iV hàm trong Excel
1.Tạo một kiểu trỡnh bày mới
- Đ−a con trỏ về ụ (hoặc chọn miền) cần tạo, nếu là bảng tớnh mới đ−a con trỏ vỊ ô A1.
- Chọn mục Format, Style. Xt hiƯn hộp thoại Style
- Trong khung Style Name chọn kiĨu trình bày đà tạo hoặc gừ vào tờn cho kiểu trỡnh bày mớ
- Chọn nút Modify. Xt hiƯn hộp thoại Format Cells (xem trang 18)
Number : Định dạng số
Aligment : Canh biờn (dúng hàng) Font : Định dạng ký tự
Border : KỴ khung
Pattern : Đặt mầu nền
Protection : Bảo vệ ụ
- Tiến hành định dạng dữ liệụ
- Chọn Ađ đĨ bổ sung kiểu trỡnh bày mớ - Chọn OK đĨ kết thúc.
2. áp dụng một kiểu trỡnh bày
ạ Dùng Menu
- Đ−a con trỏ về ụ (hoặc chọn miền) cần ỏp dụng - Chọn Format, Style
- Chọn kiểu trỡnh bày tơng ứng từ danh sỏch Style Name - OK
b. Dùng thanh cụng cụ (giống thao tỏc copy định dạng của Word)
1 - Đ−a con trỏ về ụ (hoặc chọn miền) cần ỏp dụng
2 - Chọn biểu t−ỵng Format Painter (chổi sơn). Con trỏ chuột lỳc này cú kèm theo chỉi sơn.
3 - Dùng con trỏ cht đĨ chọn (bụi đen) nhúm ụ cần định dạng theo kiểu trỡnh bà
Để ỏp dụng một kiểu trỡnh bày cho cỏc miền rời rạc (cỏch xa nhau), ở b−ớc 2 ta cần ấn đụi nỳt cht tại biĨu t−ỵng Format Painter. Sau b−ớc 3,
chọn biểu tợng này lần nữa đĨ kết thúc viƯc.
vIiị Macros
Cịng giống trong Word, các Macro cđa Excel dựng để tự động cỏc cụng việc mà ta phải th−ờng xuyên thực hiƯn. Chúng có thĨ gán cho phím núng, thanh cụng cụ hoặc menu để tiện cho việc sư dơng.
1. Ghi một Macro mới
1 - Chọn Tools, Record
- Chọn Macro Record New đĨ thu Macro mới
- Chọn Use Relative Reference để thu Macro theo địa chỉ tơng đối, nghĩa là nếu khi thu macro, thao tỏc thực hiện trờn một ụ thỡ khi chạy, thao tỏc đú sẽ đ−ỵc thực hiện tại một ụ khỏc hoặc một dÃy cỏc ô.
Xt hiƯn hộp thoại Record New Macro :
2 - Trong ô Macro Name gừ vào tờn cho Macro (bất đầu bằng chữ cỏi, sau đú là cỏc chữ cỏi hoặc con số, khụng đợc dựng cỏc ký hiệu, dấu cỏch hoặc dấu tiếng ViƯt).
3 - Trong ô Description gừ vào lời mụ tả cỏc cụng việc mà Macro này sẽ thực hiƯn.
4 - Chọn Options. Trong khung Assign to chọn cách gán Macro cho Menu hay tạo phớm gừ tắt cho nó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
♦ Nếu đỏnh dấu chọn vào mơc Menu Item on Tools Menu, phải gừ vào tờn của mục. Sau này nếu chọn mơc Tools từ menu chính, ta sẽ thấy mơc này đ−ợc xếp vào cuối của menu dọc.
