. Ngôn ngữ này phá vỡ mối quan hệ
14.
A. Khi bắt chéo chân, tôi chéo chân về người đối diện. B. Khi bắt chéo chân, tôi chéo chân khỏi người đối diện. C. Khi bắt chéo chân, tôi rung đùi
15.
A. Khi nghe, tôi không chú ý đến chung quanh B. Khi nghe, tôi chú ý nghĩa và đặt câu hỏi
C. Khi nghe, tôi chú ý đến nội dung, không lưu tâm đến chi tiết
*: b. Người biết lắng nghe chú ý đến nghĩa, điều này giúp bạn tập trung. Nếu không, cố gắng ghi chú chứng tỏ bạn đang lưu tâm. Còn nghe hờ hững tỏ ra bạn đang chán, tạo khoảng cách giữa bạn và người đối diện
16.
A. Khi ai đó nói về điều xui xẻo hay kinh nghiệm đau thương, tôi không tham gia ý kiến B. Khi ai đó nói về điều xui xẻo hay kinh nghiệm đau thương, tôi cố gắng thay đổi chủ
đề.
C. Khi ai đó nói về điều xui xẻo hay kinh nghiệm đau thương, tôi đặt mình vào nỗi đau của họ và bày tỏ niềm cảm thông.
*: c. Chia xẻ cảm xúc với người khác xây dựng mối quan hệ tốt Cách bày tỏ như sau :
“Thật là nỗi kinh hoàng với bạn.” “Tơi hiểu nỗi đau của bạn.”
“Tơi hình dung ra nỗi đau của bạn.” “Tơi hiểu hồn cảnh bạn như thế nào.” 17.
A. Khi tranh luận một vấn đề, tơi tập trung vào các khía cạnh tích cực. B. Khi tranh luận một vấn đề, tôi tập trung vào các khía cạnh tiêu cực. C. Khi tranh luận một vấn đề, tôi hay phàn nàn
*: a. Tập trung vào yếu tố tích cực giúp người ta mong đợi ở những tiến triển tốt, và họ tham gia câu chuyện một cách thú vị hơn. Người ta thường bị kích thích bởi tương lai tốt đẹp. Khi đánh giá tư tưởng tích cực bao giờ cũng tốt hơn.
Ví dụ :
Tích cực : “Kế hoạch hay đấy nhỉ ?.” Tiêu cực : “Kế hoạch có vấn đề rồi!” Phàn nàn: “Không ai nghe theo ý tôi cả.” Tích cực: “Các thay đổi này có ích đây.” Tiêu cực: “Các thay đổi này thật tệ.”
Phàn nàn: “Tôi luôn luôn phải học lại và làm lại các thứ.” 18.
A. Khi có một ý tưởng tiêu cực, tơi nói ra ngay.
B. Khi có một ý tưởng tiêu cực, tơi hướng nói đến một xu hướng tích cực C. Khi có một ý tưởng tiêu cực, tơi làm thinh
*: b. Tốt nhất là nên nói đến những vấn đề tích cực, sau đó, hãy bàn đến các yếu tố tiêu cực một cách khéo léo
Ví dụ : Tích cực :
“Tơi thích các ý tưởng của bạn, nhưng xem chừng nó khơng phù hợp lắm!” Tiêu cực :
“Bạn xếp bánh mì và ly khéo lắm, nhưng có lẽ nĩa nên nằm bên trái” Tích cực (với sự cảm thơng):
“Tơi biết bạn đã mất khá nhiều thời gian cho việc này, nhưng có lẽ phải sửa lại
đơi chút
19.
B. Khi nhận được một phản hồi không vừa ý, tôi nổi giận và thủ thế
C. Khi nhận được một phản hồi không vừa ý, tôi phủ nhận vấn đề, xin lỗi và tìm lời giải thích
*: a. Khi nhận được một phản hồi không vừa ý, cần biết nên làm gì, nhưng phải biết rõ yếu tố nào cần cải thiện nhằm thay đổi con đường dẫn tới thành công . Một số người làm việc rất tốt, và chúng ta cũng biết “Khơng có gì là hồn hảo”. Nhận sự phản hồi
đúng mực có nghĩa là lời cầu chúc thành công
20.
A. Khi phản hồi tiêu cực, tôi chú ý đến thái độ và đưa ra lời đề nghị B. Khi phản hồi tiêu cực, tơi chú ý đến tơi ghét người đó ở điểm nào C. Khi phản hồi tiêu cực, tôi thường khuyên nên làm gì
*: a. Khi phản hồi tiêu cực, tôi chú ý đến thái độ hơn là chỉ trích người khác Ví dụ 1 :
“Bạn làm đúng lắm, nhưng có một vài lỗi cần sửa” Ví dụ 2:
“Bài trình bày của bạn rất chi tiết, nhưng tại sao không thêm địa chỉ và số điện thoại liên hệ ?”
Ví dụ 3:
“Tơi thích ý tưởng của bạn, nhưng có vẻ hơi yếu. Nên viết lại và cho mọi người cùng xem”
21.
A. Khi phản hồi tiêu cực, tôi muốn ai cũng nghe thấy B. Khi phản hồi tiêu cực, tôi đưa ra trước người tư vấn.
C. Khi phản hồi tiêu cực, tơi chỉ nói cho một mình người đó ở nơi kín đáo *: c. Tốt nhất nên nói với họ một cách riêng ở chỗ không ai nghe thấy 22.