♦ Nếu đỏnh dấu chọn vào mục Shortcut Key, Excel đề nghị một ký tự bắt đầu bằng chữ e, nếu muốn ta cú thể xoỏ chữ e và gõ vào ký tự khỏc. Sau này để chạy Macro ấn tỉ hỵp phím Ctrl+phím này. L−u ý rằng phớm tắt trong Excel phõn biƯt chữ hoa với chữ th−ờng. Ví dụ khi gõ vào chữ E làm phớm tắt, lỳc thực hiện macro phải bấm Ctrl+Shift+ẹ 5 - Trong khung Store in, chọn Personal Macro Workbook đĨ có thĨ dùng
Macro này trong cỏc bảng tớnh khỏc, nếu khụng Macro chỉ cú tỏc dụng tại tập bảng tớnh hiện thời (This WorkBook) hc trong bảng tính mới
(New WorkBook).
6 - Chọn Visual Basic để cỏc thao tỏc mà ta thu đ−ỵc thĨ hiện bằng ngụn ngữ này trong một đơn thể (Module)
7 - Chọn OK để bất đầu ghi lại cỏc thao tác. Nh− ở vớ dụ này, ta cần chọn các biĨu t−ỵng %, lấy thờm số lẻ, in đậm, gạch chõn.
8 - Chọn nút Stop đĨ kết thúc việc ghi Macr Nếu khụng thấy nỳt này, chọn mục Tools, Record Macro, Stop Recording.
2. Gán Macro cho thanh công cơ
- Chọn View, Tools. Xt hiƯn hộp thoại Toolbars - Chọn nút Customize.
- Trong khung Categories chọn Custom.
- Kéo một biểu tợng ớt dựng nào đú trờn thanh cụng cụ và thả trờn bảng tớnh để cú chỗ. Kộo một nỳt của hộp thoại Customize và thả trờn thanh cụng cơ. Xt hiƯn hộp thoại Assign Macro.
- Chọn tờn của Macro cần thiết (nếu có) từ danh sách. Có thĨ chọn nút Record và thực hiện cỏc b−ớc từ 2 đến 8 của mục 1. ở trờn để tạo và gỏn một Macro mới cho thanh công cơ.
- Chọn OK - Chọn Close
3. Chạy Macro
a - Đ−a con trỏ về chỗ cần ỏp dụng Macr
b - Chọn biểu t−ợng của Macro, hoặc từ Menu chính chọn Tools, sau đó chọn tiếp mục cần thiết, hoặc ấn tổ hợp phớm nóng tuỳ theo tr−ớc đó ta đà gỏn Macro cho thanh cụng cụ, Menu hc ấn tỉ hỵp phím nóng.
Cũng cú thể chạy một Macro theo cỏch sau : - Chọn Tools, Macrọ Hộp thoại Macro hiện rạ - Chọn Macro cần thiết từ danh sỏch Macro Name. - Chọn nút Run.
4. Xoá Macro
- Chọn Tools, Macrọ Hộp thoại Macro hiện rạ - Chọn Macro cần xoỏ từ danh sách Macro Name. - Chọn Delete, Yes
Ix. quản trị dữ liệu 1. Khỏi niệm cơ bản 1. Khỏi niệm cơ bản
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp cỏc dữ liệu đợc sắp xếp trờn một vựng chữ nhật (gồm ớt nhất 2 hàng) của bảng tớnh theo quy định sau :
− Hàng đầu tiờn ghi cỏc tiờu đề của dữ liệu, mỗi tiờu đề trờn một cột. Cỏc tiờu đề này đ−ỵc gọi là tr−ờng (field)
− Từ hàng thứ hai trở đi chứa dữ liệu, mỗi hàng là một bản ghi (record) - Chú ý : + Tờn cỏc tr−ờng phải là dạng ký tự, khụng đợc dựng số, cụng
thức, toạ độ ụ...).Nờn đặt tờn tr−ờng ngắn gọn, khụng trựng lắp. + Khụng nờn cú miền rỗng trong CSDL
2. Sắp xếp dữ liệu
- Nếu định sắp xếp cho toàn bộ CSDL: về ụ bất kỳ của nú. Nếu chỉ định sắp xếp cho một số bản ghi : chọn miền dữ liệu cần đ−a vào sắp xếp. Xuất hiƯn hộp thoại Sort. Excel có thể sắp xếp theo 3 khoỏ (điều kiện). Chọn (bấm nút cht tại) ỉ cđa khung nàỵ Xt hiƯn danh sỏch trải xuống ghi tờn hoặc thứ tự cỏc tr−ờng. Chọn tr−ờng cần thiết.
Sau đõy là ý nghĩa cỏc mục :
- Sort by : cột −u tiên nhất trong khoỏ sắp xếp.
- Then by : cột −u tiờn thứ hai và thứ ba trong khoỏ sắp xếp - Ascending : sắp xếp tăng dần
- Desending : sắp xếp giảm dần (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- My List Has : Header Row (hc No Header Row): miỊn dữ liƯu
chứa (hoặc khụng chứa) hàng tiờu đề
Nút Option
- Case Sensitive : phõn biệt chữ hoa với chữ th−ờng - Orientation :
Sort Top To Bottom : sắp xếp cỏc dòng trong CSDL Sort Left To Right : sắp xếp cỏc cột trong CSDL Chọn OK để bắt đầu sắp xếp.
Hỡnh trờn là hộp thoại Sort với cỏc thụng số để danh sỏch đ−ỵc xếp theo vần A, B, C của Tờn, những bản ghi trựng tờn xếp ng−ời cú điểm Trung bỡnh cao lờn trờn, những bản ghi trựng điểm Trung bỡnh xếp ng−ời có điĨm Tin cao lờn trờn.
3. Lọc dữ liƯu
a - Các u tố cơ bản
Để thực hiện lọc dữ liệu, phải xỏc định cỏc yếu tố cơ bản sau trờn bảng tính : - MiỊn dữ liƯu (Database) : chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả hàng tiờu đề. - MiỊn tiêu chn (Criteria) : là miỊn bất kỳ trờn bảng tớnh ngoài vựng
CSDL, chứa cỏc tiờu chuẩn (điều kiện mà cỏc bản ghi phải thải mãn). Miền tiờu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng : hàng đầu chứa tiờu đề của miền tiờu chuẩn. Cỏc tiờu đề này hoặc là tờn tr−ờng hoặc là tờn bất kỳ phụ thuộc vào ph−ơng phỏp thiết lập tiờu chuẩn trực tiếp hay giỏn tiếp). Từ hàng thứ hai trở đi là tiờu chuẩn của CSDL.
MiỊn tiêu chn so sánh trực tiếp (TCSSTT): cho phép đ−a vào cỏc
tiờu chuẩn để so sỏnh dữ liệu trong một tr−ờng với một giỏ trị nào đú. TCSSTT đ−ợc tạo ra theo nguyờn tắc sau :
− Hàng đầu ghi tiờu đề cho cỏc tiờu chuẩn, lấy tên tr−ờng làm tiờu đề.