A. Khi bất đồng ý kiến, tôi lắng nghe và hỏi để tìm câu giải thích hợp lý, khơng phê
phán gì hết
B. Khi bất đồng ý kiến, tơi nhanh chóng chỉ ra sai lầm của họ và nêu lý do C. Khi bất đồng ý kiến, tôi khơng nói gì cả
*: a. Bất đồng là tốt, nhưng bất đồng ở mức khéo léo hơn 1) bày tỏ thái độ trân trọng,
2) lắng nghe đến hết 3) hỏi khi cần thiết,
4) không đồng ý, không đánh giá 5) đưa ra một giải pháp khác. Ví dụ:
“Ý kiến bạn rất hay, nhưng coi chừng hơi mất thời gian, có lẽ nên sửa lại bảng báo cáo.”
“Bạn đưa ra ý kiến rất tốt, nhưng đội chúng ta sẽ làm tốt hơn với thời gian chính xác là 6 tháng”
23.
A. Trong hoạt động nhóm,tơi hay tỏ thái độ khơng hài lịng.
B. Trong hoạt động nhóm, tơi thường tạo khơng khí vui nhộn đúng lúc C. Trong hoạt động nhóm, tơi tỏ ra nghiêm trang.
*: b. Gây cười đúng lúc và đúng cách cần thiết cho một nhóm năng động. Hài hước
giúp phá vỡ tảng băng của lần đầu gặp gỡ. Hài hước giúp hạ nhiệt cuộc trao đổi khi
lên đến đỉnh điểm. Quan trọng hơn hết, hài hước là chất keo kết nối tập thể. Nếu
nhân vật trung tâm. Nhân vật trung tâm là người luôm luôn tạo tình huống vui nhộn và làm dịu cuộc thảo luận. Khi thành lập một nhóm, hài hước giúp nối kết mọi người với nhau.
Đề nghị : Nếu bạn gặp trở ngại khi nhớ những trò chơi, câu chuyện vui, các giai thoại..... Hãy tìm trên báo và lưu lại, bạn sẽ có cả kho dữ liệu các vấn đề sưu tập được Câu nào sau đây diễn tả bạn tốt nhất :
24.
A.Tôi là người .................. Tơi thường : • thích các kinh nghiệm và hoạt động • tập trung vào các cơng việc đã hồn tất; • kiềm chế trong thảo luận;
• suy nghĩ nghiêm túc và sắp xếp hợp lý • làm theo cách cũ;
• khó điều chỉnh để thay đổi. B. Là người hay suy nghĩ, tơi thường :
• thích nghe các ý kiến trình bày hợp lý;
• thích phân tích vấn đề và tìm cách giải quyết vấn đề • thích sáng tạo dựa trên nền tảng lý thuyết và các thơng tin • thích các cấu trúc và tổ chức
• quyết định chậm • đưa ra nhiều ý kiến. C. Là người khám phá:
• theo phương pháp thử và sai;
• khám phá các ứng dụng thực tế của ý tưởng và lý thuyết; • ra quyết định và đề xuất giải pháp nhanh chóng
• quyết định nhanh chóng • tạo rủi ro;
• thích thay đổi
D. Là người có tư tưởng tự do, tơi thường : • Đặt quan điểm dựa trên cảm xúc • Thích thú với các ý tưởng bất chợt;
• nhìn nhận vấn đề trên các khía cạnh khác nhau;
• dựa vào trực giác hơn là nền tảng khoa học để quyết định • khơng thích rập khn.
*: Yếu tố nào thích hợp nhất! Bốn lựa chọn trên mô tả 4 cách kiểu giao tiếp, khơng có hình thức nào hay hơn hình thức nào. Phần này chỉ đơn thuần mô tả bằng cách nào con người suy nghĩ, hành động, học tập và giao tiếp khác nhau. Mỗi thành viên trong nhóm có một kiểu cách khác nhau.
Làm cách nào có thể nhận ra, tôn trọng và đánh giá cách giao tiếp của người khác là chìa khóa thành cơng khi làm việc với người khác.
Ví dụ như, nếu bạn là người có tư tưởng tự do, bạn thích những ý tưởng bất chợt nảy sinh và làm những gì bạn cảm thấy đúng- có thể bạn sẽ nản lịng khi làm việc hay học tập với một “người hay suy nghĩ”- người luôn hướng đến công việc và ý tưởng dựa trên nền tảng của sự hợp lý, của các lý do và cấu trúc của tổ chức. “Người hay suy nghĩ” có thể nản lịng khi làm việc với một người hay một nhóm người khiến các ý tưởng bất chợt bị mất đi. Làm thế nào
đạt đến thành cơng tùy thuộc vào sự hài lịng và cách đánh giá chính xác của mỗi người. Sự
rằng làm việc với người giám sát, đồng nghiệp, đồng đội, hay người hướng dẫn với phong
cách khác hẳn với bạn, nhận thức và sự tơn trọng tính cách của người khác, và học cách điề chỉnh cho phù hợp với phong cách người khác là điều tối cần thiết
Làm thế nào làm chủ tình thế ? • đến đúng giờ;
• chú ý đến hạn chót;
• khơng trì hỗn hay bỏ qua; • có tổ chức;
• chấp nhận khn mẫu;
• làm mọi việc một cách chính xác và tỉ mỉ;
• make brief and “to-the-point” comments (don’t ramble); • giảm tranh cãi, bắt tay vào việc;
• đặt câu hỏi ngắn gọn, xúc tích • dùng yếu tố cụ thể và minh bạch • làm việc theo trình tự;
• chứng minh làm sáng tỏ các ý tưởng hay quan điểm;