− Hàng thứ hai trở đi để ghi cỏc tiờu chuẩn so sánh, tr−ớc cỏc giỏ trị đú cú thể thờm cỏc toỏn tử so sỏnh nh− >, >=,<, <=. Cỏc tiờu chuẩn trờn cựng hàng (th−ờng đợc gọi là điều kiện và - and) đ−ợc thực hiện đồng thờ Cỏc tiờu chuẩn trờn cỏc hàng khỏc nhau (th−ờng đ−ợc gọi là điều kiện
hoặc là - or) đ−ợc thực hiện khụng đồng thờ
Ví dơ vỊ cách viết TCSSTT :
Tên Lọc ra những ngời tờn là Bỡnh Bình
Trung bình Lọc ra những ngời đạt điểm > = 5 Trung bỡnh từ 5 trở lờn
Ti Lọc ra những ng−ời 18 tuổi
18
Để lọc ra những ngời đạt điĨm Trung bình từ 5 đến 8 (trong khoảng) làm nh− sau :
Trờn hàng tiờu đề của tiờu chuẩn phải cú 2 ụ đều ghi tr−ờng Trung bình, ngay phía d−ới ghi điỊu kiƯn (trên cùng một hàng) :
Trung bình Trung bình
>=5 <8
Để lọc ra những ng−ời Xếp loại Kộm hoặc Giỏi, Xuất sắc (tức là điểm Trung bình dới 5 hoặc trờn 8 (ngồi khoảng) làm nh− sau:
Ngay phía d−ới ghi điều kiện (trờn hai hàng) : Trung bình
< 5 > 8
Để lọc ra danh sỏch Nam hoặc Tuổi trờn 21 : ĐiỊu kiƯn ghi trên hai hàng :
Tuổi GT Nam > 21
MiỊn tiêu chn so sánh gián tiếp (TCSSGT) hay cũn gọi là tiờu chuẩn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cụng thức: cho phộp đa vào cỏc tiờu chuẩn để so sỏnh dữ liệu hoặc một phần dữ liệu trong một tr−ờng với một giá trị nào đú. TCSSGT đợc tạo ra theo nguyờn tắc sau :
− Hàng đầu ghi tiờu đề cho cỏc tiờu chuẩn. Tiờu đề này cú thể đặt bất kỳ nhng khụng đ−ỵc trùng với tên tr−ờng nàọ
− Từ hàng thứ hai trở đi ghi cỏc tiờu chuẩn so sỏnh, mỗi tiờu chuẩn là một cụng thức. Cụng thức này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiờn. Kết quả thực hiện cụng thức này là một giỏ trị Logic : TRUE (Đỳng) hoặc FALSE (Sai)
Năm sinh
=YEAR(C3) < 1975 Sinh tr−ớc 1975
Khi ấn , tại ụ tiờu chuẩn này sẽ xuất hiện FALSE (vỡ Năm sinh cđa Hùng là 1978)
Ngày sinh chẵn
=MOD(DATE(C3),2) =0 Sinh vào Ngày chẵn
Khi ấn , tại ụ tiờu chuẩn này sẽ xuất hiện TRUE (vỡ Ngày sinh của Hùng là 30)
- Miền đích (Copy to) : miền trống trờn bảng tớnh, dựng để chứa cỏc bản
ghi đạt tiờu chuẩn.
b - Lọc tự động (AutoFilter)
- Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiờu đề). - Data, Filter
- Chọn AutoFilter, Excel tự động chốn những mũi tờn vào bờn phải của cỏc tên tr−ờng.
- Chọn ỉ tại cột chứa dữ liệu dựng làm tiờu chuẩn để lọc (vớ dụ tại cột Xếp loại). - Chọn một trong cỏc mục tại Menu :
[All] : HiƯn toàn bộ cỏc bản ghi [Blanks] : Chỉ hiện cỏc bản ghi trống
[Nonblanks] : Chỉ hiện cỏc bản ghi khụng trống
[Custom ...] : Dùng các toán tử so sỏnh (sẽ đợc trỡnh bày chi tiết trong phần tiếp theo)
Phần cũn lại là danh sỏch giỏ trị của cỏc bản ghi trong CSDL tại cột đú. Khi cần lọc cỏc bản ghi theo một giỏ trị cụ thể nào đú chỉ cần chọn giỏ trị đú trong Menu (vớ dơ chọn Trung bình).
Dùng các tốn tư so sánh
Khi chọn mục này xuất hiện hộp thoại sau với 2 khung nhỏ để ghi tiờu chuẩn so sánh :
Chọn 1 tiêu chuẩn : trong khung thứ nhất (khung trên) :
- Nhấn nút cht tại ỉ bờn trỏi, chọn một toán tư so sánh (=, >, >=, <, <=, < >). Gừ vào hoặc bấm nút cht tại ỉ bờn phải, sau đú chọn một giỏ trị định so sỏnh. - Chọn OK
Chọn 2 tiêu chuẩn : trong khung thứ hai :
- Đặt tiờu chuẩn thứ nhất (nh− đà trỡnh bày ở trờn)
- Chọn nút And (Và, trong khoảng đối với số) hc Or (Hoặc là, ngoài khoảng đối với số)
- Đặt tiờu chuẩn thứ hai : bấm nỳt chuột tại ỉ bờn trỏi, chọn một toỏn tử so sánh (=, >, >=, <, <=, < >). Gừ vào hoặc bấm nỳt chuột tại ỉ bờn phải, sau đú chọn một giỏ trị định so sỏnh.
- Chọn OK
Hỡnh trờn đặt tiờu chuẩn lọc danh sỏch học sinh Kộm, Giỏi, Xuất sắc (điểm Trung bỡnh <=5.5 hoặc >=8.5)
Hủ lọc dữ liƯu : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Huỷ lọc trong 1 cột : Bấm nút cht tại ỉ cđa cột đó, chọn [All] - Hủ lọc tồn bộ : - Data, Filter, chọn AutoFilter để xoỏ dấu 9 - HiƯn lại tất cả cỏc hàng trong danh sỏch đ−ỵc lọc :
- Data, Filter, Show All
c - Lọc nâng cao (Advanced Filter)
Advanced Filter dựng để tỡm cỏc bản ghi thoả mÃn cỏc điều kiện phức
tạp hơn. Chức năng lọc nõng cao này ứng với với cỏc tiờu chuẩn so sỏnh giỏn tiếp, bắt buộc phải dựng miền tiờu chuẩn. Cỏc b−ớc nh− sau :
- Tạo miền tiờu chuẩn.
- Chọn miền dữ liệu định lọc - Data, Filter
- Chọn Advanced Filter, ý nghĩa cỏc mục trong hộp thoại Advanced
Filter nh− sau : Action :
Filter the List, in place : Lọc tại chỗ (ngay tại vị trớ của CSDL chỉ hiện cỏc bản ghi thoả mÃn tiêu chuẩn lọc)
Copy to Another Location : Trớch cỏc bản ghi đạt tiờu chuẩn lọc sang
miền khỏc của bảng tớnh, địa chỉ của miền này đ−ỵc xỏc định tại khung Copy to
List Range : Địa chỉ miền dữ liệu nguồn đem lọc
Criteria Range : Địa chỉ miền tiờu chuẩn
Copy to : Địa chỉ miền đớch để chứa cỏc bản ghi đạt tiờu chuẩn lọc)
Unique Record Only : Chỉ hiƯn 1 bản ghi trong số cỏc bản ghi trựng nha
Ví dụ : Để lọc ra danh sỏch cỏc học sinh Nữ đạt điểm Trung bỡnh từ 7
trở lờn (Xếp loại từ Khỏ trở lờn) của danh sỏch trờn trang 55 ta điền vào cỏc mơc trong hộp thoại Advanced Filter nh− hình saụ
Kết quả là tại miền A17 : J20 ta cú cỏc bản ghi đạt tiờu chuẩn đã nêụ
A B C D E F G H I J
1 kết quả thi ci kỳ - lớp tin học cơ sở
2 TT Tờn Ngày sinh Tuổi Gt Toán Tin Trung bỡnh Xếp thứ Xếp loại
3 1 Hùng 30/01/78 Nam 4 7 5.5 8 Trung bình 4 2 Bình 21/08/74 Nữ 7 7 7.0 5 Khỏ 5 3 Võn 12/11/70 Nữ 8 9 8.5 3 Giỏi 6 4 Bình 15/06/77 Nữ 9 10 9.5 1 Xuất sắc 7 5 Doanh 05/12/76 Nam 5 8 6.5 7 Trung bình 8 6 Loan 18/09/77 Nữ 5 4 4.5 9 Kém 9 7 Anh 23/04/68 Nam 9 6 7.5 4 Khá 10 8 Thu 01/05/73 Nữ 3 5 4.0 10 Kém 11 9 Bình 26/02/71 Nam 6 8 7.0 5 Khỏ 12 10 Ngõn 12/05/75 Nữ 10 8 9.0 2 Giỏi 13 14 Gt Trung bình 15 Nữ >=7 16 17 TT Doan h
Ngày sinh Tuổi Gt Toỏn Tin Trung bỡnh Xếp th Xếp loại
18 2 Bỡnh 21/08/74 Nữ 7 7 7.0 5 Khá 19 3 Vân 12/11/70 Nữ 8 9 8.5 3 Giỏi 20 10 Ngân 12/05/75 Nữ 10 8 9.0 2 Giỏi
4. Các hàm Cơ sở dữ liệu (CSDL)
Dựng để trả lại một giỏ trị từ CSDL theo một điỊu kiƯn nào đú. CSDL sau đõy dựng để minh hoạ cho cỏc ví dụ.
A B C D
1 Tên Ti Giới tính L−ơng
2 An 30 Nam 50 3 Hoà 28 Nữ 40 4 Thanh 35 Nam 80 5 Bình 29 Nữ 60 6 Vân 40 Nữ 100 7 Phúc 28 Nam 50 8 Kim 21 Nữ 30 9 Oanh 38 Nữ 50 10 Hùng 28 Nam 80 11 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
12 Vần H Tuổi Giới tính L−ơng 13 FALSE 28 Nữ >=50
DSUM (database, field, criteria)
Tính tỉng trên một cột (field) của CSDL (database) thoả mÃn điều kiƯn ghi trong miỊn tiêu chn (criteria)
Ví dơ : đĨ tính tỉng l−ơng của Nữ, tại một ụ trống nào đú của bảng tính, sau khi nhập công thức
= DSUM(A1:D10, 4 ,C12:C13) ta nhận đ−ỵc giỏ trị 280.
Trong cụng thức này :
A1:D10 là địa chỉ CSDL (database)
C12:C13là địa chỉ miền tiờu chuẩn (criteria)
4 là số thứ tự cđa cột l−ơng (cột cần tớnh tổng) tớnh từ cột thứ nhất cđa CSDL (cột Tên), có thĨ thay con số này bằng "L−ơng"(bao trong dấu
nháy kép) hc D1 (ơ có tr−ờng L−ơng)
Khi chỉ tớnh theo 1 điều kiện thỡ có thĨ thay hàm DSUM bằng SUMIF.
Cụng thức trờn cú thể thay bằng =SUMIF(C2:C10,Nữ,D2:D10). Nh−ng khi tính theo từ 2 điều kiện trở lờn hàm DSUM thĨ đ−ỵc thay bằng cụng thức mảng (xem trang 12). Ví dơ đĨ tính tỉng L−ơng cđa những ng−ời là Nữ cú L−ơng từ 50 trở lờn, cụng thức sau :
=DSUM(A1:D10,D1,C12:D13) sẽ đ−ợc thay bằng cụng thức mảng :
={SUM(IF(C2:C10=”Nữ”,1,0)*IF(D2:D10>=50,1,0)* D2:D10)}
DAVERAGE (database, field, criteria)
Tính giỏ trị trung bỡnh cộng trờn một cột (field) của CSDL (database) thoả mÃn điều kiƯn ghi trong miỊn tiêu chn (criteria)
Vớ dụ : để tớnh tuổi trung bỡnh của Nữ, sau khi nhập cụng thức = DAVERAGE(A1:D10,2,C12:C13)
ta nhận đ−ợc giỏ trị 30.4 (Tuổi là cột thứ 2 tớnh từ trỏi sang, vỡ vậy trong cụng thức trờn cú thể thay con số này bằng "Ti")
DMAX (database, field, criteria)
Tính giá trị lớn nhất trờn một cột (field) của CSDL (database) thoả mÃn điều kiện ghi trong miỊn tiêu chn (criteria)